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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 21.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:42
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À la version 3.3
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 09:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,9 +2,10 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 -= Introduction =
6 6  
6 += **Introduction** =
7 7  
8 +
8 8  == Réglementation ==
9 9  
10 10  
... ... @@ -70,6 +70,8 @@
70 70  //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
71 71  )))
72 72  
74 +
75 +
73 73  == Attention : le registre papier fait foi ==
74 74  
75 75  
... ... @@ -148,7 +148,7 @@
148 148  )))
149 149  
150 150  
151 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
154 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
152 152  
153 153  
154 154  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -342,10 +342,10 @@
342 342  === Biens : Ensembles complexes ===
343 343  
344 344  
345 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
348 +Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
346 346  
347 347  
348 -[[image:1747725129124-544.png]]
351 +[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
349 349  
350 350  
351 351  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -352,10 +352,9 @@
352 352  
353 353  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
354 354  
358 +[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
355 355  
356 -[[image:1747725362450-684.png]]
357 357  
358 -
359 359  (% class="box infomessage" %)
360 360  (((
361 361  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -363,7 +363,7 @@
363 363  
364 364  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
365 365  
366 -[[image:1747725317402-667.png]]
368 +[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
367 367  
368 368  
369 369  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -371,6 +371,7 @@
371 371  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
372 372  
373 373  
376 +
374 374  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
375 375  
376 376  
... ... @@ -377,27 +377,24 @@
377 377  === Entrée ===
378 378  
379 379  
380 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
383 +Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
381 381  
382 382  
383 -[[image:1747725797202-722.png]]
386 +[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
384 384  
385 385  
386 386  === Biens ===
387 387  
388 388  
389 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
390 -
391 391  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
392 392  
393 393  
394 -[[image:1747725926983-893.png]]
395 +[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
395 395  
396 396  
398 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
397 397  
398 -[[image:1747727404840-527.png]]
399 399  
400 -
401 401  = Intégration des notices biens au registre =
402 402  
403 403  
... ... @@ -404,85 +404,64 @@
404 404  === Validation de la saisie d'un Bien ===
405 405  
406 406  
407 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
407 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
408 408  
409 409  
410 -[[image:1747732762213-559.png]]
410 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
411 411  
412 412  
413 413  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
414 414  
415 -(% class="box infomessage" %)
416 -(((
417 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
415 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
418 418  
419 -* Avis des instances scientifiques
420 -* Prix
421 -* Inscriptions
422 -* Constat d’état initial
417 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
423 423  
424 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
419 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
425 425  
426 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
427 -)))
421 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
428 428  
429 -[[image:1747732693654-638.png]]
423 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
430 430  
431 -
432 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
433 -
434 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
435 -
436 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
437 -
438 -
439 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
440 -
441 441  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
442 442  
427 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
443 443  
444 -[[image:1747733244856-550.png]]
429 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
445 445  
446 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
447 -.
431 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
448 448  
449 -[[image:1747733341634-347.png]]
450 -
451 451  (% class="wikigeneratedid" %)
452 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
434 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
453 453  
436 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
454 454  
455 -[[image:1747733457810-510.png]]
438 +(% class="wikigeneratedid" %)
439 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
456 456  
441 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
457 457  
458 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
443 +(% class="wikigeneratedid" %)
444 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
459 459  
446 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
460 460  
461 461  
462 -[[image:1747734678656-824.png]]
463 463  
450 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
464 464  
465 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
466 466  
467 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
468 468  
469 -
470 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
471 -
472 -
473 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
474 -
475 -
476 -
477 477  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
478 478  
479 -[[image:1747733892872-758.png]]
480 480  
457 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
481 481  
459 +
482 482  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
483 483  
484 -[[image:1747733938343-251.png]]
462 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
485 485  
464 +
486 486  (% class="box warningmessage" %)
487 487  (((
488 488  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -499,11 +499,15 @@
499 499  = Édition des registres =
500 500  
501 501  
502 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
481 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
503 503  
504 -[[image:1747734834496-206.png]]
505 505  
484 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
506 506  
486 +
487 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
488 +
489 +
507 507  (% class="box infomessage" %)
508 508  (((
509 509  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -520,23 +520,25 @@
520 520  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
521 521  
522 522  
523 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
506 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
524 524  
525 -[[image:1747734875829-175.png]]
508 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
526 526  
527 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
528 528  
529 -[[image:1747734980868-601.png]]
511 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
530 530  
531 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
513 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
532 532  
533 -[[image:1747735028293-815.png]]
534 534  
516 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
535 535  
518 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
536 536  
520 +
521 +
537 537  Résultat :
538 538  
539 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
524 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
540 540  
541 541  
542 542  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -548,28 +548,29 @@
548 548  
549 549  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
550 550  
536 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
537 +
551 551  (% class="box successmessage" %)
552 552  (((
553 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
540 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
554 554  )))
555 555  
556 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
557 557  
544 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
545 +
558 558  (% class="box successmessage" %)
559 559  (((
560 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
548 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
561 561  )))
562 562  
563 563  
564 -[[image:1747735219379-682.png]]
552 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
565 565  
566 566  
567 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
555 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
568 568  
569 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
570 570  
571 571  
572 -
573 573  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
574 574  
575 575  
... ... @@ -589,13 +589,13 @@
589 589  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
590 590  
591 591  
592 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
578 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
593 593  
594 594  
595 -[[image:1747739157175-278.png]]
581 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
596 596  
597 597  
598 -[[image:1747739231189-417.png]]
584 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
599 599  
600 600  
601 601  
... ... @@ -602,44 +602,9 @@
602 602  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
603 603  
604 604  
605 -==== Attachement unitaire ====
591 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
606 606  
607 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
608 608  
609 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
610 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
611 -
612 -[[image:1747740793119-487.png]]
613 -
614 -
615 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
616 -
617 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
618 -
619 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
620 -
621 -* Sélectionner les notices à rattacher
622 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
623 -
624 -[[image:1747740946609-961.png]]
625 -
626 -
627 -Première association à effectuer :
628 -
629 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
630 -* Lancer le traitement
631 -
632 -[[image:1747741015186-251.png]]
633 -
634 -
635 -Seconde association à effectuer :
636 -
637 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
638 -* Lancer le traitement
639 -
640 -[[image:1747741041295-431.png]]
641 -
642 -
643 643  == Radiation du registre des dépôts ==
644 644  
645 645  
... ... @@ -648,17 +648,20 @@
648 648  
649 649  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
650 650  
651 -[[image:1747739687774-731.png]]
652 652  
603 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
653 653  
605 +
606 +
654 654  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
655 655  
656 656  
657 657  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
658 658  
659 -[[image:1747739728922-844.png]]
660 660  
613 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
661 661  
615 +
662 662  (% class="box successmessage" %)
663 663  (((
664 664  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -665,7 +665,7 @@
665 665  )))
666 666  
667 667  
668 -[[image:1747739870875-332.png]]
622 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
669 669  
670 670  
671 671  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -676,10 +676,9 @@
676 676  
677 677  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
678 678  
679 -[[image:1747739908497-919.png]]
680 680  
634 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
681 681  
682 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
683 683  
684 684  
685 685  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -687,21 +687,21 @@
687 687  
688 688  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
689 689  
690 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
691 691  
644 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
692 692  
693 -[[image:1747740027614-948.png]]
694 694  
647 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
695 695  
696 -[[image:1747740075472-359.png]]
697 697  
650 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
698 698  
652 +
699 699  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
700 700  
655 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
701 701  
702 -[[image:1747740216286-288.png]]
703 703  
704 -
705 705  (% class="box warningmessage" %)
706 706  (((
707 707  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -711,22 +711,13 @@
711 711  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
712 712  
713 713  
714 -(% class="box warningmessage" %)
715 -(((
716 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
717 -)))
667 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
718 718  
719 -[[image:1747740258746-408.png]]
720 720  
670 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
721 721  
722 -[[image:1747740398485-927.png]]
723 723  
724 -
725 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
726 -
727 -[[image:1747733815373-706.png]]
728 -
729 -
730 -Résultat :
731 -
732 -[[image:1747740624210-211.png]]
673 +(% class="box warningmessage" %)
674 +(((
675 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
676 +)))
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