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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 20.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:42
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À la version 3.3
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 09:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,9 +2,10 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 -= Introduction =
6 6  
6 += **Introduction** =
7 7  
8 +
8 8  == Réglementation ==
9 9  
10 10  
... ... @@ -72,8 +72,6 @@
72 72  
73 73  
74 74  
75 -
76 -
77 77  == Attention : le registre papier fait foi ==
78 78  
79 79  
... ... @@ -152,7 +152,7 @@
152 152  )))
153 153  
154 154  
155 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
154 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
156 156  
157 157  
158 158  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -346,10 +346,10 @@
346 346  === Biens : Ensembles complexes ===
347 347  
348 348  
349 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
348 +Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
350 350  
351 351  
352 -[[image:1747725129124-544.png]]
351 +[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
353 353  
354 354  
355 355  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -356,10 +356,9 @@
356 356  
357 357  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
358 358  
358 +[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
359 359  
360 -[[image:1747725362450-684.png]]
361 361  
362 -
363 363  (% class="box infomessage" %)
364 364  (((
365 365  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -367,7 +367,7 @@
367 367  
368 368  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
369 369  
370 -[[image:1747725317402-667.png]]
368 +[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
371 371  
372 372  
373 373  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -375,6 +375,7 @@
375 375  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
376 376  
377 377  
376 +
378 378  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
379 379  
380 380  
... ... @@ -381,27 +381,24 @@
381 381  === Entrée ===
382 382  
383 383  
384 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
383 +Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
385 385  
386 386  
387 -[[image:1747725797202-722.png]]
386 +[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
388 388  
389 389  
390 390  === Biens ===
391 391  
392 392  
393 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
394 -
395 395  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
396 396  
397 397  
398 -[[image:1747725926983-893.png]]
395 +[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
399 399  
400 400  
398 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
401 401  
402 -[[image:1747727404840-527.png]]
403 403  
404 -
405 405  = Intégration des notices biens au registre =
406 406  
407 407  
... ... @@ -408,85 +408,64 @@
408 408  === Validation de la saisie d'un Bien ===
409 409  
410 410  
411 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
407 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
412 412  
413 413  
414 -[[image:1747732762213-559.png]]
410 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
415 415  
416 416  
417 417  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
418 418  
419 -(% class="box infomessage" %)
420 -(((
421 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
415 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
422 422  
423 -* Avis des instances scientifiques
424 -* Prix
425 -* Inscriptions
426 -* Constat d’état initial
417 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
427 427  
428 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
419 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
429 429  
430 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
431 -)))
421 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
432 432  
433 -[[image:1747732693654-638.png]]
423 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
434 434  
435 -
436 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
437 -
438 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
439 -
440 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
441 -
442 -
443 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
444 -
445 445  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
446 446  
427 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
447 447  
448 -[[image:1747733244856-550.png]]
429 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
449 449  
450 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
451 -.
431 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
452 452  
453 -[[image:1747733341634-347.png]]
454 -
455 455  (% class="wikigeneratedid" %)
456 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
434 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
457 457  
436 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
458 458  
459 -[[image:1747733457810-510.png]]
438 +(% class="wikigeneratedid" %)
439 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
460 460  
441 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
461 461  
462 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
443 +(% class="wikigeneratedid" %)
444 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
463 463  
446 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
464 464  
465 465  
466 -[[image:1747734678656-824.png]]
467 467  
450 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
468 468  
469 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
470 470  
471 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
472 472  
473 -
474 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
475 -
476 -
477 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
478 -
479 -
480 -
481 481  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
482 482  
483 -[[image:1747733892872-758.png]]
484 484  
457 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
485 485  
459 +
486 486  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
487 487  
488 -[[image:1747733938343-251.png]]
462 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
489 489  
464 +
490 490  (% class="box warningmessage" %)
491 491  (((
492 492  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -503,11 +503,15 @@
503 503  = Édition des registres =
504 504  
505 505  
506 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
481 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
507 507  
508 -[[image:1747734834496-206.png]]
509 509  
484 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
510 510  
486 +
487 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
488 +
489 +
511 511  (% class="box infomessage" %)
512 512  (((
513 513  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -524,23 +524,25 @@
524 524  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
525 525  
526 526  
527 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
506 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
528 528  
529 -[[image:1747734875829-175.png]]
508 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
530 530  
531 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
532 532  
533 -[[image:1747734980868-601.png]]
511 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
534 534  
535 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
513 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
536 536  
537 -[[image:1747735028293-815.png]]
538 538  
516 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
539 539  
518 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
540 540  
520 +
521 +
541 541  Résultat :
542 542  
543 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
524 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
544 544  
545 545  
546 546  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -552,28 +552,29 @@
552 552  
553 553  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
554 554  
536 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
537 +
555 555  (% class="box successmessage" %)
556 556  (((
557 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
540 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
558 558  )))
559 559  
560 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
561 561  
544 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
545 +
562 562  (% class="box successmessage" %)
563 563  (((
564 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
548 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
565 565  )))
566 566  
567 567  
568 -[[image:1747735219379-682.png]]
552 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
569 569  
570 570  
571 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
555 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
572 572  
573 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
574 574  
575 575  
576 -
577 577  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
578 578  
579 579  
... ... @@ -593,13 +593,13 @@
593 593  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
594 594  
595 595  
596 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
578 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
597 597  
598 598  
599 -[[image:1747739157175-278.png]]
581 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
600 600  
601 601  
602 -[[image:1747739231189-417.png]]
584 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
603 603  
604 604  
605 605  
... ... @@ -606,44 +606,9 @@
606 606  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
607 607  
608 608  
609 -==== Attachement unitaire ====
591 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
610 610  
611 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
612 612  
613 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
614 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
615 -
616 -[[image:1747740793119-487.png]]
617 -
618 -
619 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
620 -
621 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
622 -
623 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
624 -
625 -* Sélectionner les notices à rattacher
626 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
627 -
628 -[[image:1747740946609-961.png]]
629 -
630 -
631 -Première association à effectuer :
632 -
633 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
634 -* Lancer le traitement
635 -
636 -[[image:1747741015186-251.png]]
637 -
638 -
639 -Seconde association à effectuer :
640 -
641 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
642 -* Lancer le traitement
643 -
644 -[[image:1747741041295-431.png]]
645 -
646 -
647 647  == Radiation du registre des dépôts ==
648 648  
649 649  
... ... @@ -652,17 +652,20 @@
652 652  
653 653  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
654 654  
655 -[[image:1747739687774-731.png]]
656 656  
603 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
657 657  
605 +
606 +
658 658  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
659 659  
660 660  
661 661  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
662 662  
663 -[[image:1747739728922-844.png]]
664 664  
613 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
665 665  
615 +
666 666  (% class="box successmessage" %)
667 667  (((
668 668  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -669,7 +669,7 @@
669 669  )))
670 670  
671 671  
672 -[[image:1747739870875-332.png]]
622 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
673 673  
674 674  
675 675  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -680,10 +680,9 @@
680 680  
681 681  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
682 682  
683 -[[image:1747739908497-919.png]]
684 684  
634 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
685 685  
686 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
687 687  
688 688  
689 689  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -691,21 +691,21 @@
691 691  
692 692  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
693 693  
694 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
695 695  
644 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
696 696  
697 -[[image:1747740027614-948.png]]
698 698  
647 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
699 699  
700 -[[image:1747740075472-359.png]]
701 701  
650 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
702 702  
652 +
703 703  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
704 704  
655 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
705 705  
706 -[[image:1747740216286-288.png]]
707 707  
708 -
709 709  (% class="box warningmessage" %)
710 710  (((
711 711  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -715,22 +715,13 @@
715 715  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
716 716  
717 717  
718 -(% class="box warningmessage" %)
719 -(((
720 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
721 -)))
667 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
722 722  
723 -[[image:1747740258746-408.png]]
724 724  
670 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
725 725  
726 -[[image:1747740398485-927.png]]
727 727  
728 -
729 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
730 -
731 -[[image:1747733815373-706.png]]
732 -
733 -
734 -Résultat :
735 -
736 -[[image:1747740624210-211.png]]
673 +(% class="box warningmessage" %)
674 +(((
675 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
676 +)))
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