Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Détails
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +Gérer les registres réglementaires - Parent
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,595 +1,520 @@ 1 -{{box title="**Sommaire**"}} 2 -{{toc depth="1"/}} 3 -{{/box}} 1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures** 4 4 5 - 6 -= **Introduction** = 7 - 8 - 9 -== Réglementation == 10 - 11 - 12 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France. 13 - 14 - 15 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France : 16 - 17 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 18 - 19 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] 20 - 21 - 22 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections. 23 - 24 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] 25 - 26 - 27 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » : 28 - 29 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]] 30 - 31 - 32 -== Modalités pratiques == 33 - 34 - 35 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt : 36 - 37 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques 38 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée 39 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée 40 -* En conformité avec les exigences légales 41 - 42 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres. 43 - 44 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle. 45 - 46 - 47 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale. 48 - 49 - 50 -(% class="box warningmessage" %) 3 +|(% style="width:840px" %)((( 51 51 ((( 52 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).// 53 -))) 54 - 55 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :** 56 - 57 -* //Table documentaire des Biens// 58 -* //Table documentaire des Entrées// 59 - 60 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :** 61 - 62 -* //Registre des biens affectés// 63 -* //Registre de biens reçus en dépôt// 64 - 65 -**Vocabulaire à proscrire :** 66 - 67 -* // Registre des entrées : il prête à confusion// 68 - 69 -(% class="box infomessage" %) 5 +(% class="box" %) 70 70 ((( 71 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)// 7 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. 8 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution. 9 + 10 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**. 72 72 ))) 73 73 74 - 75 - 76 -== Attention : le registre papier fait foi == 77 - 78 - 79 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**. 80 - 81 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer. 82 - 83 -(% class="box warningmessage" %) 84 84 ((( 85 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.// 86 -))) 14 += Cadre légal et normes applicables aux registres = 87 87 16 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous : 88 88 89 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens == 18 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu 19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. 20 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 21 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 90 90 23 += Principes de fonctionnement dans Flora = 91 91 92 -=== Nouvelles acquisitions === 25 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 26 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 27 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. 28 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 29 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 93 93 31 += Grilles de saisie à utiliser = 94 94 95 - Lasaisiedesnouvellesacquisitionsetnouveauxdépôtsseraréaliséeaufuret à mesurede leurmise enœuvredanslestablesdesEntrées etdesbiens.33 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent : 96 96 97 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens. 35 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres, 36 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires, 37 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier. 98 98 99 - 100 100 (% class="box infomessage" %) 101 101 ((( 102 - //Lanoticedocumentairepeutêtrepré-saisiedanslabase documentaire bienavantl’arrivéephysique dubien.//41 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 103 103 ))) 104 104 44 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage** 45 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés 46 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions 47 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt 48 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue 49 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 50 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes 51 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt 52 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis 53 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés 54 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 105 105 106 - === Inventaire rétrospectifs===56 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 107 107 108 108 109 - Dans le cadre des opérationsderécolement décennal,ilsera possible deréaliser uninventairerétrospectif pourles biensdéjà présents mais noninscritsàl’inventairepapierpré-existant.59 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 110 110 111 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.** 112 - 113 113 114 - //Exemple ~://****pourle 35^^e^^ biensaisi eninventairerétrospectifen2011,son numérod’inventairesera**2011.0.35**62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens = 115 115 116 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut. 64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). 65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. 66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. 117 117 118 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif. 68 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** 69 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( 70 +Entrées : grille** Registre - Acquisition ** 119 119 72 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés** 73 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien 74 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( 75 +Entrée : 2025.1 120 120 121 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir : 77 +Bien : 2025.1.1 78 +))) 79 +|((( 80 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes** 81 +)))|(% style="width:209px" %)((( 82 +Entrées : grille **Registre - Acquisition** 122 122 123 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024 124 -* le numéro de lot : 0 125 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01 84 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés ** 126 126 127 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.// 86 +Si biens remarquables : saisie individuelle 87 +)))|(% style="width:302px" %)((( 88 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble 89 +- Joindre un document descriptif 128 128 91 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique 129 129 130 -[[image:1708090174239-534.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="483" width="1038" class="img-thumbnail"]] 93 +- Numérotation : 94 +• Ensemble : année.numérolot.0 95 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc. 96 +)))|(% style="width:257px" %)((( 97 +Entrée : 2011.3 131 131 132 -(% style="text-align: center;" %) 133 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif// 99 +Ensemble : 2011.3.0 134 134 101 +1er bien : 2011.3.1 135 135 136 - [[image:1708089989614-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="467"width="1043" class="img-thumbnail"]]103 +2eme bien : 2011.3.2 137 137 138 -(% style="text-align: center;" %) 139 -//Visualisation de la notice entrée après enregistrement// 105 + 106 +))) 107 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)((( 108 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt** 140 140 110 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt** 111 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation 112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( 113 +Entrée : D2025.1 141 141 142 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MDE, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0. 143 - 144 - 145 -(% class="box infomessage" %) 146 -((( 147 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens. 148 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu. 149 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.// 115 +Bien : D2025.1.1 150 150 ))) 117 +|((( 118 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes** 151 151 120 + 121 +)))|(% style="width:209px" %)((( 122 +Entrées : grille **Registre - Dépôt** 152 152 153 - ==== **Quid des Entrées« d’origineinconnue»?**====124 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt** 154 154 126 +Si biens remarquables : saisie individuelle 127 +)))|(% style="width:302px" %)((( 128 +- Saisie immédiate ou différée 129 +- Joindre un document descriptif 155 155 156 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts. 131 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique 132 +- Numérotation : 133 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0 134 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc. 135 +)))|(% style="width:257px" %)((( 136 +Entrée : D2011.1 157 157 138 +Ensemble : D2011.1.0 158 158 159 - === Récolementdécennal===140 +1er bien : D2011.1.1 160 160 142 +2eme bien : D2011.1.2 143 +))) 144 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)((( 145 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif** 161 161 162 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres** 147 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés ** 148 +)))|(% style="width:302px" %)((( 149 +- Entrée liée : année.0 150 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02) 163 163 164 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite. 165 165 166 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse. 153 +- Numérotation biens : 154 +• Bien simple : année.0.numérobien 155 +• Ensemble : année.0.numérolot.0 156 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc. 157 +)))|(% style="width:257px" %)((( 158 +Entrée : 2011.0 167 167 168 - Pour cela,il faudra définir des ensemblescomplexe(en nombre de pièces, en volume, en poids).160 +Bien : 2011.0.35 169 169 170 170 171 - ===Ensembles complexes===163 +**Ensembles complexes **: 172 172 165 +Entrée : 2011.0 173 173 174 - Chaque ensemblecomplexesera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par0.167 +Ensemble : 2011.0.36.0 175 175 176 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe) 177 - 178 -(% class="box successmessage" %) 179 -((( 180 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.// 169 +Bien remarquable : 2011.0.36.1 181 181 ))) 171 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)((( 172 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens** 173 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés 174 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)— 175 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)((( 176 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 177 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 182 182 183 - Ainsidans le cas d’uninventairerétrospectifon auraitla successionde numéro suivante:179 += Champs obligatoires pour le registre = 184 184 185 -* 2011.0.1 bien simple 186 -* 2011.0.2 bien simple 187 -* 2011.0.3.0 ensemble complexe 188 -* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe 189 -* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe 190 -* 2011.0.4 bien simple 191 -* 2011.0.5.0 ensemble complexe 192 -* etc. 181 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. 182 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** 193 193 194 - =Saisie des données nécessairesau registres=184 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention : 195 195 186 +* **néant **: en l’absence avérée d’information, 187 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. 196 196 197 -== Champs obligatoires ensaisie ==189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées == 198 198 199 - 200 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien. 201 - 202 -(% class="box warningmessage" %) 203 -((( 204 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**// 205 -))) 206 - 207 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés. 208 - 209 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés. 210 - 211 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :** 212 - 213 -* Mode acquisition (thésaurus) 214 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire 191 +* Mode d’acquisition (thésaurus) 192 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu 215 215 * Musée acquéreur (liste de contrôle) 216 216 * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle) 217 217 * Référence de l’acte 218 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)219 -* Mention des concours publics ( listedecontrôle)196 +* Date de l’acte d’acquisition 197 +* Mention des concours publics (AS / ANS) 220 220 221 - **Leschamps obligatoiresdans la tabledes bienssont les suivants :**199 +== Champs obligatoires dans la table Biens == 222 222 201 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 202 + 223 223 * Numéro d’inventaire 224 -* Date d’affectation 225 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle) 226 -* Prix d’achat 204 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle 227 227 * Domaine (thésaurus) 228 228 * Dénomination (thésaurus) 229 229 * Matières/techniques (thésaurus) 230 230 * Dimensions 231 -* Type d’inscriptions (thésaurus) 232 -* Date du constat état (assistant datation) 233 -* État de conservation (liste de contrôle) 209 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle) 210 +* Prix d’achat 211 +* Inscriptions (thésaurus) 212 +* Constat d’état initial (date + état de conservation) 234 234 235 -(% class="box infomessage" %) 236 -((( 237 -(% style="text-align: center;" %) 238 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.// 239 -))) 214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre = 240 240 241 - Si l'onn'utilisepaslesgrillesdesaisiede registres, un contrôlebloquant seraréalisé au momentdel’intégrationau registre,pour vérifierqueceschampssont biensrenseignés(sil'on neconnaitpas la valeurdeschampsobligatoires, il fautindiquerlamention"néant").Lemêmecontrôlesera réalisé lorsquel’opérateurdesaisieclicsurl’icône« Terminerlasaisie »dansleworkflow. Mais danscecasiln’estpas bloquant.216 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**. 242 242 218 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées == 243 243 244 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections == 220 +((( 221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4). 222 +))) 245 245 224 +((( 225 +Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée. 226 +))) 246 246 247 - ===Entrées:nouvelle acquisition===228 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 248 248 230 +== Terminer la saisie de chaque notice == 249 249 250 -Sélectionner la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées. 251 - 252 -[[image:1708087628396-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="428" width="950" class="img-thumbnail"]] 253 - 254 -(% style="text-align: center;" %) 255 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées// 256 - 257 - 258 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) : 259 - 260 - 261 -[[image:1708087823409-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="555" width="1162" class="img-thumbnail"]] 262 - 263 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %) 264 -//Visualisation de la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées// 265 - 266 - 267 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %) 268 268 ((( 269 -(% st yle="text-align: left;" %)270 - //Dansla grilledesaisie« Acquisition» de latable des entrées,ilya deschampssupplémentairesmaisilsneserontpas recopiés dansle registre.//233 +(% start="1" %) 234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 271 271 ))) 272 272 273 - 274 -=== Entrée : inventaire rétrospectif === 275 - 276 - 277 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées. 278 - 279 - 280 -[[image:1708088207485-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="493" width="1153" class="img-thumbnail"]] 281 - 282 -(% style="text-align: center;" %) 283 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées// 284 - 285 - 286 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.** 287 - 288 -Renseigner, à minima, le statut juridique. 289 - 290 -[[image:1708088144185-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="551" width="1172" class="img-thumbnail"]] 291 - 292 -(% style="text-align: center;" %) 293 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées// 294 - 295 - 296 - 297 -(% class="box infomessage" %) 298 298 ((( 299 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.// 238 +(% start="2" %) 239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie » 300 300 ))) 301 301 245 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 302 302 303 303 304 - ===Biens ===248 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 305 305 250 +== Valider ou refuser la notice == 306 306 307 - Sélectionner lagrille de saisie **02.Biens affectés(minimale pourregistre)**dans latable Biens.252 +Dans la barre d’outils : 308 308 254 +* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre. 255 +* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation. 309 309 310 - [[image:1708091459332-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="449"width="1074" class="img-thumbnail"]]257 +=== Cas 1 : validation de la saisie === 311 311 312 -(% style="text-align: center;" %) 313 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens// 259 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 314 314 315 315 316 - Lagrille de saisieestdécoupéeen 10 onglets,regroupant leschamps selon leur ordrede concaténationdansle registre. Cet ordre diffèrede celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.262 +=== Cas 2 : refus de la saisie === 317 317 264 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 318 318 319 -(% class="box infomessage" %) 320 320 ((( 321 - //Leschamps en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//267 + 322 322 ))) 323 323 324 -[[image:1708091600416-827.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="574" width="1122" class="img-thumbnail"]] 325 - 326 -(% style="text-align: center;" %) 327 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens// 328 - 329 - 330 -(% class="box warningmessage" %) 331 331 ((( 332 - //Les grilles de saisie standards ne sontpas toutesdotéesdes champs obligatoires pour le registre. Celles qui ensont dotées ont lamention (minimal pour registre)d'indiquée. Si l'onsaisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ontpas cette mention, l’intégration dela notice dans le registre fonctionnera égalementmaisil n'yaura pas lecontrôlede saisiesurles champs obligatoires. **Avantde procéder à l’intégration,il faudrapeut-être revenir en modificationsur la notice avecla grillede saisie ci-dessus pourvérifierquetous les champs sont bien remplis.**//271 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 333 333 ))) 334 334 335 335 336 - Une foisquela noticeest enregistrée, indiquerquela saisieest terminéepourautoriser lapersonnehabilitée àintégrercettenotice dansleregistre.275 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 337 337 338 -Cliquer sur l'icône [[image:2022-02-28_14h56_10.png||height="36" width="42" class="img-thumbnail"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien. 339 339 278 +== Lancer l’intégration au registre == 340 340 341 - [[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="457" width="995"class="img-thumbnail"]]280 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 342 342 282 +((( 283 +Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien. 343 343 344 - ===Biens: Ensemblescomplexes===285 +**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** : 345 345 287 +* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration. 288 +* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer. 346 346 347 -Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens. 348 - 349 - 350 -[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]] 351 - 352 - 353 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora. 354 - 355 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe : 356 - 357 -[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]] 358 - 359 - 360 360 (% class="box infomessage" %) 361 361 ((( 362 - //Penseràlocaliserdirectementl’ensemble complexedemanièreà pouvoirlerécoler danslafoulée!//292 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF). 363 363 ))) 294 +))) 364 364 365 - Les champs sous-inventaire etdétail registressousinventairepermettentde faireréférence à des listings decontenus établis en dehors deFlora.Sices listings sontau formatpapier,ilestpossibledelesnumériser etles associer à lanoticeviale champ Documentation. S'ils sont au format bureautique(word-excel), les convertiren pdf avant de les intégrer.296 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 366 366 367 -[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]] 368 368 299 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis === 369 369 370 - Les ensemblescomplexespeuventrester en l’étataussilongtempsque souhaité, tantque l'onen extrait pasunou plusieurs biensremarquables à inscrire individuellementaux registres. Dans cecas, ces biens porterontlenumérod’inventaire rétrospectif de l’année de leurinscription,mais ilestpossiblede les lier à la noticedeleurensemble complexe initial, commeunenotice mère.301 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 371 371 372 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème. 373 373 304 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants === 374 374 306 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 375 375 376 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt == 377 377 309 +== Confirmer l’intégration == 378 378 379 -=== Entrée === 311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. 380 380 314 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 381 381 382 -Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions). 383 383 317 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 384 384 385 -[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]] 386 386 320 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 387 387 388 -=== Biens === 389 389 323 += Consulter et éditer les registres = 390 390 391 - Anoter:lechampNumérod’inventaire dudéposantestobligatoire.325 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement. 392 392 327 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres. 393 393 394 - [[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="461"width="1036"class="img-thumbnail"]]329 +== Consulter le registre == 395 395 331 +1. Accédez au menu : **Registres / Recherche** 332 +1. ((( 333 +Renseignez les critères de filtrage : 396 396 397 -[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]] 335 +* **Année d’inscription au registre** 336 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt 337 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée 338 +))) 339 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites. 398 398 341 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012. 399 399 400 - =Intégrationdesnoticesbiensau registre=343 +[[Table registre → formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 401 401 402 402 403 -== =Validation de lasaisied'un Bien===346 +== Éditer le registre == 404 404 348 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 405 405 406 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions. 350 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition. 351 +1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**. 352 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**. 353 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements). 407 407 355 +(% class="box infomessage" %) 356 +((( 357 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées. 358 +))) 408 408 409 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 360 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 361 +))) 410 410 411 411 412 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément. 413 413 414 -[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 415 415 416 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien. 417 417 418 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)". 419 419 420 -C liquersurFeuxvertpour valider lasaisie, Feux rougerefuser lasaisie. En cas derefusdesaisie, unefenêtrepermettantdelaisserun commentaire,au besoin, apparait.368 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 421 421 422 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 423 423 424 - L'informations'affichedanslapartiesuividelaficheBien.371 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 425 425 426 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 427 427 428 - Silanotice est validéed'autresoutils vontencore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].374 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 429 429 430 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 431 431 432 -(% class="wikigeneratedid" %) 433 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] . 377 +== Page de garde et annexes aux registres papier == 434 434 435 - [[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]379 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation. 436 436 437 -(% class="wikigeneratedid" %) 438 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer. 381 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle. 439 439 440 -[[image: 2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]383 +[[Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 441 441 442 - (%class="wikigeneratedid" %)443 - Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.385 + 386 +))) 444 444 445 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 388 +((( 389 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 446 446 447 447 448 448 449 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 450 450 451 451 452 452 453 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre. 454 454 455 455 456 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]] 457 457 399 + 400 +))) 401 +)))|(% style="width:300px" %)((( 402 +(% class="box" %) 403 +((( 404 +**Sommaire** 458 458 459 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : 406 +{{toc depth="1" numbered="true"/}} 407 +))) 460 460 461 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]] 462 - 463 - 464 -(% class="box warningmessage" %) 409 +(% class="box" %) 465 465 ((( 466 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.// 411 +**Aller plus loin** 412 + 413 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 414 +* Saisir une entrée 415 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 416 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 417 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 418 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 419 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 467 467 ))) 468 468 469 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF. 470 - 471 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions). 472 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions). 473 - 474 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS. 475 - 476 - 477 -= Édition des registres = 478 - 479 - 480 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer == 481 - 482 - 483 -Se connecter avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche** 484 - 485 - 486 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]] 487 - 488 - 489 -(% class="box infomessage" %) 422 +(% class="box" %) 490 490 ((( 491 - //La recherche sera automatiquement filtréesoitsurles biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possibled’éditer lesdeux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//424 +**Icônes principales** 492 492 ))) 426 +))) 493 493 494 -Il est possible de sélectionner : 495 495 496 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt 497 -* L’année d'inscription au registre 498 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées) 499 499 500 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné. 501 501 502 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique. 503 503 504 504 505 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » : 506 506 507 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]] 508 508 509 509 510 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier : 511 511 512 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]] 513 513 514 514 515 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge : 516 516 517 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]] 518 518 519 519 520 520 521 -Résultat : 522 522 523 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]] 524 524 525 525 526 -(% class="wikigeneratedid" %) 527 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD). 528 528 529 529 530 -= =Pagede gardeetannexesaux registres papiers==448 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 531 531 532 532 533 - Unefois la listedesbienséditée,on connait lenombrede pagestotaleton peutdoncsaisiretimprimerlapagedegarde.451 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre). 534 534 535 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique. 536 - 537 537 (% class="box successmessage" %) 538 538 ((( 539 -//L 'utilisationdutraitement detexte (Wordou OpenOffice)est leplusà même de réalisercette portiondudocument.//455 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.// 540 540 ))) 541 541 458 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter : 542 542 543 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 460 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété 461 +* Radier le bien du registre des dépôts 462 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours 544 544 545 -(% class="box successmessage" %) 546 -((( 547 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.// 548 -))) 464 +== Rattachement à la nouvelle entrée == 549 549 550 550 551 - [[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="520"width="1024"class="img-thumbnail"]]467 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** === 552 552 553 553 554 -[[image:17 15335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]470 +[[image:1747739157175-278.png]] 555 555 556 556 473 +[[image:1747739231189-417.png]] 557 557 558 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 559 559 560 560 561 - Seconnecteravecunprofilhabilité à la saisie(et disposant des grillesdesaisieminimalespour registre).477 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === 562 562 563 -(% class="box successmessage" %) 564 -((( 565 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.// 566 -))) 567 567 568 - Poureffectuer untransfert depropriété,il y aunprotocole àrespecter:480 +==== Attachement unitaire ==== 569 569 570 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété 571 -* Radier le bien du registre des dépôts 572 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours 482 +Dans la notice du bien indiquer manuellement : 573 573 574 -== Rattachement à la nouvelle entrée == 484 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 485 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 575 575 487 +[[image:1747740793119-487.png]] 576 576 577 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » === 578 578 490 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== 579 579 580 - [[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="433" width="1051"class="img-thumbnail"]]492 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. 581 581 494 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. 582 582 583 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]] 496 +* Sélectionner les notices à rattacher 497 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] 584 584 499 +[[image:1747740946609-961.png]] 585 585 586 586 587 - === Rattacherleou lesbiensconcernésàcettenouvelle entrée===502 +Première association à effectuer : 588 588 504 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 505 +* Lancer le traitement 589 589 590 -[[image:1715 343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]507 +[[image:1747741015186-251.png]] 591 591 592 592 510 +Seconde association à effectuer : 511 + 512 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 513 +* Lancer le traitement 514 + 515 +[[image:1747741041295-431.png]] 516 + 517 + 593 593 == Radiation du registre des dépôts == 594 594 595 595 ... ... @@ -598,20 +598,17 @@ 598 598 599 599 Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 600 600 526 +[[image:1747739687774-731.png]] 601 601 602 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]] 603 603 604 - 605 - 606 606 === Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 607 607 608 608 609 609 Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 610 610 534 +[[image:1747739728922-844.png]] 611 611 612 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]] 613 613 614 - 615 615 (% class="box successmessage" %) 616 616 ((( 617 617 //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// ... ... @@ -618,7 +618,7 @@ 618 618 ))) 619 619 620 620 621 -[[image:17 15343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]543 +[[image:1747739870875-332.png]] 622 622 623 623 624 624 (% class="box warningmessage" %) ... ... @@ -629,9 +629,10 @@ 629 629 630 630 Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 631 631 554 +[[image:1747739908497-919.png]] 632 632 633 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]] 634 634 557 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 635 635 636 636 637 637 == Intégration du bien au registre des biens affectés == ... ... @@ -639,21 +639,21 @@ 639 639 640 640 Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 641 641 565 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 642 642 643 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété". 644 644 568 +[[image:1747740027614-948.png]] 645 645 646 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]] 647 647 571 +[[image:1747740075472-359.png]] 648 648 649 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]] 650 650 651 - 652 652 Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 653 653 654 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]] 655 655 577 +[[image:1747740216286-288.png]] 656 656 579 + 657 657 (% class="box warningmessage" %) 658 658 ((( 659 659 //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// ... ... @@ -663,13 +663,22 @@ 663 663 Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 664 664 665 665 666 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]] 667 - 668 - 669 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]] 670 - 671 - 672 672 (% class="box warningmessage" %) 673 673 ((( 674 674 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 675 675 ))) 593 + 594 +[[image:1747740258746-408.png]] 595 + 596 + 597 +[[image:1747740398485-927.png]] 598 + 599 + 600 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 601 + 602 +[[image:1747733815373-706.png]] 603 + 604 + 605 +Résultat : 606 + 607 +[[image:1747740624210-211.png]]
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