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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 08:45
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 08:58
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,196 +1,197 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +
4 4  
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
5 5  
6 -= **Introduction** =
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 +)))
7 7  
12 +(((
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
8 8  
9 -== Réglementation ==
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
10 10  
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
11 11  
12 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
13 13  
24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
14 14  
15 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
30 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
16 16  
17 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
32 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
33 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
34 +Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
18 18  
19 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
36 +Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37 +)))|(% style="width:302px" %)(((
38 +Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
20 20  
40 +Intégration** **au** registre des biens affectés** une fois le bien entré physiquement au musée.
41 +)))|(% style="width:257px" %)(((
42 +Entrée : 2025.1
21 21  
22 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
44 +Bien : 2025.1.1
45 +)))
46 +|(((
47 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
48 +)))|(% style="width:209px" %)(((
49 +Table des entrées : grille **Registre - Acquisition**
23 23  
24 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
51 +Table des biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
25 25  
53 +Si biens remarquables : saisie individuelle
54 +)))|(% style="width:302px" %)(((
55 +Saisie possible avant l’arrivée physique de l'ensemble. Joindre un document descriptif de l'ensemble
26 26  
27 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
57 +Intégration au **registre des biens affectés **une fois l'ensemble entré physiquement au musée.
28 28  
29 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
59 +Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
30 30  
61 +Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
62 +)))|(% style="width:257px" %)(((
63 +Entrée : 2011.3
31 31  
32 -== Modalités pratiques ==
65 +Ensemble : 2011.3.0
33 33  
67 +1er bien remarquable : 2011.3.1
34 34  
35 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
69 +2eme bien remarquable : 2011.3.2
36 36  
37 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
38 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
39 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
40 -* En conformité avec les exigences légales
71 +
72 +)))
73 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
74 +Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
41 41  
42 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
76 +Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
77 +)))|(% style="width:302px" %)(((
78 +Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
43 43  
44 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
80 +Intégration au **registre des dépôts **une fois le bien entrée physiquement au registre.
81 +)))|(% style="width:257px" %)(((
82 +Entrée : D2025.1
45 45  
46 -
47 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
48 -
49 -
50 -(% class="box warningmessage" %)
51 -(((
52 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
84 +Bien : D2025.1.1
53 53  )))
86 +|(((
87 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
54 54  
55 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
89 +
90 +)))|(% style="width:209px" %)(((
91 +Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
56 56  
57 -* //Table documentaire des Biens//
58 -* //Table documentaire des Entrées//
93 +Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
59 59  
60 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
95 +Si biens remarquables : saisie individuelle
96 +)))|(% style="width:302px" %)(((
97 +Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.Joindre un document descriptif de l'ensemble.
61 61  
62 -* //Registre des biens affectés//
63 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
99 +Intégration au **registre des dépôts** une fois l'ensemble entrée physiquement au registre.
64 64  
65 -**Vocabulaire à proscrire :**
101 +Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
66 66  
67 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
103 +Biens remarquables :
68 68  
69 -(% class="box infomessage" %)
70 -(((
71 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
72 -)))
105 +**D année.numérolot.1**,
73 73  
107 +**D année.numérolot.2**...
108 +)))|(% style="width:257px" %)(((
109 +Entrée : D2011.1
74 74  
111 +Ensemble : D2011.1.3.0
75 75  
76 -== Attention : le registre papier fait foi ==
113 +1er bien remarquable : D2011.1.3.1
77 77  
78 -
79 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
80 -
81 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
82 -
83 -(% class="box warningmessage" %)
84 -(((
85 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
115 +2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
86 86  )))
117 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
118 +Table des entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
87 87  
120 +Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
121 +)))|(% style="width:302px" %)(((
122 +Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02.
88 88  
89 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
124 +Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
90 90  
126 +Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; **année.0.numérolot.numérobien **(bien remarquables)
127 +)))|(% style="width:257px" %)(((
128 +Entrée : 2011.0
91 91  
92 -=== Nouvelles acquisitions ===
130 +Bien : 2011.0.35
93 93  
94 94  
95 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
133 +**Ensembles complexes **:
96 96  
97 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
135 +Entrée : 2011.0
98 98  
137 +Ensemble : 2011.0.36.0
99 99  
100 -(% class="box infomessage" %)
101 -(((
102 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
139 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
103 103  )))
141 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
142 +Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
104 104  
144 +Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
145 +)))|(% style="width:302px" %)(((
146 +Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
147 +)))|(% style="width:257px" %)—
148 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
149 +Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
150 +)))|(% style="width:302px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:257px" %)—
105 105  
106 -=== Inventaire rétrospectifs ===
107 -
108 -
109 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
110 -
111 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
112 112  
153 +)))
154 +)))|(% style="width:300px" %)(((
155 +(% class="box" %)
156 +(((
157 +**Sommaire**
158 +)))
113 113  
114 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
160 +(% class="box" %)
161 +(((
162 +**Aller plus loin**
115 115  
116 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
164 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
165 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
166 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
167 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
168 +)))
117 117  
118 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
119 -
120 -
121 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
122 -
123 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
124 -* le numéro de lot : 0
125 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
126 -
127 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
128 -
129 -
130 -[[image:1708090174239-534.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="483" width="1038" class="img-thumbnail"]]
131 -
132 -(% style="text-align: center;" %)
133 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
134 -
135 -
136 -[[image:1708089989614-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="467" width="1043" class="img-thumbnail"]]
137 -
138 -(% style="text-align: center;" %)
139 -//Visualisation de la notice entrée après enregistrement//
140 -
141 -
142 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MDE, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
143 -
144 -
145 -(% class="box infomessage" %)
170 +(% class="box" %)
146 146  (((
147 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
148 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
149 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
172 +**Icônes principales**
150 150  )))
174 +)))
151 151  
152 152  
153 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
154 154  
155 155  
156 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
157 157  
158 158  
159 -=== Récolement décennal ===
160 160  
182 +=== Inventaire rétrospectifs ===
161 161  
162 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
163 163  
164 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
165 165  
166 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
186 +[[image:1747723844014-278.png]]
167 167  
168 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
188 +(% style="text-align: center;" %)
189 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
169 169  
170 170  
171 -=== Ensembles complexes ===
192 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
172 172  
173 173  
174 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
175 -
176 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
177 -
178 -(% class="box successmessage" %)
179 -(((
180 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
181 -)))
182 -
183 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
184 -
185 -* 2011.0.1               bien simple
186 -* 2011.0.2               bien simple
187 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
188 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
189 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
190 -* 2011.0.4               bien simple
191 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
192 -* etc.
193 -
194 194  = Saisie des données nécessaires au registres =
195 195  
196 196  
... ... @@ -247,10 +247,11 @@
247 247  === Entrées : nouvelle acquisition ===
248 248  
249 249  
250 -Sélectionner la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées.
251 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
251 251  
252 -[[image:1708087628396-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="428" width="950" class="img-thumbnail"]]
253 253  
254 +[[image:1747723969669-261.png]]
255 +
254 254  (% style="text-align: center;" %)
255 255  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
256 256  
... ... @@ -258,16 +258,16 @@
258 258  Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
259 259  
260 260  
261 -[[image:1708087823409-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="555" width="1162" class="img-thumbnail"]]
263 +[[image:1747724102358-210.png]]
262 262  
263 263  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
264 -//Visualisation de la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées//
266 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
265 265  
266 266  
267 267  (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
268 268  (((
269 269  (% style="text-align: left;" %)
270 -//Dans la grille de saisie « Acquisition » de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
272 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
271 271  )))
272 272  
273 273  
... ... @@ -277,7 +277,7 @@
277 277  Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
278 278  
279 279  
280 -[[image:1708088207485-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="493" width="1153" class="img-thumbnail"]]
282 +[[image:1747724180433-782.png]]
281 281  
282 282  (% style="text-align: center;" %)
283 283  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
... ... @@ -287,13 +287,13 @@
287 287  
288 288  Renseigner, à minima, le statut juridique.
289 289  
290 -[[image:1708088144185-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="551" width="1172" class="img-thumbnail"]]
291 291  
293 +[[image:1747724251875-618.png]]
294 +
292 292  (% style="text-align: center;" %)
293 293  //Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
294 294  
295 295  
296 -
297 297  (% class="box infomessage" %)
298 298  (((
299 299  //Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
... ... @@ -300,14 +300,13 @@
300 300  )))
301 301  
302 302  
303 -
304 304  === Biens ===
305 305  
306 306  
307 -Sélectionner la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens.
308 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
308 308  
309 309  
310 -[[image:1708091459332-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="449" width="1074" class="img-thumbnail"]]
311 +[[image:1747724329047-588.png]]
311 311  
312 312  (% style="text-align: center;" %)
313 313  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
... ... @@ -321,10 +321,10 @@
321 321  //Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
322 322  )))
323 323  
324 -[[image:1708091600416-827.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="574" width="1122" class="img-thumbnail"]]
325 +[[image:1747724385543-970.png]]
325 325  
326 326  (% style="text-align: center;" %)
327 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens//
328 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
328 328  
329 329  
330 330  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -335,19 +335,19 @@
335 335  
336 336  Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
337 337  
338 -Cliquer sur l'icône [[image:2022-02-28_14h56_10.png||height="36" width="42" class="img-thumbnail"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
339 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
339 339  
340 340  
341 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="995" class="img-thumbnail"]]
342 +[[image:1747725032932-364.png]]
342 342  
343 343  
344 344  === Biens : Ensembles complexes ===
345 345  
346 346  
347 -Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
348 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
348 348  
349 349  
350 -[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
351 +[[image:1747725129124-544.png]]
351 351  
352 352  
353 353  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -354,9 +354,10 @@
354 354  
355 355  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
356 356  
357 -[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
358 358  
359 +[[image:1747725362450-684.png]]
359 359  
361 +
360 360  (% class="box infomessage" %)
361 361  (((
362 362  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -364,7 +364,7 @@
364 364  
365 365  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
366 366  
367 -[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
369 +[[image:1747725317402-667.png]]
368 368  
369 369  
370 370  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -372,7 +372,6 @@
372 372  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
373 373  
374 374  
375 -
376 376  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
377 377  
378 378  
... ... @@ -379,24 +379,27 @@
379 379  === Entrée ===
380 380  
381 381  
382 -Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
383 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
383 383  
384 384  
385 -[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
386 +[[image:1747725797202-722.png]]
386 386  
387 387  
388 388  === Biens ===
389 389  
390 390  
392 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
393 +
391 391  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
392 392  
393 393  
394 -[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
397 +[[image:1747725926983-893.png]]
395 395  
396 396  
397 -[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
398 398  
401 +[[image:1747727404840-527.png]]
399 399  
403 +
400 400  = Intégration des notices biens au registre =
401 401  
402 402  
... ... @@ -403,64 +403,85 @@
403 403  === Validation de la saisie d'un Bien ===
404 404  
405 405  
406 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
410 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
407 407  
408 408  
409 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
413 +[[image:1747732762213-559.png]]
410 410  
411 411  
412 412  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
413 413  
414 -[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
418 +(% class="box infomessage" %)
419 +(((
420 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
415 415  
416 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
422 +* Avis des instances scientifiques
423 +* Prix
424 +* Inscriptions
425 +* Constat d’état initial
417 417  
418 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
427 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
419 419  
420 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
429 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
430 +)))
421 421  
422 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
432 +[[image:1747732693654-638.png]]
423 423  
434 +
435 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
436 +
437 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
438 +
439 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
440 +
441 +
442 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
443 +
424 424  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
425 425  
426 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
427 427  
428 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
447 +[[image:1747733244856-550.png]]
429 429  
430 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
449 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
450 +.
431 431  
452 +[[image:1747733341634-347.png]]
453 +
432 432  (% class="wikigeneratedid" %)
433 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
455 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
434 434  
435 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
436 436  
437 -(% class="wikigeneratedid" %)
438 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
458 +[[image:1747733457810-510.png]]
439 439  
440 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
441 441  
442 -(% class="wikigeneratedid" %)
443 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
461 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
444 444  
445 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
446 446  
447 447  
465 +[[image:1747734678656-824.png]]
448 448  
449 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
450 450  
468 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
451 451  
470 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
452 452  
453 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
454 454  
473 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
455 455  
456 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
457 457  
476 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
458 458  
459 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
460 460  
461 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
462 462  
480 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
463 463  
482 +[[image:1747733892872-758.png]]
483 +
484 +
485 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
486 +
487 +[[image:1747733938343-251.png]]
488 +
464 464  (% class="box warningmessage" %)
465 465  (((
466 466  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -477,15 +477,11 @@
477 477  = Édition des registres =
478 478  
479 479  
480 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
505 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
481 481  
507 +[[image:1747734834496-206.png]]
482 482  
483 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
484 484  
485 -
486 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
487 -
488 -
489 489  (% class="box infomessage" %)
490 490  (((
491 491  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -502,25 +502,23 @@
502 502  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
503 503  
504 504  
505 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
526 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
506 506  
507 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
528 +[[image:1747734875829-175.png]]
508 508  
530 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
509 509  
510 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
532 +[[image:1747734980868-601.png]]
511 511  
512 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
534 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
513 513  
536 +[[image:1747735028293-815.png]]
514 514  
515 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
516 516  
517 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
518 518  
519 -
520 -
521 521  Résultat :
522 522  
523 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
542 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
524 524  
525 525  
526 526  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -532,29 +532,28 @@
532 532  
533 533  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
534 534  
535 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
536 -
537 537  (% class="box successmessage" %)
538 538  (((
539 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
556 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
540 540  )))
541 541  
559 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
542 542  
543 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
544 -
545 545  (% class="box successmessage" %)
546 546  (((
547 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
563 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
548 548  )))
549 549  
550 550  
551 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
567 +[[image:1747735219379-682.png]]
552 552  
553 553  
554 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
570 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
555 555  
572 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
556 556  
557 557  
575 +
558 558  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
559 559  
560 560  
... ... @@ -574,13 +574,13 @@
574 574  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
575 575  
576 576  
577 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
595 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
578 578  
579 579  
580 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
598 +[[image:1747739157175-278.png]]
581 581  
582 582  
583 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
601 +[[image:1747739231189-417.png]]
584 584  
585 585  
586 586  
... ... @@ -587,9 +587,44 @@
587 587  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
588 588  
589 589  
590 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
608 +==== Attachement unitaire ====
591 591  
610 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
592 592  
612 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
613 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
614 +
615 +[[image:1747740793119-487.png]]
616 +
617 +
618 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
619 +
620 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
621 +
622 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
623 +
624 +* Sélectionner les notices à rattacher
625 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
626 +
627 +[[image:1747740946609-961.png]]
628 +
629 +
630 +Première association à effectuer :
631 +
632 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
633 +* Lancer le traitement
634 +
635 +[[image:1747741015186-251.png]]
636 +
637 +
638 +Seconde association à effectuer :
639 +
640 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
641 +* Lancer le traitement
642 +
643 +[[image:1747741041295-431.png]]
644 +
645 +
593 593  == Radiation du registre des dépôts ==
594 594  
595 595  
... ... @@ -598,20 +598,17 @@
598 598  
599 599  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
600 600  
654 +[[image:1747739687774-731.png]]
601 601  
602 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
603 603  
604 -
605 -
606 606  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
607 607  
608 608  
609 609  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
610 610  
662 +[[image:1747739728922-844.png]]
611 611  
612 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
613 613  
614 -
615 615  (% class="box successmessage" %)
616 616  (((
617 617  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -618,7 +618,7 @@
618 618  )))
619 619  
620 620  
621 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
671 +[[image:1747739870875-332.png]]
622 622  
623 623  
624 624  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -629,9 +629,10 @@
629 629  
630 630  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
631 631  
682 +[[image:1747739908497-919.png]]
632 632  
633 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
634 634  
685 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
635 635  
636 636  
637 637  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -639,21 +639,21 @@
639 639  
640 640  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
641 641  
693 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
642 642  
643 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
644 644  
696 +[[image:1747740027614-948.png]]
645 645  
646 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
647 647  
699 +[[image:1747740075472-359.png]]
648 648  
649 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
650 650  
651 -
652 652  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
653 653  
654 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
655 655  
705 +[[image:1747740216286-288.png]]
656 656  
707 +
657 657  (% class="box warningmessage" %)
658 658  (((
659 659  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -663,13 +663,22 @@
663 663  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
664 664  
665 665  
666 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
667 -
668 -
669 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
670 -
671 -
672 672  (% class="box warningmessage" %)
673 673  (((
674 674  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
675 675  )))
721 +
722 +[[image:1747740258746-408.png]]
723 +
724 +
725 +[[image:1747740398485-927.png]]
726 +
727 +
728 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
729 +
730 +[[image:1747733815373-706.png]]
731 +
732 +
733 +Résultat :
734 +
735 +[[image:1747740624210-211.png]]
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