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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 18.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:41
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À la version 4.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 09:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -379,7 +379,7 @@
379 379  === Entrée ===
380 380  
381 381  
382 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
382 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
383 383  
384 384  
385 385  [[image:1747725797202-722.png]]
... ... @@ -388,7 +388,7 @@
388 388  === Biens ===
389 389  
390 390  
391 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
391 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
392 392  
393 393  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
394 394  
... ... @@ -396,10 +396,9 @@
396 396  [[image:1747725926983-893.png]]
397 397  
398 398  
399 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
399 399  
400 -[[image:1747727404840-527.png]]
401 401  
402 -
403 403  = Intégration des notices biens au registre =
404 404  
405 405  
... ... @@ -406,85 +406,64 @@
406 406  === Validation de la saisie d'un Bien ===
407 407  
408 408  
409 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
408 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
410 410  
411 411  
412 -[[image:1747732762213-559.png]]
411 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
413 413  
414 414  
415 415  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
416 416  
417 -(% class="box infomessage" %)
418 -(((
419 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
416 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
420 420  
421 -* Avis des instances scientifiques
422 -* Prix
423 -* Inscriptions
424 -* Constat d’état initial
418 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
425 425  
426 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
420 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
427 427  
428 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
429 -)))
422 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
430 430  
431 -[[image:1747732693654-638.png]]
424 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
432 432  
433 -
434 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
435 -
436 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
437 -
438 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
439 -
440 -
441 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
442 -
443 443  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
444 444  
428 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
445 445  
446 -[[image:1747733244856-550.png]]
430 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
447 447  
448 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
449 -.
432 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
450 450  
451 -[[image:1747733341634-347.png]]
452 -
453 453  (% class="wikigeneratedid" %)
454 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
435 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
455 455  
437 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
456 456  
457 -[[image:1747733457810-510.png]]
439 +(% class="wikigeneratedid" %)
440 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
458 458  
442 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
459 459  
460 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
444 +(% class="wikigeneratedid" %)
445 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
461 461  
447 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
462 462  
463 463  
464 -[[image:1747734678656-824.png]]
465 465  
451 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
466 466  
467 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
468 468  
469 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
470 470  
471 -
472 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
473 -
474 -
475 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
476 -
477 -
478 -
479 479  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
480 480  
481 -[[image:1747733892872-758.png]]
482 482  
458 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
483 483  
460 +
484 484  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
485 485  
486 -[[image:1747733938343-251.png]]
463 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
487 487  
465 +
488 488  (% class="box warningmessage" %)
489 489  (((
490 490  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -501,11 +501,15 @@
501 501  = Édition des registres =
502 502  
503 503  
504 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
482 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
505 505  
506 -[[image:1747734834496-206.png]]
507 507  
485 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
508 508  
487 +
488 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
489 +
490 +
509 509  (% class="box infomessage" %)
510 510  (((
511 511  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -522,23 +522,25 @@
522 522  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
523 523  
524 524  
525 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
507 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
526 526  
527 -[[image:1747734875829-175.png]]
509 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
528 528  
529 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
530 530  
531 -[[image:1747734980868-601.png]]
512 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
532 532  
533 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
514 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
534 534  
535 -[[image:1747735028293-815.png]]
536 536  
517 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
537 537  
519 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
538 538  
521 +
522 +
539 539  Résultat :
540 540  
541 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
525 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
542 542  
543 543  
544 544  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -550,28 +550,29 @@
550 550  
551 551  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
552 552  
537 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
538 +
553 553  (% class="box successmessage" %)
554 554  (((
555 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
541 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
556 556  )))
557 557  
558 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
559 559  
545 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
546 +
560 560  (% class="box successmessage" %)
561 561  (((
562 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
549 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
563 563  )))
564 564  
565 565  
566 -[[image:1747735219379-682.png]]
553 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
567 567  
568 568  
569 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
556 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
570 570  
571 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
572 572  
573 573  
574 -
575 575  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
576 576  
577 577  
... ... @@ -591,13 +591,13 @@
591 591  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
592 592  
593 593  
594 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
579 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
595 595  
596 596  
597 -[[image:1747739157175-278.png]]
582 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
598 598  
599 599  
600 -[[image:1747739231189-417.png]]
585 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
601 601  
602 602  
603 603  
... ... @@ -604,44 +604,9 @@
604 604  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
605 605  
606 606  
607 -==== Attachement unitaire ====
592 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
608 608  
609 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
610 610  
611 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
612 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
613 -
614 -[[image:1747740793119-487.png]]
615 -
616 -
617 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
618 -
619 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
620 -
621 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
622 -
623 -* Sélectionner les notices à rattacher
624 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
625 -
626 -[[image:1747740946609-961.png]]
627 -
628 -
629 -Première association à effectuer :
630 -
631 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
632 -* Lancer le traitement
633 -
634 -[[image:1747741015186-251.png]]
635 -
636 -
637 -Seconde association à effectuer :
638 -
639 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
640 -* Lancer le traitement
641 -
642 -[[image:1747741041295-431.png]]
643 -
644 -
645 645  == Radiation du registre des dépôts ==
646 646  
647 647  
... ... @@ -650,17 +650,20 @@
650 650  
651 651  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
652 652  
653 -[[image:1747739687774-731.png]]
654 654  
604 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
655 655  
606 +
607 +
656 656  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
657 657  
658 658  
659 659  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
660 660  
661 -[[image:1747739728922-844.png]]
662 662  
614 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
663 663  
616 +
664 664  (% class="box successmessage" %)
665 665  (((
666 666  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -667,7 +667,7 @@
667 667  )))
668 668  
669 669  
670 -[[image:1747739870875-332.png]]
623 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
671 671  
672 672  
673 673  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -678,10 +678,9 @@
678 678  
679 679  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
680 680  
681 -[[image:1747739908497-919.png]]
682 682  
635 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
683 683  
684 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
685 685  
686 686  
687 687  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -689,21 +689,21 @@
689 689  
690 690  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
691 691  
692 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
693 693  
645 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
694 694  
695 -[[image:1747740027614-948.png]]
696 696  
648 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
697 697  
698 -[[image:1747740075472-359.png]]
699 699  
651 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
700 700  
653 +
701 701  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
702 702  
656 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
703 703  
704 -[[image:1747740216286-288.png]]
705 705  
706 -
707 707  (% class="box warningmessage" %)
708 708  (((
709 709  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -713,22 +713,13 @@
713 713  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
714 714  
715 715  
716 -(% class="box warningmessage" %)
717 -(((
718 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
719 -)))
668 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
720 720  
721 -[[image:1747740258746-408.png]]
722 722  
671 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
723 723  
724 -[[image:1747740398485-927.png]]
725 725  
726 -
727 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
728 -
729 -[[image:1747733815373-706.png]]
730 -
731 -
732 -Résultat :
733 -
734 -[[image:1747740624210-211.png]]
674 +(% class="box warningmessage" %)
675 +(((
676 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
677 +)))
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