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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 16.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:31
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 09:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 +
5 5  = **Introduction** =
6 6  
7 7  
... ... @@ -72,18 +72,6 @@
72 72  
73 73  
74 74  
75 -
76 -
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -
82 -
83 -
84 -
85 -
86 -
87 87  == Attention : le registre papier fait foi ==
88 88  
89 89  
... ... @@ -356,10 +356,10 @@
356 356  === Biens : Ensembles complexes ===
357 357  
358 358  
359 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
348 +Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
360 360  
361 361  
362 -[[image:1747725129124-544.png]]
351 +[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
363 363  
364 364  
365 365  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -366,10 +366,9 @@
366 366  
367 367  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
368 368  
358 +[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
369 369  
370 -[[image:1747725362450-684.png]]
371 371  
372 -
373 373  (% class="box infomessage" %)
374 374  (((
375 375  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -377,7 +377,7 @@
377 377  
378 378  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
379 379  
380 -[[image:1747725317402-667.png]]
368 +[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
381 381  
382 382  
383 383  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -385,6 +385,7 @@
385 385  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
386 386  
387 387  
376 +
388 388  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
389 389  
390 390  
... ... @@ -391,27 +391,24 @@
391 391  === Entrée ===
392 392  
393 393  
394 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
383 +Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
395 395  
396 396  
397 -[[image:1747725797202-722.png]]
386 +[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
398 398  
399 399  
400 400  === Biens ===
401 401  
402 402  
403 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
404 -
405 405  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
406 406  
407 407  
408 -[[image:1747725926983-893.png]]
395 +[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
409 409  
410 410  
398 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
411 411  
412 -[[image:1747727404840-527.png]]
413 413  
414 -
415 415  = Intégration des notices biens au registre =
416 416  
417 417  
... ... @@ -418,85 +418,64 @@
418 418  === Validation de la saisie d'un Bien ===
419 419  
420 420  
421 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
407 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
422 422  
423 423  
424 -[[image:1747732762213-559.png]]
410 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
425 425  
426 426  
427 427  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
428 428  
429 -(% class="box infomessage" %)
430 -(((
431 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
415 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
432 432  
433 -* Avis des instances scientifiques
434 -* Prix
435 -* Inscriptions
436 -* Constat d’état initial
417 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
437 437  
438 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
419 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
439 439  
440 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
441 -)))
421 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
442 442  
443 -[[image:1747732693654-638.png]]
423 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
444 444  
445 -
446 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
447 -
448 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
449 -
450 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
451 -
452 -
453 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
454 -
455 455  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
456 456  
427 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
457 457  
458 -[[image:1747733244856-550.png]]
429 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
459 459  
460 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
461 -.
431 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
462 462  
463 -[[image:1747733341634-347.png]]
464 -
465 465  (% class="wikigeneratedid" %)
466 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
434 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
467 467  
436 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
468 468  
469 -[[image:1747733457810-510.png]]
438 +(% class="wikigeneratedid" %)
439 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
470 470  
441 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
471 471  
472 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
443 +(% class="wikigeneratedid" %)
444 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
473 473  
446 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
474 474  
475 475  
476 -[[image:1747734678656-824.png]]
477 477  
450 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
478 478  
479 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
480 480  
481 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
482 482  
483 -
484 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
485 -
486 -
487 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
488 -
489 -
490 -
491 491  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
492 492  
493 -[[image:1747733892872-758.png]]
494 494  
457 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
495 495  
459 +
496 496  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
497 497  
498 -[[image:1747733938343-251.png]]
462 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
499 499  
464 +
500 500  (% class="box warningmessage" %)
501 501  (((
502 502  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -513,11 +513,15 @@
513 513  = Édition des registres =
514 514  
515 515  
516 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
481 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
517 517  
518 -[[image:1747734834496-206.png]]
519 519  
484 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
520 520  
486 +
487 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
488 +
489 +
521 521  (% class="box infomessage" %)
522 522  (((
523 523  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -534,23 +534,25 @@
534 534  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
535 535  
536 536  
537 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
506 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
538 538  
539 -[[image:1747734875829-175.png]]
508 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
540 540  
541 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
542 542  
543 -[[image:1747734980868-601.png]]
511 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
544 544  
545 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
513 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
546 546  
547 -[[image:1747735028293-815.png]]
548 548  
516 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
549 549  
518 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
550 550  
520 +
521 +
551 551  Résultat :
552 552  
553 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
524 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
554 554  
555 555  
556 556  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -562,28 +562,29 @@
562 562  
563 563  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
564 564  
536 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
537 +
565 565  (% class="box successmessage" %)
566 566  (((
567 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
540 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
568 568  )))
569 569  
570 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
571 571  
544 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
545 +
572 572  (% class="box successmessage" %)
573 573  (((
574 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
548 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
575 575  )))
576 576  
577 577  
578 -[[image:1747735219379-682.png]]
552 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
579 579  
580 580  
581 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
555 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
582 582  
583 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
584 584  
585 585  
586 -
587 587  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
588 588  
589 589  
... ... @@ -603,30 +603,22 @@
603 603  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
604 604  
605 605  
606 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
578 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
607 607  
608 608  
609 -[[image:1747739157175-278.png]]
581 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
610 610  
611 611  
612 -[[image:1747739231189-417.png]]
584 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
613 613  
614 614  
615 615  
616 616  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
617 617  
618 -Si besoin de gérer des lots de biens, effectuer une recherche dans la table des biens, sélectionner les biens à rattacher à l'entrée et cliquer sur la fonctionnalité d'attachement : [[image:1747739339469-836.png]]
619 619  
620 -[[image:1747739407732-932.png]]
591 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
621 621  
622 622  
623 -* Associations disponibles : choisir Entrée.
624 -* Associé à : choisir l'entrée à associer.
625 -* Lancer le traitement.
626 -
627 -[[image:1747739380385-184.png]]
628 -
629 -
630 630  == Radiation du registre des dépôts ==
631 631  
632 632  
... ... @@ -635,17 +635,20 @@
635 635  
636 636  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
637 637  
638 -[[image:1747739687774-731.png]]
639 639  
603 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
640 640  
605 +
606 +
641 641  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
642 642  
643 643  
644 644  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
645 645  
646 -[[image:1747739728922-844.png]]
647 647  
613 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
648 648  
615 +
649 649  (% class="box successmessage" %)
650 650  (((
651 651  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -652,7 +652,7 @@
652 652  )))
653 653  
654 654  
655 -[[image:1747739870875-332.png]]
622 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
656 656  
657 657  
658 658  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -663,10 +663,9 @@
663 663  
664 664  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
665 665  
666 -[[image:1747739908497-919.png]]
667 667  
634 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
668 668  
669 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
670 670  
671 671  
672 672  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -674,21 +674,21 @@
674 674  
675 675  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
676 676  
677 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
678 678  
644 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
679 679  
680 -[[image:1747740027614-948.png]]
681 681  
647 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
682 682  
683 -[[image:1747740075472-359.png]]
684 684  
650 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
685 685  
652 +
686 686  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
687 687  
655 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
688 688  
689 -[[image:1747740216286-288.png]]
690 690  
691 -
692 692  (% class="box warningmessage" %)
693 693  (((
694 694  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -698,22 +698,13 @@
698 698  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
699 699  
700 700  
701 -(% class="box warningmessage" %)
702 -(((
703 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
704 -)))
667 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
705 705  
706 -[[image:1747740258746-408.png]]
707 707  
670 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
708 708  
709 -[[image:1747740398485-927.png]]
710 710  
711 -
712 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
713 -
714 -[[image:1747733815373-706.png]]
715 -
716 -
717 -Résultat :
718 -
719 -[[image:1747740624210-211.png]]
673 +(% class="box warningmessage" %)
674 +(((
675 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
676 +)))
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