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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 15.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:26
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À la version 3.2
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 08:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 +
5 5  = **Introduction** =
6 6  
7 7  
... ... @@ -72,17 +72,6 @@
72 72  
73 73  
74 74  
75 -
76 -
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -
82 -
83 -
84 -
85 -
86 86  == Attention : le registre papier fait foi ==
87 87  
88 88  
... ... @@ -315,10 +315,10 @@
315 315  === Biens ===
316 316  
317 317  
318 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
308 +Sélectionner la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens.
319 319  
320 320  
321 -[[image:1747724329047-588.png]]
311 +[[image:1708091459332-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="449" width="1074" class="img-thumbnail"]]
322 322  
323 323  (% style="text-align: center;" %)
324 324  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
... ... @@ -332,10 +332,10 @@
332 332  //Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
333 333  )))
334 334  
335 -[[image:1747724385543-970.png]]
325 +[[image:1708091600416-827.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="574" width="1122" class="img-thumbnail"]]
336 336  
337 337  (% style="text-align: center;" %)
338 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
328 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens//
339 339  
340 340  
341 341  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -346,19 +346,19 @@
346 346  
347 347  Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
348 348  
349 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
339 +Cliquer sur l'icône [[image:2022-02-28_14h56_10.png||height="36" width="42" class="img-thumbnail"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
350 350  
351 351  
352 -[[image:1747725032932-364.png]]
342 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="995" class="img-thumbnail"]]
353 353  
354 354  
355 355  === Biens : Ensembles complexes ===
356 356  
357 357  
358 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
348 +Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
359 359  
360 360  
361 -[[image:1747725129124-544.png]]
351 +[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
362 362  
363 363  
364 364  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -365,10 +365,9 @@
365 365  
366 366  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
367 367  
358 +[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
368 368  
369 -[[image:1747725362450-684.png]]
370 370  
371 -
372 372  (% class="box infomessage" %)
373 373  (((
374 374  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -376,7 +376,7 @@
376 376  
377 377  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
378 378  
379 -[[image:1747725317402-667.png]]
368 +[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
380 380  
381 381  
382 382  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -384,6 +384,7 @@
384 384  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
385 385  
386 386  
376 +
387 387  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
388 388  
389 389  
... ... @@ -390,27 +390,24 @@
390 390  === Entrée ===
391 391  
392 392  
393 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
383 +Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
394 394  
395 395  
396 -[[image:1747725797202-722.png]]
386 +[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
397 397  
398 398  
399 399  === Biens ===
400 400  
401 401  
402 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
403 -
404 404  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
405 405  
406 406  
407 -[[image:1747725926983-893.png]]
395 +[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
408 408  
409 409  
398 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
410 410  
411 -[[image:1747727404840-527.png]]
412 412  
413 -
414 414  = Intégration des notices biens au registre =
415 415  
416 416  
... ... @@ -417,85 +417,64 @@
417 417  === Validation de la saisie d'un Bien ===
418 418  
419 419  
420 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
407 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
421 421  
422 422  
423 -[[image:1747732762213-559.png]]
410 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
424 424  
425 425  
426 426  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
427 427  
428 -(% class="box infomessage" %)
429 -(((
430 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
415 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
431 431  
432 -* Avis des instances scientifiques
433 -* Prix
434 -* Inscriptions
435 -* Constat d’état initial
417 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
436 436  
437 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
419 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
438 438  
439 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
440 -)))
421 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
441 441  
442 -[[image:1747732693654-638.png]]
423 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
443 443  
444 -
445 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
446 -
447 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
448 -
449 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
450 -
451 -
452 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
453 -
454 454  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
455 455  
427 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
456 456  
457 -[[image:1747733244856-550.png]]
429 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
458 458  
459 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
460 -.
431 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
461 461  
462 -[[image:1747733341634-347.png]]
463 -
464 464  (% class="wikigeneratedid" %)
465 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
434 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
466 466  
436 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
467 467  
468 -[[image:1747733457810-510.png]]
438 +(% class="wikigeneratedid" %)
439 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
469 469  
441 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
470 470  
471 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
443 +(% class="wikigeneratedid" %)
444 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
472 472  
446 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
473 473  
474 474  
475 -[[image:1747734678656-824.png]]
476 476  
450 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
477 477  
478 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
479 479  
480 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
481 481  
482 -
483 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
484 -
485 -
486 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
487 -
488 -
489 -
490 490  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
491 491  
492 -[[image:1747733892872-758.png]]
493 493  
457 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
494 494  
459 +
495 495  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
496 496  
497 -[[image:1747733938343-251.png]]
462 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
498 498  
464 +
499 499  (% class="box warningmessage" %)
500 500  (((
501 501  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -512,11 +512,15 @@
512 512  = Édition des registres =
513 513  
514 514  
515 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
481 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
516 516  
517 -[[image:1747734834496-206.png]]
518 518  
484 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
519 519  
486 +
487 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
488 +
489 +
520 520  (% class="box infomessage" %)
521 521  (((
522 522  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -533,23 +533,25 @@
533 533  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
534 534  
535 535  
536 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
506 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
537 537  
538 -[[image:1747734875829-175.png]]
508 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
539 539  
540 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
541 541  
542 -[[image:1747734980868-601.png]]
511 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
543 543  
544 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
513 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
545 545  
546 -[[image:1747735028293-815.png]]
547 547  
516 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
548 548  
518 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
549 549  
520 +
521 +
550 550  Résultat :
551 551  
552 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
524 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
553 553  
554 554  
555 555  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -561,28 +561,29 @@
561 561  
562 562  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
563 563  
536 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
537 +
564 564  (% class="box successmessage" %)
565 565  (((
566 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
540 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
567 567  )))
568 568  
569 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
570 570  
544 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
545 +
571 571  (% class="box successmessage" %)
572 572  (((
573 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
548 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
574 574  )))
575 575  
576 576  
577 -[[image:1747735219379-682.png]]
552 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
578 578  
579 579  
580 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
555 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
581 581  
582 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
583 583  
584 584  
585 -
586 586  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
587 587  
588 588  
... ... @@ -602,30 +602,22 @@
602 602  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
603 603  
604 604  
605 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
578 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
606 606  
607 607  
608 -[[image:1747739157175-278.png]]
581 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
609 609  
610 610  
611 -[[image:1747739231189-417.png]]
584 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
612 612  
613 613  
614 614  
615 615  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
616 616  
617 -Si besoin de gérer des lots de biens, effectuer une recherche dans la table des biens, sélectionner les biens à rattacher à l'entrée et cliquer sur la fonctionnalité d'attachement : [[image:1747739339469-836.png]]
618 618  
619 -[[image:1747739407732-932.png]]
591 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
620 620  
621 621  
622 -* Associations disponibles : choisir Entrée.
623 -* Associé à : choisir l'entrée à associer.
624 -* Lancer le traitement.
625 -
626 -[[image:1747739380385-184.png]]
627 -
628 -
629 629  == Radiation du registre des dépôts ==
630 630  
631 631  
... ... @@ -634,17 +634,20 @@
634 634  
635 635  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
636 636  
637 -[[image:1747739687774-731.png]]
638 638  
603 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
639 639  
605 +
606 +
640 640  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
641 641  
642 642  
643 643  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
644 644  
645 -[[image:1747739728922-844.png]]
646 646  
613 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
647 647  
615 +
648 648  (% class="box successmessage" %)
649 649  (((
650 650  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -651,7 +651,7 @@
651 651  )))
652 652  
653 653  
654 -[[image:1747739870875-332.png]]
622 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
655 655  
656 656  
657 657  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -662,11 +662,9 @@
662 662  
663 663  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
664 664  
665 -[[image:1747739908497-919.png]]
666 666  
634 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
667 667  
668 -(% style="text-align: center;" %)
669 -[[image:1747739946868-909.png]]
670 670  
671 671  
672 672  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -674,21 +674,21 @@
674 674  
675 675  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
676 676  
677 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
678 678  
644 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
679 679  
680 -[[image:1747740027614-948.png]]
681 681  
647 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
682 682  
683 -[[image:1747740075472-359.png]]
684 684  
650 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
685 685  
652 +
686 686  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
687 687  
655 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
688 688  
689 -[[image:1747740216286-288.png]]
690 690  
691 -
692 692  (% class="box warningmessage" %)
693 693  (((
694 694  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -698,10 +698,10 @@
698 698  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
699 699  
700 700  
701 -[[image:1747740258746-408.png]]
667 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
702 702  
703 703  
704 -[[image:1747740398485-927.png]]
670 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
705 705  
706 706  
707 707  (% class="box warningmessage" %)
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