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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 15.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:26
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 14:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Intégrer des notices aux registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,710 +1,567 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
4 4  
5 -= **Introduction** =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
8 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
6 6  
10 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
11 +)))
7 7  
8 -== Réglementation ==
13 +(((
14 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
9 9  
16 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
10 10  
11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
18 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
12 12  
23 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
13 13  
14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
25 +== Principe général ==
15 15  
16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
27 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
30 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
17 17  
18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
19 19  
35 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
20 20  
21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
37 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
38 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
39 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
22 22  
23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 -
25 -
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 -
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 -
30 -
31 -== Modalités pratiques ==
32 -
33 -
34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 -
36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 -* En conformité avec les exigences légales
40 -
41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 -
43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 -
45 -
46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 -
48 -
49 -(% class="box warningmessage" %)
50 -(((
51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 -)))
53 -
54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
55 -
56 -* //Table documentaire des Biens//
57 -* //Table documentaire des Entrées//
58 -
59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
60 -
61 -* //Registre des biens affectés//
62 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
63 -
64 -**Vocabulaire à proscrire :**
65 -
66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
67 -
68 68  (% class="box infomessage" %)
69 69  (((
70 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
43 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
71 71  )))
72 72  
46 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 73  
74 74  
49 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 76  
52 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
77 77  
54 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
78 78  
56 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
57 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
58 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
79 79  
60 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
61 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
62 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
63 +Entrée : 2025.1
80 80  
65 +Bien : 2025.1.1
66 +)))
67 +|(((
68 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
69 +)))|(% style="width:209px" %)(((
70 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
81 81  
72 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
82 82  
74 +Si biens remarquables : saisie individuelle
75 +)))|(% style="width:302px" %)(((
76 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
77 +- Joindre un document descriptif
83 83  
79 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
84 84  
81 +- Numérotation :
82 +• Ensemble : année.numérolot.0
83 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
84 +)))|(% style="width:257px" %)(((
85 +Entrée : 2011.3
85 85  
86 -== Attention : le registre papier fait foi ==
87 +Ensemble : 2011.3.0
87 87  
89 +1er bien : 2011.3.1
88 88  
89 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
91 +2eme bien : 2011.3.2
90 90  
91 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
92 -
93 -(% class="box warningmessage" %)
94 -(((
95 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
93 +
96 96  )))
95 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
96 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
97 97  
98 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
99 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
100 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
101 +Entrée : D2025.1
98 98  
99 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
100 -
101 -
102 -=== Nouvelles acquisitions ===
103 -
104 -
105 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
106 -
107 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
108 -
109 -
110 -(% class="box infomessage" %)
111 -(((
112 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
103 +Bien : D2025.1.1
113 113  )))
105 +|(((
106 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
114 114  
115 -
116 -=== Inventaire rétrospectifs ===
117 -
118 -
119 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
120 -
121 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
122 122  
109 +)))|(% style="width:209px" %)(((
110 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
123 123  
124 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
112 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
125 125  
126 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
114 +Si biens remarquables : saisie individuelle
115 +)))|(% style="width:302px" %)(((
116 +- Saisie immédiate ou différée
117 +- Joindre un document descriptif
127 127  
128 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
119 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
120 +- Numérotation :
121 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
122 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
123 +)))|(% style="width:257px" %)(((
124 +Entrée : D2011.1
129 129  
126 +Ensemble : D2011.1.0
130 130  
131 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
128 +1er bien : D2011.1.1
132 132  
133 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
134 -* le numéro de lot : 0
135 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
136 -
137 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
138 -
139 -
140 -[[image:1747723638621-244.png]]
141 -
142 -(% style="text-align: center;" %)
143 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
144 -
145 -
146 -
147 -[[image:1747723844014-278.png]]
148 -
149 -(% style="text-align: center;" %)
150 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
151 -
152 -
153 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
154 -
155 -
156 -(% class="box infomessage" %)
157 -(((
158 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
159 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
160 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
130 +2eme bien : D2011.1.2
161 161  )))
132 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
133 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
162 162  
135 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
136 +)))|(% style="width:302px" %)(((
137 +- Entrée liée : année.0
138 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
163 163  
164 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
165 165  
141 +- Numérotation biens :
142 +• Bien simple : année.0.numérobien
143 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
144 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
145 +)))|(% style="width:257px" %)(((
146 +Entrée : 2011.0
166 166  
167 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
148 +Bien : 2011.0.35
168 168  
169 169  
170 -=== Récolement décennal ===
151 +**Ensembles complexes **:
171 171  
153 +Entrée : 2011.0
172 172  
173 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
155 +Ensemble : 2011.0.36.0
174 174  
175 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
176 -
177 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
178 -
179 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
180 -
181 -
182 -=== Ensembles complexes ===
183 -
184 -
185 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
186 -
187 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
188 -
189 -(% class="box successmessage" %)
190 -(((
191 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
157 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
192 192  )))
159 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
160 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
161 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
162 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
163 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
164 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
165 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
193 193  
194 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
167 +== Champs obligatoires pour le registre ==
195 195  
196 -* 2011.0.1               bien simple
197 -* 2011.0.2               bien simple
198 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
199 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
200 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
201 -* 2011.0.4               bien simple
202 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
203 -* etc.
169 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
170 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
204 204  
205 -= Saisie des données nécessaires au registres =
206 -
207 -
208 -== Champs obligatoires en saisie ==
209 -
210 -
211 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
212 -
213 213  (% class="box warningmessage" %)
214 214  (((
215 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
174 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
216 216  )))
217 217  
218 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
177 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
219 219  
220 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
179 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
180 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
221 221  
222 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
182 +=== Table Entrées ===
223 223  
224 -* Mode acquisition (thésaurus)
225 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
184 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
185 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
226 226  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
227 227  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
228 228  * Référence de l’acte
229 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
230 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
189 +* Date de l’acte d’acquisition
190 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
231 231  
232 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
192 +=== Table Biens ===
233 233  
194 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
195 +
234 234  * Numéro d’inventaire
235 -* Date d’affectation
236 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
237 -* Prix d’achat
197 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
238 238  * Domaine (thésaurus)
239 239  * Dénomination (thésaurus)
240 240  * Matières/techniques (thésaurus)
241 241  * Dimensions
242 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
243 -* Date du constat état (assistant datation)
244 -* État de conservation (liste de contrôle)
202 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
203 +* Prix d’achat
204 +* Inscriptions (thésaurus)
205 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
245 245  
246 -(% class="box infomessage" %)
247 -(((
248 -(% style="text-align: center;" %)
249 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
250 -)))
207 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
251 251  
252 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
209 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
253 253  
211 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
254 254  
255 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
213 +(((
214 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
215 +)))
256 256  
217 +(((
218 +Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
219 +)))
257 257  
258 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
221 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 259  
223 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
260 260  
261 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
262 -
263 -
264 -[[image:1747723969669-261.png]]
265 -
266 -(% style="text-align: center;" %)
267 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
268 -
269 -
270 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
271 -
272 -
273 -[[image:1747724102358-210.png]]
274 -
275 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
276 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
277 -
278 -
279 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
280 280  (((
281 -(% style="text-align: left;" %)
282 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
226 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
283 283  )))
284 284  
229 +(((
230 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
285 285  
286 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
232 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
233 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
287 287  
235 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
236 +)))
288 288  
289 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
238 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 290  
291 291  
292 -[[image:1747724180433-782.png]]
241 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293 293  
294 -(% style="text-align: center;" %)
295 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
243 +== Valider ou refuser la saisie ==
296 296  
245 +Dans la barre d’outils :
297 297  
298 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
247 +* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
248 +* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
299 299  
300 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
250 +=== Cas 1 : validation de la saisie ===
301 301  
252 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302 302  
303 -[[image:1747724251875-618.png]]
304 304  
305 -(% style="text-align: center;" %)
306 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
255 +=== Cas 2 : refus de la saisie ===
307 307  
257 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 308  
309 -(% class="box infomessage" %)
310 310  (((
311 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
260 +
312 312  )))
313 313  
314 -
315 -=== Biens ===
316 -
317 -
318 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
319 -
320 -
321 -[[image:1747724329047-588.png]]
322 -
323 -(% style="text-align: center;" %)
324 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
325 -
326 -
327 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
328 -
329 -
330 -(% class="box infomessage" %)
331 331  (((
332 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
264 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 333  )))
334 334  
335 -[[image:1747724385543-970.png]]
336 336  
337 -(% style="text-align: center;" %)
338 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
268 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 339  
340 340  
341 -(% class="box warningmessage" %)
342 -(((
343 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
344 -)))
271 +== Lancer l’intégration au registre ==
345 345  
273 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
346 346  
347 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
275 +(((
276 +Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
348 348  
349 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
278 +**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
350 350  
280 +* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
281 +* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
351 351  
352 -[[image:1747725032932-364.png]]
353 -
354 -
355 -=== Biens : Ensembles complexes ===
356 -
357 -
358 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
359 -
360 -
361 -[[image:1747725129124-544.png]]
362 -
363 -
364 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
365 -
366 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
367 -
368 -
369 -[[image:1747725362450-684.png]]
370 -
371 -
372 372  (% class="box infomessage" %)
373 373  (((
374 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
285 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
375 375  )))
287 +)))
376 376  
377 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
289 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378 378  
379 -[[image:1747725317402-667.png]]
380 380  
292 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
381 381  
382 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
294 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 383  
384 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
385 385  
297 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
386 386  
387 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
299 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 388  
389 389  
390 -=== Entrée ===
302 +== Confirmer l’intégration ==
391 391  
304 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
392 392  
393 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
306 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
394 394  
308 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
395 395  
396 -[[image:1747725797202-722.png]]
397 397  
311 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398 398  
399 -=== Biens ===
400 400  
314 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401 401  
402 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
403 403  
404 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
317 += Consulter et éditer les registres =
405 405  
319 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
406 406  
407 -[[image:1747725926983-893.png]]
321 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
408 408  
323 +== Consulter le registre ==
409 409  
325 +1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
326 +1. (((
327 +Renseignez les critères de filtrage :
410 410  
411 -[[image:1747727404840-527.png]]
329 +* **Année d’inscription au registre**
330 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
331 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
332 +)))
333 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
412 412  
335 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
413 413  
414 -= Intégration des notices biens au registre =
337 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
415 415  
416 416  
417 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
340 +== Éditer le registre ==
418 418  
342 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
419 419  
420 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
344 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
345 +1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
346 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
347 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
421 421  
422 -
423 -[[image:1747732762213-559.png]]
424 -
425 -
426 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
427 -
428 428  (% class="box infomessage" %)
429 429  (((
430 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
351 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
352 +)))
431 431  
432 -* Avis des instances scientifiques
433 -* Prix
434 -* Inscriptions
435 -* Constat d’état initial
436 -
437 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
438 -
439 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
354 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440 440  )))
441 441  
442 -[[image:1747732693654-638.png]]
443 443  
444 444  
445 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
446 446  
447 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
448 448  
449 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
450 450  
451 451  
452 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
453 453  
454 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
455 455  
456 456  
457 -[[image:1747733244856-550.png]]
458 458  
459 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
460 -.
461 461  
462 -[[image:1747733341634-347.png]]
463 463  
464 -(% class="wikigeneratedid" %)
465 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
466 466  
467 467  
468 -[[image:1747733457810-510.png]]
469 469  
470 470  
471 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
373 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
472 472  
473 473  
376 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474 474  
475 -[[image:1747734678656-824.png]]
476 476  
379 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477 477  
478 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
479 479  
480 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
382 +== Page de garde et annexes aux registres papier ==
481 481  
384 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
482 482  
483 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
386 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
484 484  
388 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
485 485  
486 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
390 +
391 +)))
487 487  
393 +(((
394 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
488 488  
489 489  
490 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
397 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
491 491  
492 -[[image:1747733892872-758.png]]
399 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
400 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
493 493  
494 -
495 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
496 -
497 -[[image:1747733938343-251.png]]
498 -
499 -(% class="box warningmessage" %)
402 +(% class="box infomessage" %)
500 500  (((
501 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
404 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
502 502  )))
503 503  
504 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
407 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
505 505  
506 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
507 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
409 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
410 +1. (((
411 +Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
508 508  
509 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
413 +* (((
414 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
510 510  
416 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
417 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
418 +)))
419 +* (((
420 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
511 511  
512 -= Édition des registres =
513 -
514 -
515 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
516 -
517 -[[image:1747734834496-206.png]]
518 -
519 -
520 -(% class="box infomessage" %)
521 -(((
522 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
422 +* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
423 +* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
523 523  )))
425 +)))
524 524  
525 -Il est possible de sélectionner :
427 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
526 526  
527 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
528 -* L’année d'inscription au registre
529 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
530 530  
531 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
430 +[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532 532  
533 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
534 534  
433 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
535 535  
536 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
435 +Depuis la notice du bien, renseignez :
537 537  
538 -[[image:1747734875829-175.png]]
437 +1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
438 +1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
539 539  
540 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
440 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
541 541  
542 -[[image:1747734980868-601.png]]
543 543  
544 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
443 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
545 545  
546 -[[image:1747735028293-815.png]]
445 +Utilisez la fonction d’association multiple :
547 547  
447 +1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
448 +1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
548 548  
450 +[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
549 549  
550 -Résultat :
551 551  
552 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
453 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
553 553  
554 554  
555 -(% class="wikigeneratedid" %)
556 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
456 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
557 557  
558 558  
559 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
459 +== Radier le bien du registre des dépôts ==
560 560  
461 +1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
462 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
463 +1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
561 561  
562 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
563 -
564 -(% class="box successmessage" %)
465 +(% class="box infomessage" %)
565 565  (((
566 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
467 +Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
567 567  )))
568 568  
569 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
470 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
570 570  
571 -(% class="box successmessage" %)
572 -(((
573 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
574 -)))
575 575  
473 +[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
576 576  
577 -[[image:1747735219379-682.png]]
578 578  
476 +[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
579 579  
580 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
581 581  
582 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
479 +[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
583 583  
584 584  
482 +[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
585 585  
586 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
587 587  
485 +== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
588 588  
589 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
487 +1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
488 +1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
489 +1. (((
490 +Renseignez :
590 590  
591 -(% class="box successmessage" %)
592 -(((
593 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
492 +* le **nouveau numéro d’inventaire**,
493 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
494 +* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
594 594  )))
496 +1. Enregistrez la notice.
497 +1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
498 +1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
595 595  
596 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
500 +[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
597 597  
598 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
599 -* Radier le bien du registre des dépôts
600 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
601 601  
602 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
503 +[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
603 603  
604 604  
605 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
506 +[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
606 606  
607 607  
608 -[[image:1747739157175-278.png]]
509 +[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
609 609  
610 610  
611 -[[image:1747739231189-417.png]]
512 +[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
612 612  
613 613  
515 +[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
614 614  
615 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
616 616  
617 -Si besoin de gérer des lots de biens, effectuer une recherche dans la table des biens, sélectionner les biens à rattacher à l'entrée et cliquer sur la fonctionnalité d'attachement : [[image:1747739339469-836.png]]
518 +[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
618 618  
619 -[[image:1747739407732-932.png]]
620 620  
621 621  
622 -* Associations disponibles : choisir Entrée.
623 -* Associé à : choisir l'entrée à associer.
624 -* Lancer le traitement.
625 625  
626 -[[image:1747739380385-184.png]]
627 627  
628 -
629 -== Radiation du registre des dépôts ==
630 -
631 -
632 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
633 -
634 -
635 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
636 -
637 -[[image:1747739687774-731.png]]
638 -
639 -
640 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
641 -
642 -
643 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
644 -
645 -[[image:1747739728922-844.png]]
646 -
647 -
648 -(% class="box successmessage" %)
649 -(((
650 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
524 +
651 651  )))
652 -
653 -
654 -[[image:1747739870875-332.png]]
655 -
656 -
657 -(% class="box warningmessage" %)
526 +)))|(% style="width:300px" %)(((
527 +(% class="box" %)
658 658  (((
659 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
529 +**Sommaire**
530 +
531 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
660 660  )))
661 661  
662 -
663 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
664 -
665 -[[image:1747739908497-919.png]]
666 -
667 -
668 -(% style="text-align: center;" %)
669 -[[image:1747739946868-909.png]]
670 -
671 -
672 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
673 -
674 -
675 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
676 -
677 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
678 -
679 -
680 -[[image:1747740027614-948.png]]
681 -
682 -
683 -[[image:1747740075472-359.png]]
684 -
685 -
686 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
687 -
688 -
689 -[[image:1747740216286-288.png]]
690 -
691 -
692 -(% class="box warningmessage" %)
534 +(% class="box" %)
693 693  (((
694 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
536 +**Aller plus loin**
537 +
538 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
539 +* Saisir une entrée
540 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
541 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
542 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
543 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
544 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
545 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
546 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
547 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
695 695  )))
696 696  
697 -
698 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
699 -
700 -
701 -[[image:1747740258746-408.png]]
702 -
703 -
704 -[[image:1747740398485-927.png]]
705 -
706 -
707 -(% class="box warningmessage" %)
550 +(% class="box" %)
708 708  (((
709 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
552 +**Icônes principales**
553 +
554 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
555 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
556 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
557 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
558 +* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
559 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
560 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
561 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
562 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
563 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
710 710  )))
565 +)))
566 +
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