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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 14.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:10
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 08:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 +
5 5  = **Introduction** =
6 6  
7 7  
... ... @@ -73,15 +73,6 @@
73 73  
74 74  
75 75  
76 -
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -
82 -
83 -
84 -
85 85  == Attention : le registre papier fait foi ==
86 86  
87 87  
... ... @@ -257,11 +257,10 @@
257 257  === Entrées : nouvelle acquisition ===
258 258  
259 259  
260 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
252 +Sélectionner la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées.
261 261  
254 +[[image:1708087628396-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="428" width="950" class="img-thumbnail"]]
262 262  
263 -[[image:1747723969669-261.png]]
264 -
265 265  (% style="text-align: center;" %)
266 266  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
267 267  
... ... @@ -269,16 +269,16 @@
269 269  Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
270 270  
271 271  
272 -[[image:1747724102358-210.png]]
263 +[[image:1708087823409-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="555" width="1162" class="img-thumbnail"]]
273 273  
274 274  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
275 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
266 +//Visualisation de la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées//
276 276  
277 277  
278 278  (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
279 279  (((
280 280  (% style="text-align: left;" %)
281 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
272 +//Dans la grille de saisie « Acquisition » de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
282 282  )))
283 283  
284 284  
... ... @@ -288,7 +288,7 @@
288 288  Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
289 289  
290 290  
291 -[[image:1747724180433-782.png]]
282 +[[image:1708088207485-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="493" width="1153" class="img-thumbnail"]]
292 292  
293 293  (% style="text-align: center;" %)
294 294  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
... ... @@ -298,13 +298,13 @@
298 298  
299 299  Renseigner, à minima, le statut juridique.
300 300  
292 +[[image:1708088144185-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="551" width="1172" class="img-thumbnail"]]
301 301  
302 -[[image:1747724251875-618.png]]
303 -
304 304  (% style="text-align: center;" %)
305 305  //Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
306 306  
307 307  
298 +
308 308  (% class="box infomessage" %)
309 309  (((
310 310  //Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
... ... @@ -311,13 +311,14 @@
311 311  )))
312 312  
313 313  
305 +
314 314  === Biens ===
315 315  
316 316  
317 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
309 +Sélectionner la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens.
318 318  
319 319  
320 -[[image:1747724329047-588.png]]
312 +[[image:1708091459332-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="449" width="1074" class="img-thumbnail"]]
321 321  
322 322  (% style="text-align: center;" %)
323 323  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
... ... @@ -331,10 +331,10 @@
331 331  //Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
332 332  )))
333 333  
334 -[[image:1747724385543-970.png]]
326 +[[image:1708091600416-827.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="574" width="1122" class="img-thumbnail"]]
335 335  
336 336  (% style="text-align: center;" %)
337 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
329 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens//
338 338  
339 339  
340 340  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -345,19 +345,19 @@
345 345  
346 346  Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
347 347  
348 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
340 +Cliquer sur l'icône [[image:2022-02-28_14h56_10.png||height="36" width="42" class="img-thumbnail"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
349 349  
350 350  
351 -[[image:1747725032932-364.png]]
343 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="995" class="img-thumbnail"]]
352 352  
353 353  
354 354  === Biens : Ensembles complexes ===
355 355  
356 356  
357 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
349 +Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
358 358  
359 359  
360 -[[image:1747725129124-544.png]]
352 +[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
361 361  
362 362  
363 363  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -364,10 +364,9 @@
364 364  
365 365  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
366 366  
359 +[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
367 367  
368 -[[image:1747725362450-684.png]]
369 369  
370 -
371 371  (% class="box infomessage" %)
372 372  (((
373 373  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -375,7 +375,7 @@
375 375  
376 376  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
377 377  
378 -[[image:1747725317402-667.png]]
369 +[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
379 379  
380 380  
381 381  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -383,6 +383,7 @@
383 383  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
384 384  
385 385  
377 +
386 386  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
387 387  
388 388  
... ... @@ -389,27 +389,24 @@
389 389  === Entrée ===
390 390  
391 391  
392 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
384 +Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
393 393  
394 394  
395 -[[image:1747725797202-722.png]]
387 +[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
396 396  
397 397  
398 398  === Biens ===
399 399  
400 400  
401 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
402 -
403 403  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
404 404  
405 405  
406 -[[image:1747725926983-893.png]]
396 +[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
407 407  
408 408  
399 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
409 409  
410 -[[image:1747727404840-527.png]]
411 411  
412 -
413 413  = Intégration des notices biens au registre =
414 414  
415 415  
... ... @@ -416,85 +416,64 @@
416 416  === Validation de la saisie d'un Bien ===
417 417  
418 418  
419 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
408 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
420 420  
421 421  
422 -[[image:1747732762213-559.png]]
411 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
423 423  
424 424  
425 425  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
426 426  
427 -(% class="box infomessage" %)
428 -(((
429 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
416 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
430 430  
431 -* Avis des instances scientifiques
432 -* Prix
433 -* Inscriptions
434 -* Constat d’état initial
418 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
435 435  
436 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
420 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
437 437  
438 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
439 -)))
422 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
440 440  
441 -[[image:1747732693654-638.png]]
424 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
442 442  
443 -
444 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
445 -
446 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
447 -
448 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
449 -
450 -
451 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
452 -
453 453  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
454 454  
428 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
455 455  
456 -[[image:1747733244856-550.png]]
430 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
457 457  
458 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
459 -.
432 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
460 460  
461 -[[image:1747733341634-347.png]]
462 -
463 463  (% class="wikigeneratedid" %)
464 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
435 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
465 465  
437 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
466 466  
467 -[[image:1747733457810-510.png]]
439 +(% class="wikigeneratedid" %)
440 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
468 468  
442 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
469 469  
470 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
444 +(% class="wikigeneratedid" %)
445 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
471 471  
447 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
472 472  
473 473  
474 -[[image:1747734678656-824.png]]
475 475  
451 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
476 476  
477 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
478 478  
479 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
480 480  
481 -
482 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
483 -
484 -
485 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
486 -
487 -
488 -
489 489  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
490 490  
491 -[[image:1747733892872-758.png]]
492 492  
458 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
493 493  
460 +
494 494  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
495 495  
496 -[[image:1747733938343-251.png]]
463 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
497 497  
465 +
498 498  (% class="box warningmessage" %)
499 499  (((
500 500  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -511,11 +511,15 @@
511 511  = Édition des registres =
512 512  
513 513  
514 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
482 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
515 515  
516 -[[image:1747734834496-206.png]]
517 517  
485 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
518 518  
487 +
488 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
489 +
490 +
519 519  (% class="box infomessage" %)
520 520  (((
521 521  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -532,23 +532,25 @@
532 532  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
533 533  
534 534  
535 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
507 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
536 536  
537 -[[image:1747734875829-175.png]]
509 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
538 538  
539 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
540 540  
541 -[[image:1747734980868-601.png]]
512 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
542 542  
543 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
514 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
544 544  
545 -[[image:1747735028293-815.png]]
546 546  
517 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
547 547  
519 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
548 548  
521 +
522 +
549 549  Résultat :
550 550  
551 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
525 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
552 552  
553 553  
554 554  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -560,28 +560,29 @@
560 560  
561 561  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
562 562  
537 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
538 +
563 563  (% class="box successmessage" %)
564 564  (((
565 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
541 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
566 566  )))
567 567  
568 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
569 569  
545 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
546 +
570 570  (% class="box successmessage" %)
571 571  (((
572 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
549 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
573 573  )))
574 574  
575 575  
576 -[[image:1747735219379-682.png]]
553 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
577 577  
578 578  
579 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
556 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
580 580  
581 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
582 582  
583 583  
584 -
585 585  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
586 586  
587 587  
... ... @@ -601,26 +601,22 @@
601 601  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
602 602  
603 603  
604 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
579 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
605 605  
606 606  
607 -[[image:1747739157175-278.png]]
582 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
608 608  
609 609  
610 -[[image:1747739231189-417.png]]
585 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
611 611  
612 612  
613 613  
614 614  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
615 615  
616 -Si plusieurs biens à traiter, effectuer une recherche dans la table des biens, sélectionner les biens à rattacher à cette entrée et cliquer sur la fonctionnalité d'attachement : [[image:1747739339469-836.png]]
617 617  
618 -[[image:1747739407732-932.png]]
592 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
619 619  
620 620  
621 -[[image:1747739380385-184.png]]
622 -
623 -
624 624  == Radiation du registre des dépôts ==
625 625  
626 626  
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