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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 14.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:10
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modifié par admin admin
sur 2025/08/12 15:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,706 +1,429 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
4 4  
5 -= **Introduction** =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +En casLa gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**.
6 6  
9 +Qu’il s’agisse :
7 7  
8 -== Réglementation ==
11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
9 9  
15 +chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données.
10 10  
11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
17 +Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée.
18 +)))
12 12  
20 +(((
21 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
13 13  
14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
23 +Les mises à jour reposent sur les textes suivants :
15 15  
16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
25 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
26 +|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
27 +|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
28 +|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|(((
29 +Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
30 +)))
17 17  
18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
32 += Exploiter les outils de Flora =
19 19  
34 +== Connaître les règles de base ==
20 20  
21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
36 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
37 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
38 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
39 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
40 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
22 22  
23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
42 +== Utiliser les grilles spécifiques ==
24 24  
44 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
25 25  
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
46 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres.
27 27  
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
48 +Ces grilles dédiées :
29 29  
50 +* filtrent l’affichage aux seuls champs requis,
51 +* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//),
52 +* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas,
53 +* préparent l’intégration au registre papier.
30 30  
31 -== Modalités pratiques ==
32 -
33 -
34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 -
36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 -* En conformité avec les exigences légales
40 -
41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 -
43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 -
45 -
46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 -
48 -
49 -(% class="box warningmessage" %)
50 -(((
51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 -)))
53 -
54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
55 -
56 -* //Table documentaire des Biens//
57 -* //Table documentaire des Entrées//
58 -
59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
60 -
61 -* //Registre des biens affectés//
62 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
63 -
64 -**Vocabulaire à proscrire :**
65 -
66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
67 -
68 68  (% class="box infomessage" %)
69 69  (((
70 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
57 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
71 71  )))
72 72  
60 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 73  
74 74  
63 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 76  
66 +== Adapter la saisie selon la nature des biens ==
77 77  
68 +La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.).
78 78  
70 +Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité.
79 79  
80 -
81 -
82 -
83 -
84 -
85 -== Attention : le registre papier fait foi ==
86 -
87 -
88 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
89 -
90 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
91 -
92 -(% class="box warningmessage" %)
72 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
73 +|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
74 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
76 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
77 +Entrée : 2025.1.1
78 +)))
79 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1
80 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
81 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
82 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
83 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
84 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
93 93  (((
94 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
86 +
95 95  )))
96 96  
89 +(((
90 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
97 97  
98 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
92 +- Joindre un document descriptif
99 99  
94 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
95 +)))
96 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3.1
100 100  
101 -=== Nouvelles acquisitions ===
99 +
100 +)))
101 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
102 +Ensemble : 2011.3.0
102 102  
104 +1er bien : 2011.3.1
103 103  
104 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
105 -
106 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
107 -
108 -
109 -(% class="box infomessage" %)
110 -(((
111 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
106 +2eme bien : 2011.3.2
112 112  )))
108 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
109 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
110 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
111 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
113 +Entrée : D2025.1
114 +)))
115 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1
116 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
113 113  
114 -
115 -=== Inventaire rétrospectifs ===
116 -
117 -
118 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
119 -
120 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
121 121  
120 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
123 +- Saisie immédiate ou différée
124 +- Joindre un document descriptif
122 122  
123 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
124 -
125 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
126 -
127 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
128 -
129 -
130 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
131 -
132 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
133 -* le numéro de lot : 0
134 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
135 -
136 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
137 -
138 -
139 -[[image:1747723638621-244.png]]
140 -
141 -(% style="text-align: center;" %)
142 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
143 -
144 -
145 -
146 -[[image:1747723844014-278.png]]
147 -
148 -(% style="text-align: center;" %)
149 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
150 -
151 -
152 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
153 -
154 -
155 -(% class="box infomessage" %)
156 -(((
157 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
158 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
159 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
126 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
127 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
128 +Entrée : D2011.1
160 160  )))
130 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
131 +Ensemble : D2011.1.0
161 161  
133 +1er bien : D2011.1.1
162 162  
163 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
164 -
165 -
166 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
167 -
168 -
169 -=== Récolement décennal ===
170 -
171 -
172 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
173 -
174 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
175 -
176 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
177 -
178 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
179 -
180 -
181 -=== Ensembles complexes ===
182 -
183 -
184 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
185 -
186 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
187 -
188 -(% class="box successmessage" %)
189 -(((
190 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
135 +2eme bien : D2011.1.2
191 191  )))
137 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
138 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
139 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
140 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
141 +Entrée : 2011.0
142 +
143 +)))
144 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35
145 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
146 +Ensemble : 2011.0.36.0
147 +)))
148 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
149 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
150 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
151 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
152 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
153 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
154 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
192 192  
193 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
156 +== Garantir la complétude des données ==
194 194  
195 -* 2011.0.1               bien simple
196 -* 2011.0.2               bien simple
197 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
198 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
199 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
200 -* 2011.0.4               bien simple
201 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
202 -* etc.
158 +L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**.
203 203  
204 -= Saisie des données nécessaires au registres =
160 +En cas d’information absente :
205 205  
162 +* saisir //« néant »// si l’absence est avérée,
163 +* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable.
206 206  
207 -== Champs obligatoires en saisie ==
165 +=== Table Entrées ===
208 208  
209 -
210 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
211 -
212 -(% class="box warningmessage" %)
213 -(((
214 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
215 -)))
216 -
217 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
218 -
219 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
220 -
221 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
222 -
223 -* Mode acquisition (thésaurus)
224 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
167 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
168 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
225 225  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
226 226  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
227 227  * Référence de l’acte
228 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
229 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
172 +* Date de l’acte d’acquisition
173 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
230 230  
231 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
175 +=== Table Biens ===
232 232  
177 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
178 +
233 233  * Numéro d’inventaire
234 -* Date d’affectation
235 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
236 -* Prix d’achat
180 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
237 237  * Domaine (thésaurus)
238 238  * Dénomination (thésaurus)
239 239  * Matières/techniques (thésaurus)
240 240  * Dimensions
241 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
242 -* Date du constat état (assistant datation)
243 -* État de conservation (liste de contrôle)
185 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
186 +* Prix d’achat
187 +* Inscriptions (thésaurus)
188 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
244 244  
245 -(% class="box infomessage" %)
246 -(((
247 -(% style="text-align: center;" %)
248 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
249 -)))
190 += Effectuer l’intégration d’une notice au registre =
250 250  
251 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
192 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire.
252 252  
194 +Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
253 253  
254 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
196 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
255 255  
256 -
257 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
258 -
259 -
260 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
261 -
262 -
263 -[[image:1747723969669-261.png]]
264 -
265 -(% style="text-align: center;" %)
266 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
267 -
268 -
269 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
270 -
271 -
272 -[[image:1747724102358-210.png]]
273 -
274 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
275 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
276 -
277 -
278 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
279 279  (((
280 -(% style="text-align: left;" %)
281 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
199 +* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien.
200 +* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**.
282 282  )))
283 283  
203 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 284  
285 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
205 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
286 286  
207 +(((
208 +1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils).
209 +1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète.
287 287  
288 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
211 +* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée.
212 +* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques.
289 289  
214 +(% start="3" %)
215 +1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**.
290 290  
291 -[[image:1747724180433-782.png]]
292 292  
293 -(% style="text-align: center;" %)
294 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
295 295  
219 +
220 +)))
296 296  
297 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
298 -
299 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
300 -
301 -
302 -[[image:1747724251875-618.png]]
303 -
304 -(% style="text-align: center;" %)
305 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
306 -
307 -
308 -(% class="box infomessage" %)
309 309  (((
310 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
223 +
311 311  )))
312 312  
226 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 313  
314 -=== Biens ===
315 315  
229 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 316  
317 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
231 +== Valider ou refuser la saisie ==
318 318  
233 +=== Valider la saisie ===
319 319  
320 -[[image:1747724329047-588.png]]
235 +En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice
321 321  
322 -(% style="text-align: center;" %)
323 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
237 +* passe en état **« saisie validée »**
238 +* peut être intégrée au registre.
324 324  
240 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
326 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
327 327  
243 +=== Refuser la saisie ===
328 328  
329 -(% class="box infomessage" %)
330 -(((
331 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
332 -)))
245 +En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**.
333 333  
334 -[[image:1747724385543-970.png]]
247 +* Elle passe alors en état **« saisie refusée »**
248 +* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer.
249 +* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
335 335  
336 -(% style="text-align: center;" %)
337 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
251 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  
339 -
340 -(% class="box warningmessage" %)
341 341  (((
342 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
254 +
343 343  )))
344 344  
345 -
346 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
347 -
348 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
349 -
350 -
351 -[[image:1747725032932-364.png]]
352 -
353 -
354 -=== Biens : Ensembles complexes ===
355 -
356 -
357 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
358 -
359 -
360 -[[image:1747725129124-544.png]]
361 -
362 -
363 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
364 -
365 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
366 -
367 -
368 -[[image:1747725362450-684.png]]
369 -
370 -
371 -(% class="box infomessage" %)
372 372  (((
373 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
258 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 374  )))
375 375  
376 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
377 377  
378 -[[image:1747725317402-667.png]]
262 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
379 379  
380 380  
381 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
265 +== Lancer l’intégration au registre ==
382 382  
383 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
267 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
384 384  
269 +(((
270 +1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
271 +1. Deux cas de figure :
385 385  
386 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
273 +* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît.
274 +Cliquer pour lancer l’intégration.
275 +* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter.
276 +Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer.
387 387  
388 388  
389 -=== Entrée ===
390 390  
391 -
392 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
393 -
394 -
395 -[[image:1747725797202-722.png]]
396 -
397 -
398 -=== Biens ===
399 -
400 -
401 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
402 -
403 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
404 -
405 -
406 -[[image:1747725926983-893.png]]
407 -
408 -
409 -
410 -[[image:1747727404840-527.png]]
411 -
412 -
413 -= Intégration des notices biens au registre =
414 -
415 -
416 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
417 -
418 -
419 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
420 -
421 -
422 -[[image:1747732762213-559.png]]
423 -
424 -
425 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
426 -
427 427  (% class="box infomessage" %)
428 428  (((
429 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
430 -
431 -* Avis des instances scientifiques
432 -* Prix
433 -* Inscriptions
434 -* Constat d’état initial
435 -
436 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
437 -
438 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
282 +Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat d’état initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF.
439 439  )))
284 +)))
440 440  
441 -[[image:1747732693654-638.png]]
286 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 442  
443 443  
444 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
289 +=== Cas 1 : champs obligatoires renseignés ===
445 445  
446 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
291 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
447 447  
448 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
449 449  
294 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
450 450  
451 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
296 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
453 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
454 454  
299 +== Confirmer l’intégration ==
455 455  
456 -[[image:1747733244856-550.png]]
301 +* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**.
302 +* La **date d’intégration** est enregistrée.
303 +* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien.
457 457  
458 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
459 -.
305 + 
460 460  
461 -[[image:1747733341634-347.png]]
307 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
462 462  
463 -(% class="wikigeneratedid" %)
464 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
465 465  
310 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 466  
467 -[[image:1747733457810-510.png]]
468 468  
313 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 469  
470 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
471 471  
316 += Consulter et éditer les registres =
472 472  
318 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
473 473  
474 -[[image:1747734678656-824.png]]
320 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
475 475  
322 +== Consulter le registre ==
476 476  
477 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
324 +1. Accédez au menu : **Registres >  Recherche**
325 +1. (((
326 +Renseignez les critères de filtrage :
478 478  
479 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
480 -
481 -
482 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
483 -
484 -
485 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
486 -
487 -
488 -
489 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
490 -
491 -[[image:1747733892872-758.png]]
492 -
493 -
494 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
495 -
496 -[[image:1747733938343-251.png]]
497 -
498 -(% class="box warningmessage" %)
499 -(((
500 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
328 +* **Année d’inscription au registre**
329 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
330 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
501 501  )))
332 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
502 502  
503 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
334 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
504 504  
505 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
506 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
336 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
507 507  
508 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
509 509  
339 +== Éditer le registre ==
510 510  
511 -= Édition des registres =
341 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
512 512  
343 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
344 +1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF).
345 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
346 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
513 513  
514 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
515 -
516 -[[image:1747734834496-206.png]]
517 -
518 -
519 519  (% class="box infomessage" %)
520 520  (((
521 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
350 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
522 522  )))
523 523  
524 -Il est possible de sélectionner :
353 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 +)))
525 525  
526 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
527 -* L’année d'inscription au registre
528 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
529 529  
530 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
531 531  
532 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
358 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
533 533  
534 534  
535 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
361 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 536  
537 -[[image:1747734875829-175.png]]
538 538  
539 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
364 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
540 540  
541 -[[image:1747734980868-601.png]]
542 542  
543 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
367 +== Ajouter la page de garde et les annexes ==
544 544  
545 -[[image:1747735028293-815.png]]
369 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
546 546  
371 +* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
372 +* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.
547 547  
374 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
548 548  
549 -Résultat :
550 -
551 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
552 -
553 -
554 -(% class="wikigeneratedid" %)
555 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
556 -
557 -
558 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
559 -
560 -
561 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
562 -
563 -(% class="box successmessage" %)
564 -(((
565 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
376 +
566 566  )))
567 567  
568 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
569 -
570 -(% class="box successmessage" %)
571 571  (((
572 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
573 -)))
380 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
574 574  
575 -
576 -[[image:1747735219379-682.png]]
577 -
578 -
579 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
580 -
581 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
582 -
583 -
584 -
585 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
586 -
587 -
588 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
589 -
590 -(% class="box successmessage" %)
591 -(((
592 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
382 +
593 593  )))
594 -
595 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
596 -
597 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
598 -* Radier le bien du registre des dépôts
599 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
600 -
601 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
602 -
603 -
604 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
605 -
606 -
607 -[[image:1747739157175-278.png]]
608 -
609 -
610 -[[image:1747739231189-417.png]]
611 -
612 -
613 -
614 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
615 -
616 -Si plusieurs biens à traiter, effectuer une recherche dans la table des biens, sélectionner les biens à rattacher à cette entrée et cliquer sur la fonctionnalité d'attachement : [[image:1747739339469-836.png]]
617 -
618 -[[image:1747739407732-932.png]]
619 -
620 -
621 -[[image:1747739380385-184.png]]
622 -
623 -
624 -== Radiation du registre des dépôts ==
625 -
626 -
627 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
628 -
629 -
630 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
631 -
632 -
633 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
634 -
635 -
636 -
637 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
638 -
639 -
640 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
641 -
642 -
643 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
644 -
645 -
646 -(% class="box successmessage" %)
384 +)))|(% style="width:300px" %)(((
385 +(% class="box" %)
647 647  (((
648 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
649 -)))
387 +**Sommaire**
650 650  
651 -
652 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
653 -
654 -
655 -(% class="box warningmessage" %)
656 -(((
657 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
389 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
658 658  )))
659 659  
660 -
661 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
662 -
663 -
664 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
665 -
666 -
667 -
668 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
669 -
670 -
671 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
672 -
673 -
674 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
675 -
676 -
677 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
678 -
679 -
680 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
681 -
682 -
683 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
684 -
685 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
686 -
687 -
688 -(% class="box warningmessage" %)
392 +(% class="box" %)
689 689  (((
690 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
394 +**Aller plus loin***
395 +
396 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
397 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
398 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
399 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
400 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
401 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
402 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
691 691  )))
692 692  
693 -
694 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
695 -
696 -
697 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
698 -
699 -
700 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
701 -
702 -
703 -(% class="box warningmessage" %)
405 +(% class="box" %)
704 704  (((
705 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
407 +**Icônes principales**
408 +
409 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
410 +
411 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
412 +
413 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
414 +
415 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
416 +
417 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
418 +
419 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
420 +
421 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
422 +
423 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
424 +
425 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
706 706  )))
427 +)))
428 +
429 +
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