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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 13.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 12:01
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 08:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,99 +1,179 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +
4 4  
5 -= **Introduction** =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
6 6  
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 +)))
7 7  
8 -== Réglementation ==
12 +(((
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
9 9  
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
10 10  
11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
12 12  
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
13 13  
14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
15 15  
16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
30 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
17 17  
18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
32 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 237px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 299px;" %)**Exemple(s)**
33 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
34 +Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
19 19  
36 +Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37 +)))|(% style="width:237px" %)(((
38 +Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
20 20  
21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
40 +Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
41 +)))|(% style="width:299px" %)(((
42 +Entrée : 2025.1
22 22  
23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
44 +Bien : 2025.1.1
45 +)))
46 +|(((
47 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
48 +)))|(% style="width:209px" %)(((
49 +Table des entrées : grille **Registre - Acquisition**
24 24  
51 +Table des biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
25 25  
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
53 +Si biens remarquables : saisie individuelle
54 +)))|(% style="width:237px" %)(((
55 +Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
27 27  
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
57 +Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
29 29  
59 +Joindre un document descriptif de l'ensemble
60 +)))|(% style="width:299px" %)(((
61 +Entrée : 2011.3
30 30  
31 -== Modalités pratiques ==
63 +Ensemble : 2011.3.0
32 32  
65 +1er bien remarquable : 2011.3.1
33 33  
34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
67 +2eme bien remarquable : 2011.3.2
35 35  
36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 -* En conformité avec les exigences légales
69 +
70 +)))
71 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
72 +Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
40 40  
41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
74 +Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
75 +)))|(% style="width:237px" %)(((
76 +Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
42 42  
43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
78 +Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
79 +)))|(% style="width:299px" %)(((
80 +Entrée : D2025.1
44 44  
82 +Bien : D2025.1.1
83 +)))
84 +|(((
85 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
45 45  
46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
87 +
88 +)))|(% style="width:209px" %)(((
89 +Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
47 47  
91 +Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
48 48  
49 -(% class="box warningmessage" %)
50 -(((
51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 -)))
93 +Si biens remarquables : saisie individuelle
94 +)))|(% style="width:237px" %)(((
95 +Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
53 53  
54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
97 +Biens remarquables :
55 55  
56 -* //Table documentaire des Biens//
57 -* //Table documentaire des Entrées//
99 +**D année.numérolot.1**,
58 58  
59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
101 +**D année.numérolot.2**...
60 60  
61 -* //Registre des biens affectés//
62 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
103 +Joindre un document descriptif de l'ensemble
104 +)))|(% style="width:299px" %)(((
105 +Entrée : D2011.1
63 63  
64 -**Vocabulaire à proscrire :**
107 +Ensemble : D2011.1.3.0
65 65  
66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
109 +1er bien remarquable : D2011.1.3.1
67 67  
68 -(% class="box infomessage" %)
69 -(((
70 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
111 +2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
71 71  )))
113 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
114 +Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
72 72  
116 +Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
117 +)))|(% style="width:237px" %)(((
118 +Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02.
73 73  
120 +Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
74 74  
122 +Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; **année.0.numérolot.numérobien **(bien remarquables)
123 +)))|(% style="width:299px" %)(((
124 +Entrée : 2011.0
75 75  
126 +Bien : 2011.0.35
76 76  
77 77  
129 +**Ensembles complexes **:
78 78  
131 +Entrée : 2011.0
79 79  
133 +Ensemble : 2011.0.36.0
80 80  
135 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
136 +)))
137 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
138 +Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
81 81  
140 +Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
141 +)))|(% style="width:237px" %)(((
142 +Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
143 +)))|(% style="width:299px" %)—
144 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
145 +Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
146 +)))|(% style="width:237px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:299px" %)—
82 82  
148 +
149 +)))
150 +)))|(% style="width:300px" %)(((
151 +(% class="box" %)
152 +(((
153 +**Sommaire**
154 +)))
83 83  
84 -== Attention : le registre papier fait foi ==
156 +(% class="box" %)
157 +(((
158 +**Aller plus loin**
85 85  
160 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
161 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
162 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
163 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
164 +)))
86 86  
87 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
88 -
89 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
90 -
91 -(% class="box warningmessage" %)
166 +(% class="box" %)
92 92  (((
93 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
168 +**Icônes principales**
94 94  )))
170 +)))
95 95  
96 96  
173 +
174 +
175 +
176 +
97 97  == Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
98 98  
99 99  
... ... @@ -159,7 +159,7 @@
159 159  )))
160 160  
161 161  
162 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
242 +==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
163 163  
164 164  
165 165  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -547,8 +547,7 @@
547 547  
548 548  Résultat :
549 549  
550 -(% style="text-align: center;" %)
551 -[[image:1747735058870-569.png]]
630 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
552 552  
553 553  
554 554  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -578,8 +578,7 @@
578 578  
579 579  __Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
580 580  
581 -(% style="text-align: center;" %)
582 -[[image:1747735284938-672.png]]
660 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
583 583  
584 584  
585 585  
... ... @@ -602,13 +602,13 @@
602 602  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
603 603  
604 604  
605 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
683 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
606 606  
607 607  
608 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
686 +[[image:1747739157175-278.png]]
609 609  
610 610  
611 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
689 +[[image:1747739231189-417.png]]
612 612  
613 613  
614 614  
... ... @@ -615,9 +615,44 @@
615 615  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
616 616  
617 617  
618 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
696 +==== Attachement unitaire ====
619 619  
698 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
620 620  
700 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
701 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
702 +
703 +[[image:1747740793119-487.png]]
704 +
705 +
706 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
707 +
708 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
709 +
710 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
711 +
712 +* Sélectionner les notices à rattacher
713 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
714 +
715 +[[image:1747740946609-961.png]]
716 +
717 +
718 +Première association à effectuer :
719 +
720 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
721 +* Lancer le traitement
722 +
723 +[[image:1747741015186-251.png]]
724 +
725 +
726 +Seconde association à effectuer :
727 +
728 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
729 +* Lancer le traitement
730 +
731 +[[image:1747741041295-431.png]]
732 +
733 +
621 621  == Radiation du registre des dépôts ==
622 622  
623 623  
... ... @@ -626,20 +626,17 @@
626 626  
627 627  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
628 628  
742 +[[image:1747739687774-731.png]]
629 629  
630 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
631 631  
632 -
633 -
634 634  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
635 635  
636 636  
637 637  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
638 638  
750 +[[image:1747739728922-844.png]]
639 639  
640 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
641 641  
642 -
643 643  (% class="box successmessage" %)
644 644  (((
645 645  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -646,7 +646,7 @@
646 646  )))
647 647  
648 648  
649 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
759 +[[image:1747739870875-332.png]]
650 650  
651 651  
652 652  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -657,9 +657,10 @@
657 657  
658 658  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
659 659  
770 +[[image:1747739908497-919.png]]
660 660  
661 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
662 662  
773 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
663 663  
664 664  
665 665  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -667,21 +667,21 @@
667 667  
668 668  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
669 669  
781 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
670 670  
671 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
672 672  
784 +[[image:1747740027614-948.png]]
673 673  
674 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
675 675  
787 +[[image:1747740075472-359.png]]
676 676  
677 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
678 678  
679 -
680 680  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
681 681  
682 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
683 683  
793 +[[image:1747740216286-288.png]]
684 684  
795 +
685 685  (% class="box warningmessage" %)
686 686  (((
687 687  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -691,13 +691,22 @@
691 691  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
692 692  
693 693  
694 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
695 -
696 -
697 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
698 -
699 -
700 700  (% class="box warningmessage" %)
701 701  (((
702 702  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
703 703  )))
809 +
810 +[[image:1747740258746-408.png]]
811 +
812 +
813 +[[image:1747740398485-927.png]]
814 +
815 +
816 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
817 +
818 +[[image:1747733815373-706.png]]
819 +
820 +
821 +Résultat :
822 +
823 +[[image:1747740624210-211.png]]
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