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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 13.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 12:01
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À la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 08:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 +
5 5  = **Introduction** =
6 6  
7 7  
... ... @@ -72,15 +72,6 @@
72 72  
73 73  
74 74  
75 -
76 -
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -
82 -
83 -
84 84  == Attention : le registre papier fait foi ==
85 85  
86 86  
... ... @@ -135,20 +135,19 @@
135 135  //Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
136 136  
137 137  
138 -[[image:1747723638621-244.png]]
130 +[[image:1708090174239-534.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="483" width="1038" class="img-thumbnail"]]
139 139  
140 140  (% style="text-align: center;" %)
141 141  //Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
142 142  
143 143  
136 +[[image:1708089989614-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="467" width="1043" class="img-thumbnail"]]
144 144  
145 -[[image:1747723844014-278.png]]
146 -
147 147  (% style="text-align: center;" %)
148 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
139 +//Visualisation de la notice entrée après enregistrement//
149 149  
150 150  
151 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
142 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MDE, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
152 152  
153 153  
154 154  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -256,11 +256,10 @@
256 256  === Entrées : nouvelle acquisition ===
257 257  
258 258  
259 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
250 +Sélectionner la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées.
260 260  
252 +[[image:1708087628396-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="428" width="950" class="img-thumbnail"]]
261 261  
262 -[[image:1747723969669-261.png]]
263 -
264 264  (% style="text-align: center;" %)
265 265  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
266 266  
... ... @@ -268,16 +268,16 @@
268 268  Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
269 269  
270 270  
271 -[[image:1747724102358-210.png]]
261 +[[image:1708087823409-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="555" width="1162" class="img-thumbnail"]]
272 272  
273 273  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
274 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
264 +//Visualisation de la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées//
275 275  
276 276  
277 277  (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
278 278  (((
279 279  (% style="text-align: left;" %)
280 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
270 +//Dans la grille de saisie « Acquisition » de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
281 281  )))
282 282  
283 283  
... ... @@ -287,7 +287,7 @@
287 287  Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
288 288  
289 289  
290 -[[image:1747724180433-782.png]]
280 +[[image:1708088207485-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="493" width="1153" class="img-thumbnail"]]
291 291  
292 292  (% style="text-align: center;" %)
293 293  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
... ... @@ -297,13 +297,13 @@
297 297  
298 298  Renseigner, à minima, le statut juridique.
299 299  
290 +[[image:1708088144185-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="551" width="1172" class="img-thumbnail"]]
300 300  
301 -[[image:1747724251875-618.png]]
302 -
303 303  (% style="text-align: center;" %)
304 304  //Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
305 305  
306 306  
296 +
307 307  (% class="box infomessage" %)
308 308  (((
309 309  //Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
... ... @@ -310,13 +310,14 @@
310 310  )))
311 311  
312 312  
303 +
313 313  === Biens ===
314 314  
315 315  
316 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
307 +Sélectionner la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens.
317 317  
318 318  
319 -[[image:1747724329047-588.png]]
310 +[[image:1708091459332-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="449" width="1074" class="img-thumbnail"]]
320 320  
321 321  (% style="text-align: center;" %)
322 322  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
... ... @@ -330,10 +330,10 @@
330 330  //Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
331 331  )))
332 332  
333 -[[image:1747724385543-970.png]]
324 +[[image:1708091600416-827.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="574" width="1122" class="img-thumbnail"]]
334 334  
335 335  (% style="text-align: center;" %)
336 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
327 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens//
337 337  
338 338  
339 339  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -344,19 +344,19 @@
344 344  
345 345  Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
346 346  
347 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
338 +Cliquer sur l'icône [[image:2022-02-28_14h56_10.png||height="36" width="42" class="img-thumbnail"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
348 348  
349 349  
350 -[[image:1747725032932-364.png]]
341 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="995" class="img-thumbnail"]]
351 351  
352 352  
353 353  === Biens : Ensembles complexes ===
354 354  
355 355  
356 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
347 +Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
357 357  
358 358  
359 -[[image:1747725129124-544.png]]
350 +[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
360 360  
361 361  
362 362  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -363,10 +363,9 @@
363 363  
364 364  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
365 365  
357 +[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
366 366  
367 -[[image:1747725362450-684.png]]
368 368  
369 -
370 370  (% class="box infomessage" %)
371 371  (((
372 372  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -374,7 +374,7 @@
374 374  
375 375  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
376 376  
377 -[[image:1747725317402-667.png]]
367 +[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
378 378  
379 379  
380 380  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -382,6 +382,7 @@
382 382  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
383 383  
384 384  
375 +
385 385  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
386 386  
387 387  
... ... @@ -388,27 +388,24 @@
388 388  === Entrée ===
389 389  
390 390  
391 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
382 +Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
392 392  
393 393  
394 -[[image:1747725797202-722.png]]
385 +[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
395 395  
396 396  
397 397  === Biens ===
398 398  
399 399  
400 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
401 -
402 402  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
403 403  
404 404  
405 -[[image:1747725926983-893.png]]
394 +[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
406 406  
407 407  
397 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
408 408  
409 -[[image:1747727404840-527.png]]
410 410  
411 -
412 412  = Intégration des notices biens au registre =
413 413  
414 414  
... ... @@ -415,85 +415,64 @@
415 415  === Validation de la saisie d'un Bien ===
416 416  
417 417  
418 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
406 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
419 419  
420 420  
421 -[[image:1747732762213-559.png]]
409 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
422 422  
423 423  
424 424  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
425 425  
426 -(% class="box infomessage" %)
427 -(((
428 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
414 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
429 429  
430 -* Avis des instances scientifiques
431 -* Prix
432 -* Inscriptions
433 -* Constat d’état initial
416 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
434 434  
435 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
418 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
436 436  
437 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
438 -)))
420 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
439 439  
440 -[[image:1747732693654-638.png]]
422 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
441 441  
442 -
443 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
444 -
445 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
446 -
447 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
448 -
449 -
450 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
451 -
452 452  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
453 453  
426 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
454 454  
455 -[[image:1747733244856-550.png]]
428 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
456 456  
457 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
458 -.
430 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
459 459  
460 -[[image:1747733341634-347.png]]
461 -
462 462  (% class="wikigeneratedid" %)
463 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
433 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
464 464  
435 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
465 465  
466 -[[image:1747733457810-510.png]]
437 +(% class="wikigeneratedid" %)
438 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
467 467  
440 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
468 468  
469 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
442 +(% class="wikigeneratedid" %)
443 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
470 470  
445 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
471 471  
472 472  
473 -[[image:1747734678656-824.png]]
474 474  
449 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
475 475  
476 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
477 477  
478 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
479 479  
480 -
481 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
482 -
483 -
484 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
485 -
486 -
487 -
488 488  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
489 489  
490 -[[image:1747733892872-758.png]]
491 491  
456 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
492 492  
458 +
493 493  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
494 494  
495 -[[image:1747733938343-251.png]]
461 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
496 496  
463 +
497 497  (% class="box warningmessage" %)
498 498  (((
499 499  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -510,11 +510,15 @@
510 510  = Édition des registres =
511 511  
512 512  
513 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
480 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
514 514  
515 -[[image:1747734834496-206.png]]
516 516  
483 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
517 517  
485 +
486 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
487 +
488 +
518 518  (% class="box infomessage" %)
519 519  (((
520 520  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -531,24 +531,25 @@
531 531  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
532 532  
533 533  
534 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
505 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
535 535  
536 -[[image:1747734875829-175.png]]
507 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
537 537  
538 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
539 539  
540 -[[image:1747734980868-601.png]]
510 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
541 541  
542 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
512 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
543 543  
544 -[[image:1747735028293-815.png]]
545 545  
515 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
546 546  
517 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
547 547  
519 +
520 +
548 548  Résultat :
549 549  
550 -(% style="text-align: center;" %)
551 -[[image:1747735058870-569.png]]
523 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
552 552  
553 553  
554 554  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -560,29 +560,29 @@
560 560  
561 561  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
562 562  
535 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
536 +
563 563  (% class="box successmessage" %)
564 564  (((
565 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
539 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
566 566  )))
567 567  
568 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
569 569  
543 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
544 +
570 570  (% class="box successmessage" %)
571 571  (((
572 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
547 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
573 573  )))
574 574  
575 575  
576 -[[image:1747735219379-682.png]]
551 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
577 577  
578 578  
579 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
554 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
580 580  
581 -(% style="text-align: center;" %)
582 -[[image:1747735284938-672.png]]
583 583  
584 584  
585 -
586 586  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
587 587  
588 588  
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