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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/20 15:44
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:19
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Mettre à jour les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,431 +1,683 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 -(% class="box" %)
6 -(((
7 -La gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**.
5 += **Introduction** =
8 8  
9 -Qu’il s’agisse :
10 10  
11 -* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 -* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 -* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
8 +== Réglementation ==
14 14  
15 -chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données.
16 16  
17 -Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée.
18 -)))
11 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
19 19  
20 -(((
21 -= Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
22 22  
23 -Les mises à jour reposent sur les textes suivants :
14 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
24 24  
25 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
26 -|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
27 -|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
28 -|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|(((
29 -Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
30 -)))
16 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
31 31  
32 -= Exploiter les outils de Flora =
18 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
33 33  
34 -== Connaître les règles de base ==
35 35  
36 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
37 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
38 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
39 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
40 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
21 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
41 41  
42 -== Utiliser les grilles spécifiques ==
23 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
43 43  
44 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
45 45  
46 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres.
26 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
47 47  
48 -Ces grilles dédiées :
28 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
49 49  
50 -* filtrent l’affichage aux seuls champs requis,
51 -* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//),
52 -* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas,
53 -* préparent l’intégration au registre papier.
54 54  
31 +== Modalités pratiques ==
32 +
33 +
34 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 +
36 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 +* En conformité avec les exigences légales
40 +
41 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 +
43 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 +
45 +
46 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 +
48 +
49 +(% class="box warningmessage" %)
50 +(((
51 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 +)))
53 +
54 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
55 +
56 +* //Table documentaire des Biens//
57 +* //Table documentaire des Entrées//
58 +
59 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
60 +
61 +* //Registre des biens affectés//
62 +* //Registre de biens reçus en dépôt//
63 +
64 +**Vocabulaire à proscrire :**
65 +
66 +* // Registre des entrées : il prête à confusion//
67 +
55 55  (% class="box infomessage" %)
56 56  (((
57 -**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
70 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
58 58  )))
59 59  
60 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 65  
66 -== Adapter la saisie selon la nature des biens ==
67 67  
68 -La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.).
78 +== Attention : le registre papier fait foi ==
69 69  
70 -Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité.
71 71  
72 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
73 -|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
74 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
75 -)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
76 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
77 -Entrée : 2025.1.1
78 -)))
79 -|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1
80 -|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
81 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
82 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
83 -Entrées : grille **Registre - Acquisition**
84 -)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
81 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
82 +
83 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
84 +
85 +(% class="box warningmessage" %)
85 85  (((
86 -
87 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
87 87  )))
88 88  
89 -(((
90 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
91 91  
92 -- Joindre un document descriptif
91 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
93 93  
94 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
95 -)))
96 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
97 -Entrée : 2011.3.1
98 98  
99 -
100 -)))
101 -|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
102 -Ensemble : 2011.3.0
94 +=== Nouvelles acquisitions ===
103 103  
104 -1er bien : 2011.3.1
105 105  
106 -2eme bien : 2011.3.2
97 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
98 +
99 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
100 +
101 +
102 +(% class="box infomessage" %)
103 +(((
104 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
107 107  )))
108 -|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
109 -|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
110 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
111 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
113 -Entrée : D2025.1
114 -)))
115 -|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1
116 -|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
117 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
118 118  
107 +
108 +=== Inventaire rétrospectifs ===
109 +
110 +
111 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
112 +
113 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
119 119  
120 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
121 -Entrées : grille **Registre - Dépôt**
122 -)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
123 -- Saisie immédiate ou différée
124 -- Joindre un document descriptif
125 125  
126 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
127 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
128 -Entrée : D2011.1
116 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
117 +
118 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
119 +
120 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
121 +
122 +
123 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
124 +
125 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
126 +* le numéro de lot : 0
127 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
128 +
129 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
130 +
131 +
132 +[[image:1747723638621-244.png]]
133 +
134 +(% style="text-align: center;" %)
135 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
136 +
137 +
138 +
139 +[[image:1747723844014-278.png]]
140 +
141 +(% style="text-align: center;" %)
142 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
143 +
144 +
145 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
146 +
147 +
148 +(% class="box infomessage" %)
149 +(((
150 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
151 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
152 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
129 129  )))
130 -|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
131 -Ensemble : D2011.1.0
132 132  
133 -1er bien : D2011.1.1
134 134  
135 -2eme bien : D2011.1.2
156 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
157 +
158 +
159 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
160 +
161 +
162 +=== Récolement décennal ===
163 +
164 +
165 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
166 +
167 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
168 +
169 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
170 +
171 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
172 +
173 +
174 +=== Ensembles complexes ===
175 +
176 +
177 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
178 +
179 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
180 +
181 +(% class="box successmessage" %)
182 +(((
183 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
136 136  )))
137 -|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
138 -|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
139 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
140 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
141 -Entrée : 2011.0
142 -
143 -)))
144 -|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35
145 -|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
146 -Ensemble : 2011.0.36.0
147 -)))
148 -|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
149 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
150 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
151 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
152 -|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
153 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
154 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
155 155  
156 -== Garantir la complétude des données ==
186 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
157 157  
158 -L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**.
188 +* 2011.0.1               bien simple
189 +* 2011.0.2               bien simple
190 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
191 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
192 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
193 +* 2011.0.4               bien simple
194 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
195 +* etc.
159 159  
160 -En cas d’information absente :
197 += Saisie des données nécessaires au registres =
161 161  
162 -* saisir //« néant »// si l’absence est avérée,
163 -* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable.
164 164  
165 -=== Table Entrées ===
200 +== Champs obligatoires en saisie ==
166 166  
167 -* Mode d’acquisition (thésaurus)
168 -* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
202 +
203 +Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
204 +
205 +(% class="box warningmessage" %)
206 +(((
207 +//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
208 +)))
209 +
210 +En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
211 +
212 +Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
213 +
214 +**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
215 +
216 +* Mode acquisition (thésaurus)
217 +* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
169 169  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
170 170  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
171 171  * Référence de l’acte
172 -* Date de l’acte d’acquisition
173 -* Mention des concours publics (AS / ANS)
221 +* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
222 +* Mention des concours publics (liste de contrôle)
174 174  
175 -=== Table Biens ===
224 +**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
176 176  
177 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
178 -
179 179  * Numéro d’inventaire
180 -* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
227 +* Date d’affectation
228 +* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
229 +* Prix d’achat
181 181  * Domaine (thésaurus)
182 182  * Dénomination (thésaurus)
183 183  * Matières/techniques (thésaurus)
184 184  * Dimensions
185 -* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
186 -* Prix d’achat
187 -* Inscriptions (thésaurus)
188 -* Constat d’état initial (date + état de conservation)
234 +* Type d’inscriptions (thésaurus)
235 +* Date du constat état (assistant datation)
236 +* État de conservation (liste de contrôle)
189 189  
190 -= Effectuer l’intégration d’une notice au registre =
238 +(% class="box infomessage" %)
239 +(((
240 +(% style="text-align: center;" %)
241 +//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
242 +)))
191 191  
192 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire.
244 +Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
193 193  
194 -Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
195 195  
196 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
247 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
197 197  
198 -(((
199 -* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien.
200 -* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**.
201 -)))
202 202  
203 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
204 204  
205 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
206 206  
207 -(((
208 -1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils).
209 -1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète.
253 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
210 210  
211 -* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée.
212 -* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques.
213 213  
214 -(% start="3" %)
215 -1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**.
256 +[[image:1747723969669-261.png]]
216 216  
258 +(% style="text-align: center;" %)
259 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
217 217  
218 218  
219 -
220 -)))
262 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
221 221  
264 +
265 +[[image:1747724102358-210.png]]
266 +
267 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
268 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
269 +
270 +
271 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
222 222  (((
223 -
273 +(% style="text-align: left;" %)
274 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
224 224  )))
225 225  
226 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 227  
278 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
228 228  
229 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
231 -== Valider ou refuser la saisie ==
281 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
232 232  
233 -=== Valider la saisie ===
234 234  
235 -En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice
284 +[[image:1747724180433-782.png]]
236 236  
237 -* passe en état **« saisie validée »**
238 -* peut être intégrée au registre.
286 +(% style="text-align: center;" %)
287 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
239 239  
240 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
290 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
242 242  
243 -=== Refuser la saisie ===
292 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
244 244  
245 -En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**.
246 246  
247 -* Elle passe alors en état **« saisie refusée »**
248 -* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer.
249 -* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
295 +[[image:1747724251875-618.png]]
250 250  
251 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 +(% style="text-align: center;" %)
298 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
252 252  
300 +
301 +(% class="box infomessage" %)
253 253  (((
254 -
303 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
255 255  )))
256 256  
306 +
307 +=== Biens ===
308 +
309 +
310 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
311 +
312 +
313 +[[image:1747724329047-588.png]]
314 +
315 +(% style="text-align: center;" %)
316 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
317 +
318 +
319 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
320 +
321 +
322 +(% class="box infomessage" %)
257 257  (((
258 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
259 259  )))
260 260  
327 +[[image:1747724385543-970.png]]
261 261  
262 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 +(% style="text-align: center;" %)
330 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
263 263  
264 264  
265 -== Lancer l’intégration au registre ==
333 +(% class="box warningmessage" %)
334 +(((
335 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
336 +)))
266 266  
267 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
268 268  
269 -(((
270 -1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
271 -1. Deux cas de figure :
339 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
272 272  
273 -* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît.
274 -Cliquer pour lancer l’intégration.
275 -* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter.
276 -Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer.
341 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
277 277  
278 278  
344 +[[image:1747725032932-364.png]]
279 279  
346 +
347 +=== Biens : Ensembles complexes ===
348 +
349 +
350 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
351 +
352 +
353 +[[image:1747725129124-544.png]]
354 +
355 +
356 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
357 +
358 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
359 +
360 +
361 +[[image:1747725362450-684.png]]
362 +
363 +
280 280  (% class="box infomessage" %)
281 281  (((
282 -Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat d’état initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF.
366 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
283 283  )))
284 -)))
285 285  
286 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
369 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
287 287  
371 +[[image:1747725317402-667.png]]
288 288  
289 -=== Cas 1 : champs obligatoires renseignés ===
290 290  
291 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
292 292  
376 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
293 293  
294 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
295 295  
296 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
379 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
297 297  
298 298  
299 -== Confirmer l’intégration ==
382 +=== Entrée ===
300 300  
301 -* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**.
302 -* La **date d’intégration** est enregistrée.
303 -* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien.
304 304  
385 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
305 305  
306 306  
307 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 +[[image:1747725797202-722.png]]
308 308  
309 309  
310 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 +=== Biens ===
311 311  
312 312  
313 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
314 314  
396 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
315 315  
316 -= Consulter et éditer les registres =
317 317  
318 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
399 +[[image:1747725926983-893.png]]
319 319  
320 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
321 321  
322 -== Consulter le registre ==
323 323  
324 -1. Accédez au menu : **Registres >  Recherche**
325 -1. (((
326 -Renseignez les critères de filtrage :
403 +[[image:1747727404840-527.png]]
327 327  
328 -* **Année d’inscription au registre**
329 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
330 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
405 +
406 += Intégration des notices biens au registre =
407 +
408 +
409 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
410 +
411 +
412 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
413 +
414 +
415 +[[image:1747732762213-559.png]]
416 +
417 +
418 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
419 +
420 +
421 +[[image:1747732693654-638.png]]
422 +
423 +
424 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
425 +
426 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
427 +
428 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
429 +
430 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
431 +
432 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
433 +
434 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
435 +
436 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
437 +
438 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
439 +
440 +(% class="wikigeneratedid" %)
441 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
442 +
443 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
444 +
445 +(% class="wikigeneratedid" %)
446 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
447 +
448 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
449 +
450 +(% class="wikigeneratedid" %)
451 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
452 +
453 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
454 +
455 +
456 +
457 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
458 +
459 +
460 +
461 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
462 +
463 +
464 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
465 +
466 +
467 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
468 +
469 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
470 +
471 +
472 +(% class="box warningmessage" %)
473 +(((
474 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
331 331  )))
332 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
333 333  
334 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
477 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
335 335  
336 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
479 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
480 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
337 337  
482 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
338 338  
339 -== Éditer le registre ==
340 340  
341 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
485 += Édition des registres =
342 342  
343 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
344 -1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF).
345 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
346 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
347 347  
488 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
489 +
490 +
491 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
492 +
493 +
494 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
495 +
496 +
348 348  (% class="box infomessage" %)
349 349  (((
350 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
499 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
351 351  )))
352 352  
353 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 -)))
502 +Il est possible de sélectionner :
355 355  
504 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
505 +* L’année d'inscription au registre
506 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
356 356  
508 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
357 357  
510 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
358 358  
359 359  
360 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
513 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
361 361  
515 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
362 362  
363 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 364  
518 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
365 365  
366 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
520 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
367 367  
368 368  
369 -== Ajouter la page de garde et les annexes ==
523 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
370 370  
371 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
525 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
372 372  
373 -* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
374 -* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.
375 375  
376 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 377  
378 -
379 -)))
529 +Résultat :
380 380  
381 -(((
382 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
531 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
383 383  
384 -
385 -)))
386 -)))|(% style="width:300px" %)(((
387 -(% class="box" %)
533 +
534 +(% class="wikigeneratedid" %)
535 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
536 +
537 +
538 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
539 +
540 +
541 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
542 +
543 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
544 +
545 +(% class="box successmessage" %)
388 388  (((
389 -**Sommaire**
547 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
548 +)))
390 390  
391 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
550 +
551 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
552 +
553 +(% class="box successmessage" %)
554 +(((
555 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
392 392  )))
393 393  
394 -(% class="box" %)
558 +
559 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
560 +
561 +
562 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
563 +
564 +
565 +
566 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
567 +
568 +
569 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
570 +
571 +(% class="box successmessage" %)
395 395  (((
396 -**Aller plus loin***
573 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
574 +)))
397 397  
398 -* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
399 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
400 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
401 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
402 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
403 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
404 -* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
576 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
577 +
578 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
579 +* Radier le bien du registre des dépôts
580 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
581 +
582 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
583 +
584 +
585 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
586 +
587 +
588 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
589 +
590 +
591 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
592 +
593 +
594 +
595 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
596 +
597 +
598 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
599 +
600 +
601 +== Radiation du registre des dépôts ==
602 +
603 +
604 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
605 +
606 +
607 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
608 +
609 +
610 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
611 +
612 +
613 +
614 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
615 +
616 +
617 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
618 +
619 +
620 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
621 +
622 +
623 +(% class="box successmessage" %)
624 +(((
625 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
405 405  )))
406 406  
407 -(% class="box" %)
628 +
629 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
630 +
631 +
632 +(% class="box warningmessage" %)
408 408  (((
409 -**Icônes principales**
634 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
635 +)))
410 410  
411 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
412 -
413 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
414 -
415 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
416 -
417 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
418 -
419 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
420 -
421 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
422 -
423 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
424 -
425 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
426 -
427 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
637 +
638 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
639 +
640 +
641 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
642 +
643 +
644 +
645 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
646 +
647 +
648 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
649 +
650 +
651 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
652 +
653 +
654 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
655 +
656 +
657 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
658 +
659 +
660 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
661 +
662 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
663 +
664 +
665 +(% class="box warningmessage" %)
666 +(((
667 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
428 428  )))
429 -)))
430 430  
431 -
670 +
671 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
672 +
673 +
674 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
675 +
676 +
677 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
678 +
679 +
680 +(% class="box warningmessage" %)
681 +(((
682 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
683 +)))
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