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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 127.1
modifié par admin admin
sur 2025/08/12 15:38
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À la version 52.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora
1 +Gérer les registres réglementaires
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,38 +1,26 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -En casLa gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**.
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
8 8  
9 -Qu’il s’agisse :
10 -
11 -* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 -* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 -* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
14 -
15 -chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données.
16 -
17 -Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée.
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
18 18  )))
19 19  
20 20  (((
21 -= Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
22 22  
23 -Les mises à jour reposent sur les textes suivants :
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
24 24  
25 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
26 -|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
27 -|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
28 -|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|(((
29 -Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
30 -)))
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
31 31  
32 -= Exploiter les outils de Flora =
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
33 33  
34 -== Connaître les règles de base ==
35 -
36 36  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
37 37  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
38 38  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -39,24 +39,31 @@
39 39  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
40 40  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
41 41  
42 -== Utiliser les grilles spécifiques ==
30 += Grilles de saisie à utiliser =
43 43  
44 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
32 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
45 45  
46 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres.
34 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
47 47  
48 -Ces grilles dédiées :
49 -
50 -* filtrent l’affichage aux seuls champs requis,
51 -* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//),
52 -* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas,
53 -* préparent l’intégration au registre papier.
54 -
55 55  (% class="box infomessage" %)
56 56  (((
57 57  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
58 58  )))
59 59  
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54 +
60 60  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
... ... @@ -63,71 +63,82 @@
63 63  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 65  
66 -== Adapter la saisie selon la nature des biens ==
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
67 67  
68 -La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.).
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
69 69  
70 -Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité.
71 -
72 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
73 -|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
74 74  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
75 -)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
76 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
77 -Entrée : 2025.1.1
70 +
71 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 +Entrée : 2025.1
75 +
76 +Bien : 2025.1.1
78 78  )))
79 -|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1
80 -|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
78 +|(((
81 81  **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
82 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
80 +)))|(% style="width:209px" %)(((
83 83  Entrées : grille **Registre - Acquisition**
84 -)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
85 -(((
86 -
87 -)))
88 88  
89 -(((
90 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
83 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
91 91  
85 +Si biens remarquables : saisie individuelle
86 +)))|(% style="width:302px" %)(((
87 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
92 92  - Joindre un document descriptif
93 93  
94 94  - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
95 -)))
96 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
97 -Entrée : 2011.3.1
98 98  
99 -
100 -)))
101 -|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
92 +- Numérotation :
93 +• Ensemble : année.numérolot.0
94 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 +)))|(% style="width:257px" %)(((
96 +Entrée : 2011.3
97 +
102 102  Ensemble : 2011.3.0
103 103  
104 104  1er bien : 2011.3.1
105 105  
106 106  2eme bien : 2011.3.2
103 +
104 +
107 107  )))
108 -|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
109 -|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
106 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
110 110  Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
111 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
108 +
109 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
113 113  Entrée : D2025.1
113 +
114 +Bien : D2025.1.1
114 114  )))
115 -|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1
116 -|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
116 +|(((
117 117  **Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
118 118  
119 119  
120 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
120 +)))|(% style="width:209px" %)(((
121 121  Entrées : grille **Registre - Dépôt**
122 -)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
122 +
123 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
124 +
125 +Si biens remarquables : saisie individuelle
126 +)))|(% style="width:302px" %)(((
123 123  - Saisie immédiate ou différée
124 124  - Joindre un document descriptif
125 125  
126 126  - Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
127 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
131 +- Numérotation :
132 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 +)))|(% style="width:257px" %)(((
128 128  Entrée : D2011.1
129 -)))
130 -|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
136 +
131 131  Ensemble : D2011.1.0
132 132  
133 133  1er bien : D2011.1.1
... ... @@ -134,35 +134,52 @@
134 134  
135 135  2eme bien : D2011.1.2
136 136  )))
137 -|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
138 -|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
143 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
139 139  Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
140 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
145 +
146 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 +)))|(% style="width:302px" %)(((
148 +- Entrée liée : année.0
149 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
150 +
151 +
152 +- Numérotation biens :
153 +• Bien simple : année.0.numérobien
154 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 +)))|(% style="width:257px" %)(((
141 141  Entrée : 2011.0
142 -
143 -)))
144 -|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35
145 -|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
158 +
159 +Bien : 2011.0.35
160 +
161 +
162 +**Ensembles complexes **:
163 +
164 +Entrée : 2011.0
165 +
146 146  Ensemble : 2011.0.36.0
167 +
168 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
147 147  )))
148 -|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
170 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
149 149  Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
150 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
151 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
152 -|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
172 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
153 153  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
154 -)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
176 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
155 155  
156 -== Garantir la complétude des données ==
178 += Champs obligatoires pour le registre =
157 157  
158 -L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**.
180 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
159 159  
160 -En cas d’information absente :
183 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
161 161  
162 -* saisir //« néant »// si l’absence est avérée,
163 -* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable.
185 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
164 164  
165 -=== Table Entrées ===
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
166 166  
167 167  * Mode d’acquisition (thésaurus)
168 168  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -172,7 +172,7 @@
172 172  * Date de l’acte d’acquisition
173 173  * Mention des concours publics (AS / ANS)
174 174  
175 -=== Table Biens ===
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
176 176  
177 177  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
178 178  
... ... @@ -187,243 +187,440 @@
187 187  * Inscriptions (thésaurus)
188 188  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
189 189  
190 -= Effectuer l’intégration d’une notice au registre =
213 +(% class="box infomessage" %)
214 +(((
215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 +)))
191 191  
192 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire.
193 193  
194 -Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
195 195  
196 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
197 197  
221 +
222 +
223 +)))
224 +)))|(% style="width:300px" %)(((
225 +(% class="box" %)
198 198  (((
199 -* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien.
200 -* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**.
227 +**Sommaire**
201 201  )))
202 202  
203 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +(% class="box" %)
231 +(((
232 +**Aller plus loin**
204 204  
205 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
234 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
235 +* Saisir une entrée
236 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
237 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
238 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
239 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
240 +)))
206 206  
242 +(% class="box" %)
207 207  (((
208 -1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils).
209 -1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète.
244 +**Icônes principales**
245 +)))
246 +)))
210 210  
211 -* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée.
212 -* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques.
213 213  
214 -(% start="3" %)
215 -1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**.
216 216  
217 217  
218 218  
252 +
253 +
254 +
255 +
256 +
257 +
258 +
219 219  
220 -)))
221 221  
222 -(((
223 223  
224 -)))
225 225  
226 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 +
227 227  
265 +
228 228  
229 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
231 -== Valider ou refuser la saisie ==
268 +
232 232  
233 -=== Valider la saisie ===
270 +
234 234  
235 -En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice
236 236  
237 -* passe en état **« saisie validée »**
238 -* peut être intégrée au registre.
273 +
239 239  
240 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 +
241 241  
277 +
242 242  
243 -=== Refuser la saisie ===
279 +
244 244  
245 -En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**.
246 246  
247 -* Elle passe alors en état **« saisie refusée »**
248 -* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer.
249 -* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
282 +
250 250  
251 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 +
252 252  
253 -(((
254 254  
255 -)))
256 256  
257 -(((
258 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 -)))
288 +
260 260  
290 +
261 261  
262 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 +
263 263  
294 +
264 264  
265 -== Lancer l’intégration au registre ==
296 +
266 266  
267 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
268 268  
269 -(((
270 -1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
271 -1. Deux cas de figure :
272 272  
273 -* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît.
274 -Cliquer pour lancer l’intégration.
275 -* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter.
276 -Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer.
300 +
277 277  
302 +
278 278  
279 279  
305 +
306 +
307 +
308 +
309 +
310 +
311 +
312 +
313 +
314 +
315 +
316 +
317 +
318 += Intégration des notices biens au registre =
319 +
320 +
321 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
322 +
323 +
324 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
325 +
326 +
327 +[[image:1747732762213-559.png]]
328 +
329 +
330 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
331 +
280 280  (% class="box infomessage" %)
281 281  (((
282 -Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat d’état initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF.
334 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
335 +
336 +* Avis des instances scientifiques
337 +* Prix
338 +* Inscriptions
339 +* Constat d’état initial
340 +
341 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
342 +
343 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
283 283  )))
284 -)))
285 285  
286 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346 +[[image:1747732693654-638.png]]
287 287  
288 288  
289 -=== Cas 1 : champs obligatoires renseignés ===
349 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
290 290  
291 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
292 292  
353 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
293 293  
294 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
295 295  
296 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
297 297  
358 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
298 298  
299 -== Confirmer l’intégration ==
300 300  
301 -* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**.
302 -* La **date d’intégration** est enregistrée.
303 -* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien.
361 +[[image:1747733244856-550.png]]
304 304  
305 - 
363 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
364 +.
306 306  
307 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366 +[[image:1747733341634-347.png]]
308 308  
368 +(% class="wikigeneratedid" %)
369 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
309 309  
310 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 311  
372 +[[image:1747733457810-510.png]]
312 312  
313 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 314  
375 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
315 315  
316 -= Consulter et éditer les registres =
317 317  
318 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
319 319  
320 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
379 +[[image:1747734678656-824.png]]
321 321  
322 -== Consulter le registre ==
323 323  
324 -1. Accédez au menu : **Registres >  Recherche**
325 -1. (((
326 -Renseignez les critères de filtrage :
382 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
327 327  
328 -* **Année d’inscription au registre**
329 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
330 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
384 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
385 +
386 +
387 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
388 +
389 +
390 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
391 +
392 +
393 +
394 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
395 +
396 +[[image:1747733892872-758.png]]
397 +
398 +
399 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
400 +
401 +[[image:1747733938343-251.png]]
402 +
403 +(% class="box warningmessage" %)
404 +(((
405 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
331 331  )))
332 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
333 333  
334 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
408 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
335 335  
336 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
410 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
411 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
337 337  
413 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
338 338  
339 -== Éditer le registre ==
340 340  
341 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
416 += Édition des registres =
342 342  
343 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
344 -1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF).
345 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
346 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
347 347  
419 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
420 +
421 +[[image:1747734834496-206.png]]
422 +
423 +
348 348  (% class="box infomessage" %)
349 349  (((
350 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
426 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
351 351  )))
352 352  
353 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 -)))
429 +Il est possible de sélectionner :
355 355  
431 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
432 +* L’année d'inscription au registre
433 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
356 356  
435 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
357 357  
358 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
359 359  
360 360  
361 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
362 362  
442 +[[image:1747734875829-175.png]]
363 363  
364 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
444 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
365 365  
446 +[[image:1747734980868-601.png]]
366 366  
367 -== Ajouter la page de garde et les annexes ==
448 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
368 368  
369 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
450 +[[image:1747735028293-815.png]]
370 370  
371 -* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
372 -* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.
373 373  
374 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 375  
376 -
377 -)))
454 +Résultat :
378 378  
379 -(((
380 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
381 381  
382 -
458 +
459 +(% class="wikigeneratedid" %)
460 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
461 +
462 +
463 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
464 +
465 +
466 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
467 +
468 +(% class="box successmessage" %)
469 +(((
470 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
383 383  )))
384 -)))|(% style="width:300px" %)(((
385 -(% class="box" %)
472 +
473 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
474 +
475 +(% class="box successmessage" %)
386 386  (((
387 -**Sommaire**
477 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
478 +)))
388 388  
389 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
480 +
481 +[[image:1747735219379-682.png]]
482 +
483 +
484 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
485 +
486 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
487 +
488 +
489 +
490 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
491 +
492 +
493 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
494 +
495 +(% class="box successmessage" %)
496 +(((
497 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
390 390  )))
391 391  
392 -(% class="box" %)
500 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
501 +
502 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
503 +* Radier le bien du registre des dépôts
504 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
505 +
506 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
507 +
508 +
509 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
510 +
511 +
512 +[[image:1747739157175-278.png]]
513 +
514 +
515 +[[image:1747739231189-417.png]]
516 +
517 +
518 +
519 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
520 +
521 +
522 +==== Attachement unitaire ====
523 +
524 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
525 +
526 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
527 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
528 +
529 +[[image:1747740793119-487.png]]
530 +
531 +
532 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
533 +
534 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
535 +
536 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
537 +
538 +* Sélectionner les notices à rattacher
539 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
540 +
541 +[[image:1747740946609-961.png]]
542 +
543 +
544 +Première association à effectuer :
545 +
546 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
547 +* Lancer le traitement
548 +
549 +[[image:1747741015186-251.png]]
550 +
551 +
552 +Seconde association à effectuer :
553 +
554 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
555 +* Lancer le traitement
556 +
557 +[[image:1747741041295-431.png]]
558 +
559 +
560 +== Radiation du registre des dépôts ==
561 +
562 +
563 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
564 +
565 +
566 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
567 +
568 +[[image:1747739687774-731.png]]
569 +
570 +
571 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
572 +
573 +
574 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
575 +
576 +[[image:1747739728922-844.png]]
577 +
578 +
579 +(% class="box successmessage" %)
393 393  (((
394 -**Aller plus loin***
581 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
582 +)))
395 395  
396 -* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
397 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
398 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
399 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
400 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
401 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
402 -* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
584 +
585 +[[image:1747739870875-332.png]]
586 +
587 +
588 +(% class="box warningmessage" %)
589 +(((
590 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
403 403  )))
404 404  
405 -(% class="box" %)
593 +
594 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
595 +
596 +[[image:1747739908497-919.png]]
597 +
598 +
599 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
600 +
601 +
602 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
603 +
604 +
605 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
606 +
607 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
608 +
609 +
610 +[[image:1747740027614-948.png]]
611 +
612 +
613 +[[image:1747740075472-359.png]]
614 +
615 +
616 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
617 +
618 +
619 +[[image:1747740216286-288.png]]
620 +
621 +
622 +(% class="box warningmessage" %)
406 406  (((
407 -**Icônes principales**
624 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
625 +)))
408 408  
409 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
410 -
411 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
412 -
413 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
414 -
415 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
416 -
417 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
418 -
419 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
420 -
421 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
422 -
423 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
424 -
425 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
627 +
628 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
629 +
630 +
631 +(% class="box warningmessage" %)
632 +(((
633 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
426 426  )))
427 -)))
428 428  
429 -
636 +[[image:1747740258746-408.png]]
637 +
638 +
639 +[[image:1747740398485-927.png]]
640 +
641 +
642 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
643 +
644 +[[image:1747733815373-706.png]]
645 +
646 +
647 +Résultat :
648 +
649 +[[image:1747740624210-211.png]]
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