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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
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modifié par admin admin
sur 2025/08/12 14:44
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora
1 +Gérer les registres réglementaires
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,34 +1,26 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -La gestion des **registres réglementaires** (registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt) est une obligation légale pour tous les musées de France définie par la loi et l’arrêté du 25 mai 2004.
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
8 8  
9 -Qu’il s’agisse :
10 -
11 -* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 -* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 -* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
14 -
15 15  Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
16 16  )))
17 17  
18 18  (((
19 -= Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
20 20  
21 -Les mises à jour s’appuient sur les textes réglementaires en vigueur :
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, présentés ci-dessous :
22 22  
23 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
24 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
25 -|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
26 26  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
27 27  
28 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
29 29  
30 -== Principe général ==
31 -
32 32  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
33 33  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
34 34  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -35,32 +35,18 @@
35 35  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
36 36  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
37 37  
38 -== Grilles de saisie à utiliser ==
30 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
39 39  
40 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
32 +La saisie des notices dans Flora Musées alimente directement les registres réglementaires, sans double saisie. Toutefois, selon le **type de bien** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensemble complexe, etc.), les modalités de saisie et de validation peuvent varier.
33 +Certaines grilles spécifiques doivent être utilisées pour garantir la conformité avec les exigences réglementaires et faciliter l'intégration au registre.
41 41  
42 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
35 +Le tableau ci-dessous vous présente, pour chaque cas de figure :
43 43  
44 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
45 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
46 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
37 +* les **grilles de saisie à utiliser** dans les tables //Entrées// et //Biens//,
38 +* les **points de vigilance ou particularités** (ex. : numérotation, validation, documents à annexer),
39 +* et des **exemples concrets** de structuration des numéros d’inventaire ou d’entrée.
47 47  
48 -(% class="box infomessage" %)
49 -(((
50 -**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
51 -)))
52 -
53 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 -
55 -
56 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 -
58 -
59 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
60 -
61 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
62 -
63 -(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
41 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
64 64  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
65 65  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
66 66  
... ... @@ -171,279 +171,587 @@
171 171  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
172 172  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
173 173  
174 -== Champs obligatoires pour le registre ==
152 +
153 +)))
154 +)))|(% style="width:300px" %)(((
155 +(% class="box" %)
156 +(((
157 +**Sommaire**
158 +)))
175 175  
176 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
177 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
160 +(% class="box" %)
161 +(((
162 +**Aller plus loin**
178 178  
164 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
165 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
166 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
167 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
168 +)))
169 +
170 +(% class="box" %)
171 +(((
172 +**Icônes principales**
173 +)))
174 +)))
175 +
176 +
177 +
178 +
179 +
180 +
181 +
182 +=== Inventaire rétrospectifs ===
183 +
184 +
185 +
186 +[[image:1747723844014-278.png]]
187 +
188 +(% style="text-align: center;" %)
189 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
190 +
191 +
192 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
193 +
194 +
195 += Saisie des données nécessaires au registres =
196 +
197 +
198 +== Champs obligatoires en saisie ==
199 +
200 +
201 +Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
202 +
179 179  (% class="box warningmessage" %)
180 180  (((
181 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
205 +//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
182 182  )))
183 183  
184 -En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
208 +En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
185 185  
186 -* **néant **: en l’absence avérée d’information,
187 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
210 +Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
188 188  
189 -=== Table Entrées ===
212 +**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
190 190  
191 -* Mode d’acquisition (thésaurus)
192 -* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
214 +* Mode acquisition (thésaurus)
215 +* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
193 193  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
194 194  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
195 195  * Référence de l’acte
196 -* Date de l’acte d’acquisition
197 -* Mention des concours publics (AS / ANS)
219 +* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
220 +* Mention des concours publics (liste de contrôle)
198 198  
199 -=== Table Biens ===
222 +**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
200 200  
201 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
202 -
203 203  * Numéro d’inventaire
204 -* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
225 +* Date d’affectation
226 +* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
227 +* Prix d’achat
205 205  * Domaine (thésaurus)
206 206  * Dénomination (thésaurus)
207 207  * Matières/techniques (thésaurus)
208 208  * Dimensions
209 -* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
210 -* Prix d’achat
211 -* Inscriptions (thésaurus)
212 -* Constat d’état initial (date + état de conservation)
232 +* Type d’inscriptions (thésaurus)
233 +* Date du constat état (assistant datation)
234 +* État de conservation (liste de contrôle)
213 213  
214 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
236 +(% class="box infomessage" %)
237 +(((
238 +(% style="text-align: center;" %)
239 +//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
240 +)))
215 215  
216 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
242 +Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
217 217  
218 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
219 219  
245 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
246 +
247 +
248 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
249 +
250 +
251 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
252 +
253 +
254 +[[image:1747723969669-261.png]]
255 +
256 +(% style="text-align: center;" %)
257 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
258 +
259 +
260 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
261 +
262 +
263 +[[image:1747724102358-210.png]]
264 +
265 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
266 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
267 +
268 +
269 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
220 220  (((
221 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
271 +(% style="text-align: left;" %)
272 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
222 222  )))
223 223  
275 +
276 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
277 +
278 +
279 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
280 +
281 +
282 +[[image:1747724180433-782.png]]
283 +
284 +(% style="text-align: center;" %)
285 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
286 +
287 +
288 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
289 +
290 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
291 +
292 +
293 +[[image:1747724251875-618.png]]
294 +
295 +(% style="text-align: center;" %)
296 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
297 +
298 +
299 +(% class="box infomessage" %)
224 224  (((
225 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
301 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
226 226  )))
227 227  
228 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 229  
230 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
305 +=== Biens ===
231 231  
307 +
308 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
309 +
310 +
311 +[[image:1747724329047-588.png]]
312 +
313 +(% style="text-align: center;" %)
314 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
315 +
316 +
317 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
318 +
319 +
320 +(% class="box infomessage" %)
232 232  (((
233 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
322 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
234 234  )))
235 235  
236 -(((
237 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
325 +[[image:1747724385543-970.png]]
238 238  
239 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
240 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
327 +(% style="text-align: center;" %)
328 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
241 241  
242 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
330 +
331 +(% class="box warningmessage" %)
332 +(((
333 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
243 243  )))
244 244  
245 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
337 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
247 247  
248 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
249 249  
250 -== Valider ou refuser la saisie ==
251 251  
252 -Dans la barre d’outils :
342 +[[image:1747725032932-364.png]]
253 253  
254 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
255 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
256 256  
257 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
345 +=== Biens : Ensembles complexes ===
258 258  
259 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 260  
348 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
261 261  
262 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
263 263  
264 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 +[[image:1747725129124-544.png]]
265 265  
266 -(((
267 -
268 -)))
269 269  
354 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
355 +
356 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
357 +
358 +
359 +[[image:1747725362450-684.png]]
360 +
361 +
362 +(% class="box infomessage" %)
270 270  (((
271 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
272 272  )))
273 273  
367 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
274 274  
275 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
369 +[[image:1747725317402-667.png]]
276 276  
277 277  
278 -== Lancer l’intégration au registre ==
372 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
279 279  
280 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
374 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
281 281  
282 -(((
283 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
284 284  
285 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
377 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
286 286  
287 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
288 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
289 289  
380 +=== Entrée ===
381 +
382 +
383 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
384 +
385 +
386 +[[image:1747725797202-722.png]]
387 +
388 +
389 +=== Biens ===
390 +
391 +
392 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
393 +
394 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
395 +
396 +
397 +[[image:1747725926983-893.png]]
398 +
399 +
400 +
401 +[[image:1747727404840-527.png]]
402 +
403 +
404 += Intégration des notices biens au registre =
405 +
406 +
407 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
408 +
409 +
410 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
411 +
412 +
413 +[[image:1747732762213-559.png]]
414 +
415 +
416 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
417 +
290 290  (% class="box infomessage" %)
291 291  (((
292 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
420 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
421 +
422 +* Avis des instances scientifiques
423 +* Prix
424 +* Inscriptions
425 +* Constat d’état initial
426 +
427 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
428 +
429 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
293 293  )))
294 -)))
295 295  
296 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 +[[image:1747732693654-638.png]]
297 297  
298 298  
299 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
435 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
300 300  
301 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
302 302  
439 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
303 303  
304 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
305 305  
306 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
307 307  
444 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
308 308  
309 -== Confirmer l’intégration ==
310 310  
311 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
447 +[[image:1747733244856-550.png]]
312 312  
313 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
449 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
450 +.
314 314  
315 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 +[[image:1747733341634-347.png]]
316 316  
454 +(% class="wikigeneratedid" %)
455 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
317 317  
318 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 319  
458 +[[image:1747733457810-510.png]]
320 320  
321 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322 322  
461 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
323 323  
324 -= Consulter et éditer les registres =
325 325  
326 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
327 327  
328 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
465 +[[image:1747734678656-824.png]]
329 329  
330 -== Consulter le registre ==
331 331  
332 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
333 -1. (((
334 -Renseignez les critères de filtrage :
468 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
335 335  
336 -* **Année d’inscription au registre**
337 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
338 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
470 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
471 +
472 +
473 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
474 +
475 +
476 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
477 +
478 +
479 +
480 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
481 +
482 +[[image:1747733892872-758.png]]
483 +
484 +
485 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
486 +
487 +[[image:1747733938343-251.png]]
488 +
489 +(% class="box warningmessage" %)
490 +(((
491 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
339 339  )))
340 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
341 341  
342 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
494 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
343 343  
344 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
496 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
497 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
345 345  
499 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
346 346  
347 -== Éditer le registre ==
348 348  
349 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
502 += Édition des registres =
350 350  
351 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
352 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
353 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
354 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
355 355  
505 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
506 +
507 +[[image:1747734834496-206.png]]
508 +
509 +
356 356  (% class="box infomessage" %)
357 357  (((
358 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
512 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
359 359  )))
360 360  
361 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 -)))
515 +Il est possible de sélectionner :
363 363  
517 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
518 +* L’année d'inscription au registre
519 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
364 364  
521 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
365 365  
523 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
366 366  
367 367  
526 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
368 368  
369 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
528 +[[image:1747734875829-175.png]]
370 370  
530 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
371 371  
372 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532 +[[image:1747734980868-601.png]]
373 373  
534 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
374 374  
375 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 +[[image:1747735028293-815.png]]
376 376  
377 377  
378 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
379 379  
380 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
540 +Résultat :
381 381  
382 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
542 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
383 383  
384 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
385 385  
386 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
545 +(% class="wikigeneratedid" %)
546 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
387 387  
388 -
389 -)))
390 390  
391 -(((
392 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
549 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
393 393  
394 394  
552 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
395 395  
396 -
554 +(% class="box successmessage" %)
555 +(((
556 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
397 397  )))
398 -)))|(% style="width:300px" %)(((
399 -(% class="box" %)
558 +
559 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
560 +
561 +(% class="box successmessage" %)
400 400  (((
401 -**Sommaire**
563 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
564 +)))
402 402  
403 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
566 +
567 +[[image:1747735219379-682.png]]
568 +
569 +
570 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
571 +
572 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
573 +
574 +
575 +
576 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
577 +
578 +
579 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
580 +
581 +(% class="box successmessage" %)
582 +(((
583 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
404 404  )))
405 405  
406 -(% class="box" %)
586 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
587 +
588 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
589 +* Radier le bien du registre des dépôts
590 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
591 +
592 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
593 +
594 +
595 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
596 +
597 +
598 +[[image:1747739157175-278.png]]
599 +
600 +
601 +[[image:1747739231189-417.png]]
602 +
603 +
604 +
605 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
606 +
607 +
608 +==== Attachement unitaire ====
609 +
610 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
611 +
612 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
613 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
614 +
615 +[[image:1747740793119-487.png]]
616 +
617 +
618 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
619 +
620 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
621 +
622 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
623 +
624 +* Sélectionner les notices à rattacher
625 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
626 +
627 +[[image:1747740946609-961.png]]
628 +
629 +
630 +Première association à effectuer :
631 +
632 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
633 +* Lancer le traitement
634 +
635 +[[image:1747741015186-251.png]]
636 +
637 +
638 +Seconde association à effectuer :
639 +
640 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
641 +* Lancer le traitement
642 +
643 +[[image:1747741041295-431.png]]
644 +
645 +
646 +== Radiation du registre des dépôts ==
647 +
648 +
649 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
650 +
651 +
652 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
653 +
654 +[[image:1747739687774-731.png]]
655 +
656 +
657 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
658 +
659 +
660 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
661 +
662 +[[image:1747739728922-844.png]]
663 +
664 +
665 +(% class="box successmessage" %)
407 407  (((
408 -**Aller plus loin***
667 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
668 +)))
409 409  
410 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
411 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
412 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
413 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
414 414  
415 -* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
416 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
417 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
418 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
419 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
420 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
421 -* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
671 +[[image:1747739870875-332.png]]
672 +
673 +
674 +(% class="box warningmessage" %)
675 +(((
676 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
422 422  )))
423 423  
424 -(% class="box" %)
679 +
680 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
681 +
682 +[[image:1747739908497-919.png]]
683 +
684 +
685 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
686 +
687 +
688 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
689 +
690 +
691 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
692 +
693 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
694 +
695 +
696 +[[image:1747740027614-948.png]]
697 +
698 +
699 +[[image:1747740075472-359.png]]
700 +
701 +
702 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
703 +
704 +
705 +[[image:1747740216286-288.png]]
706 +
707 +
708 +(% class="box warningmessage" %)
425 425  (((
426 -**Icônes principales**
710 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
711 +)))
427 427  
428 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
429 -
430 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
431 -
432 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
433 -
434 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
435 -
436 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
437 -
438 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
439 -
440 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
441 -
442 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
443 -
444 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
713 +
714 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
715 +
716 +
717 +(% class="box warningmessage" %)
718 +(((
719 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
445 445  )))
446 -)))
447 -|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
448 448  
449 -
722 +[[image:1747740258746-408.png]]
723 +
724 +
725 +[[image:1747740398485-927.png]]
726 +
727 +
728 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
729 +
730 +[[image:1747733815373-706.png]]
731 +
732 +
733 +Résultat :
734 +
735 +[[image:1747740624210-211.png]]
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