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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 122.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/30 08:20
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:43
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Intégrer des biens aux registres réglementaires
1 +Gérer les registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -16,14 +16,12 @@
16 16  La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
17 17  
18 18  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 -|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
23 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,10 +30,8 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
31 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
35 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
36 -
37 37  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
38 38  
39 39  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
... ... @@ -45,6 +45,18 @@
45 45  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
46 46  )))
47 47  
44 +(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
48 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
49 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
50 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
51 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
52 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
53 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
54 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
55 +
48 48  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 50  
... ... @@ -51,11 +51,13 @@
51 51  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 52  
53 53  
54 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
55 55  
56 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
57 57  
58 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
59 59  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
60 60  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
61 61  
... ... @@ -166,22 +166,17 @@
166 166  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
167 167  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
168 168  
169 -== Champs obligatoires pour le registre ==
179 += Champs obligatoires pour le registre =
170 170  
171 171  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
172 172  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
173 173  
174 -(% class="box warningmessage" %)
175 -(((
176 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
177 -)))
178 -
179 179  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
180 180  
181 181  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
182 182  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
183 183  
184 -=== Table Entrées ===
189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
185 185  
186 186  * Mode d’acquisition (thésaurus)
187 187  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -191,7 +191,7 @@
191 191  * Date de l’acte d’acquisition
192 192  * Mention des concours publics (AS / ANS)
193 193  
194 -=== Table Biens ===
199 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
195 195  
196 196  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
197 197  
... ... @@ -206,7 +206,7 @@
206 206  * Inscriptions (thésaurus)
207 207  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
208 208  
209 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre =
210 210  
211 211  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
212 212  
... ... @@ -213,7 +213,7 @@
213 213  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
214 214  
215 215  (((
216 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
217 217  )))
218 218  
219 219  (((
... ... @@ -225,16 +225,16 @@
225 225  == Terminer la saisie de chaque notice ==
226 226  
227 227  (((
228 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
233 +(% start="1" %)
234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
229 229  )))
230 230  
231 231  (((
232 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
233 -
234 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
235 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
236 -
237 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
238 +(% start="2" %)
239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie »
238 238  )))
239 239  
240 240  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -242,7 +242,7 @@
242 242  
243 243  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 244  
245 -== Valider ou refuser la saisie ==
250 +== Valider ou refuser la notice ==
246 246  
247 247  Dans la barre d’outils :
248 248  
... ... @@ -303,10 +303,9 @@
303 303  
304 304  == Confirmer l’intégration ==
305 305  
306 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
307 307  
308 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
309 -
310 310  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 311  
312 312  
... ... @@ -358,11 +358,6 @@
358 358  
359 359  
360 360  
361 -
362 -
363 -
364 -
365 -
366 366  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 367  
368 368  
... ... @@ -374,8 +374,6 @@
374 374  
375 375  == Page de garde et annexes aux registres papier ==
376 376  
377 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
378 -
379 379  Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
380 380  
381 381  Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
... ... @@ -389,7 +389,175 @@
389 389  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 390  
391 391  
389 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
392 392  
391 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
392 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
393 +
394 +(% class="box infomessage" %)
395 +(((
396 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
397 +)))
398 +
399 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
400 +
401 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
402 +1. (((
403 +Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
404 +
405 +* (((
406 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
407 +
408 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
409 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
410 +)))
411 +* (((
412 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’attachement multiple :
413 +
414 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
415 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
416 +)))
417 +)))
418 +
419 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 +
421 +
422 +[[Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
423 +
424 +
425 +==== Attachement unitaire ====
426 +
427 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
428 +
429 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
430 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
431 +
432 +[[image:1747740793119-487.png]]
433 +
434 +
435 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
436 +
437 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]].
438 +
439 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
440 +
441 +* Sélectionner les notices à rattacher
442 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]]
443 +
444 +[[image:1747740946609-961.png]]
445 +
446 +
447 +Première association à effectuer :
448 +
449 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
450 +* Lancer le traitement
451 +
452 +[[image:1747741015186-251.png]]
453 +
454 +
455 +Seconde association à effectuer :
456 +
457 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
458 +* Lancer le traitement
459 +
460 +[[image:1747741041295-431.png]]
461 +
462 +
463 +== Radiation du registre des dépôts ==
464 +
465 +
466 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
467 +
468 +
469 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
470 +
471 +[[image:1747739687774-731.png]]
472 +
473 +
474 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
475 +
476 +
477 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
478 +
479 +[[image:1747739728922-844.png]]
480 +
481 +
482 +(% class="box successmessage" %)
483 +(((
484 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
485 +)))
486 +
487 +
488 +[[image:1747739870875-332.png]]
489 +
490 +
491 +(% class="box warningmessage" %)
492 +(((
493 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
494 +)))
495 +
496 +
497 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
498 +
499 +[[image:1747739908497-919.png]]
500 +
501 +
502 +[[image:1747739946868-909.png]]
503 +
504 +
505 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
506 +
507 +
508 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
509 +
510 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
511 +
512 +
513 +[[image:1747740027614-948.png]]
514 +
515 +
516 +[[image:1747740075472-359.png]]
517 +
518 +
519 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
520 +
521 +
522 +[[image:1747740216286-288.png]]
523 +
524 +
525 +(% class="box warningmessage" %)
526 +(((
527 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
528 +)))
529 +
530 +
531 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
532 +
533 +
534 +(% class="box warningmessage" %)
535 +(((
536 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
537 +)))
538 +
539 +[[image:1747740258746-408.png]]
540 +
541 +
542 +[[image:1747740398485-927.png]]
543 +
544 +
545 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
546 +
547 +[[image:1747733815373-706.png]]
548 +
549 +
550 +Résultat :
551 +
552 +[[image:1747740624210-211.png]]
553 +
554 +
555 +
556 +
557 +
393 393  
394 394  )))
395 395  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -397,42 +397,26 @@
397 397  (((
398 398  **Sommaire**
399 399  
400 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
565 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
401 401  )))
402 402  
403 403  (% class="box" %)
404 404  (((
405 -**Aller plus loin***
570 +**Aller plus loin**
406 406  
572 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
573 +* Saisir une entrée
407 407  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
408 408  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
409 409  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
410 410  * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
411 -
412 -* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
413 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
414 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
415 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
416 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
417 417  * [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
418 -* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
419 419  )))
420 420  
421 421  (% class="box" %)
422 422  (((
423 423  **Icônes principales**
424 -
425 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
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