Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Détails
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Intégrerdesbiens auxregistres réglementaires1 +Gérer les registres réglementaires - Contenu
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... ... @@ -16,14 +16,12 @@ 16 16 La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous : 17 17 18 18 (% class="active" %)|=Référence|=Contenu 19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.20 -|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. 20 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 21 21 |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 22 22 23 -= Comprendrele fonctionnement des registres dans Flora =23 += Principes de fonctionnement dans Flora = 24 24 25 -== Principe général == 26 - 27 27 * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 28 28 * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 29 29 * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. ... ... @@ -30,7 +30,7 @@ 30 30 * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 31 31 * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 32 32 33 -= =Grilles de saisie à utiliser ==31 += Grilles de saisie à utiliser = 34 34 35 35 Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent : 36 36 ... ... @@ -43,6 +43,18 @@ 43 43 **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 44 44 ))) 45 45 44 +(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage** 45 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés 46 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions 47 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt 48 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue 49 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 50 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes 51 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt 52 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis 53 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés 54 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 55 + 46 46 [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 47 47 48 48 ... ... @@ -49,11 +49,13 @@ 49 49 [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 50 50 51 51 52 -= =Organisation de la saisie selon la nature des biens ==62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens = 53 53 54 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation. 64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). 65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. 66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. 55 55 56 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)** Grillesà utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités/ règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**68 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** 57 57 |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( 58 58 Entrées : grille** Registre - Acquisition ** 59 59 ... ... @@ -164,22 +164,17 @@ 164 164 Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 165 165 )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 166 166 167 -= =Champs obligatoires pour le registre ==179 += Champs obligatoires pour le registre = 168 168 169 169 La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. 170 170 Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** 171 171 172 -(% class="box warningmessage" %) 173 -((( 174 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier. 175 -))) 176 - 177 177 En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention : 178 178 179 179 * **néant **: en l’absence avérée d’information, 180 180 * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. 181 181 182 -== =Table Entrées ===189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées == 183 183 184 184 * Mode d’acquisition (thésaurus) 185 185 * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu ... ... @@ -189,7 +189,7 @@ 189 189 * Date de l’acte d’acquisition 190 190 * Mention des concours publics (AS / ANS) 191 191 192 -== =Table Biens ===199 +== Champs obligatoires dans la table Biens == 193 193 194 194 (% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 195 195 ... ... @@ -204,7 +204,7 @@ 204 204 * Inscriptions (thésaurus) 205 205 * Constat d’état initial (date + état de conservation) 206 206 207 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre = 208 208 209 209 Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**. 210 210 ... ... @@ -211,7 +211,7 @@ 211 211 == Saisir les notices dans les grilles dédiées == 212 212 213 213 ((( 214 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2et2.3).221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4). 215 215 ))) 216 216 217 217 ((( ... ... @@ -223,16 +223,16 @@ 223 223 == Terminer la saisie de chaque notice == 224 224 225 225 ((( 226 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 233 +(% start="1" %) 234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 227 227 ))) 228 228 229 229 ((( 230 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 231 - 232 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 233 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 234 - 235 -La notice passe en état « attente validation saisie ». 238 +(% start="2" %) 239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie » 236 236 ))) 237 237 238 238 [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -240,7 +240,7 @@ 240 240 241 241 [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 242 242 243 -== Valider ou refuser la saisie ==250 +== Valider ou refuser la notice == 244 244 245 245 Dans la barre d’outils : 246 246 ... ... @@ -301,10 +301,9 @@ 301 301 302 302 == Confirmer l’intégration == 303 303 304 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. 305 305 306 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. 307 - 308 308 [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 309 309 310 310 ... ... @@ -357,42 +357,193 @@ 357 357 358 358 359 359 366 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 360 360 361 361 369 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 362 362 363 363 372 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 364 364 365 365 375 +== Page de garde et annexes aux registres papier == 366 366 377 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation. 367 367 379 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle. 368 368 369 -[[ Choix surmodèle depublication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]381 +[[Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 370 370 383 + 384 +))) 371 371 372 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 386 +((( 387 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 373 373 374 374 375 - [[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]390 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé = 376 376 392 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora. 393 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres. 377 377 378 -== Page de garde et annexes aux registres papier == 395 +(% class="box infomessage" %) 396 +((( 397 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**. 398 +))) 379 379 380 - (%class="marksmall"%)**Version4.5.60**400 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert == 381 381 382 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation. 402 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**. 403 +1. ((( 404 +Rattachez le bien à cette nouvelle entrée : 383 383 384 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle. 406 +* ((( 407 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez : 385 385 386 -[[Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 409 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 410 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 411 +))) 412 +* ((( 413 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple : 387 387 388 - 415 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée, 416 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert. 389 389 ))) 418 +))) 390 390 420 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 421 + 422 + 423 +[[Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 424 + 425 + 426 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien === 427 + 428 +Depuis la notice du bien, renseignez : 429 + 430 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 431 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 432 + 433 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 434 + 435 + 436 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats === 437 + 438 +Utilisez la fonction d’association multiple : 439 + 440 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée, 441 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert. 442 + 443 +[[Table des biens → sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 444 + 445 + 446 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 447 + 448 + 449 +[[Seconde association → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 450 + 451 + 452 +== Radier le bien du registre des dépôts == 453 + 454 +* Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**. 455 +* Passez en modification sur la version figée de la notice. 456 +* ((( 457 +Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »// 458 +))) 459 +* Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation. 460 + 461 +(% class="box infomessage" %) 391 391 ((( 392 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 463 +**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.** 464 +))) 393 393 466 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 394 394 395 395 469 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 470 + 471 + 472 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 473 + 474 +[[image:1747739728922-844.png]] 475 + 476 + 477 +(% class="box successmessage" %) 478 +((( 479 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// 480 +))) 481 + 482 + 483 +[[image:1747739870875-332.png]] 484 + 485 + 486 +(% class="box warningmessage" %) 487 +((( 488 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// 489 +))) 490 + 491 + 492 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 493 + 494 +[[image:1747739908497-919.png]] 495 + 496 + 497 +[[image:1747739946868-909.png]] 498 + 499 + 500 +== Intégration du bien au registre des biens affectés == 501 + 502 + 503 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 504 + 505 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 506 + 507 + 508 +[[image:1747740027614-948.png]] 509 + 510 + 511 +[[image:1747740075472-359.png]] 512 + 513 + 514 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 515 + 516 + 517 +[[image:1747740216286-288.png]] 518 + 519 + 520 +(% class="box warningmessage" %) 521 +((( 522 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// 523 +))) 524 + 525 + 526 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 527 + 528 + 529 +(% class="box warningmessage" %) 530 +((( 531 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 532 +))) 533 + 534 +[[image:1747740258746-408.png]] 535 + 536 + 537 +[[image:1747740398485-927.png]] 538 + 539 + 540 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 541 + 542 +[[image:1747733815373-706.png]] 543 + 544 + 545 +Résultat : 546 + 547 +[[image:1747740624210-211.png]] 548 + 549 + 550 + 551 + 552 + 396 396 397 397 ))) 398 398 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -400,7 +400,7 @@ 400 400 ((( 401 401 **Sommaire** 402 402 403 -{{toc depth=" 2" numbered="true"/}}560 +{{toc depth="1" numbered="true"/}} 404 404 ))) 405 405 406 406 (% class="box" %) ... ... @@ -407,32 +407,18 @@ 407 407 ((( 408 408 **Aller plus loin** 409 409 410 -* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]] 411 411 * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 412 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]] 413 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 414 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]] 568 +* Saisir une entrée 415 415 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 416 416 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 417 417 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 418 418 * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 419 419 * [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 420 -* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]] 421 421 ))) 422 422 423 423 (% class="box" %) 424 424 ((( 425 425 **Icônes principales** 426 - 427 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées 428 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens 429 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres 430 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice 431 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications 432 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications 433 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications 434 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire 435 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication 436 436 ))) 437 437 ))) 438 438
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