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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 116.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 09:56
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À la version 54.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 10:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Intégrer des biens aux registres réglementaires
1 +Gérer les registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -16,14 +16,12 @@
16 16  La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
17 17  
18 18  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 -|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,7 +30,7 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
30 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
... ... @@ -43,6 +43,18 @@
43 43  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
44 44  )))
45 45  
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54 +
46 46  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
... ... @@ -49,11 +49,13 @@
49 49  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 51  
52 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
53 53  
54 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
55 55  
56 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
57 57  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
58 58  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
59 59  
... ... @@ -164,22 +164,17 @@
164 164  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
165 165  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
166 166  
167 -== Champs obligatoires pour le registre ==
178 += Champs obligatoires pour le registre =
168 168  
169 169  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
170 170  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
171 171  
172 -(% class="box warningmessage" %)
173 -(((
174 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
175 -)))
176 -
177 177  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
178 178  
179 179  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
180 180  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
181 181  
182 -=== Table Entrées ===
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
183 183  
184 184  * Mode d’acquisition (thésaurus)
185 185  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -189,7 +189,7 @@
189 189  * Date de l’acte d’acquisition
190 190  * Mention des concours publics (AS / ANS)
191 191  
192 -=== Table Biens ===
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
193 193  
194 194  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
195 195  
... ... @@ -204,236 +204,463 @@
204 204  * Inscriptions (thésaurus)
205 205  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
206 206  
207 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
213 +(% class="box infomessage" %)
214 +(((
215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 +)))
208 208  
218 += Étapes d’intégration d’une notice au registre =
219 +
209 209  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
210 210  
211 211  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
212 212  
213 -(((
214 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
224 +* (((
225 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
215 215  )))
216 -
217 -(((
227 +* (((
218 218  Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
219 219  )))
220 220  
221 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée >>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 222  
223 223  == Terminer la saisie de chaque notice ==
224 224  
225 -(((
235 +* (((
226 226  Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
227 227  )))
238 +* (((
239 +**Une fenêtre s’ouvre automatiquement** pour signaler si la notice est **conforme** ou **incomplète** au regard des exigences du registre.
240 +– Si tous les champs obligatoires sont renseignés, le message confirme que la notice est complète.
241 +– Si certains champs sont manquants, la fenêtre affiche la liste des éléments à compléter.
242 +Dans tous les cas, l’utilisateur peut cliquer sur **OK** pour valider la fin de saisie et poursuivre (même si des champs restent vides à ce stade).
243 +)))
244 +* Le statut de saisie s’actualise et devient visible dans le pavé de suivi.
228 228  
246 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 +
248 +
249 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 +
251 +== Valider la notice ==
252 +
253 +* (((
254 +Dans la barre d’outils, cliquez sur **« Valider »** :
255 +– Si la notice est conforme, elle passe en état « validée » ;
256 +– Si elle est refusée, un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter.
257 +)))
258 +
259 +== Lancer l’intégration au registre ==
260 +
261 +* (((
262 +Une fois validée, la notice// //Bien (liée à une Entrée valide) peut être intégrée dans le registre.
263 +Cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
264 +)))
265 +
266 +
267 +
268 +
269 +
270 +)))
271 +)))|(% style="width:300px" %)(((
272 +(% class="box" %)
229 229  (((
230 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
274 +**Sommaire**
275 +)))
231 231  
232 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
233 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
277 +(% class="box" %)
278 +(((
279 +**Aller plus loin**
234 234  
235 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
281 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
282 +* Saisir une entrée
283 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
284 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
285 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
286 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
236 236  )))
237 237  
238 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 +(% class="box" %)
290 +(((
291 +**Icônes principales**
292 +)))
293 +)))
239 239  
240 240  
241 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 242  
243 -== Valider ou refuser la saisie ==
244 244  
245 -Dans la barre d’outils :
246 246  
247 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
248 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
249 249  
250 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
251 251  
252 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 253  
254 254  
255 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
256 256  
257 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 258  
305 +
306 +
307 +
308 +
309 +
310 +
311 +
312 +
313 +
314 +
315 +
316 +
317 +
318 +
319 +
320 +
321 +
322 +
323 +
324 +
325 +
326 +
327 +
328 +
329 +
330 +
331 +
332 +
333 +
334 +
335 +
336 +
337 +
338 +
339 +
340 +
341 += Intégration des notices biens au registre =
342 +
343 +
344 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
345 +
346 +
347 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
348 +
349 +
350 +[[image:1747732762213-559.png]]
351 +
352 +
353 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
354 +
355 +(% class="box infomessage" %)
259 259  (((
260 -
357 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
358 +
359 +* Avis des instances scientifiques
360 +* Prix
361 +* Inscriptions
362 +* Constat d’état initial
363 +
364 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
365 +
366 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
261 261  )))
262 262  
369 +[[image:1747732693654-638.png]]
370 +
371 +
372 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
373 +
374 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
375 +
376 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
377 +
378 +
379 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
380 +
381 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
382 +
383 +
384 +[[image:1747733244856-550.png]]
385 +
386 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
387 +.
388 +
389 +[[image:1747733341634-347.png]]
390 +
391 +(% class="wikigeneratedid" %)
392 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
393 +
394 +
395 +[[image:1747733457810-510.png]]
396 +
397 +
398 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
399 +
400 +
401 +
402 +[[image:1747734678656-824.png]]
403 +
404 +
405 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
406 +
407 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
408 +
409 +
410 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
411 +
412 +
413 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
414 +
415 +
416 +
417 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
418 +
419 +[[image:1747733892872-758.png]]
420 +
421 +
422 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
423 +
424 +[[image:1747733938343-251.png]]
425 +
426 +(% class="box warningmessage" %)
263 263  (((
264 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
265 265  )))
266 266  
431 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
267 267  
268 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
434 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
269 269  
436 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
270 270  
271 -== Lancer l’intégration au registre ==
272 272  
273 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
439 += Édition des registres =
274 274  
275 -(((
276 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
277 277  
278 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
442 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
279 279  
280 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
281 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
444 +[[image:1747734834496-206.png]]
282 282  
446 +
283 283  (% class="box infomessage" %)
284 284  (((
285 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
449 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
286 286  )))
287 -)))
288 288  
289 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 +Il est possible de sélectionner :
290 290  
454 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
455 +* L’année d'inscription au registre
456 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
291 291  
292 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
458 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
293 293  
294 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
460 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
295 295  
296 296  
297 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
463 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
298 298  
299 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 +[[image:1747734875829-175.png]]
300 300  
467 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
301 301  
302 -== Confirmer l’intégration ==
469 +[[image:1747734980868-601.png]]
303 303  
304 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
471 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
305 305  
306 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
473 +[[image:1747735028293-815.png]]
307 307  
308 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 309  
310 310  
311 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477 +Résultat :
312 312  
479 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
313 313  
314 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
482 +(% class="wikigeneratedid" %)
483 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
316 316  
317 -= Consulter et éditer les registres =
318 318  
319 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
486 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
320 320  
321 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
322 322  
323 -== Consulter le registre ==
489 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
324 324  
325 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
326 -1. (((
327 -Renseignez les critères de filtrage :
491 +(% class="box successmessage" %)
492 +(((
493 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
494 +)))
328 328  
329 -* **Année d’inscription au registre**
330 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
331 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
496 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
497 +
498 +(% class="box successmessage" %)
499 +(((
500 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
332 332  )))
333 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
334 334  
335 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
336 336  
337 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504 +[[image:1747735219379-682.png]]
338 338  
339 339  
340 -== Éditer le registre ==
507 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
341 341  
342 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
509 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
343 343  
344 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
345 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
346 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
347 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
348 348  
349 -(% class="box infomessage" %)
512 +
513 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
514 +
515 +
516 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
517 +
518 +(% class="box successmessage" %)
350 350  (((
351 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
520 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
352 352  )))
353 353  
354 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355 -)))
523 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
356 356  
525 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
526 +* Radier le bien du registre des dépôts
527 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
357 357  
529 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
358 358  
359 359  
532 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
360 360  
361 361  
535 +[[image:1747739157175-278.png]]
362 362  
363 363  
538 +[[image:1747739231189-417.png]]
364 364  
365 365  
366 366  
542 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
367 367  
368 368  
369 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
545 +==== Attachement unitaire ====
370 370  
547 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
371 371  
372 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
549 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
550 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
373 373  
552 +[[image:1747740793119-487.png]]
374 374  
375 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 376  
555 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
377 377  
378 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
557 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
379 379  
380 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
559 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
381 381  
382 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
561 +* Sélectionner les notices à rattacher
562 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
383 383  
384 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
564 +[[image:1747740946609-961.png]]
385 385  
386 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 387  
388 -
389 -)))
567 +Première association à effectuer :
390 390  
391 -(((
392 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
569 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
570 +* Lancer le traitement
393 393  
572 +[[image:1747741015186-251.png]]
394 394  
395 395  
396 -
397 -)))
398 -)))|(% style="width:300px" %)(((
399 -(% class="box" %)
400 -(((
401 -**Sommaire**
575 +Seconde association à effectuer :
402 402  
403 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
404 -)))
577 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
578 +* Lancer le traitement
405 405  
406 -(% class="box" %)
580 +[[image:1747741041295-431.png]]
581 +
582 +
583 +== Radiation du registre des dépôts ==
584 +
585 +
586 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
587 +
588 +
589 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
590 +
591 +[[image:1747739687774-731.png]]
592 +
593 +
594 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
595 +
596 +
597 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
598 +
599 +[[image:1747739728922-844.png]]
600 +
601 +
602 +(% class="box successmessage" %)
407 407  (((
408 -**Aller plus loin**
604 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
605 +)))
409 409  
410 -* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
411 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
412 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
413 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
414 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
415 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
416 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
417 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
418 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
419 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
420 -* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
607 +
608 +[[image:1747739870875-332.png]]
609 +
610 +
611 +(% class="box warningmessage" %)
612 +(((
613 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
421 421  )))
422 422  
423 -(% class="box" %)
616 +
617 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
618 +
619 +[[image:1747739908497-919.png]]
620 +
621 +
622 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
623 +
624 +
625 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
626 +
627 +
628 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
629 +
630 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
631 +
632 +
633 +[[image:1747740027614-948.png]]
634 +
635 +
636 +[[image:1747740075472-359.png]]
637 +
638 +
639 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
640 +
641 +
642 +[[image:1747740216286-288.png]]
643 +
644 +
645 +(% class="box warningmessage" %)
424 424  (((
425 -**Icônes principales**
647 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
648 +)))
426 426  
427 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
428 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
429 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
430 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
431 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
432 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
433 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
434 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
435 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
650 +
651 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
652 +
653 +
654 +(% class="box warningmessage" %)
655 +(((
656 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
436 436  )))
437 -)))
438 438  
439 -
659 +[[image:1747740258746-408.png]]
660 +
661 +
662 +[[image:1747740398485-927.png]]
663 +
664 +
665 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
666 +
667 +[[image:1747733815373-706.png]]
668 +
669 +
670 +Résultat :
671 +
672 +[[image:1747740624210-211.png]]
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