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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 11.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:39
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,707 +1,585 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
4 4  
5 -= **Introduction** =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
8 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
6 6  
10 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
11 +)))
7 7  
8 -== Réglementation ==
9 -
10 -
11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
12 -
13 -
14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
15 -
16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
17 -
18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
19 -
20 -
21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
22 -
23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 -
25 -
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 -
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 -
30 -
31 -== Modalités pratiques ==
32 -
33 -
34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 -
36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 -* En conformité avec les exigences légales
40 -
41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 -
43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 -
45 -
46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 -
48 -
49 -(% class="box warningmessage" %)
50 50  (((
51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 -)))
14 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
53 53  
54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
16 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
55 55  
56 -* //Table documentaire des Biens//
57 -* //Table documentaire des Entrées//
18 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
58 58  
59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
23 += Principes de fonctionnement dans Flora =
60 60  
61 -* //Registre des biens affectés//
62 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
25 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
28 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
63 63  
64 -**Vocabulaire à proscrire :**
31 += Grilles de saisie à utiliser =
65 65  
66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
33 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
67 67  
35 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
36 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
37 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
38 +
68 68  (% class="box infomessage" %)
69 69  (((
70 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
41 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
71 71  )))
72 72  
44 +(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
48 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
49 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
50 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
51 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
52 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
53 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
54 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
73 73  
56 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 75  
59 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
78 78  
64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
79 79  
68 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
70 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
80 80  
72 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
73 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
74 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
75 +Entrée : 2025.1
81 81  
82 -== Attention : le registre papier fait foi ==
83 -
84 -
85 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
86 -
87 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
88 -
89 -(% class="box warningmessage" %)
90 -(((
91 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
77 +Bien : 2025.1.1
92 92  )))
79 +|(((
80 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
81 +)))|(% style="width:209px" %)(((
82 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
93 93  
84 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
94 94  
95 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
86 +Si biens remarquables : saisie individuelle
87 +)))|(% style="width:302px" %)(((
88 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
89 +- Joindre un document descriptif
96 96  
91 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
97 97  
98 -=== Nouvelles acquisitions ===
93 +- Numérotation :
94 +• Ensemble : année.numérolot.0
95 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
96 +)))|(% style="width:257px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3
99 99  
99 +Ensemble : 2011.3.0
100 100  
101 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
101 +1er bien : 2011.3.1
102 102  
103 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
103 +2eme bien : 2011.3.2
104 104  
105 -
106 -(% class="box infomessage" %)
107 -(((
108 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
105 +
109 109  )))
107 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
108 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
110 110  
110 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
111 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
113 +Entrée : D2025.1
111 111  
112 -=== Inventaire rétrospectifs ===
115 +Bien : D2025.1.1
116 +)))
117 +|(((
118 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
113 113  
114 -
115 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
116 -
117 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
118 118  
121 +)))|(% style="width:209px" %)(((
122 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
119 119  
120 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
124 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
121 121  
122 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
126 +Si biens remarquables : saisie individuelle
127 +)))|(% style="width:302px" %)(((
128 +- Saisie immédiate ou différée
129 +- Joindre un document descriptif
123 123  
124 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
131 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
132 +- Numérotation :
133 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
134 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
135 +)))|(% style="width:257px" %)(((
136 +Entrée : D2011.1
125 125  
138 +Ensemble : D2011.1.0
126 126  
127 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
140 +1er bien : D2011.1.1
128 128  
129 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
130 -* le numéro de lot : 0
131 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
132 -
133 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
134 -
135 -
136 -[[image:1747723638621-244.png]]
137 -
138 -(% style="text-align: center;" %)
139 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
140 -
141 -
142 -
143 -[[image:1747723844014-278.png]]
144 -
145 -(% style="text-align: center;" %)
146 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
147 -
148 -
149 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
150 -
151 -
152 -(% class="box infomessage" %)
153 -(((
154 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
155 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
156 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
142 +2eme bien : D2011.1.2
157 157  )))
144 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
145 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
158 158  
147 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
148 +)))|(% style="width:302px" %)(((
149 +- Entrée liée : année.0
150 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
159 159  
160 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
161 161  
153 +- Numérotation biens :
154 +• Bien simple : année.0.numérobien
155 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
156 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
157 +)))|(% style="width:257px" %)(((
158 +Entrée : 2011.0
162 162  
163 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
160 +Bien : 2011.0.35
164 164  
165 165  
166 -=== Récolement décennal ===
163 +**Ensembles complexes **:
167 167  
165 +Entrée : 2011.0
168 168  
169 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
167 +Ensemble : 2011.0.36.0
170 170  
171 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
172 -
173 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
174 -
175 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
176 -
177 -
178 -=== Ensembles complexes ===
179 -
180 -
181 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
182 -
183 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
184 -
185 -(% class="box successmessage" %)
186 -(((
187 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
169 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
188 188  )))
171 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
172 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
173 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
174 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
175 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
176 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
189 189  
190 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
179 += Champs obligatoires pour le registre =
191 191  
192 -* 2011.0.1               bien simple
193 -* 2011.0.2               bien simple
194 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
195 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
196 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
197 -* 2011.0.4               bien simple
198 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
199 -* etc.
181 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
200 200  
201 -= Saisie des données nécessaires au registres =
184 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
202 202  
186 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
187 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
203 203  
204 -== Champs obligatoires en saisie ==
189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
205 205  
206 -
207 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
208 -
209 -(% class="box warningmessage" %)
210 -(((
211 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
212 -)))
213 -
214 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
215 -
216 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
217 -
218 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
219 -
220 -* Mode acquisition (thésaurus)
221 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
191 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
192 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
222 222  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
223 223  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
224 224  * Référence de l’acte
225 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
226 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
196 +* Date de l’acte d’acquisition
197 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
227 227  
228 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
199 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
229 229  
201 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
202 +
230 230  * Numéro d’inventaire
231 -* Date d’affectation
232 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
233 -* Prix d’achat
204 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
234 234  * Domaine (thésaurus)
235 235  * Dénomination (thésaurus)
236 236  * Matières/techniques (thésaurus)
237 237  * Dimensions
238 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
239 -* Date du constat état (assistant datation)
240 -* État de conservation (liste de contrôle)
209 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
210 +* Prix d’achat
211 +* Inscriptions (thésaurus)
212 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
241 241  
242 -(% class="box infomessage" %)
243 -(((
244 -(% style="text-align: center;" %)
245 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
246 -)))
214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre =
247 247  
248 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
216 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
249 249  
218 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
250 250  
251 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
220 +(((
221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
222 +)))
252 252  
224 +(((
225 +Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
226 +)))
253 253  
254 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
228 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
230 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
256 256  
257 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
258 -
259 -
260 -[[image:1747723969669-261.png]]
261 -
262 -(% style="text-align: center;" %)
263 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
264 -
265 -
266 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
267 -
268 -
269 -[[image:1747724102358-210.png]]
270 -
271 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
272 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
273 -
274 -
275 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
276 276  (((
277 -(% style="text-align: left;" %)
278 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
233 +(% start="1" %)
234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
279 279  )))
280 280  
281 -
282 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
283 -
284 -
285 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
286 -
287 -
288 -[[image:1747724180433-782.png]]
289 -
290 -(% style="text-align: center;" %)
291 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
292 -
293 -
294 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
295 -
296 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
297 -
298 -
299 -[[image:1747724251875-618.png]]
300 -
301 -(% style="text-align: center;" %)
302 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
303 -
304 -
305 -(% class="box infomessage" %)
306 306  (((
307 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
238 +(% start="2" %)
239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie »
308 308  )))
309 309  
245 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310 310  
311 -=== Biens ===
312 312  
248 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 313  
314 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
250 +== Valider ou refuser la notice ==
315 315  
252 +Dans la barre d’outils :
316 316  
317 -[[image:1747724329047-588.png]]
254 +* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
255 +* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
318 318  
319 -(% style="text-align: center;" %)
320 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
257 +=== Cas 1 : validation de la saisie ===
321 321  
259 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322 322  
323 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
324 324  
262 +=== Cas 2 : refus de la saisie ===
325 325  
326 -(% class="box infomessage" %)
264 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 +
327 327  (((
328 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
267 +
329 329  )))
330 330  
331 -[[image:1747724385543-970.png]]
332 -
333 -(% style="text-align: center;" %)
334 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
335 -
336 -
337 -(% class="box warningmessage" %)
338 338  (((
339 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
271 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340 340  )))
341 341  
342 342  
343 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
275 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  
345 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
346 346  
278 +== Lancer l’intégration au registre ==
347 347  
348 -[[image:1747725032932-364.png]]
280 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
349 349  
282 +(((
283 +Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
350 350  
351 -=== Biens : Ensembles complexes ===
285 +**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
352 352  
287 +* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
288 +* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
353 353  
354 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
355 -
356 -
357 -[[image:1747725129124-544.png]]
358 -
359 -
360 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
361 -
362 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
363 -
364 -
365 -[[image:1747725362450-684.png]]
366 -
367 -
368 368  (% class="box infomessage" %)
369 369  (((
370 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
292 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
371 371  )))
294 +)))
372 372  
373 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
296 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 374  
375 -[[image:1747725317402-667.png]]
376 376  
299 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
377 377  
378 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
301 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
379 379  
380 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
381 381  
304 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
382 382  
383 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
306 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 384  
385 385  
386 -=== Entrée ===
309 +== Confirmer l’intégration ==
387 387  
311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
388 388  
389 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
314 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 390  
391 391  
392 -[[image:1747725797202-722.png]]
317 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393 393  
394 394  
395 -=== Biens ===
320 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 396  
397 397  
398 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
323 += Consulter et éditer les registres =
399 399  
400 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
325 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
401 401  
327 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
402 402  
403 -[[image:1747725926983-893.png]]
329 +== Consulter le registre ==
404 404  
331 +1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
332 +1. (((
333 +Renseignez les critères de filtrage :
405 405  
335 +* **Année d’inscription au registre**
336 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
337 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
338 +)))
339 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
406 406  
407 -[[image:1747727404840-527.png]]
341 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
408 408  
343 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
409 409  
410 -= Intégration des notices biens au registre =
411 411  
346 +== Éditer le registre ==
412 412  
413 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
348 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
414 414  
350 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
351 +1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
352 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
353 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
415 415  
416 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
417 -
418 -
419 -[[image:1747732762213-559.png]]
420 -
421 -
422 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
423 -
424 424  (% class="box infomessage" %)
425 425  (((
426 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
357 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
358 +)))
427 427  
428 -* Avis des instances scientifiques
429 -* Prix
430 -* Inscriptions
431 -* Constat d’état initial
432 -
433 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
434 -
435 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
360 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 436  )))
437 437  
438 -[[image:1747732693654-638.png]]
439 439  
440 440  
441 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
442 442  
443 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
444 444  
445 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
446 446  
447 447  
448 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
369 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 449  
450 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
451 451  
372 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
453 -[[image:1747733244856-550.png]]
454 454  
455 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
456 -.
375 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
457 457  
458 -[[image:1747733341634-347.png]]
459 459  
460 -(% class="wikigeneratedid" %)
461 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
378 +== Page de garde et annexes aux registres papier ==
462 462  
380 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
463 463  
464 -[[image:1747733457810-510.png]]
382 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
465 465  
466 -(% class="wikigeneratedid" %)
467 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
384 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
468 468  
469 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
386 +
387 +)))
470 470  
471 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
472 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
473 -
474 -(% style="text-align: center;" %)
475 -[[image:1747733785550-908.png]]
476 -
477 -
478 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
479 -
480 -
481 -(% style="text-align: center;" %)
482 -[[image:1747733815373-706.png]]
483 -
484 -
485 -
486 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
487 -
488 -
489 -[[image:1747733892872-758.png]]
490 -
491 -
492 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
493 -
494 -[[image:1747733938343-251.png]]
495 -
496 -(% class="box warningmessage" %)
497 497  (((
498 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
499 -)))
390 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
500 500  
501 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
502 502  
503 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
504 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
393 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
505 505  
506 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
395 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
396 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
507 507  
508 -
509 -= Édition des registres =
510 -
511 -
512 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
513 -
514 -
515 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
516 -
517 -
518 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
519 -
520 -
521 521  (% class="box infomessage" %)
522 522  (((
523 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
400 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
524 524  )))
525 525  
526 -Il est possible de sélectionner :
403 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
527 527  
528 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
529 -* L’année d'inscription au registre
530 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
405 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
406 +1. (((
407 +Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
531 531  
532 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
409 +* (((
410 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
533 533  
534 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
412 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
413 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
414 +)))
415 +* (((
416 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
535 535  
418 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
419 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
420 +)))
421 +)))
536 536  
537 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
423 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
538 538  
539 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
540 540  
426 +[[Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
541 541  
542 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
543 543  
544 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
429 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
545 545  
431 +Depuis la notice du bien, renseignez :
546 546  
547 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
433 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
434 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
548 548  
549 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
436 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
550 550  
551 551  
439 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
552 552  
553 -Résultat :
441 +Utilisez la fonction d’association multiple :
554 554  
555 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
443 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
444 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
556 556  
446 +[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
557 557  
558 -(% class="wikigeneratedid" %)
559 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
560 560  
449 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
561 561  
562 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
563 563  
452 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1747741041295-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
564 564  
565 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
566 566  
567 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
455 +== Radier le bien du registre des dépôts ==
568 568  
569 -(% class="box successmessage" %)
570 -(((
571 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
457 +* Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
458 +* Passez en modification sur la version figée de la notice.
459 +* (((
460 +Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
572 572  )))
462 +* Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
573 573  
574 -
575 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
576 -
577 -(% class="box successmessage" %)
464 +(% class="box infomessage" %)
578 578  (((
579 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
466 +**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
580 580  )))
581 581  
469 +[[image:1747739687774-731.png]]
582 582  
583 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
584 584  
472 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
585 585  
586 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
587 587  
475 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
588 588  
477 +[[image:1747739728922-844.png]]
589 589  
590 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
591 591  
592 -
593 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
594 -
595 595  (% class="box successmessage" %)
596 596  (((
597 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
482 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
598 598  )))
599 599  
600 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
601 601  
602 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
603 -* Radier le bien du registre des dépôts
604 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
486 +[[image:1747739870875-332.png]]
605 605  
606 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
607 607  
489 +(% class="box warningmessage" %)
490 +(((
491 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
492 +)))
608 608  
609 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
610 610  
495 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
611 611  
612 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
497 +[[image:1747739908497-919.png]]
613 613  
614 614  
615 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
500 +[[image:1747739946868-909.png]]
616 616  
617 617  
503 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
618 618  
619 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
620 620  
506 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
621 621  
622 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
508 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
623 623  
624 624  
625 -== Radiation du registre des dépôts ==
511 +[[image:1747740027614-948.png]]
626 626  
627 627  
628 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
514 +[[image:1747740075472-359.png]]
629 629  
630 630  
631 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
517 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
632 632  
633 633  
634 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
520 +[[image:1747740216286-288.png]]
635 635  
636 636  
637 -
638 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
639 -
640 -
641 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
642 -
643 -
644 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
645 -
646 -
647 -(% class="box successmessage" %)
523 +(% class="box warningmessage" %)
648 648  (((
649 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
525 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
650 650  )))
651 651  
652 652  
653 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
529 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
654 654  
655 655  
656 656  (% class="box warningmessage" %)
657 657  (((
658 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
534 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
659 659  )))
660 660  
537 +[[image:1747740258746-408.png]]
661 661  
662 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
663 663  
540 +[[image:1747740398485-927.png]]
664 664  
665 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
666 666  
543 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
667 667  
545 +[[image:1747733815373-706.png]]
668 668  
669 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
670 670  
548 +Résultat :
671 671  
672 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
550 +[[image:1747740624210-211.png]]
673 673  
674 674  
675 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
676 676  
677 677  
678 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
679 679  
556 +
557 +)))
558 +)))|(% style="width:300px" %)(((
559 +(% class="box" %)
560 +(((
561 +**Sommaire**
680 680  
681 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
563 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
564 +)))
682 682  
683 -
684 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
685 -
686 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
687 -
688 -
689 -(% class="box warningmessage" %)
566 +(% class="box" %)
690 690  (((
691 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
568 +**Aller plus loin**
569 +
570 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
571 +* Saisir une entrée
572 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
573 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
574 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
575 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
576 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
692 692  )))
693 693  
694 -
695 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
696 -
697 -
698 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
699 -
700 -
701 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
702 -
703 -
704 -(% class="box warningmessage" %)
579 +(% class="box" %)
705 705  (((
706 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
581 +**Icônes principales**
707 707  )))
583 +)))
584 +
585 +
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