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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 109.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 11:34
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À la version 50.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Intégrer des biens aux registres réglementaires
1 +Gérer les registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -20,10 +20,8 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,7 +30,7 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
30 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
... ... @@ -43,17 +43,31 @@
43 43  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
44 44  )))
45 45  
46 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
47 47  
55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
53 53  
54 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
55 55  
56 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66 +
67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
57 57  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
58 58  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
59 59  
... ... @@ -164,22 +164,17 @@
164 164  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
165 165  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
166 166  
167 -== Champs obligatoires pour le registre ==
178 += Champs obligatoires pour le registre =
168 168  
169 169  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
170 170  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
171 171  
172 -(% class="box warningmessage" %)
173 -(((
174 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
175 -)))
176 -
177 177  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
178 178  
179 179  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
180 180  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
181 181  
182 -=== Table Entrées ===
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
183 183  
184 184  * Mode d’acquisition (thésaurus)
185 185  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -189,10 +189,8 @@
189 189  * Date de l’acte d’acquisition
190 190  * Mention des concours publics (AS / ANS)
191 191  
192 -=== Table Biens ===
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
193 193  
194 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
195 -
196 196  * Numéro d’inventaire
197 197  * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
198 198  * Domaine (thésaurus)
... ... @@ -204,356 +204,531 @@
204 204  * Inscriptions (thésaurus)
205 205  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
206 206  
207 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions et Constat d'état initial** ne sont pas renseignés au moment de la validation, **le terme “néant” est automatiquement inséré**, conformément aux recommandations du SMF.
214 +)))
208 208  
209 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
210 210  
211 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
212 212  
218 +
219 +)))
220 +)))|(% style="width:300px" %)(((
221 +(% class="box" %)
213 213  (((
214 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
223 +**Sommaire**
215 215  )))
216 216  
226 +(% class="box" %)
217 217  (((
218 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
228 +**Aller plus loin**
229 +
230 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
231 +* Saisir une entrée
232 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
233 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
234 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
235 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
219 219  )))
220 220  
221 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 +(% class="box" %)
239 +(((
240 +**Icônes principales**
241 +)))
242 +)))
222 222  
223 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
224 224  
245 +
246 +
247 +
248 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
249 +
250 +
251 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
252 +
253 +
254 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
255 +
256 +
257 +[[image:1747723969669-261.png]]
258 +
259 +(% style="text-align: center;" %)
260 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
261 +
262 +
263 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
264 +
265 +
266 +[[image:1747724102358-210.png]]
267 +
268 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
269 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
270 +
271 +
272 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
225 225  (((
226 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
274 +(% style="text-align: left;" %)
275 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
227 227  )))
228 228  
229 -(((
230 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
231 231  
232 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
233 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
279 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
234 234  
235 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
236 -)))
237 237  
238 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
239 239  
240 240  
241 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 +[[image:1747724180433-782.png]]
242 242  
243 -== Valider ou refuser la saisie ==
287 +(% style="text-align: center;" %)
288 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
244 244  
245 -Dans la barre d’outils :
246 246  
247 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
248 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
291 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
249 249  
250 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
293 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
251 251  
252 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 253  
296 +[[image:1747724251875-618.png]]
254 254  
255 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
298 +(% style="text-align: center;" %)
299 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
256 256  
257 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 258  
302 +(% class="box infomessage" %)
259 259  (((
260 -
304 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
261 261  )))
262 262  
307 +
308 +=== Biens ===
309 +
310 +
311 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
312 +
313 +
314 +[[image:1747724329047-588.png]]
315 +
316 +(% style="text-align: center;" %)
317 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
318 +
319 +
320 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
321 +
322 +
323 +(% class="box infomessage" %)
263 263  (((
264 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
265 265  )))
266 266  
328 +[[image:1747724385543-970.png]]
267 267  
268 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 +(% style="text-align: center;" %)
331 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
269 269  
270 270  
271 -== Lancer l’intégration au registre ==
334 +(% class="box warningmessage" %)
335 +(((
336 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
337 +)))
272 272  
273 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
274 274  
275 -(((
276 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
340 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
277 277  
278 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
342 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
279 279  
280 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
281 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
282 282  
345 +[[image:1747725032932-364.png]]
346 +
347 +
348 +=== Biens : Ensembles complexes ===
349 +
350 +
351 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
352 +
353 +
354 +[[image:1747725129124-544.png]]
355 +
356 +
357 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
358 +
359 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
360 +
361 +
362 +[[image:1747725362450-684.png]]
363 +
364 +
283 283  (% class="box infomessage" %)
284 284  (((
285 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
367 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
286 286  )))
287 -)))
288 288  
289 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
290 290  
372 +[[image:1747725317402-667.png]]
291 291  
292 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
293 293  
294 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
295 295  
377 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
296 296  
297 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
298 298  
299 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
300 300  
301 301  
302 -== Confirmer l’intégration ==
383 +=== Entrée ===
303 303  
304 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
305 305  
306 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
386 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
307 307  
308 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 309  
389 +[[image:1747725797202-722.png]]
310 310  
311 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 312  
392 +=== Biens ===
313 313  
314 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
395 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
316 316  
317 -= Consulter et éditer les registres =
397 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
318 318  
319 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
320 320  
321 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
400 +[[image:1747725926983-893.png]]
322 322  
323 -== Consulter le registre ==
324 324  
325 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
326 -1. (((
327 -Renseignez les critères de filtrage :
328 328  
329 -* **Année d’inscription au registre**
330 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
331 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
332 -)))
333 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
404 +[[image:1747727404840-527.png]]
334 334  
335 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
336 336  
337 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 += Intégration des notices biens au registre =
338 338  
339 339  
340 -== Éditer le registre ==
410 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
341 341  
342 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
343 343  
344 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
345 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
346 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
347 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
413 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
348 348  
415 +
416 +[[image:1747732762213-559.png]]
417 +
418 +
419 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
420 +
349 349  (% class="box infomessage" %)
350 350  (((
351 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
352 -)))
423 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
353 353  
354 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 +* Avis des instances scientifiques
426 +* Prix
427 +* Inscriptions
428 +* Constat d’état initial
429 +
430 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
431 +
432 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
355 355  )))
356 356  
435 +[[image:1747732693654-638.png]]
357 357  
358 358  
438 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
359 359  
440 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
360 360  
442 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
361 361  
362 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
363 363  
445 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
364 364  
365 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
447 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
366 366  
367 367  
368 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 +[[image:1747733244856-550.png]]
369 369  
452 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
453 +.
370 370  
371 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
455 +[[image:1747733341634-347.png]]
372 372  
373 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
457 +(% class="wikigeneratedid" %)
458 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
374 374  
375 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
376 376  
377 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
461 +[[image:1747733457810-510.png]]
378 378  
379 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 380  
381 -
382 -)))
464 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
383 383  
384 -(((
385 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
386 386  
387 387  
388 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
468 +[[image:1747734678656-824.png]]
389 389  
390 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
391 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
392 392  
393 -(% class="box infomessage" %)
471 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
472 +
473 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
474 +
475 +
476 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
477 +
478 +
479 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
480 +
481 +
482 +
483 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
484 +
485 +[[image:1747733892872-758.png]]
486 +
487 +
488 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
489 +
490 +[[image:1747733938343-251.png]]
491 +
492 +(% class="box warningmessage" %)
394 394  (((
395 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
494 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
396 396  )))
397 397  
398 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
497 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
399 399  
400 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
401 -1. (((
402 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
499 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
500 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
403 403  
404 -* (((
405 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
502 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
406 406  
407 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
408 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
409 -)))
410 -* (((
411 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
412 412  
413 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
414 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
505 += Édition des registres =
506 +
507 +
508 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
509 +
510 +[[image:1747734834496-206.png]]
511 +
512 +
513 +(% class="box infomessage" %)
514 +(((
515 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
415 415  )))
416 -)))
417 417  
418 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518 +Il est possible de sélectionner :
419 419  
520 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
521 +* L’année d'inscription au registre
522 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
420 420  
421 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
422 422  
526 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
423 423  
424 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
425 425  
426 -Depuis la notice du bien, renseignez :
529 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
427 427  
428 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
429 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
531 +[[image:1747734875829-175.png]]
430 430  
431 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
533 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
432 432  
535 +[[image:1747734980868-601.png]]
433 433  
434 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
537 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
435 435  
436 -Utilisez la fonction d’association multiple :
539 +[[image:1747735028293-815.png]]
437 437  
438 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
439 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
440 440  
441 -[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 442  
543 +Résultat :
443 443  
444 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
545 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
445 445  
446 446  
447 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
548 +(% class="wikigeneratedid" %)
549 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
448 448  
449 449  
450 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
552 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
451 451  
452 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
453 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
454 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
455 455  
456 -(% class="box infomessage" %)
555 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
556 +
557 +(% class="box successmessage" %)
457 457  (((
458 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
559 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
459 459  )))
460 460  
461 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
562 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
462 462  
564 +(% class="box successmessage" %)
565 +(((
566 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
567 +)))
463 463  
464 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 465  
570 +[[image:1747735219379-682.png]]
466 466  
467 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
468 468  
573 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
469 469  
470 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
575 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
471 471  
472 472  
473 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474 474  
579 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
475 475  
476 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
477 477  
478 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
479 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
480 -1. (((
481 -Renseignez :
582 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
482 482  
483 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
484 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
485 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
584 +(% class="box successmessage" %)
585 +(((
586 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
486 486  )))
487 -1. Enregistrez la notice.
488 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
489 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
490 490  
491 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
589 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
492 492  
591 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
592 +* Radier le bien du registre des dépôts
593 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
493 493  
494 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
595 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
495 495  
496 496  
497 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
598 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
498 498  
499 499  
500 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
601 +[[image:1747739157175-278.png]]
501 501  
502 502  
503 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
604 +[[image:1747739231189-417.png]]
504 504  
505 505  
506 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
507 507  
608 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
508 508  
509 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
510 510  
611 +==== Attachement unitaire ====
511 511  
613 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
512 512  
615 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
616 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
513 513  
618 +[[image:1747740793119-487.png]]
514 514  
515 -
516 -)))
517 -)))|(% style="width:300px" %)(((
518 -(% class="box" %)
519 -(((
520 -**Sommaire**
521 521  
522 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
523 -)))
621 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
524 524  
525 -(% class="box" %)
623 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
624 +
625 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
626 +
627 +* Sélectionner les notices à rattacher
628 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
629 +
630 +[[image:1747740946609-961.png]]
631 +
632 +
633 +Première association à effectuer :
634 +
635 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
636 +* Lancer le traitement
637 +
638 +[[image:1747741015186-251.png]]
639 +
640 +
641 +Seconde association à effectuer :
642 +
643 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
644 +* Lancer le traitement
645 +
646 +[[image:1747741041295-431.png]]
647 +
648 +
649 +== Radiation du registre des dépôts ==
650 +
651 +
652 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
653 +
654 +
655 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
656 +
657 +[[image:1747739687774-731.png]]
658 +
659 +
660 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
661 +
662 +
663 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
664 +
665 +[[image:1747739728922-844.png]]
666 +
667 +
668 +(% class="box successmessage" %)
526 526  (((
527 -**Aller plus loin**
670 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
671 +)))
528 528  
529 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
530 -* Saisir une entrée
531 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
532 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
533 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
534 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
535 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
536 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
537 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
538 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
673 +
674 +[[image:1747739870875-332.png]]
675 +
676 +
677 +(% class="box warningmessage" %)
678 +(((
679 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
539 539  )))
540 540  
541 -(% class="box" %)
682 +
683 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
684 +
685 +[[image:1747739908497-919.png]]
686 +
687 +
688 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
689 +
690 +
691 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
692 +
693 +
694 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
695 +
696 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
697 +
698 +
699 +[[image:1747740027614-948.png]]
700 +
701 +
702 +[[image:1747740075472-359.png]]
703 +
704 +
705 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
706 +
707 +
708 +[[image:1747740216286-288.png]]
709 +
710 +
711 +(% class="box warningmessage" %)
542 542  (((
543 -**Icônes principales**
713 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
714 +)))
544 544  
545 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
546 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
547 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
548 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
549 -* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
550 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
551 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
552 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
553 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
554 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
555 -* [[image:1752822283661-314.png||height="31" width="29"]] Associer un lot de fiches
716 +
717 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
718 +
719 +
720 +(% class="box warningmessage" %)
721 +(((
722 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
556 556  )))
557 -)))
558 558  
559 -
725 +[[image:1747740258746-408.png]]
726 +
727 +
728 +[[image:1747740398485-927.png]]
729 +
730 +
731 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
732 +
733 +[[image:1747733815373-706.png]]
734 +
735 +
736 +Résultat :
737 +
738 +[[image:1747740624210-211.png]]
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