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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 107.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 09:05
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À la version 51.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Intégrer des biens aux registres réglementaires
1 +Gérer les registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -20,10 +20,8 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,7 +30,7 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
30 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
... ... @@ -43,17 +43,31 @@
43 43  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
44 44  )))
45 45  
46 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
47 47  
55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
53 53  
54 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
55 55  
56 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66 +
67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
57 57  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
58 58  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
59 59  
... ... @@ -164,22 +164,17 @@
164 164  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
165 165  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
166 166  
167 -== Champs obligatoires pour le registre ==
178 += Champs obligatoires pour le registre =
168 168  
169 169  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
170 170  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
171 171  
172 -(% class="box warningmessage" %)
173 -(((
174 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
175 -)))
176 -
177 177  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
178 178  
179 179  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
180 180  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
181 181  
182 -=== Table Entrées ===
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
183 183  
184 184  * Mode d’acquisition (thésaurus)
185 185  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -189,9 +189,9 @@
189 189  * Date de l’acte d’acquisition
190 190  * Mention des concours publics (AS / ANS)
191 191  
192 -=== Table Biens ===
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
193 193  
194 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
200 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
195 195  
196 196  * Numéro d’inventaire
197 197  * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
... ... @@ -204,354 +204,532 @@
204 204  * Inscriptions (thésaurus)
205 205  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
206 206  
207 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
213 +(% class="box infomessage" %)
214 +(((
215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 +)))
208 208  
209 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
210 210  
211 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
212 212  
220 +
221 +
222 +)))
223 +)))|(% style="width:300px" %)(((
224 +(% class="box" %)
213 213  (((
214 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
226 +**Sommaire**
215 215  )))
216 216  
229 +(% class="box" %)
217 217  (((
218 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
231 +**Aller plus loin**
232 +
233 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
234 +* Saisir une entrée
235 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
236 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
237 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
238 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
219 219  )))
220 220  
221 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 +(% class="box" %)
242 +(((
243 +**Icônes principales**
244 +)))
245 +)))
222 222  
223 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
224 224  
248 +
249 +
250 +
251 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
252 +
253 +
254 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
255 +
256 +
257 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
258 +
259 +
260 +[[image:1747723969669-261.png]]
261 +
262 +(% style="text-align: center;" %)
263 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
264 +
265 +
266 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
267 +
268 +
269 +[[image:1747724102358-210.png]]
270 +
271 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
272 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
273 +
274 +
275 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
225 225  (((
226 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
277 +(% style="text-align: left;" %)
278 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
227 227  )))
228 228  
229 -(((
230 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
231 231  
232 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
233 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
282 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
234 234  
235 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
236 -)))
237 237  
238 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
239 239  
240 240  
241 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +[[image:1747724180433-782.png]]
242 242  
243 -== Valider ou refuser la saisie ==
290 +(% style="text-align: center;" %)
291 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
244 244  
245 -Dans la barre d’outils :
246 246  
247 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
248 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
294 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
249 249  
250 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
296 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
251 251  
252 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 253  
299 +[[image:1747724251875-618.png]]
254 254  
255 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
301 +(% style="text-align: center;" %)
302 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
256 256  
257 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 258  
305 +(% class="box infomessage" %)
259 259  (((
260 -
307 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
261 261  )))
262 262  
310 +
311 +=== Biens ===
312 +
313 +
314 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
315 +
316 +
317 +[[image:1747724329047-588.png]]
318 +
319 +(% style="text-align: center;" %)
320 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
321 +
322 +
323 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
324 +
325 +
326 +(% class="box infomessage" %)
263 263  (((
264 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
328 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
265 265  )))
266 266  
331 +[[image:1747724385543-970.png]]
267 267  
268 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 +(% style="text-align: center;" %)
334 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
269 269  
270 270  
271 -== Lancer l’intégration au registre ==
337 +(% class="box warningmessage" %)
338 +(((
339 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
340 +)))
272 272  
273 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
274 274  
275 -(((
276 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
343 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
277 277  
278 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
345 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
279 279  
280 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
281 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
282 282  
348 +[[image:1747725032932-364.png]]
349 +
350 +
351 +=== Biens : Ensembles complexes ===
352 +
353 +
354 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
355 +
356 +
357 +[[image:1747725129124-544.png]]
358 +
359 +
360 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
361 +
362 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
363 +
364 +
365 +[[image:1747725362450-684.png]]
366 +
367 +
283 283  (% class="box infomessage" %)
284 284  (((
285 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
370 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
286 286  )))
287 -)))
288 288  
289 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
290 290  
375 +[[image:1747725317402-667.png]]
291 291  
292 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
293 293  
294 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
295 295  
380 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
296 296  
297 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
298 298  
299 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
300 300  
301 301  
302 -== Confirmer l’intégration ==
386 +=== Entrée ===
303 303  
304 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
305 305  
306 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
389 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
307 307  
308 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 309  
392 +[[image:1747725797202-722.png]]
310 310  
311 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 312  
395 +=== Biens ===
313 313  
314 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
398 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
316 316  
317 -= Consulter et éditer les registres =
400 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
318 318  
319 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
320 320  
321 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
403 +[[image:1747725926983-893.png]]
322 322  
323 -== Consulter le registre ==
324 324  
325 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
326 -1. (((
327 -Renseignez les critères de filtrage :
328 328  
329 -* **Année d’inscription au registre**
330 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
331 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
332 -)))
333 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
407 +[[image:1747727404840-527.png]]
334 334  
335 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
336 336  
337 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
410 += Intégration des notices biens au registre =
338 338  
339 339  
340 -== Éditer le registre ==
413 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
341 341  
342 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
343 343  
344 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
345 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
346 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
347 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
416 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
348 348  
418 +
419 +[[image:1747732762213-559.png]]
420 +
421 +
422 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
423 +
349 349  (% class="box infomessage" %)
350 350  (((
351 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
352 -)))
426 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
353 353  
354 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 +* Avis des instances scientifiques
429 +* Prix
430 +* Inscriptions
431 +* Constat d’état initial
432 +
433 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
434 +
435 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
355 355  )))
356 356  
438 +[[image:1747732693654-638.png]]
357 357  
358 358  
441 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
359 359  
360 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
361 361  
445 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
362 362  
363 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 364  
448 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
365 365  
366 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
367 367  
368 368  
369 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
453 +[[image:1747733244856-550.png]]
370 370  
371 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
455 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
456 +.
372 372  
373 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
458 +[[image:1747733341634-347.png]]
374 374  
375 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
460 +(% class="wikigeneratedid" %)
461 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
376 376  
377 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378 378  
379 -
380 -)))
464 +[[image:1747733457810-510.png]]
381 381  
382 -(((
383 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 384  
467 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
385 385  
386 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
387 387  
388 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
389 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
390 390  
391 -(% class="box infomessage" %)
471 +[[image:1747734678656-824.png]]
472 +
473 +
474 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
475 +
476 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
477 +
478 +
479 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
480 +
481 +
482 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
483 +
484 +
485 +
486 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
487 +
488 +[[image:1747733892872-758.png]]
489 +
490 +
491 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
492 +
493 +[[image:1747733938343-251.png]]
494 +
495 +(% class="box warningmessage" %)
392 392  (((
393 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
497 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
394 394  )))
395 395  
396 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
500 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
397 397  
398 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
399 -1. (((
400 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
502 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
503 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
401 401  
402 -* (((
403 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
505 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
404 404  
405 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
406 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
407 -)))
408 -* (((
409 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
410 410  
411 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
412 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
508 += Édition des registres =
509 +
510 +
511 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
512 +
513 +[[image:1747734834496-206.png]]
514 +
515 +
516 +(% class="box infomessage" %)
517 +(((
518 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
413 413  )))
414 -)))
415 415  
416 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 +Il est possible de sélectionner :
417 417  
523 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
524 +* L’année d'inscription au registre
525 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
418 418  
419 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
420 420  
529 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
421 421  
422 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
423 423  
424 -Depuis la notice du bien, renseignez :
532 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
425 425  
426 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
427 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
534 +[[image:1747734875829-175.png]]
428 428  
429 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
430 430  
538 +[[image:1747734980868-601.png]]
431 431  
432 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
540 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
433 433  
434 -Utilisez la fonction d’association multiple :
542 +[[image:1747735028293-815.png]]
435 435  
436 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
437 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
438 438  
439 -[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440 440  
546 +Résultat :
441 441  
442 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
548 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
443 443  
444 444  
445 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
551 +(% class="wikigeneratedid" %)
552 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
446 446  
447 447  
448 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
555 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
449 449  
450 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
451 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
452 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
453 453  
454 -(% class="box infomessage" %)
558 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
559 +
560 +(% class="box successmessage" %)
455 455  (((
456 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
562 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
457 457  )))
458 458  
459 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
565 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
460 460  
567 +(% class="box successmessage" %)
568 +(((
569 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
570 +)))
461 461  
462 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 463  
573 +[[image:1747735219379-682.png]]
464 464  
465 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 466  
576 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
467 467  
468 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
578 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
469 469  
470 470  
471 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
472 472  
582 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
473 473  
474 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
475 475  
476 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
477 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
478 -1. (((
479 -Renseignez :
585 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
480 480  
481 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
482 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
483 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
587 +(% class="box successmessage" %)
588 +(((
589 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
484 484  )))
485 -1. Enregistrez la notice.
486 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
487 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
488 488  
489 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
592 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
490 490  
594 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
595 +* Radier le bien du registre des dépôts
596 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
491 491  
492 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
598 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
493 493  
494 494  
495 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
601 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
496 496  
497 497  
498 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
604 +[[image:1747739157175-278.png]]
499 499  
500 500  
501 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
607 +[[image:1747739231189-417.png]]
502 502  
503 503  
504 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
505 505  
611 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
506 506  
507 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
508 508  
614 +==== Attachement unitaire ====
509 509  
616 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
510 510  
618 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
619 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
511 511  
621 +[[image:1747740793119-487.png]]
512 512  
513 -
514 -)))
515 -)))|(% style="width:300px" %)(((
516 -(% class="box" %)
517 -(((
518 -**Sommaire**
519 519  
520 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
521 -)))
624 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
522 522  
523 -(% class="box" %)
626 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
627 +
628 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
629 +
630 +* Sélectionner les notices à rattacher
631 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
632 +
633 +[[image:1747740946609-961.png]]
634 +
635 +
636 +Première association à effectuer :
637 +
638 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
639 +* Lancer le traitement
640 +
641 +[[image:1747741015186-251.png]]
642 +
643 +
644 +Seconde association à effectuer :
645 +
646 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
647 +* Lancer le traitement
648 +
649 +[[image:1747741041295-431.png]]
650 +
651 +
652 +== Radiation du registre des dépôts ==
653 +
654 +
655 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
656 +
657 +
658 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
659 +
660 +[[image:1747739687774-731.png]]
661 +
662 +
663 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
664 +
665 +
666 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
667 +
668 +[[image:1747739728922-844.png]]
669 +
670 +
671 +(% class="box successmessage" %)
524 524  (((
525 -**Aller plus loin**
673 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
674 +)))
526 526  
527 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
528 -* Saisir une entrée
529 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
530 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
531 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
532 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
533 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
534 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
535 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
536 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
676 +
677 +[[image:1747739870875-332.png]]
678 +
679 +
680 +(% class="box warningmessage" %)
681 +(((
682 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
537 537  )))
538 538  
539 -(% class="box" %)
685 +
686 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
687 +
688 +[[image:1747739908497-919.png]]
689 +
690 +
691 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
692 +
693 +
694 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
695 +
696 +
697 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
698 +
699 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
700 +
701 +
702 +[[image:1747740027614-948.png]]
703 +
704 +
705 +[[image:1747740075472-359.png]]
706 +
707 +
708 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
709 +
710 +
711 +[[image:1747740216286-288.png]]
712 +
713 +
714 +(% class="box warningmessage" %)
540 540  (((
541 -**Icônes principales**
716 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
717 +)))
542 542  
543 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
544 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
545 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
546 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
547 -* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
548 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
549 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
550 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
551 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
552 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
553 -* [[image:1752822283661-314.png||height="31" width="29"]] Associer un lot de fiches
719 +
720 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
721 +
722 +
723 +(% class="box warningmessage" %)
724 +(((
725 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
554 554  )))
555 -)))
556 556  
557 -
728 +[[image:1747740258746-408.png]]
729 +
730 +
731 +[[image:1747740398485-927.png]]
732 +
733 +
734 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
735 +
736 +[[image:1747733815373-706.png]]
737 +
738 +
739 +Résultat :
740 +
741 +[[image:1747740624210-211.png]]
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