Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Intégrer des biens aux registres réglementaires
++Gérer les registres réglementaires

Contenu

@@ -20,10 +20,8 @@
  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
--= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
++= Principes de fonctionnement dans Flora =
--== Principe général ==
--
  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
@@ -30,7 +30,7 @@
  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
--== Grilles de saisie à utiliser ==
++= Grilles de saisie à utiliser =
  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
@@ -43,6 +43,18 @@
  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
  )))
++(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
++|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
++|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
++|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
++|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
++|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
++|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
++|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
++|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
++|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
++|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
++
  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -49,11 +49,13 @@
  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
++= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
--Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
++La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
++Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
++Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
--(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
++(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
@@ -164,22 +164,17 @@
  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
--== Champs obligatoires pour le registre ==
++= Champs obligatoires pour le registre =
  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
--)))
--
  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
--=== Table Entrées ===
++== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
  * Mode d’acquisition (thésaurus)
  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
@@ -189,7 +189,7 @@
  * Date de l’acte d’acquisition
  * Mention des concours publics (AS / ANS)
--=== Table Biens ===
++== Champs obligatoires dans la table Biens ==
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
@@ -204,7 +204,7 @@
  * Inscriptions (thésaurus)
  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
--= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
++= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
@@ -211,7 +211,7 @@
  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
  (((
--Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
++Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
  )))
  (((
@@ -223,16 +223,16 @@
  == Terminer la saisie de chaque notice ==
  (((
--Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
++(% start="1" %)
++1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
  )))
  (((
--Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
--
--* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
--* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
--
--La notice passe en état « attente validation saisie ».
++(% start="2" %)
++1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
++Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
++L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
++1. La notice passe en état « attente validation saisie »
  )))
  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -240,7 +240,7 @@
  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Valider ou refuser la saisie ==
++== Valider ou refuser la notice ==
  Dans la barre d’outils :
@@ -301,10 +301,9 @@
  == Confirmer l’intégration ==
--Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
++1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
++1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
--La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
--
  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -367,8 +367,6 @@
  == Page de garde et annexes aux registres papier ==
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
--
  Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
  Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
@@ -396,7 +396,7 @@
 . Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
 . (((
--Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
++Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
  * (((
  Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
@@ -405,10 +405,10 @@
  * le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
  )))
  * (((
--Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
++Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
--* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
--* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
++* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
++* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
  )))
  )))
@@ -415,7 +415,7 @@
  [[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  === Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
@@ -422,8 +422,8 @@
  Depuis la notice du bien, renseignez :
--1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
--1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
++* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
++* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
  [[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -432,8 +432,8 @@
  Utilisez la fonction d’association multiple :
--1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
--1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
++* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
++* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
  [[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -446,64 +446,100 @@
  == Radier le bien du registre des dépôts ==
--1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
--1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
--1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
++* Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
++* Passez en modification sur la version figée de la notice.
++* (((
++Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
++)))
++* Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
++**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
  )))
--[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747739687774-731.png]]
--[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
--[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
++[[image:1747739728922-844.png]]
--[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
++)))
--[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747739870875-332.png]]
--== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
--1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
--1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
--1. (((
--Renseignez :
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
++)))
--* le **nouveau numéro d’inventaire**,
--* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
--* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
++
++Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
++
++[[image:1747739908497-919.png]]
++
++
++[[image:1747739946868-909.png]]
++
++
++== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
++
++
++Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
++
++Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
++
++
++[[image:1747740027614-948.png]]
++
++
++[[image:1747740075472-359.png]]
++
++
++Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
++
++
++[[image:1747740216286-288.png]]
++
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
  )))
--1. Enregistrez la notice.
--1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
--1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
--[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
--[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
++)))
--[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747740258746-408.png]]
--[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747740398485-927.png]]
--[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
++[[image:1747733815373-706.png]]
--[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Résultat :
--[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747740624210-211.png]]
@@ -525,9 +525,6 @@
  * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
  * Saisir une entrée
--* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
--* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
@@ -538,17 +538,6 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--
--* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
--* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
--* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
--* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
--* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
--* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
--* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
--* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
--* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
--* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
  )))
  )))

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