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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 106.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 14:06
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À la version 81.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Intégrer des biens aux registres réglementaires
1 +Gérer les registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -20,10 +20,8 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
23 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,7 +30,7 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
31 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
... ... @@ -43,6 +43,18 @@
43 43  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
44 44  )))
45 45  
44 +(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
48 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
49 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
50 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
51 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
52 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
53 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
54 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
55 +
46 46  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
... ... @@ -49,11 +49,13 @@
49 49  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 51  
52 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
53 53  
54 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
55 55  
56 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
57 57  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
58 58  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
59 59  
... ... @@ -164,22 +164,17 @@
164 164  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
165 165  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
166 166  
167 -== Champs obligatoires pour le registre ==
179 += Champs obligatoires pour le registre =
168 168  
169 169  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
170 170  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
171 171  
172 -(% class="box warningmessage" %)
173 -(((
174 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
175 -)))
176 -
177 177  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
178 178  
179 179  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
180 180  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
181 181  
182 -=== Table Entrées ===
189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
183 183  
184 184  * Mode d’acquisition (thésaurus)
185 185  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -189,7 +189,7 @@
189 189  * Date de l’acte d’acquisition
190 190  * Mention des concours publics (AS / ANS)
191 191  
192 -=== Table Biens ===
199 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
193 193  
194 194  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
195 195  
... ... @@ -204,7 +204,7 @@
204 204  * Inscriptions (thésaurus)
205 205  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
206 206  
207 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre =
208 208  
209 209  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
210 210  
... ... @@ -211,7 +211,7 @@
211 211  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
212 212  
213 213  (((
214 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
215 215  )))
216 216  
217 217  (((
... ... @@ -223,16 +223,16 @@
223 223  == Terminer la saisie de chaque notice ==
224 224  
225 225  (((
226 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
233 +(% start="1" %)
234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
227 227  )))
228 228  
229 229  (((
230 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
231 -
232 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
233 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
234 -
235 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
238 +(% start="2" %)
239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie »
236 236  )))
237 237  
238 238  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -240,7 +240,7 @@
240 240  
241 241  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 242  
243 -== Valider ou refuser la saisie ==
250 +== Valider ou refuser la notice ==
244 244  
245 245  Dans la barre d’outils :
246 246  
... ... @@ -301,10 +301,9 @@
301 301  
302 302  == Confirmer l’intégration ==
303 303  
304 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
305 305  
306 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
307 -
308 308  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 309  
310 310  
... ... @@ -356,6 +356,9 @@
356 356  
357 357  
358 358  
365 +
366 +
367 +
359 359  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
360 360  
361 361  
... ... @@ -367,8 +367,6 @@
367 367  
368 368  == Page de garde et annexes aux registres papier ==
369 369  
370 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
371 -
372 372  Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
373 373  
374 374  Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
... ... @@ -396,7 +396,7 @@
396 396  
397 397  1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
398 398  1. (((
399 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
406 +Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
400 400  
401 401  * (((
402 402  Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
... ... @@ -405,10 +405,10 @@
405 405  * le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
406 406  )))
407 407  * (((
408 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
415 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
409 409  
410 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
411 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
417 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
418 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
412 412  )))
413 413  )))
414 414  
... ... @@ -415,7 +415,7 @@
415 415  [[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 416  
417 417  
418 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 +[[Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
419 419  
420 420  
421 421  === Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
... ... @@ -422,8 +422,8 @@
422 422  
423 423  Depuis la notice du bien, renseignez :
424 424  
425 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
426 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
432 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
433 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
427 427  
428 428  [[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
429 429  
... ... @@ -432,78 +432,114 @@
432 432  
433 433  Utilisez la fonction d’association multiple :
434 434  
435 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
436 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
442 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
443 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
437 437  
438 438  [[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 439  
440 440  
441 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt.>>image:1747741015186-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 442  
443 443  
444 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
451 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1747741041295-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 445  
446 446  
447 447  == Radier le bien du registre des dépôts ==
448 448  
449 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
450 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
451 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
456 +* Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
457 +* Passez en modification sur la version figée de la notice.
458 +* (((
459 +Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
460 +)))
461 +* Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
452 452  
453 453  (% class="box infomessage" %)
454 454  (((
455 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
465 +**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
456 456  )))
457 457  
458 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
468 +[[image:1747739687774-731.png]]
459 459  
460 460  
461 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
462 462  
463 463  
464 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
465 465  
476 +[[image:1747739728922-844.png]]
466 466  
467 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
468 468  
479 +(% class="box successmessage" %)
480 +(((
481 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
482 +)))
469 469  
470 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 471  
485 +[[image:1747739870875-332.png]]
472 472  
473 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
474 474  
475 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
476 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
477 -1. (((
478 -Renseignez :
488 +(% class="box warningmessage" %)
489 +(((
490 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
491 +)))
479 479  
480 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
481 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
482 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
493 +
494 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
495 +
496 +[[image:1747739908497-919.png]]
497 +
498 +
499 +[[image:1747739946868-909.png]]
500 +
501 +
502 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
503 +
504 +
505 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
506 +
507 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
508 +
509 +
510 +[[image:1747740027614-948.png]]
511 +
512 +
513 +[[image:1747740075472-359.png]]
514 +
515 +
516 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
517 +
518 +
519 +[[image:1747740216286-288.png]]
520 +
521 +
522 +(% class="box warningmessage" %)
523 +(((
524 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
483 483  )))
484 -1. Enregistrez la notice.
485 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
486 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
487 487  
488 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 489  
528 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
490 490  
491 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
492 492  
531 +(% class="box warningmessage" %)
532 +(((
533 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
534 +)))
493 493  
494 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 +[[image:1747740258746-408.png]]
495 495  
496 496  
497 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
539 +[[image:1747740398485-927.png]]
498 498  
499 499  
500 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
542 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
501 501  
544 +[[image:1747733815373-706.png]]
502 502  
503 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504 504  
547 +Résultat :
505 505  
506 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
549 +[[image:1747740624210-211.png]]
507 507  
508 508  
509 509  
... ... @@ -525,9 +525,6 @@
525 525  
526 526  * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
527 527  * Saisir une entrée
528 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
529 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
530 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
531 531  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
532 532  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
533 533  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
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538 538  (% class="box" %)
539 539  (((
540 540  **Icônes principales**
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542 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
543 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
544 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
545 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
546 -* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
547 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
548 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
549 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
550 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
551 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
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