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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 102.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 14:02
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Intégrer des notices aux registres réglementaires
1 +Gérer les registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -13,556 +13,771 @@
13 13  (((
14 14  = Cadre légal et normes applicables aux registres =
15 15  
16 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
17 17  
18 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
17 +== Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 relative aux musées de France ==
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
19 +Cette loi définit les conditions d’appellation « Musée de France ».
20 +**L’article 11** impose à tout musée de France la constitution et la tenue d’un **inventaire réglementaire** des biens affectés à ses collections, préalable indispensable à l’inscription au récolement décennal et aux obligations de conservation.
24 24  
25 -== Principe général ==
22 +== Arrêté du 25 mai 2004 (application de la loi de 2002) ==
26 26  
27 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
30 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
24 +Cet arrêté fixe les **normes techniques** à respecter pour la tenue de l’inventaire et des registres, ainsi que les modalités du **récolement**
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
26 +== Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France) ==
34 34  
35 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
28 +Le Service des Musées de France recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, compatible avec la réglementation en vigueur et adaptée à une gestion informatisée.
36 36  
37 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
38 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
39 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
40 40  
41 -(% class="box infomessage" %)
31 +
32 +
33 +)))
34 +)))|(% style="width:300px" %)(((
35 +(% class="box" %)
42 42  (((
43 -**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
37 +**Sommaire**
44 44  )))
45 45  
46 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 +(% class="box" %)
41 +(((
42 +**Aller plus loin**
47 47  
44 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
45 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
46 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
47 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
48 +)))
48 48  
49 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +(% class="box" %)
51 +(((
52 +**Icônes principales**
53 +)))
54 +)))
50 50  
51 51  
52 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
53 53  
54 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
58 += Introduction =
55 55  
56 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
57 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
58 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
59 59  
60 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
61 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
62 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
63 -Entrée : 2025.1
61 +== Réglementation ==
64 64  
65 -Bien : 2025.1.1
63 +
64 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
65 +
66 +
67 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
68 +
69 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
70 +
71 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
72 +
73 +
74 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
75 +
76 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +== Modalités pratiques ==
82 +
83 +
84 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
85 +
86 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
87 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
88 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
89 +* En conformité avec les exigences légales
90 +
91 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
92 +
93 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
94 +
95 +
96 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
97 +
98 +
99 +(% class="box warningmessage" %)
100 +(((
101 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
66 66  )))
67 -|(((
68 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
69 -)))|(% style="width:209px" %)(((
70 -Entrées : grille **Registre - Acquisition**
71 71  
72 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
104 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
73 73  
74 -Si biens remarquables : saisie individuelle
75 -)))|(% style="width:302px" %)(((
76 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
77 -- Joindre un document descriptif
106 +* //Table documentaire des Biens//
107 +* //Table documentaire des Entrées//
78 78  
79 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
109 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
80 80  
81 -- Numérotation :
82 -• Ensemble : année.numérolot.0
83 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
84 -)))|(% style="width:257px" %)(((
85 -Entrée : 2011.3
111 +* //Registre des biens affectés//
112 +* //Registre de biens reçus en dépôt//
86 86  
87 -Ensemble : 2011.3.0
114 +**Vocabulaire à proscrire :**
88 88  
89 -1er bien : 2011.3.1
116 +* // Registre des entrées : il prête à confusion//
90 90  
91 -2eme bien : 2011.3.2
118 +(% class="box infomessage" %)
119 +(((
120 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
121 +)))
92 92  
93 -
123 +== Attention : le registre papier fait foi ==
124 +
125 +
126 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
127 +
128 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
129 +
130 +(% class="box warningmessage" %)
131 +(((
132 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
94 94  )))
95 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
96 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
97 97  
98 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
99 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
100 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
101 -Entrée : D2025.1
102 102  
103 -Bien : D2025.1.1
136 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
137 +
138 +
139 +=== Nouvelles acquisitions ===
140 +
141 +
142 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
143 +
144 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
145 +
146 +
147 +(% class="box infomessage" %)
148 +(((
149 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
104 104  )))
105 -|(((
106 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
107 107  
152 +
153 +=== Inventaire rétrospectifs ===
154 +
155 +
156 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
157 +
158 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
108 108  
109 -)))|(% style="width:209px" %)(((
110 -Entrées : grille **Registre - Dépôt**
111 111  
112 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
161 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
113 113  
114 -Si biens remarquables : saisie individuelle
115 -)))|(% style="width:302px" %)(((
116 -- Saisie immédiate ou différée
117 -- Joindre un document descriptif
163 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
118 118  
119 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
120 -- Numérotation :
121 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
122 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
123 -)))|(% style="width:257px" %)(((
124 -Entrée : D2011.1
165 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
125 125  
126 -Ensemble : D2011.1.0
127 127  
128 -1er bien : D2011.1.1
168 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
129 129  
130 -2eme bien : D2011.1.2
170 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
171 +* le numéro de lot : 0
172 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
173 +
174 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
175 +
176 +
177 +[[image:1747723638621-244.png]]
178 +
179 +(% style="text-align: center;" %)
180 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
181 +
182 +
183 +
184 +[[image:1747723844014-278.png]]
185 +
186 +(% style="text-align: center;" %)
187 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
188 +
189 +
190 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
191 +
192 +
193 +(% class="box infomessage" %)
194 +(((
195 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
196 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
197 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
131 131  )))
132 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
133 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
134 134  
135 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
136 -)))|(% style="width:302px" %)(((
137 -- Entrée liée : année.0
138 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
139 139  
201 +==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
140 140  
141 -- Numérotation biens :
142 -• Bien simple : année.0.numérobien
143 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
144 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
145 -)))|(% style="width:257px" %)(((
146 -Entrée : 2011.0
147 147  
148 -Bien : 2011.0.35
204 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
149 149  
150 150  
151 -**Ensembles complexes **:
207 +=== Récolement décennal ===
152 152  
153 -Entrée : 2011.0
154 154  
155 -Ensemble : 2011.0.36.0
210 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
156 156  
157 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
212 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
213 +
214 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
215 +
216 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
217 +
218 +
219 +=== Ensembles complexes ===
220 +
221 +
222 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
223 +
224 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
225 +
226 +(% class="box successmessage" %)
227 +(((
228 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
158 158  )))
159 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
160 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
161 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
162 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
163 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
164 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
165 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
166 166  
167 -== Champs obligatoires pour le registre ==
231 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
168 168  
169 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
170 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
233 +* 2011.0.1               bien simple
234 +* 2011.0.2               bien simple
235 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
236 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
237 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
238 +* 2011.0.4               bien simple
239 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
240 +* etc.
171 171  
242 += Saisie des données nécessaires au registres =
243 +
244 +
245 +== Champs obligatoires en saisie ==
246 +
247 +
248 +Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
249 +
172 172  (% class="box warningmessage" %)
173 173  (((
174 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
252 +//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
175 175  )))
176 176  
177 -En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
255 +En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
178 178  
179 -* **néant **: en l’absence avérée d’information,
180 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
257 +Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
181 181  
182 -=== Table Entrées ===
259 +**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
183 183  
184 -* Mode d’acquisition (thésaurus)
185 -* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
261 +* Mode acquisition (thésaurus)
262 +* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
186 186  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
187 187  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
188 188  * Référence de l’acte
189 -* Date de l’acte d’acquisition
190 -* Mention des concours publics (AS / ANS)
266 +* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
267 +* Mention des concours publics (liste de contrôle)
191 191  
192 -=== Table Biens ===
269 +**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
193 193  
194 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
195 -
196 196  * Numéro d’inventaire
197 -* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
272 +* Date d’affectation
273 +* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
274 +* Prix d’achat
198 198  * Domaine (thésaurus)
199 199  * Dénomination (thésaurus)
200 200  * Matières/techniques (thésaurus)
201 201  * Dimensions
202 -* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
203 -* Prix d’achat
204 -* Inscriptions (thésaurus)
205 -* Constat d’état initial (date + état de conservation)
279 +* Type d’inscriptions (thésaurus)
280 +* Date du constat état (assistant datation)
281 +* État de conservation (liste de contrôle)
206 206  
207 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
283 +(% class="box infomessage" %)
284 +(((
285 +(% style="text-align: center;" %)
286 +//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
287 +)))
208 208  
209 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
289 +Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
210 210  
211 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
212 212  
213 -(((
214 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
215 -)))
292 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
216 216  
217 -(((
218 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
219 -)))
220 220  
221 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
222 222  
223 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
224 224  
298 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
299 +
300 +
301 +[[image:1747723969669-261.png]]
302 +
303 +(% style="text-align: center;" %)
304 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
305 +
306 +
307 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
308 +
309 +
310 +[[image:1747724102358-210.png]]
311 +
312 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
313 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
314 +
315 +
316 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
225 225  (((
226 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
318 +(% style="text-align: left;" %)
319 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
227 227  )))
228 228  
229 -(((
230 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
231 231  
232 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
233 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
323 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
234 234  
235 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
236 -)))
237 237  
238 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
239 239  
240 240  
241 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 +[[image:1747724180433-782.png]]
242 242  
243 -== Valider ou refuser la saisie ==
331 +(% style="text-align: center;" %)
332 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
244 244  
245 -Dans la barre d’outils :
246 246  
247 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
248 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
335 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
249 249  
250 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
337 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
251 251  
252 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 253  
340 +[[image:1747724251875-618.png]]
254 254  
255 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
342 +(% style="text-align: center;" %)
343 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
256 256  
257 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 258  
346 +(% class="box infomessage" %)
259 259  (((
260 -
348 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
261 261  )))
262 262  
351 +
352 +=== Biens ===
353 +
354 +
355 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
356 +
357 +
358 +[[image:1747724329047-588.png]]
359 +
360 +(% style="text-align: center;" %)
361 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
362 +
363 +
364 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
365 +
366 +
367 +(% class="box infomessage" %)
263 263  (((
264 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
369 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
265 265  )))
266 266  
372 +[[image:1747724385543-970.png]]
267 267  
268 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 +(% style="text-align: center;" %)
375 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
269 269  
270 270  
271 -== Lancer l’intégration au registre ==
378 +(% class="box warningmessage" %)
379 +(((
380 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
381 +)))
272 272  
273 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
274 274  
275 -(((
276 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
384 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
277 277  
278 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
386 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
279 279  
280 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
281 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
282 282  
389 +[[image:1747725032932-364.png]]
390 +
391 +
392 +=== Biens : Ensembles complexes ===
393 +
394 +
395 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
396 +
397 +
398 +[[image:1747725129124-544.png]]
399 +
400 +
401 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
402 +
403 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
404 +
405 +
406 +[[image:1747725362450-684.png]]
407 +
408 +
283 283  (% class="box infomessage" %)
284 284  (((
285 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
411 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
286 286  )))
287 -)))
288 288  
289 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
290 290  
416 +[[image:1747725317402-667.png]]
291 291  
292 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
293 293  
294 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
419 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
295 295  
421 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
296 296  
297 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
298 298  
299 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
424 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
300 300  
301 301  
302 -== Confirmer l’intégration ==
427 +=== Entrée ===
303 303  
304 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
305 305  
306 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
430 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
307 307  
308 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 309  
433 +[[image:1747725797202-722.png]]
310 310  
311 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 312  
436 +=== Biens ===
313 313  
314 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
439 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
316 316  
317 -= Consulter et éditer les registres =
441 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
318 318  
319 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
320 320  
321 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
444 +[[image:1747725926983-893.png]]
322 322  
323 -== Consulter le registre ==
324 324  
325 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
326 -1. (((
327 -Renseignez les critères de filtrage :
328 328  
329 -* **Année d’inscription au registre**
330 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
331 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
332 -)))
333 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
448 +[[image:1747727404840-527.png]]
334 334  
335 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
336 336  
337 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
451 += Intégration des notices biens au registre =
338 338  
339 339  
340 -== Éditer le registre ==
454 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
341 341  
342 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
343 343  
344 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
345 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
346 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
347 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
457 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
348 348  
459 +
460 +[[image:1747732762213-559.png]]
461 +
462 +
463 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
464 +
349 349  (% class="box infomessage" %)
350 350  (((
351 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
352 -)))
467 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
353 353  
354 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 +* Avis des instances scientifiques
470 +* Prix
471 +* Inscriptions
472 +* Constat d’état initial
473 +
474 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
475 +
476 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
355 355  )))
356 356  
479 +[[image:1747732693654-638.png]]
357 357  
358 358  
482 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
359 359  
484 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
360 360  
486 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
361 361  
362 362  
489 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
363 363  
491 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
364 364  
365 365  
494 +[[image:1747733244856-550.png]]
366 366  
496 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
497 +.
367 367  
499 +[[image:1747733341634-347.png]]
368 368  
501 +(% class="wikigeneratedid" %)
502 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
369 369  
370 370  
505 +[[image:1747733457810-510.png]]
371 371  
372 372  
508 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
373 373  
374 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 375  
376 376  
377 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
512 +[[image:1747734678656-824.png]]
378 378  
379 379  
380 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
515 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
381 381  
517 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
382 382  
383 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
384 384  
385 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
520 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
386 386  
387 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
388 388  
389 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
523 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
390 390  
391 -
392 -)))
393 393  
394 -(((
395 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 396  
527 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
397 397  
398 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
529 +[[image:1747733892872-758.png]]
399 399  
400 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
401 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
402 402  
403 -(% class="box infomessage" %)
532 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
533 +
534 +[[image:1747733938343-251.png]]
535 +
536 +(% class="box warningmessage" %)
404 404  (((
405 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
538 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
406 406  )))
407 407  
408 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
541 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
409 409  
410 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
411 -1. (((
412 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
543 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
544 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
413 413  
414 -* (((
415 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
546 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
416 416  
417 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
418 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
419 -)))
420 -* (((
421 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
422 422  
423 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
424 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
549 += Édition des registres =
550 +
551 +
552 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
553 +
554 +[[image:1747734834496-206.png]]
555 +
556 +
557 +(% class="box infomessage" %)
558 +(((
559 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
425 425  )))
426 -)))
427 427  
428 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
562 +Il est possible de sélectionner :
429 429  
564 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
565 +* L’année d'inscription au registre
566 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
430 430  
431 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
568 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
432 432  
570 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
433 433  
434 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
435 435  
436 -Depuis la notice du bien, renseignez :
573 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
437 437  
438 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
439 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
575 +[[image:1747734875829-175.png]]
440 440  
441 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
577 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
442 442  
579 +[[image:1747734980868-601.png]]
443 443  
444 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
581 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
445 445  
446 -Utilisez la fonction d’association multiple :
583 +[[image:1747735028293-815.png]]
447 447  
448 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
449 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
450 450  
451 -[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
587 +Résultat :
453 453  
454 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
589 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
455 455  
456 456  
457 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
592 +(% class="wikigeneratedid" %)
593 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
458 458  
459 459  
460 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
596 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
461 461  
462 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
463 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
464 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
465 465  
466 -(% class="box infomessage" %)
599 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
600 +
601 +(% class="box successmessage" %)
467 467  (((
468 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
603 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
469 469  )))
470 470  
471 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
606 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
472 472  
608 +(% class="box successmessage" %)
609 +(((
610 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
611 +)))
473 473  
474 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
475 475  
614 +[[image:1747735219379-682.png]]
476 476  
477 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
478 478  
617 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
479 479  
480 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
619 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
481 481  
482 482  
483 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
484 484  
623 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
485 485  
486 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
487 487  
488 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
489 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
490 -1. (((
491 -Renseignez :
626 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
492 492  
493 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
494 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
495 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
628 +(% class="box successmessage" %)
629 +(((
630 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
496 496  )))
497 -1. Enregistrez la notice.
498 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
499 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
500 500  
501 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
633 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
502 502  
635 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
636 +* Radier le bien du registre des dépôts
637 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
503 503  
504 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
639 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
505 505  
506 506  
507 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
642 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
508 508  
509 509  
510 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
645 +[[image:1747739157175-278.png]]
511 511  
512 512  
513 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
648 +[[image:1747739231189-417.png]]
514 514  
515 515  
516 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
517 517  
652 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
518 518  
519 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
520 520  
655 +==== Attachement unitaire ====
521 521  
657 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
522 522  
659 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
660 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
523 523  
662 +[[image:1747740793119-487.png]]
524 524  
525 -
526 -)))
527 -)))|(% style="width:300px" %)(((
528 -(% class="box" %)
529 -(((
530 -**Sommaire**
531 531  
532 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
533 -)))
665 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
534 534  
535 -(% class="box" %)
667 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
668 +
669 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
670 +
671 +* Sélectionner les notices à rattacher
672 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
673 +
674 +[[image:1747740946609-961.png]]
675 +
676 +
677 +Première association à effectuer :
678 +
679 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
680 +* Lancer le traitement
681 +
682 +[[image:1747741015186-251.png]]
683 +
684 +
685 +Seconde association à effectuer :
686 +
687 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
688 +* Lancer le traitement
689 +
690 +[[image:1747741041295-431.png]]
691 +
692 +
693 +== Radiation du registre des dépôts ==
694 +
695 +
696 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
697 +
698 +
699 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
700 +
701 +[[image:1747739687774-731.png]]
702 +
703 +
704 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
705 +
706 +
707 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
708 +
709 +[[image:1747739728922-844.png]]
710 +
711 +
712 +(% class="box successmessage" %)
536 536  (((
537 -**Aller plus loin**
714 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
715 +)))
538 538  
539 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
540 -* Saisir une entrée
541 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
542 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
543 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
544 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
545 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
546 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
547 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
548 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
717 +
718 +[[image:1747739870875-332.png]]
719 +
720 +
721 +(% class="box warningmessage" %)
722 +(((
723 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
549 549  )))
550 550  
551 -(% class="box" %)
726 +
727 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
728 +
729 +[[image:1747739908497-919.png]]
730 +
731 +
732 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
733 +
734 +
735 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
736 +
737 +
738 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
739 +
740 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
741 +
742 +
743 +[[image:1747740027614-948.png]]
744 +
745 +
746 +[[image:1747740075472-359.png]]
747 +
748 +
749 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
750 +
751 +
752 +[[image:1747740216286-288.png]]
753 +
754 +
755 +(% class="box warningmessage" %)
552 552  (((
553 -**Icônes principales**
757 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
758 +)))
554 554  
555 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
556 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
557 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
558 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
559 -* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
560 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
561 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
562 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
563 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
564 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
760 +
761 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
762 +
763 +
764 +(% class="box warningmessage" %)
765 +(((
766 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
565 565  )))
566 -)))
567 567  
568 -
769 +[[image:1747740258746-408.png]]
770 +
771 +
772 +[[image:1747740398485-927.png]]
773 +
774 +
775 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
776 +
777 +[[image:1747733815373-706.png]]
778 +
779 +
780 +Résultat :
781 +
782 +[[image:1747740624210-211.png]]
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