Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Détails
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Intégrerdesnotices auxregistres réglementaires1 +Gérer les registres réglementaires - Contenu
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... ... @@ -1,7 +1,6 @@ 1 - (%class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**1 + 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 -((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 7 En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. ... ... @@ -13,7 +13,7 @@ 13 13 ((( 14 14 = Cadre légal et normes applicables aux registres = 15 15 16 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, rés umésci-dessous :15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, présentés ci-dessous : 17 17 18 18 (% class="active" %)|=Référence|=Contenu 19 19 |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. ... ... @@ -20,10 +20,8 @@ 20 20 |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 21 21 |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 22 22 23 -= Comprendrele fonctionnement des registres dans Flora =22 += Principes de fonctionnement dans Flora = 24 24 25 -== Principe général == 26 - 27 27 * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 28 28 * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 29 29 * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. ... ... @@ -30,29 +30,17 @@ 30 30 * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 31 31 * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 32 32 33 -= =Grilles de saisieàutiliser==30 += Organisation de la saisie selon la nature des biens = 34 34 35 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent : 32 +La saisie des notices dans Flora Musées alimente directement les registres réglementaires, sans double saisie. Toutefois, selon le **type de bien** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensemble complexe, etc.), les modalités de saisie et de validation peuvent varier. 33 +Certaines grilles spécifiques doivent être utilisées pour garantir la conformité avec les exigences réglementaires et faciliter l'intégration au registre. 36 36 37 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres, 38 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires, 39 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier. 35 +Le tableau ci-dessous vous présente, pour chaque cas de figure : 40 40 41 -(% class="box infomessage" %) 42 -((( 43 -**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 44 -))) 37 +* les **grilles de saisie à utiliser** dans les tables //Entrées// et //Biens//, 38 +* les **points de vigilance ou particularités** (ex. : numérotation, validation, documents à annexer), 39 +* et des **exemples concrets** de structuration des numéros d’inventaire ou d’entrée. 45 45 46 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 47 - 48 - 49 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 50 - 51 - 52 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens == 53 - 54 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation. 55 - 56 56 (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** 57 57 |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( 58 58 Entrées : grille** Registre - Acquisition ** ... ... @@ -164,404 +164,587 @@ 164 164 Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 165 165 )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 166 166 167 -== Champs obligatoires pour le registre == 152 + 153 +))) 154 +)))|(% style="width:300px" %)((( 155 +(% class="box" %) 156 +((( 157 +**Sommaire** 158 +))) 168 168 169 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. 170 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** 160 +(% class="box" %) 161 +((( 162 +**Aller plus loin** 171 171 164 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 165 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 166 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 167 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 168 +))) 169 + 170 +(% class="box" %) 171 +((( 172 +**Icônes principales** 173 +))) 174 +))) 175 + 176 + 177 + 178 + 179 + 180 + 181 + 182 +=== Inventaire rétrospectifs === 183 + 184 + 185 + 186 +[[image:1747723844014-278.png]] 187 + 188 +(% style="text-align: center;" %) 189 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement// 190 + 191 + 192 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0. 193 + 194 + 195 += Saisie des données nécessaires au registres = 196 + 197 + 198 +== Champs obligatoires en saisie == 199 + 200 + 201 +Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien. 202 + 172 172 (% class="box warningmessage" %) 173 173 ((( 174 - L’intégrationd’une notice auregistre nesera possiblequesileschampsci-dessous sontrenseignés.Cesinformationssontindispensablesà lavalidité légaledu registrepapier.205 +//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**// 175 175 ))) 176 176 177 -En cas de saisie endehorsdecesgrilles,**uncontrôleseraappliquéaumomentdel’intégration au registre**. Siuneinformationn’est pasconnue, ilconvient de saisir lamention:208 +En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés. 178 178 179 -* **néant **: en l’absence avérée d’information, 180 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. 210 +Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés. 181 181 182 - ===TableEntrées===212 +**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :** 183 183 184 -* Mode d’acquisition (thésaurus)185 -* Agent d’acquisition ou dernierpropriétaireconnu214 +* Mode acquisition (thésaurus) 215 +* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire 186 186 * Musée acquéreur (liste de contrôle) 187 187 * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle) 188 188 * Référence de l’acte 189 -* Date de l’acte d’acquisition 190 -* Mention des concours publics ( AS/ANS)219 +* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation) 220 +* Mention des concours publics (liste de contrôle) 191 191 192 - ===TableBiens===222 +**Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :** 193 193 194 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 195 - 196 196 * Numéro d’inventaire 197 -* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle 225 +* Date d’affectation 226 +* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle) 227 +* Prix d’achat 198 198 * Domaine (thésaurus) 199 199 * Dénomination (thésaurus) 200 200 * Matières/techniques (thésaurus) 201 201 * Dimensions 202 -* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle) 203 -* Prix d’achat 204 -* Inscriptions (thésaurus) 205 -* Constat d’état initial (date + état de conservation) 232 +* Type d’inscriptions (thésaurus) 233 +* Date du constat état (assistant datation) 234 +* État de conservation (liste de contrôle) 206 206 207 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre = 236 +(% class="box infomessage" %) 237 +((( 238 +(% style="text-align: center;" %) 239 +//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.// 240 +))) 208 208 209 - Une foislesnotices**Entrée**et **Bien** correctement saisiesàl’aidedes grilles spécifiquesauxregistres,vouspouvezprocéderàleurintégrationdansle **registre réglementaire**.Cetteopérations’appuiesurun processusprécis,assuréparFlora,quigarantitla**conformitédesdonnées**etleur**verrouillage légal**.242 +Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant. 210 210 211 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées == 212 212 213 -((( 214 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3). 215 -))) 245 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections == 216 216 217 -((( 218 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée. 219 -))) 220 220 221 - [[Noticede bien→ vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]248 +=== Entrées : nouvelle acquisition === 222 222 223 -== Terminer la saisie de chaque notice == 224 224 251 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées. 252 + 253 + 254 +[[image:1747723969669-261.png]] 255 + 256 +(% style="text-align: center;" %) 257 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées// 258 + 259 + 260 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) : 261 + 262 + 263 +[[image:1747724102358-210.png]] 264 + 265 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %) 266 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées// 267 + 268 + 269 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %) 225 225 ((( 226 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 271 +(% style="text-align: left;" %) 272 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.// 227 227 ))) 228 228 229 -((( 230 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 231 231 232 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 233 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 276 +=== Entrée : inventaire rétrospectif === 234 234 235 -La notice passe en état « attente validation saisie ». 236 -))) 237 237 238 - [[Notice de bien → boutonterminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]279 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées. 239 239 240 240 241 -[[ Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]282 +[[image:1747724180433-782.png]] 242 242 243 -== Valider ou refuser la saisie == 284 +(% style="text-align: center;" %) 285 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées// 244 244 245 -Dans la barre d’outils : 246 246 247 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre. 248 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation. 288 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.** 249 249 250 - === Cas1: validationdelasaisie===290 +Renseigner, à minima, le statut juridique. 251 251 252 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 253 253 293 +[[image:1747724251875-618.png]] 254 254 255 -=== Cas 2 : refus de la saisie === 295 +(% style="text-align: center;" %) 296 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées// 256 256 257 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 258 258 299 +(% class="box infomessage" %) 259 259 ((( 260 - 301 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.// 261 261 ))) 262 262 304 + 305 +=== Biens === 306 + 307 + 308 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens. 309 + 310 + 311 +[[image:1747724329047-588.png]] 312 + 313 +(% style="text-align: center;" %) 314 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens// 315 + 316 + 317 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée. 318 + 319 + 320 +(% class="box infomessage" %) 263 263 ((( 264 - [[Noticedebien→commentairedisponible dans le regroupementSUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]322 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.// 265 265 ))) 266 266 325 +[[image:1747724385543-970.png]] 267 267 268 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 327 +(% style="text-align: center;" %) 328 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens// 269 269 270 270 271 -== Lancer l’intégration au registre == 331 +(% class="box warningmessage" %) 332 +((( 333 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**// 334 +))) 272 272 273 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 274 274 275 -((( 276 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien. 337 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre. 277 277 278 - **Deuxcasdefigurepeuvent alorsseprésenter**:339 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien. 279 279 280 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration. 281 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer. 282 282 342 +[[image:1747725032932-364.png]] 343 + 344 + 345 +=== Biens : Ensembles complexes === 346 + 347 + 348 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens. 349 + 350 + 351 +[[image:1747725129124-544.png]] 352 + 353 + 354 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora. 355 + 356 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe : 357 + 358 + 359 +[[image:1747725362450-684.png]] 360 + 361 + 283 283 (% class="box infomessage" %) 284 284 ((( 285 - À partir dela version4.5.60,sileschamps **Avisdesinstances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions**ou **Constat d’état initial**sont videslors de lavalidation,Floray insèreautomatiquementla mention**« néant »**,conformément auxrecommandationsduService des Muséesde France (SMF).364 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !// 286 286 ))) 287 -))) 288 288 289 - [[Noticedebien →boutonintégrer auregistreréglementaire.>>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]367 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer. 290 290 369 +[[image:1747725317402-667.png]] 291 291 292 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis === 293 293 294 - [[Cliquersurleboutonvalidation intégration auregistre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]372 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère. 295 295 374 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème. 296 296 297 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants === 298 298 299 - [[Cliquer surle boutonretour pour compléterleschampsmanquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]377 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt == 300 300 301 301 302 -== Confirmerl’intégration==380 +=== Entrée === 303 303 304 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 305 305 306 - La dated’intégrationestalorsenregistréeetunlien vers laversion figée s’affiche danslanoticeBien.383 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées. 307 307 308 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 309 309 386 +[[image:1747725797202-722.png]] 310 310 311 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 312 312 389 +=== Biens === 313 313 314 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 315 315 392 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens. 316 316 317 - =Consulter etéditerlesregistres =394 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire. 318 318 319 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement. 320 320 321 - Flora permet d’éditer le registre au format numérique,prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.397 +[[image:1747725926983-893.png]] 322 322 323 -== Consulter le registre == 324 324 325 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche** 326 -1. ((( 327 -Renseignez les critères de filtrage : 328 328 329 -* **Année d’inscription au registre** 330 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt 331 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée 332 -))) 333 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites. 401 +[[image:1747727404840-527.png]] 334 334 335 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012. 336 336 337 - [[Tableregistre → formulairederecherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]404 += Intégration des notices biens au registre = 338 338 339 339 340 -== Éditerleregistre ==407 +=== Validation de la saisie d'un Bien === 341 341 342 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 343 343 344 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition. 345 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**. 346 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**. 347 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements). 410 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions. 348 348 412 + 413 +[[image:1747732762213-559.png]] 414 + 415 + 416 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément. 417 + 349 349 (% class="box infomessage" %) 350 350 ((( 351 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées. 352 -))) 420 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien : 353 353 354 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 422 +* Avis des instances scientifiques 423 +* Prix 424 +* Inscriptions 425 +* Constat d’état initial 426 + 427 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant. 428 + 429 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60** 355 355 ))) 356 356 432 +[[image:1747732693654-638.png]] 357 357 358 358 435 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien. 359 359 437 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**. 360 360 439 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait. 361 361 362 362 442 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 363 363 444 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien. 364 364 365 365 447 +[[image:1747733244856-550.png]] 366 366 449 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]]. 450 +. 367 367 452 +[[image:1747733341634-347.png]] 368 368 454 +(% class="wikigeneratedid" %) 455 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] . 369 369 370 370 458 +[[image:1747733457810-510.png]] 371 371 372 372 373 - [[Choixsur modèledepublication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]461 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice. 374 374 375 375 376 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 377 377 465 +[[image:1747734678656-824.png]] 378 378 379 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 380 380 468 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. 381 381 382 - == Pagedegarde etannexesaux registres papier==470 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 383 383 384 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation. 385 385 386 - Dansle**formulairederechercheduregistre**,unencarttextuel**indique automatiquementles pagesàannexer**àl’impressionannuelle.473 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 387 387 388 -[[Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 389 389 390 - 391 -))) 476 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 392 392 393 -((( 394 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 395 395 396 396 397 - =(%id="cke_bm_784062S"style="display:none"%) (%%)Casparticulier:Transfert depropriétéd’unbiendéposé =480 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre. 398 398 399 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora. 400 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres. 482 +[[image:1747733892872-758.png]] 401 401 402 -(% class="box infomessage" %) 484 + 485 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : 486 + 487 +[[image:1747733938343-251.png]] 488 + 489 +(% class="box warningmessage" %) 403 403 ((( 404 - Cette opération estréservéeaux utilisateursdisposantd’un**profilhabilitéàlasaisie**et des**grilles“Registre”**.491 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.// 405 405 ))) 406 406 407 - ==Rattacher lebienàune nouvelleentréede typetransfert==494 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF. 408 408 409 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**. 410 -1. ((( 411 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée : 496 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions). 497 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions). 412 412 413 -* ((( 414 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez : 499 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS. 415 415 416 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 417 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 418 -))) 419 -* ((( 420 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats : 421 421 422 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt), 423 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert). 502 += Édition des registres = 503 + 504 + 505 +Accéder au menu **Registres / Recherche** 506 + 507 +[[image:1747734834496-206.png]] 508 + 509 + 510 +(% class="box infomessage" %) 511 +((( 512 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.// 424 424 ))) 425 -))) 426 426 427 - [[Création d'une entrée → choix grilleRegistre- Transfert depropriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]515 +Il est possible de sélectionner : 428 428 517 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt 518 +* L’année d'inscription au registre 519 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées) 429 429 430 - [[Entrée→saisie deschamps etenregistrement.>>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]521 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné. 431 431 523 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique. 432 432 433 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien === 434 434 435 - Depuis lanoticedubien,renseignez:526 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** : 436 436 437 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 438 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 528 +[[image:1747734875829-175.png]] 439 439 440 - [[Ex. Notice de biens → renseignementdel'ancienneetdelanouvelle entrée.>>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]530 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider : 441 441 532 +[[image:1747734980868-601.png]] 442 442 443 - === Focus: attachementenlotdepuisla listederésultats===534 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier : 444 444 445 - Utilisez la fonction d’associationmultiple:536 +[[image:1747735028293-815.png]] 446 446 447 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt), 448 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert). 449 449 450 -[[Table des biens → sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 451 451 540 +Résultat : 452 452 453 -[[ Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]542 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 454 454 455 455 456 -[[Seconde association → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 545 +(% class="wikigeneratedid" %) 546 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD). 457 457 458 458 459 -== Radierlebiendu registredesdépôts ==549 +== Page de garde et annexes aux registres papiers == 460 460 461 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**. 462 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »// 463 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation. 464 464 465 -(% class="box infomessage" %) 552 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde. 553 + 554 +(% class="box successmessage" %) 466 466 ((( 467 - Cette étape est **obligatoire** avanttouteintégration dansle registre desbiensaffectés.556 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document. 468 468 ))) 469 469 470 - [[Tableregistres →recherche du bienàradier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]559 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 471 471 561 +(% class="box successmessage" %) 562 +((( 563 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.** 564 +))) 472 472 473 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 474 474 567 +[[image:1747735219379-682.png]] 475 475 476 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 477 477 570 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt) 478 478 479 -[[ Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]572 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 480 480 481 481 482 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 483 483 576 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 484 484 485 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés == 486 486 487 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**. 488 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**. 489 -1. ((( 490 -Renseignez : 579 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre). 491 491 492 - *le **nouveaunuméro d’inventaire**,493 - * les anciens numéros(dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.494 - * lechamp **Enregistrerletransfert de propriété**:sélectionnez**Oui**.581 +(% class="box successmessage" %) 582 +((( 583 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.// 495 495 ))) 496 -1. Enregistrez la notice. 497 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils. 498 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation. 499 499 500 - [[Tabledes biens →boutonmodifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]586 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter : 501 501 588 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété 589 +* Radier le bien du registre des dépôts 590 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours 502 502 503 - [[Tabledes biens →choix grille02.Registre-Transfertde propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]592 +== Rattachement à la nouvelle entrée == 504 504 505 505 506 - [[Tabledesbiens → saisiedes champs dans la grilledesaisie et enregistrement.>>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]595 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** === 507 507 508 508 509 -[[ Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]598 +[[image:1747739157175-278.png]] 510 510 511 511 512 -[[ Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]601 +[[image:1747739231189-417.png]] 513 513 514 514 515 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 516 516 605 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === 517 517 518 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 519 519 608 +==== Attachement unitaire ==== 520 520 610 +Dans la notice du bien indiquer manuellement : 521 521 612 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 613 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 522 522 615 +[[image:1747740793119-487.png]] 523 523 524 - 525 -))) 526 -)))|(% style="width:300px" %)((( 527 -(% class="box" %) 528 -((( 529 -**Sommaire** 530 530 531 -{{toc depth="1" numbered="true"/}} 532 -))) 618 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== 533 533 534 -(% class="box" %) 620 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. 621 + 622 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. 623 + 624 +* Sélectionner les notices à rattacher 625 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] 626 + 627 +[[image:1747740946609-961.png]] 628 + 629 + 630 +Première association à effectuer : 631 + 632 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 633 +* Lancer le traitement 634 + 635 +[[image:1747741015186-251.png]] 636 + 637 + 638 +Seconde association à effectuer : 639 + 640 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 641 +* Lancer le traitement 642 + 643 +[[image:1747741041295-431.png]] 644 + 645 + 646 +== Radiation du registre des dépôts == 647 + 648 + 649 +=== Rechercher la notice du bien déposé === 650 + 651 + 652 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 653 + 654 +[[image:1747739687774-731.png]] 655 + 656 + 657 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 658 + 659 + 660 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 661 + 662 +[[image:1747739728922-844.png]] 663 + 664 + 665 +(% class="box successmessage" %) 535 535 ((( 536 -**Aller plus loin** 667 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// 668 +))) 537 537 538 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 539 -* Saisir une entrée 540 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]] 541 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]] 542 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 543 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 544 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 545 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 546 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 547 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 670 + 671 +[[image:1747739870875-332.png]] 672 + 673 + 674 +(% class="box warningmessage" %) 675 +((( 676 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// 548 548 ))) 549 549 550 -(% class="box" %) 679 + 680 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 681 + 682 +[[image:1747739908497-919.png]] 683 + 684 + 685 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 686 + 687 + 688 +== Intégration du bien au registre des biens affectés == 689 + 690 + 691 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 692 + 693 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 694 + 695 + 696 +[[image:1747740027614-948.png]] 697 + 698 + 699 +[[image:1747740075472-359.png]] 700 + 701 + 702 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 703 + 704 + 705 +[[image:1747740216286-288.png]] 706 + 707 + 708 +(% class="box warningmessage" %) 551 551 ((( 552 -**Icônes principales** 710 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// 711 +))) 553 553 554 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées 555 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens 556 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres 557 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice 558 -* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice 559 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications 560 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications 561 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications 562 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire 563 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication 713 + 714 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 715 + 716 + 717 +(% class="box warningmessage" %) 718 +((( 719 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 564 564 ))) 565 -))) 566 566 567 - 722 +[[image:1747740258746-408.png]] 723 + 724 + 725 +[[image:1747740398485-927.png]] 726 + 727 + 728 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 729 + 730 +[[image:1747733815373-706.png]] 731 + 732 + 733 +Résultat : 734 + 735 +[[image:1747740624210-211.png]]
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