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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 10.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:35
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,409 +1,295 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
4 4  
5 -= **Introduction** =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
6 6  
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 +)))
7 7  
8 -== Réglementation ==
9 -
10 -
11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
12 -
13 -
14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
15 -
16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
17 -
18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
19 -
20 -
21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
22 -
23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 -
25 -
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 -
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 -
30 -
31 -== Modalités pratiques ==
32 -
33 -
34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 -
36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 -* En conformité avec les exigences légales
40 -
41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 -
43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 -
45 -
46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 -
48 -
49 -(% class="box warningmessage" %)
50 50  (((
51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 -)))
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
53 53  
54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
55 55  
56 -* //Table documentaire des Biens//
57 -* //Table documentaire des Entrées//
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
58 58  
59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
60 60  
61 -* //Registre des biens affectés//
62 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
63 63  
64 -**Vocabulaire à proscrire :**
30 += Grilles de saisie à utiliser =
65 65  
66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
32 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
67 67  
34 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
37 +
68 68  (% class="box infomessage" %)
69 69  (((
70 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
40 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
71 71  )))
72 72  
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
73 73  
55 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 75  
58 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
78 78  
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
79 79  
67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
80 80  
81 -== Attention : le registre papier fait foi ==
71 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 +Entrée : 2025.1
82 82  
83 -
84 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
85 -
86 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
87 -
88 -(% class="box warningmessage" %)
89 -(((
90 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
76 +Bien : 2025.1.1
91 91  )))
78 +|(((
79 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
80 +)))|(% style="width:209px" %)(((
81 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
92 92  
83 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
93 93  
94 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
85 +Si biens remarquables : saisie individuelle
86 +)))|(% style="width:302px" %)(((
87 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
88 +- Joindre un document descriptif
95 95  
90 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
96 96  
97 -=== Nouvelles acquisitions ===
92 +- Numérotation :
93 +• Ensemble : année.numérolot.0
94 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 +)))|(% style="width:257px" %)(((
96 +Entrée : 2011.3
98 98  
98 +Ensemble : 2011.3.0
99 99  
100 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
100 +1er bien : 2011.3.1
101 101  
102 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
102 +2eme bien : 2011.3.2
103 103  
104 -
105 -(% class="box infomessage" %)
106 -(((
107 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
104 +
108 108  )))
106 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
107 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
109 109  
109 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
112 +Entrée : D2025.1
110 110  
111 -=== Inventaire rétrospectifs ===
114 +Bien : D2025.1.1
115 +)))
116 +|(((
117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
112 112  
113 -
114 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
115 -
116 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
117 117  
120 +)))|(% style="width:209px" %)(((
121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
118 118  
119 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
123 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
120 120  
121 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
125 +Si biens remarquables : saisie individuelle
126 +)))|(% style="width:302px" %)(((
127 +- Saisie immédiate ou différée
128 +- Joindre un document descriptif
122 122  
123 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
130 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 +- Numérotation :
132 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 +)))|(% style="width:257px" %)(((
135 +Entrée : D2011.1
124 124  
137 +Ensemble : D2011.1.0
125 125  
126 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
139 +1er bien : D2011.1.1
127 127  
128 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
129 -* le numéro de lot : 0
130 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
131 -
132 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
133 -
134 -
135 -[[image:1747723638621-244.png]]
136 -
137 -(% style="text-align: center;" %)
138 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
139 -
140 -
141 -
142 -[[image:1747723844014-278.png]]
143 -
144 -(% style="text-align: center;" %)
145 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
146 -
147 -
148 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
149 -
150 -
151 -(% class="box infomessage" %)
152 -(((
153 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
154 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
155 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
141 +2eme bien : D2011.1.2
156 156  )))
143 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
144 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
157 157  
146 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 +)))|(% style="width:302px" %)(((
148 +- Entrée liée : année.0
149 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
158 158  
159 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
160 160  
152 +- Numérotation biens :
153 +• Bien simple : année.0.numérobien
154 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 +)))|(% style="width:257px" %)(((
157 +Entrée : 2011.0
161 161  
162 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
159 +Bien : 2011.0.35
163 163  
164 164  
165 -=== Récolement décennal ===
162 +**Ensembles complexes **:
166 166  
164 +Entrée : 2011.0
167 167  
168 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
166 +Ensemble : 2011.0.36.0
169 169  
170 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
171 -
172 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
173 -
174 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
175 -
176 -
177 -=== Ensembles complexes ===
178 -
179 -
180 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
181 -
182 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
183 -
184 -(% class="box successmessage" %)
185 -(((
186 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
168 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
187 187  )))
170 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
171 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
175 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
188 188  
189 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
178 += Champs obligatoires pour le registre =
190 190  
191 -* 2011.0.1               bien simple
192 -* 2011.0.2               bien simple
193 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
194 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
195 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
196 -* 2011.0.4               bien simple
197 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
198 -* etc.
180 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
199 199  
200 -= Saisie des données nécessaires au registres =
183 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
201 201  
185 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
202 202  
203 -== Champs obligatoires en saisie ==
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
204 204  
205 -
206 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
207 -
208 -(% class="box warningmessage" %)
209 -(((
210 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
211 -)))
212 -
213 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
214 -
215 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
216 -
217 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
218 -
219 -* Mode acquisition (thésaurus)
220 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
190 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
191 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
221 221  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
222 222  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
223 223  * Référence de l’acte
224 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
225 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
195 +* Date de l’acte d’acquisition
196 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
226 226  
227 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
228 228  
200 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
201 +
229 229  * Numéro d’inventaire
230 -* Date d’affectation
231 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
232 -* Prix d’achat
203 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
233 233  * Domaine (thésaurus)
234 234  * Dénomination (thésaurus)
235 235  * Matières/techniques (thésaurus)
236 236  * Dimensions
237 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
238 -* Date du constat état (assistant datation)
239 -* État de conservation (liste de contrôle)
208 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
209 +* Prix d’achat
210 +* Inscriptions (thésaurus)
211 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
240 240  
241 241  (% class="box infomessage" %)
242 242  (((
243 -(% style="text-align: center;" %)
244 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
245 245  )))
246 246  
247 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
248 248  
249 249  
250 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
251 251  
252 252  
253 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
254 254  
255 -
256 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
257 -
258 -
259 -[[image:1747723969669-261.png]]
260 -
261 -(% style="text-align: center;" %)
262 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
263 -
264 -
265 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
266 -
267 -
268 -[[image:1747724102358-210.png]]
269 -
270 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
271 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
272 -
273 -
274 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
223 +
224 +)))
225 +)))|(% style="width:300px" %)(((
226 +(% class="box" %)
275 275  (((
276 -(% style="text-align: left;" %)
277 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
228 +**Sommaire**
278 278  )))
279 279  
280 -
281 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
282 -
283 -
284 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
285 -
286 -
287 -[[image:1747724180433-782.png]]
288 -
289 -(% style="text-align: center;" %)
290 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
291 -
292 -
293 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
294 -
295 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
296 -
297 -
298 -[[image:1747724251875-618.png]]
299 -
300 -(% style="text-align: center;" %)
301 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
302 -
303 -
304 -(% class="box infomessage" %)
231 +(% class="box" %)
305 305  (((
306 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
233 +**Aller plus loin**
234 +
235 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
236 +* Saisir une entrée
237 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
238 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
239 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
240 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
307 307  )))
308 308  
309 -
310 -=== Biens ===
311 -
312 -
313 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
314 -
315 -
316 -[[image:1747724329047-588.png]]
317 -
318 -(% style="text-align: center;" %)
319 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
320 -
321 -
322 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
323 -
324 -
325 -(% class="box infomessage" %)
243 +(% class="box" %)
326 326  (((
327 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
245 +**Icônes principales**
328 328  )))
247 +)))
329 329  
330 -[[image:1747724385543-970.png]]
331 331  
332 -(% style="text-align: center;" %)
333 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
334 334  
335 335  
336 -(% class="box warningmessage" %)
337 -(((
338 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
339 -)))
340 340  
341 341  
342 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
343 343  
344 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
345 345  
346 346  
347 -[[image:1747725032932-364.png]]
348 348  
349 349  
350 -=== Biens : Ensembles complexes ===
351 351  
352 352  
353 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
354 354  
355 355  
356 -[[image:1747725129124-544.png]]
357 357  
358 358  
359 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
360 360  
361 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
362 362  
363 363  
364 -[[image:1747725362450-684.png]]
365 365  
366 366  
367 -(% class="box infomessage" %)
368 -(((
369 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
370 -)))
371 371  
372 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
373 373  
374 -[[image:1747725317402-667.png]]
375 375  
376 376  
377 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
378 378  
379 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
380 380  
381 381  
382 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
383 383  
384 384  
385 -=== Entrée ===
386 386  
387 387  
388 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
389 389  
390 390  
391 -[[image:1747725797202-722.png]]
392 392  
393 393  
394 -=== Biens ===
395 395  
396 396  
397 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
398 398  
399 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
400 400  
401 401  
402 -[[image:1747725926983-893.png]]
403 403  
404 404  
405 405  
406 -[[image:1747727404840-527.png]]
407 407  
408 408  
409 409  = Intégration des notices biens au registre =
... ... @@ -462,33 +462,35 @@
462 462  
463 463  [[image:1747733457810-510.png]]
464 464  
465 -(% class="wikigeneratedid" %)
466 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
467 467  
468 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
469 469  
470 -(% class="wikigeneratedid" %)
471 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
472 472  
473 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
474 474  
356 +[[image:1747734678656-824.png]]
475 475  
476 476  
477 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
359 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
478 478  
361 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
479 479  
480 480  
481 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
364 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
482 482  
483 483  
484 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
367 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
485 485  
486 486  
487 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
488 488  
489 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
371 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
490 490  
373 +[[image:1747733892872-758.png]]
491 491  
375 +
376 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
377 +
378 +[[image:1747733938343-251.png]]
379 +
492 492  (% class="box warningmessage" %)
493 493  (((
494 494  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -505,15 +505,11 @@
505 505  = Édition des registres =
506 506  
507 507  
508 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
396 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
509 509  
398 +[[image:1747734834496-206.png]]
510 510  
511 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
512 512  
513 -
514 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
515 -
516 -
517 517  (% class="box infomessage" %)
518 518  (((
519 519  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -530,25 +530,23 @@
530 530  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
531 531  
532 532  
533 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
417 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
534 534  
535 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
419 +[[image:1747734875829-175.png]]
536 536  
421 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
537 537  
538 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
423 +[[image:1747734980868-601.png]]
539 539  
540 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
425 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
541 541  
427 +[[image:1747735028293-815.png]]
542 542  
543 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
544 544  
545 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
546 546  
547 -
548 -
549 549  Résultat :
550 550  
551 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
433 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
552 552  
553 553  
554 554  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -560,29 +560,28 @@
560 560  
561 561  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
562 562  
563 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
564 -
565 565  (% class="box successmessage" %)
566 566  (((
567 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
447 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
568 568  )))
569 569  
450 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
570 570  
571 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
572 -
573 573  (% class="box successmessage" %)
574 574  (((
575 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
454 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
576 576  )))
577 577  
578 578  
579 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
458 +[[image:1747735219379-682.png]]
580 580  
581 581  
582 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
461 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
583 583  
463 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
584 584  
585 585  
466 +
586 586  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
587 587  
588 588  
... ... @@ -602,13 +602,13 @@
602 602  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
603 603  
604 604  
605 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
486 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
606 606  
607 607  
608 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
489 +[[image:1747739157175-278.png]]
609 609  
610 610  
611 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
492 +[[image:1747739231189-417.png]]
612 612  
613 613  
614 614  
... ... @@ -615,9 +615,44 @@
615 615  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
616 616  
617 617  
618 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
499 +==== Attachement unitaire ====
619 619  
501 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
620 620  
503 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
504 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
505 +
506 +[[image:1747740793119-487.png]]
507 +
508 +
509 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
510 +
511 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
512 +
513 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
514 +
515 +* Sélectionner les notices à rattacher
516 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
517 +
518 +[[image:1747740946609-961.png]]
519 +
520 +
521 +Première association à effectuer :
522 +
523 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
524 +* Lancer le traitement
525 +
526 +[[image:1747741015186-251.png]]
527 +
528 +
529 +Seconde association à effectuer :
530 +
531 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
532 +* Lancer le traitement
533 +
534 +[[image:1747741041295-431.png]]
535 +
536 +
621 621  == Radiation du registre des dépôts ==
622 622  
623 623  
... ... @@ -626,20 +626,17 @@
626 626  
627 627  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
628 628  
545 +[[image:1747739687774-731.png]]
629 629  
630 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
631 631  
632 -
633 -
634 634  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
635 635  
636 636  
637 637  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
638 638  
553 +[[image:1747739728922-844.png]]
639 639  
640 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
641 641  
642 -
643 643  (% class="box successmessage" %)
644 644  (((
645 645  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -646,7 +646,7 @@
646 646  )))
647 647  
648 648  
649 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
562 +[[image:1747739870875-332.png]]
650 650  
651 651  
652 652  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -657,9 +657,10 @@
657 657  
658 658  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
659 659  
573 +[[image:1747739908497-919.png]]
660 660  
661 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
662 662  
576 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
663 663  
664 664  
665 665  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -667,21 +667,21 @@
667 667  
668 668  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
669 669  
584 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
670 670  
671 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
672 672  
587 +[[image:1747740027614-948.png]]
673 673  
674 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
675 675  
590 +[[image:1747740075472-359.png]]
676 676  
677 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
678 678  
679 -
680 680  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
681 681  
682 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
683 683  
596 +[[image:1747740216286-288.png]]
684 684  
598 +
685 685  (% class="box warningmessage" %)
686 686  (((
687 687  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -691,13 +691,22 @@
691 691  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
692 692  
693 693  
694 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
695 -
696 -
697 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
698 -
699 -
700 700  (% class="box warningmessage" %)
701 701  (((
702 702  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
703 703  )))
612 +
613 +[[image:1747740258746-408.png]]
614 +
615 +
616 +[[image:1747740398485-927.png]]
617 +
618 +
619 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
620 +
621 +[[image:1747733815373-706.png]]
622 +
623 +
624 +Résultat :
625 +
626 +[[image:1747740624210-211.png]]
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