Radier des biens du registre réglementaire

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(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

6

La radiation est l’acte officiel par lequel un bien est retiré de l’inventaire des collections, conformément aux dispositions du [[Code du patrimoine>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]].

7

Elle **n’entraîne jamais la suppression de la notice** : celle-ci est conservée et mise à jour, afin d’assurer la traçabilité et de préserver toutes les données scientifiques et documentaires.

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Cette page présente :

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* les cas de radiation autorisés,

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* le processus complet dans Flora,

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* les bonnes pratiques pour garantir la conformité réglementaire et documentaire.

)))

(((

= Dans quels cas radier un bien ? =

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La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :

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* Destruction du bien

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* Inscription indue

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* Changement d’affectation

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* Transfert de propriété

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* Déclassement

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(% class="box infomessage" %)

(((

**À savoir** :

* La décision de radiation appartient au propriétaire des collections ou à l’autorité de tutelle.

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* Elle est formalisée par un acte officiel (arrêté, délibération…) et transmise au préfet de région pour contrôle de légalité.

33

* Le déclassement suppose un avis conforme du **Haut Conseil des musées de France** et la démonstration d’une perte d’intérêt public avérée.

34

)))

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= Comment radier un bien dans Flora ? =

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La radiation dans Flora suit un **circuit structuré, **, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :

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1. Création d’une **sous-commission de déclassement**.

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1. **Rattachement des biens concernés**.

42

1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.

43

1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.

44

1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.

45

1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.

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1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).

47

1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

51

**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.

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)))

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== Créer une sous-commission de déclassement ==

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1. Dans **Gérer > Commissions**, créer une **nouvelle commission** de type //Sous-commission de déclassement//.

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1. Renseigner les informations nécessaires et enregistrer.

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59

[[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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62

[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752755016613-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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65

[[Légende>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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68

== Rattacher les biens à la sous-commission ==

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)))

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71

Deux méthodes sont possibles :

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73

* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.

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* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.

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76

[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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79

[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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82

[[Recherche des biens à rattacher.>>image:1752755861612-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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85

[[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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88

== Documenter le motif de radiation ==

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Depuis la sous-commission :

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* Dans chaque notice de bien, compléter le **Commentaire administratif** (justification, contexte, perte…).

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* Indiquer le **devenir prévu** : vente, destruction, transfert…

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Ces informations apparaissent :

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97

* dans la liste des biens rattachés à la commission,

98

* et dans la notice du bien.

[[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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105

[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752756190241-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

106

107

108

[[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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111

== Saisir la décision de radiation ==

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113

Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.

Pour cela :

1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.

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1. (((

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**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :

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* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.

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* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.

123

)))

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=== Cas d'un déclassement accepté ===

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Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :

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* la liste des **biens rattachés à la commission**;

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* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;

131

* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.

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133

[[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Bien lié à l'évènement → la suite à donner apparait dans la liste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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=== Cas d'un déclassement refusé ===

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144

**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.

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[[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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149

[[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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152

== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel ==

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Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.

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Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.

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157

1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.

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1. (((

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**Lier ce document** :

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161

* à la notice de la sous-commission,

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* et/ou aux notices des biens concernés.

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)))

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(% class="box infomessage" %)

166

(((

167

Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.

168

)))

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170

[[Ex. Autres documents → arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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173

[[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

174

175

176

[[Notice sous-commission → association du document et enregistrement.>>image:1752757851608-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

177

178

179

[[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

180

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182

[[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

183

184

185

[[Modification par lot → ajout d'un nouveau document. >>image:1752758183388-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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190

191

== Mettre à jour le registre ==

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193

Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :

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195

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**

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1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.

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1. Modifiez le champ** Observations.**

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1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.

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200

[[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

201

202

203

[[Table registres → bouton modifier.>>image:1752757379810-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

204

205

206

[[Table registres → saisie du champ **Observations **et enregistrement.>>image:1752757457155-703.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

207

208

209

[[Résultat dans la table registres.>>image:1752757507870-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

210

211

212

[[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

213

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215

== Relocaliser les biens radiés ==

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Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.

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Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :

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220

1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;

221

1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.

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223

Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.

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=== Relocaliser un bien manuellement ===

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227

[[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

228

229

230

[[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

231

232

233

=== Relocaliser en lot via les paniers ===

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235

[[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

236

237

238

[[Module de relocalisation.>>image:1752758859810-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

239

240

241

[[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

242

243

244

== Éditer les décisions de commission ==

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246

Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.

247

248

À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :

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250

* le type de décision (accepté ou refusé),

251

* la liste des biens rattachés à la commission.

252

253

[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

254

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256

[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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258

259

= Gérer les cas particuliers =

260

261

Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.

262

263

== Traiter un transfert d’affectation ==

264

265

Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.

266

267

== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==

268

269

Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.

Procédure :

* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;

274

* Relocaliser le bien ;

275

* Mettre à jour les constats d’état ;

276

* Supprimer la mention de radiation dans le registre.

277

278

(% class="box infomessage" %)

279

(((

280

Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.

281

)))

282

283

== Effectuer une radiation sans commission ==

284

285

Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :

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287

* Modifier directement le **registre des biens affectés.**

288

* Relocaliser le bien vers un emplacement tel que « Détruit »

289

290

(% class="box warningmessage" %)

291

(((

292

Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.

293

)))

294

)))|(% style="width:308px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.Gérer les commissions.WebHome||target="_blank"]]

307

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]

308

* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]

309

* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]

310

* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]

311

* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome||target="_blank"]]

312

* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]

313

* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

319

320

* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions