Radier des biens du registre réglementaire

1

(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

6

La radiation est l’acte officiel par lequel un bien est retiré de l’inventaire des collections, conformément aux dispositions du [[Code du patrimoine>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]].

7

Elle **n’entraîne jamais la suppression de la notice** : celle-ci est conservée et mise à jour, afin d’assurer la traçabilité et de préserver toutes les données scientifiques et documentaires.

8

9

Cette page présente :

10

11

* les cas de radiation autorisés,

12

* le processus complet dans Flora,

13

* les bonnes pratiques pour garantir la conformité réglementaire et documentaire.

)))

(((

= Dans quels cas radier un bien ? =

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19

La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :

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21

* Destruction du bien

22

* Inscription indue

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* Changement d’affectation

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* Transfert de propriété

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* Déclassement

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27

Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.

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(% class="box infomessage" %)

30

(((

31

Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.

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)))

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34

= Comment radier un bien dans Flora ? =

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36

Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :

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38

1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés.

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1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.

40

1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.

41

1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.

42

1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.

43

1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).

44

1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

48

**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.

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)))

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= Radier un bien dans Flora : mode opératoire =

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== Créer une sous-commission de déclassement ==

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1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**

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1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**

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58

[[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752755016613-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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79

80

== Rattacher les biens à la sous-commission ==

81

82

Deux méthodes sont possibles :

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84

* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.

85

* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.

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87

=== Associer les biens via les paniers ===

88

89

[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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92

[[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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95

=== Associer les biens à partir d'une recherche ===

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97

[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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100

[[Recherche des biens à rattacher.>>image:1752755861612-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

101

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103

[[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

104

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106

== Documenter le motif de radiation ==

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108

Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission.

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110

Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :

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112

* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),

113

* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).

114

115

Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.

116

117

[[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

118

119

120

[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752756190241-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

121

122

123

[[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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126

== Enregistrer la décision de radiation ==

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128

Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.

Pour cela :

1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.

133

1. (((

134

**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :

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136

* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.

137

* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.

138

)))

139

140

=== Cas d'un déclassement accepté ===

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142

Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :

143

144

* la liste des **biens rattachés à la commission**;

145

* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;

146

* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.

147

148

[[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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151

[[Ex. Bien lié à l'évènement → la suite à donner apparait dans la liste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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153

154

[[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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157

=== Cas d'un déclassement refusé ===

158

159

**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.

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161

[[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

162

163

164

[[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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167

== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel ==

168

169

Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.

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Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.

171

172

=== Comment procéder ? ===

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1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.

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1. (((

176

**Lier ce document** :

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178

* à la notice de la sous-commission,

179

* et/ou aux notices des biens concernés.

180

)))

181

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(% class="box infomessage" %)

183

(((

184

Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.

185

)))

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187

[[Ex. Autres documents → arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

188

189

190

==== Lier un document à une sous-commission ====

191

192

[[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

193

194

195

[[Notice sous-commission → association du document et enregistrement.>>image:1752757851608-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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197

198

[[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

199

200

201

==== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ====

202

203

[[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

204

205

206

[[Modification par lot → ajout d'un nouveau document. >>image:1752758183388-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

207

208

209

[[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

210

211

212

== Mettre à jour le registre ==

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214

Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :

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216

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**

217

1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.

218

1. Modifiez le champ** Observations.**

219

1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.

220

221

[[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

222

223

224

[[Table registres → bouton modifier.>>image:1752757379810-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

225

226

227

[[Table registres → saisie du champ **Observations **et enregistrement.>>image:1752757457155-703.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

228

229

230

[[Résultat dans la table registres.>>image:1752757507870-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

231

232

233

[[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

234

235

236

== Relocaliser les biens radiés ==

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238

Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.

239

Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :

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241

1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;

242

1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.

243

244

Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.

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246

=== Relocaliser un bien manuellement ===

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248

[[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

249

250

251

[[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

252

253

254

=== Relocaliser en lot via les paniers ===

255

256

[[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

257

258

259

[[Module de relocalisation.>>image:1752758859810-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

260

261

262

[[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

263

264

265

== Éditer les décisions de commission ==

266

267

Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.

268

269

À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :

270

271

* le type de décision (accepté ou refusé),

272

* la liste des biens rattachés à la commission.

273

274

[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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276

277

[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

278

279

280

= Gérer les cas particuliers =

281

282

Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.

283

284

== Traiter un transfert d’affectation ==

285

286

Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.

287

288

== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==

289

290

Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.

Procédure :

* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;

295

* Relocaliser le bien ;

296

* Mettre à jour les constats d’état ;

297

* Supprimer la mention de radiation dans le registre.

298

299

(% class="box infomessage" %)

300

(((

301

Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.

302

)))

303

304

== Effectuer une radiation sans commission ==

305

306

Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :

307

308

* Modifier directement le **registre des biens affectés.**

309

* Relocaliser le bien vers un emplacement tel que « Détruit »

310

311

(% class="box warningmessage" %)

312

(((

313

Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.

)))

)))|(% style="width:308px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome||target="_blank"]]

330

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]

331

* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]

332

* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]

333

* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]

334

* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome||target="_blank"]]

335

* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]

336

* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

342

343

* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions