Radier des biens du registre réglementaire

1

(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

6

La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.

7

Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.

)))

(((

= Dans quels cas radier un bien ? =

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La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :

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* Destruction du bien

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* Inscription indue

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* Changement d’affectation

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* Transfert de propriété

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* Déclassement

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Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

25

Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.

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)))

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= Comment radier un bien dans Flora ? =

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Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :

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1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés.

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1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.

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1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.

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1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.

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1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.

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1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).

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1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.

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)))

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= Radier un bien dans Flora : mode opératoire =

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== Créer une sous-commission de déclassement ==

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1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**

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1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**

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52

[[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

53

54

55

[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752755016613-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Rattacher les biens à la sous-commission ==

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Deux méthodes sont possibles :

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* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.

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* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.

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76

=== Associer les biens via les paniers ===

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78

[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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81

[[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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84

=== Associer les biens à partir d'une recherche ===

85

86

[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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89

[[Recherche des biens à rattacher.>>image:1752755861612-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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92

[[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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95

== Documenter le motif de radiation ==

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Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission.

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Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :

100

101

* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),

102

* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).

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104

Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.

105

106

[[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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108

109

[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752756190241-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

110

111

112

[[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Enregistrer la décision de radiation ==

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117

Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.

Pour cela :

1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.

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1. (((

123

**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :

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* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.

126

* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.

127

)))

128

129

=== Cas d'un déclassement accepté ===

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131

Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :

132

133

* la liste des **biens rattachés à la commission**;

134

* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;

135

* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.

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[[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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140

[[Ex. Bien lié à l'évènement → la suite à donner apparait dans la liste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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143

[[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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=== Cas d'un déclassement refusé ===

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148

**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.

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[[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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153

[[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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156

== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel ==

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Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.

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Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.

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=== Comment procéder ? ===

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1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.

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1. (((

165

**Lier ce document** :

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* à la notice de la sous-commission,

168

* et/ou aux notices des biens concernés.

169

)))

170

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(% class="box infomessage" %)

172

(((

173

Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.

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)))

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[[Ex. Autres documents → arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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178

179

==== Lier un document à une sous-commission ====

180

181

[[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

182

183

184

[[Notice sous-commission → association du document et enregistrement.>>image:1752757851608-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

185

186

187

[[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

188

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190

==== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ====

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192

[[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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195

[[Modification par lot → ajout d'un nouveau document. >>image:1752758183388-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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198

[[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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200

201

== Mettre à jour le registre ==

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203

Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :

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205

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**

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1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.

207

1. Modifiez le champ** Observations.**

208

1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.

209

210

[[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

211

212

213

[[Table registres → bouton modifier.>>image:1752757379810-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

214

215

216

[[Table registres → saisie du champ **Observations **et enregistrement.>>image:1752757457155-703.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

217

218

219

[[Résultat dans la table registres.>>image:1752757507870-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

220

221

222

[[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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225

== Relocaliser les biens radiés ==

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Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.

228

Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :

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230

1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;

231

1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.

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233

Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.

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=== Relocaliser un bien manuellement ===

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237

[[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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240

[[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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242

243

=== Relocaliser en lot via les paniers ===

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245

[[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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247

248

[[Module de relocalisation.>>image:1752758859810-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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250

251

[[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Éditer les décisions de commission ==

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256

Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.

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258

À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :

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260

* le type de décision (accepté ou refusé),

261

* la liste des biens rattachés à la commission.

262

263

[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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266

[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

267

268

269

= Gérer les cas particuliers =

270

271

Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.

272

273

== Traiter un transfert d’affectation ==

274

275

Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.

276

277

== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==

278

279

Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.

Procédure :

* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;

284

* Relocaliser le bien ;

285

* Mettre à jour les constats d’état ;

286

* Supprimer la mention de radiation dans le registre.

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288

(% class="box infomessage" %)

289

(((

290

Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.

291

)))

292

293

== Effectuer une radiation sans commission ==

294

295

Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :

296

297

* Modifier directement le **registre des biens affectés.**

298

* Relocaliser le bien vers un emplacement tel que « Détruit »

299

300

(% class="box warningmessage" %)

301

(((

302

Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.

)))

)))|(% style="width:308px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]

319

320

* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]]

321

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]

322

* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]

323

* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]

324

* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]

325

* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

326

* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]

327

* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

333

334

* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions