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Radier des biens du registre réglementaire

Version 71.1 par Doriane Bautista le 2025/07/30 08:12

Version 4.2 et ultérieures

La radiation d’un bien constitue l’acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation. Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation, tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre. 

Dans quels cas radier un bien ?

La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :

  • Destruction du bien
  • Inscription indue
  • Changement d’affectation
  • Transfert de propriété
  • Déclassement

Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.

Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.

Comment radier un bien dans Flora ?

Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une sous-commission de déclassement, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :

  1. Préparation de la sous-commission, avec rattachement des biens concernés.
  2. Enrichissement des notices des biens, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.
  3. Saisie de la décision, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.
  4. Liaison documentaire, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.
  5. Mise à jour du registre informatisé, si l’option est utilisée par l’établissement.
  6. Relocalisation des biens radiés, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).
  7. Édition des décisions, pour produire un état officiel des suites données.

À noter : La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.

Radier un bien dans Flora : mode opératoire

Créer une sous-commission de déclassement

  1. Rendez-vous dans l'espace de travail Gérer > Menu Commissions.
  2. Créez une nouvelle commission de type Sous-commission de déclassement.
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Menu commissions → bouton créer.

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Saisie des données et enregistrement.

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Résultat → notice sous-commission créée

Rattacher les biens à la sous-commission

Deux méthodes sont possibles :

  • Via un panier : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
  • Via une recherche  : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.

Associer les biens via les paniers

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Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.

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Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. 

Associer les biens à partir d'une recherche

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Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.

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Recherche des biens à rattacher.

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Sélection et attachement des biens à la commission. 

Documenter le motif de radiation

Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission.

Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :

  • Compléter le champ Commentaire administratif pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
  • Indiquer le devenir prévu du bien (vente, destruction, transfert, etc.).

Ces informations seront automatiquement visibles dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.

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Modifier le bien lié à l'évènement.

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Saisie des données et enregistrement.

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Résultat → les données saisies dans le champ Commentaire administratif sont remontées dans la liste des biens.

Enregistrer la décision de radiation

Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.

Pour cela :

  1. Accédez à la sous-commission concernée dans Flora.

  2. Ouvrez chaque bien lié à l’événement, puis :

    • Si la radiation est acceptée → saisissez la suite à donner ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
    • Si la radiation est refusée → utilisez le bouton Refuser et précisez le motif dans le champ Commentaire administratif.

Cas d'un déclassement accepté

Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans : 

  • la liste des biens rattachés à la commission;
  • la notice du bien (champ Statut interne) ;
  • et le commentaire administratif saisi dans l’événement est recopié dans la notice du bien. Si vous gérez le registre informatisé, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre. 
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Choix de la suite à donner et validation.

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Ex. Bien lié à l'évènement → la suite à donner apparait dans la liste des biens.

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Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ Statut interne.

Cas d'un déclassement refusé

En cas de refus de déclassement, le motif est saisi dans le champ Commentaire administratif. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.

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Refus et commentaire sur refus de radiation.

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Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. 

Archiver l’arrêté ou l’acte officiel

Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une preuve formelle. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.
Ce document peut ensuite être lié à la sous-commission de déclassement, et, si nécessaire, aux notices des biens concernés.

Comment procéder ?

  1. Archiver le document dans la table Autres documents.

  2. Lier ce document :

    • à la notice de la sous-commission,
    • et/ou aux notices des biens concernés.

Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par modification par lot.

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Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. 

Lier un document à une sous-commission

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Notice sous-commission → bouton modifier.

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Notice sous-commission → association du document et enregistrement.

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Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).

Lier un document à plusieurs biens (modification par lot)

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Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. 

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Modification par lot → ajout d'un nouveau document. 

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Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.

Mettre à jour le registre

Pour les utilisateurs du registre informatisé :

  1. Rendez-vous dans l'espace de travail Décrire > Menu Registres > Sous-Menu Recherche
  2. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
  3. Modifiez le champ Observations.
  4. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
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Table registres → formulaire de recherche.

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Table registres → bouton modifier.

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Table registres → saisie du champ Observations et enregistrement.

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Résultat dans la table registres.

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Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.

Relocaliser les biens radiés

Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :

  1. Créer un emplacement virtuel dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
  2. Relocaliser les biens, soit unitairement depuis leur notice, soit par lot à l’aide d’un panier.

Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.

Relocaliser un bien manuellement

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Relocaliser le bien.

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Module de relocalisation.

Relocaliser en lot via les paniers

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Relocaliser le panier.

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Module de relocalisation.

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Résultat sur les notices de biens.

Éditer les décisions de commission

Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.

À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :

  • le type de décision (accepté ou refusé),
  • la liste des biens rattachés à la commission.
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Tri des biens liés à l'évènement par état.

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Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.

Gérer les cas particuliers

Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.

Traiter un transfert d’affectation

Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le type de sous-commission et les suites données à chaque bien.

Corriger une radiation (bien retrouvé)

Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu.

Procédure :

  • Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
  • Relocaliser le bien ;
  • Mettre à jour les constats d’état ;
  • Supprimer la mention de radiation dans le registre.

Cette action doit être justifiée, documentée et validée par l’autorité compétente.

Effectuer une radiation sans commission

Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :

  • Modifier directement le registre des biens affectés.
  • Relocaliser le bien vers un emplacement tel que « Détruit »

Cette méthode ne met pas à jour automatiquement le champ Statut interne dans la notice du bien. Elle doit donc rester exceptionnelle.

 

Sommaire

  1. Dans quels cas radier un bien ?
  2. Comment radier un bien dans Flora ?
  3. Radier un bien dans Flora : mode opératoire
    1. Créer une sous-commission de déclassement
    2. Rattacher les biens à la sous-commission
    3. Documenter le motif de radiation
    4. Enregistrer la décision de radiation
    5. Archiver l’arrêté ou l’acte officiel
    6. Mettre à jour le registre
    7. Relocaliser les biens radiés
    8. Éditer les décisions de commission
  4. Gérer les cas particuliers
    1. Traiter un transfert d’affectation
    2. Corriger une radiation (bien retrouvé)
    3. Effectuer une radiation sans commission

Aller plus loin

Icônes principales

  • 1752822081489-228.png Table commissions
  • 1752821981872-116.png Table des biens 
  • 1752822115674-689.png Table des registres 
  • 1752822739746-851.png Table autres documents
  • 1752822130759-806.png Créer
  • 1752822141004-237.pngModifier
  • 1752822587835-748.png Modifier les notices par lot
  • 1752822767067-930.pngRelocaliser les notices
  • 1752822686051-689.pngImprimer via les modèles de publication
  • 1752822949594-424.png Éditer les suites à donner
  • 1752823025019-695.png Refuser un bien dans l'évènement