Radier des biens du registre réglementaire

1

(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.

7

Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.

)))

(((

= Dans quels cas radier un bien ? =

12

13

La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :

14

15

* Destruction du bien

16

* Inscription indue

17

* Changement d’affectation

18

* Transfert de propriété

19

* Déclassement

20

21

Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.

22

23

(% class="box infomessage" %)

24

(((

25

Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.

26

)))

27

28

= Comment radier un bien dans Flora ? =

29

30

Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :

31

32

1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés.

33

1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.

34

1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.

35

1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.

36

1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.

37

1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).

38

1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.

39

40

(% class="box infomessage" %)

41

(((

42

**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.

43

)))

44

45

= Radier un bien dans Flora : mode opératoire =

46

47

== Créer une sous-commission de déclassement ==

48

49

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**

50

1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**

51

52

[[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

53

54

55

[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752755016613-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

66

67

68

== Rattacher les biens à la sous-commission ==

69

70

Deux méthodes sont possibles :

71

72

* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.

73

* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.

74

75

=== Associer les biens via les paniers ===

76

77

[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

78

79

80

[[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

81

82

83

=== Associer les biens à partir d'une recherche ===

84

85

[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

86

87

88

[[Recherche des biens à rattacher.>>image:1752755861612-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

89

90

91

[[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

92

93

94

== Documenter le motif de radiation ==

95

96

Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission.

97

98

Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :

99

100

* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),

101

* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).

102

103

Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.

104

105

[[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

106

107

108

[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752756190241-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

109

110

111

[[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

112

113

114

== Enregistrer la décision de radiation ==

115

116

Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.

Pour cela :

1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.

121

1. (((

122

**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :

123

124

* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.

125

* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.

126

)))

127

128

=== Cas d'un déclassement accepté ===

129

130

Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :

131

132

* la liste des **biens rattachés à la commission**;

133

* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;

134

* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.

135

136

[[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

137

138

139

[[Ex. Bien lié à l'évènement → la suite à donner apparait dans la liste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

140

141

142

[[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

143

144

145

=== Cas d'un déclassement refusé ===

146

147

**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.

148

149

[[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

150

151

152

[[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

153

154

155

== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel ==

156

157

Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.

158

Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.

159

160

=== Comment procéder ? ===

161

162

1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.

163

1. (((

164

**Lier ce document** :

165

166

* à la notice de la sous-commission,

167

* et/ou aux notices des biens concernés.

168

)))

169

170

(% class="box infomessage" %)

171

(((

172

Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.

173

)))

174

175

[[Ex. Autres documents → arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

176

177

178

==== Lier un document à une sous-commission ====

179

180

[[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

181

182

183

[[Notice sous-commission → association du document et enregistrement.>>image:1752757851608-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

184

185

186

[[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

187

188

189

==== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ====

190

191

[[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

192

193

194

[[Modification par lot → ajout d'un nouveau document. >>image:1752758183388-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

195

196

197

[[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

198

199

200

== Mettre à jour le registre ==

201

202

Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :

203

204

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**

205

1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.

206

1. Modifiez le champ** Observations.**

207

1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.

208

209

[[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

210

211

212

[[Table registres → bouton modifier.>>image:1752757379810-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

213

214

215

[[Table registres → saisie du champ **Observations **et enregistrement.>>image:1752757457155-703.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

216

217

218

[[Résultat dans la table registres.>>image:1752757507870-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

219

220

221

[[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

222

223

224

== Relocaliser les biens radiés ==

225

226

Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.

227

Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :

228

229

1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;

230

1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.

231

232

Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.

233

234

=== Relocaliser un bien manuellement ===

235

236

[[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

237

238

239

[[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

240

241

242

=== Relocaliser en lot via les paniers ===

243

244

[[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

245

246

247

[[Module de relocalisation.>>image:1752758859810-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

248

249

250

[[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

251

252

253

== Éditer les décisions de commission ==

254

255

Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.

256

257

À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :

258

259

* le type de décision (accepté ou refusé),

260

* la liste des biens rattachés à la commission.

261

262

[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

263

264

265

[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

266

267

268

= Gérer les cas particuliers =

269

270

Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.

271

272

== Traiter un transfert d’affectation ==

273

274

Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.

275

276

== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==

277

278

Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.

Procédure :

* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;

283

* Relocaliser le bien ;

284

* Mettre à jour les constats d’état ;

285

* Supprimer la mention de radiation dans le registre.

286

287

(% class="box infomessage" %)

288

(((

289

Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.

290

)))

291

292

== Effectuer une radiation sans commission ==

293

294

Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :

295

296

* Modifier directement le **registre des biens affectés.**

297

* Relocaliser le bien vers un emplacement tel que « Détruit »

298

299

(% class="box warningmessage" %)

300

(((

301

Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.

)))

)))|(% style="width:308px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]

318

319

* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]]

320

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]

321

* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]

322

* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]

323

* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]

324

* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

325

* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]

326

* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

332

333

* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions