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Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48
Depuis la version 72.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/30 08:13
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À la version 37.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 16:03
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,12 +3,12 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
6 +La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération ne signifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation**, avec maintien de la traçabilité et conservation des données scientifiques.
7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 -= Dans quels cas radier un bien ? =
11 += Comprendre ce qu’est une radiation =
12 12  
13 13  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
14 14  
... ... @@ -20,35 +20,25 @@
20 20  
21 21  Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.
22 22  
23 +Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.
24 +
23 23  (% class="box infomessage" %)
24 24  (((
25 25  Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.
26 26  )))
27 27  
28 -= Comment radier un bien dans Flora ? =
30 += Préparer une radiation dans Flora =
29 29  
30 -Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :
32 +== Préparer une sous-commission de déclassement ==
31 31  
32 -1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés.
33 -1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.
34 -1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.
35 -1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.
36 -1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.
37 -1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).
38 -1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.
34 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
35 +1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
39 39  
40 40  (% class="box infomessage" %)
41 41  (((
42 -**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.
39 +Bon à savoir : utilisez le champ** Dépend de** si vous rattachez cette commission à une commission parente (ex. plusieurs passage à effectuer en commission sur la même année).
43 43  )))
44 44  
45 -= Radier un bien dans Flora : mode opératoire =
46 -
47 -== Créer une sous-commission de déclassement ==
48 -
49 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
50 -1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
51 -
52 52  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
... ... @@ -57,12 +57,6 @@
57 57  
58 58  
59 59  
60 -
61 -
62 -
63 -
64 -
65 -
66 66  [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 68  
... ... @@ -70,10 +70,10 @@
70 70  
71 71  Deux méthodes sont possibles :
72 72  
73 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
74 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.
57 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
58 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher
75 75  
76 -=== Associer les biens via les paniers ===
60 +=== Cas 1 : attachement via les paniers ===
77 77  
78 78  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
... ... @@ -81,7 +81,7 @@
81 81  [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 83  
84 -=== Associer les biens à partir d'une recherche ===
68 +=== Cas 2 : attachement via une recherche ===
85 85  
86 86  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  
... ... @@ -92,16 +92,16 @@
92 92  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
94 94  
95 -== Documenter le motif de radiation ==
79 += Acter la décision pour chaque bien =
96 96  
97 -Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission.
81 +== Suivi individuel du bien ==
98 98  
99 -Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
83 +Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
100 100  
101 -* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
102 -* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).
85 +* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision
86 +* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
103 103  
104 -Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.
88 +Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien
105 105  
106 106  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
... ... @@ -112,27 +112,25 @@
112 112  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
114 114  
115 -== Enregistrer la décision de radiation ==
99 +== Acter la décision finale ==
116 116  
117 -Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
101 +Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
118 118  
119 -Pour cela :
103 +* Accédez à la commission
104 +* (((
105 +Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
120 120  
121 -1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
122 -1. (((
123 -**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
124 -
125 -* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
126 -* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
107 +* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
108 +* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif**
127 127  )))
128 128  
129 -=== Cas d'un déclassement accepté ===
111 +=== Cas 1 : radiation accepté ===
130 130  
131 -Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
113 +Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement :
132 132  
133 -* la liste des **biens rattachés à la commission**;
134 -* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
135 -* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
115 +* dans la **notice de l’événement** ;
116 +* dans la **notice du bien** ;
117 +* le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez également : modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
136 136  
137 137  [[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
... ... @@ -143,9 +143,9 @@
143 143  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 144  
145 145  
146 -=== Cas d'un déclassement refusé ===
128 +=== Cas 2 : radiation refusée ===
147 147  
148 -**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
130 +Si le déclassement est refusé : la suite donnée apparaît seulement dans la **notice de l’événement.**
149 149  
150 150  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
... ... @@ -153,30 +153,24 @@
153 153  [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 155  
156 -== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel ==
138 += Archiver et tracer les justificatifs =
157 157  
158 -Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.
159 -Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.
140 +== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
160 160  
161 -=== Comment procéder ? ===
142 +* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
143 +* (((
144 +Le lier :
162 162  
163 -1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.
164 -1. (((
165 -**Lier ce document** :
166 -
167 -* à la notice de la sous-commission,
168 -* et/ou aux notices des biens concernés.
146 +* À la notice de **sous-commission**
147 +* Et/ou aux **notices des biens concernés**
169 169  )))
170 170  
171 -(% class="box infomessage" %)
172 -(((
173 -Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.
174 -)))
150 +Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
175 175  
176 176  [[Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 178  
179 -==== Lier un document à une sous-commission ====
155 +=== Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement ===
180 180  
181 181  [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 182  
... ... @@ -187,7 +187,7 @@
187 187  [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 189  
190 -==== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ====
166 +=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot ===
191 191  
192 192  [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 193  
... ... @@ -198,13 +198,13 @@
198 198  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 199  
200 200  
201 -== Mettre à jour le registre ==
177 +== Mise à jour du registre informatisé (optionnel) ==
202 202  
203 -Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
179 +Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
204 204  
205 205  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
206 206  1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
207 -1. Modifiez le champ** Observations.**
183 +1. Modifiez le champ** Observations**
208 208  1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
209 209  
210 210  [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -222,18 +222,22 @@
222 222  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 223  
224 224  
225 -== Relocaliser les biens radiés ==
201 += Relocaliser un bien radié =
226 226  
227 -Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
228 -Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
203 +Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
229 229  
230 -1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
231 -1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
205 +* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
206 +* (((
207 +Relocaliser :
232 232  
233 -Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
209 +* **Unitairement** via la notice du bien
210 +* **Par lot** via un panier
211 +)))
234 234  
235 -=== Relocaliser un bien manuellement ===
213 +Cette manipulation permet d’assurer la **traçabilité physique** du bien, même après sa sortie de l’inventaire.
236 236  
215 +== Cas 1 : relocalisation unitaire ==
216 +
237 237  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 238  
239 239  
... ... @@ -240,7 +240,7 @@
240 240  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
242 242  
243 -=== Relocaliser en lot via les paniers ===
223 +== Cas 2 : relocation par lot ==
244 244  
245 245  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
... ... @@ -251,39 +251,22 @@
251 251  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 252  
253 253  
254 -== Éditer les décisions de commission ==
255 -
256 -Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
257 -
258 -À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
259 -
260 -* le type de décision (accepté ou refusé),
261 -* la liste des biens rattachés à la commission.
262 -
263 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 -
265 -
266 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 -
268 -
269 269  = Gérer les cas particuliers =
270 270  
271 -Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
236 +== Transfert d’affectation ==
272 272  
273 -== Traiter un transfert d’affectation ==
274 -
275 275  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
276 276  
277 -== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==
240 +== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
278 278  
279 279  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
280 280  
281 281  Procédure :
282 282  
283 -* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
284 -* Relocaliser le bien ;
285 -* Mettre à jour les constats d’état ;
286 -* Supprimer la mention de radiation dans le registre.
246 +* Refuser la suite donnée dans l’évènement, avec comme motif : « Bien retrouvé en date du… »
247 +* Relocaliser le bien
248 +* Mettre à jour les constats d’état
249 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre
287 287  
288 288  (% class="box infomessage" %)
289 289  (((
... ... @@ -290,7 +290,7 @@
290 290  Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.
291 291  )))
292 292  
293 -== Effectuer une radiation sans commission ==
256 +== Radiation sans commission ==
294 294  
295 295  Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
296 296  
... ... @@ -302,6 +302,26 @@
302 302  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
303 303  )))
304 304  
268 += Éditer les décisions de commission =
269 +
270 +Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
271 +
272 +Conditions :
273 +
274 +* Types de commissions correctement définis
275 +* Suites données saisies sur chaque bien
276 +
277 +Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
278 +
279 +* Le type de décision (état accepté ou refusé)
280 +* La liste des biens concernés
281 +
282 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 +
284 +
285 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 +
287 +
305 305  
306 306  )))|(% style="width:308px" %)(((
307 307  (% class="box" %)
... ... @@ -308,7 +308,7 @@
308 308  (((
309 309  **Sommaire**
310 310  
311 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
294 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
312 312  )))
313 313  
314 314  (% class="box" %)
... ... @@ -315,33 +315,20 @@
315 315  (((
316 316  **Aller plus loin**
317 317  
301 +* Gérer les commissions
302 +* Éditer le registre
303 +* Gérer les emplacements
304 +* Gérer les relocalisations
305 +* Saisir une notice autres documents
306 +* Gérer les fichiers bureautiques
307 +* Relocaliser des biens
308 +* Créer et gérer des modèles de publication
318 318  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
319 -
320 -* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]]
321 -* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
322 -* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
323 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
324 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
325 -* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
326 -* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
327 -* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
328 328  )))
329 329  
330 330  (% class="box" %)
331 331  (((
332 332  **Icônes principales**
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334 -* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions
335 -* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens
336 -* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres
337 -* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents
338 -* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer
339 -* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier
340 -* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot
341 -* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices
342 -* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication
343 -* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner
344 -* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement
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