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Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48
Depuis la version 71.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/30 08:12
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À la version 33.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 15:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,12 +3,12 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
6 +La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération ne signifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation**, avec maintien de la traçabilité et conservation des données scientifiques.
7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 -= Dans quels cas radier un bien ? =
11 += Qu’est-ce qu’une radiation ? =
12 12  
13 13  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
14 14  
... ... @@ -20,35 +20,25 @@
20 20  
21 21  Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.
22 22  
23 +Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.
24 +
23 23  (% class="box infomessage" %)
24 24  (((
25 25  Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.
26 26  )))
27 27  
28 -= Comment radier un bien dans Flora ? =
30 += Mettre en œuvre une radiation dans Flora =
29 29  
30 -Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :
32 +== Préparer une commission de radiation ==
31 31  
32 -1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés.
33 -1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.
34 -1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.
35 -1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.
36 -1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.
37 -1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).
38 -1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.
34 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
35 +1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
39 39  
40 40  (% class="box infomessage" %)
41 41  (((
42 -**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.
39 +Bon à savoir : utilisez le champ** Dépend de** si vous rattachez cette commission à une commission parente (ex. plusieurs passage à effectuer en commission sur la même année).
43 43  )))
44 44  
45 -= Radier un bien dans Flora : mode opératoire =
46 -
47 -== Créer une sous-commission de déclassement ==
48 -
49 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
50 -1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
51 -
52 52  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
... ... @@ -57,22 +57,17 @@
57 57  
58 58  
59 59  
60 -
61 -
62 -
63 -
64 -
65 65  [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
67 67  
68 -== Rattacher les biens à la sous-commission ==
53 +== Rattacher les biens à la commission ==
69 69  
70 70  Deux méthodes sont possibles :
71 71  
72 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
73 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.
57 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
58 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher
74 74  
75 -=== Associer les biens via les paniers ===
60 +=== Cas 1 : attachement via les paniers ===
76 76  
77 77  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
... ... @@ -80,7 +80,7 @@
80 80  [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 82  
83 -=== Associer les biens à partir d'une recherche ===
68 +=== Cas 2 : attachement via une recherche ===
84 84  
85 85  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  
... ... @@ -91,16 +91,16 @@
91 91  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
93 93  
94 -== Documenter le motif de radiation ==
79 += Documenter les suites données aux biens =
95 95  
96 -Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission.
81 +== Suivi individuel du bien ==
97 97  
98 -Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
83 +Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
99 99  
100 -* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
101 -* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).
85 +* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision
86 +* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
102 102  
103 -Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.
88 +Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien
104 104  
105 105  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
... ... @@ -111,27 +111,25 @@
111 111  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 113  
114 -== Enregistrer la décision de radiation ==
99 +== Acter la décision de radiation ==
115 115  
116 -Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
101 +Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
117 117  
118 -Pour cela :
103 +* Accédez à la commission
104 +* (((
105 +Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
119 119  
120 -1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
121 -1. (((
122 -**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
123 -
124 -* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
125 -* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
107 +* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
108 +* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif**
126 126  )))
127 127  
128 -=== Cas d'un déclassement accepté ===
111 +=== Cas 1 : radiation accepté ===
129 129  
130 -Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
113 +Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement :
131 131  
132 -* la liste des **biens rattachés à la commission**;
133 -* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
134 -* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
115 +* dans la **notice de l’événement** ;
116 +* dans la **notice du bien** ;
117 +* le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez également : modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
135 135  
136 136  [[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
... ... @@ -142,9 +142,8 @@
142 142  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 144  
145 -=== Cas d'un déclassement refusé ===
128 +=== Cas 2 : radiation refusée ===
146 146  
147 -**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
148 148  
149 149  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
... ... @@ -152,30 +152,24 @@
152 152  [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 153  
154 154  
155 -== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel ==
137 += Gestion documentaire de la radiation =
156 156  
157 -Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.
158 -Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.
139 +== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
159 159  
160 -=== Comment procéder ? ===
141 +* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
142 +* (((
143 +Le lier :
161 161  
162 -1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.
163 -1. (((
164 -**Lier ce document** :
165 -
166 -* à la notice de la sous-commission,
167 -* et/ou aux notices des biens concernés.
145 +* À la notice de **sous-commission**
146 +* Et/ou aux **notices des biens concernés**
168 168  )))
169 169  
170 -(% class="box infomessage" %)
171 -(((
172 -Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.
173 -)))
149 +Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
174 174  
175 175  [[Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 176  
177 177  
178 -==== Lier un document à une sous-commission ====
154 +=== Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement ===
179 179  
180 180  [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
... ... @@ -186,7 +186,7 @@
186 186  [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 187  
188 188  
189 -==== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ====
165 +=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot ===
190 190  
191 191  [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 192  
... ... @@ -197,13 +197,13 @@
197 197  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 198  
199 199  
200 -== Mettre à jour le registre ==
176 +== Mise à jour du registre informatisé (optionnel) ==
201 201  
202 -Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
178 +Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
203 203  
204 204  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
205 205  1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
206 -1. Modifiez le champ** Observations.**
182 +1. Modifiez le champ** Observations**
207 207  1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
208 208  
209 209  [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -221,18 +221,22 @@
221 221  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 222  
223 223  
224 -== Relocaliser les biens radiés ==
200 += Relocalisation après radiation =
225 225  
226 -Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
227 -Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
202 +Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
228 228  
229 -1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
230 -1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
204 +* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
205 +* (((
206 +Relocaliser :
231 231  
232 -Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
208 +* **Unitairement** via la notice du bien
209 +* **Par lot** via un panier
210 +)))
233 233  
234 -=== Relocaliser un bien manuellement ===
212 +Cette manipulation permet d’assurer la **traçabilité physique** du bien, même après sa sortie de l’inventaire.
235 235  
214 +== Cas 1 : relocalisation unitaire ==
215 +
236 236  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 237  
238 238  
... ... @@ -239,7 +239,7 @@
239 239  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 240  
241 241  
242 -=== Relocaliser en lot via les paniers ===
222 +== Cas 2 : relocation par lot ==
243 243  
244 244  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 245  
... ... @@ -250,39 +250,22 @@
250 250  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 251  
252 252  
253 -== Éditer les décisions de commission ==
233 += Cas particuliers =
254 254  
255 -Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
235 +== Transfert d’affectation ==
256 256  
257 -À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
258 -
259 -* le type de décision (accepté ou refusé),
260 -* la liste des biens rattachés à la commission.
261 -
262 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 -
264 -
265 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 -
267 -
268 -= Gérer les cas particuliers =
269 -
270 -Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
271 -
272 -== Traiter un transfert d’affectation ==
273 -
274 274  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
275 275  
276 -== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==
239 +== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
277 277  
278 278  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
279 279  
280 280  Procédure :
281 281  
282 -* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
283 -* Relocaliser le bien ;
284 -* Mettre à jour les constats d’état ;
285 -* Supprimer la mention de radiation dans le registre.
245 +* Refuser la suite donnée dans l’évènement, avec comme motif : « Bien retrouvé en date du… »
246 +* Relocaliser le bien
247 +* Mettre à jour les constats d’état
248 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre
286 286  
287 287  (% class="box infomessage" %)
288 288  (((
... ... @@ -289,7 +289,7 @@
289 289  Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.
290 290  )))
291 291  
292 -== Effectuer une radiation sans commission ==
255 +== Radiation sans commission ==
293 293  
294 294  Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
295 295  
... ... @@ -301,6 +301,26 @@
301 301  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
302 302  )))
303 303  
267 += Édition des décisions de commission =
268 +
269 +Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
270 +
271 +Conditions :
272 +
273 +* Types de commissions correctement définis
274 +* Suites données saisies sur chaque bien
275 +
276 +Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
277 +
278 +* Le type de décision (état accepté ou refusé)
279 +* La liste des biens concernés
280 +
281 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 +
283 +
284 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 +
286 +
304 304  
305 305  )))|(% style="width:308px" %)(((
306 306  (% class="box" %)
... ... @@ -307,7 +307,7 @@
307 307  (((
308 308  **Sommaire**
309 309  
310 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
293 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
311 311  )))
312 312  
313 313  (% class="box" %)
... ... @@ -314,33 +314,20 @@
314 314  (((
315 315  **Aller plus loin**
316 316  
300 +* Gérer les commissions
301 +* Éditer le registre
302 +* Gérer les emplacements
303 +* Gérer les relocalisations
304 +* Saisir une notice autres documents
305 +* Gérer les fichiers bureautiques
306 +* Relocaliser des biens
307 +* Créer et gérer des modèles de publication
317 317  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
318 -
319 -* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]]
320 -* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
321 -* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
322 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
323 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
324 -* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
325 -* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
326 -* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
327 327  )))
328 328  
329 329  (% class="box" %)
330 330  (((
331 331  **Icônes principales**
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333 -* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions
334 -* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens
335 -* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres
336 -* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents
337 -* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer
338 -* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier
339 -* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot
340 -* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices
341 -* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication
342 -* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner
343 -* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement
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