Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

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Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -4,11 +4,11 @@
  (% class="box" %)
  (((
  La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
--Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
++Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
  )))
  (((
--= Dans quels cas radier un bien ? =
++= Comprendre la radiation d'un bien =
  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
@@ -20,35 +20,25 @@
  Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.
++Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.
  )))
--= Comment radier un bien dans Flora ? =
++= Préparer une radiation dans Flora =
--Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :
++== Créer une sous-commission de déclassement ==
--1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés.
--1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.
--1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.
--1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.
--1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.
--1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).
--1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.
++1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
++1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.
++Astuce : utilisez le champ **Dépend de** pour rattacher cette sous-commission à une commission parente, notamment en cas de plusieurs passages en commission dans l’année.
  )))
--= Radier un bien dans Flora : mode opératoire =
--
--== Créer une sous-commission de déclassement ==
--
--1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
--1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
--
  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -67,10 +67,10 @@
  Deux méthodes sont possibles :
--* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
--* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.
++* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
++* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher
--=== Associer les biens via les paniers ===
++=== Cas 1 : associer les biens via les paniers ===
  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -78,7 +78,7 @@
  [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Associer les biens à partir d'une recherche ===
++=== Cas 2 : associer les biens à partir d'une recherche ===
  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -89,16 +89,16 @@
  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Documenter le motif de radiation ==
++= Saisir la décision de radiation =
--Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission.
++== Documenter le bien en amont de la commission ==
--Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
++Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
--* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
--* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).
++* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision
++* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
--Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.
++Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien
  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -109,25 +109,23 @@
  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Enregistrer la décision de radiation ==
++== Acter la décision finale ==
--Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
++Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
--Pour cela :
++* Accédez à la commission
++* (((
++Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
--1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
--1. (((
--**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
--
--* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
--* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
++* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
++* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif**
  )))
--=== Cas d'un déclassement accepté ===
++=== Cas 1 : radiation acceptée ===
  Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
--* la liste des **biens rattachés à la commission**;
++* la **notice de l’événement** ;
  * la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
  * et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
@@ -140,9 +140,9 @@
  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Cas d'un déclassement refusé ===
++=== Cas 2 : radiation refusée ===
--**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
++Si le déclassement est refusé : la suite donnée apparaît seulement dans la **notice de l’événement.**
  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -150,30 +150,24 @@
  [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel ==
++= Archiver et lier les documents administratifs =
--Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.
--Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.
++== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
--=== Comment procéder ? ===
++* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
++* (((
++Le lier :
--1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.
--1. (((
--**Lier ce document** :
--
--* à la notice de la sous-commission,
--* et/ou aux notices des biens concernés.
++* À la notice de **sous-commission**
++* Et/ou aux **notices des biens concernés**
  )))
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.
--)))
++Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
  [[Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Lier un document à une sous-commission ====
++=== Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement ===
  [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -184,7 +184,7 @@
  [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ====
++=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot ===
  [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -195,13 +195,13 @@
  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Mettre à jour le registre ==
++== Mettre à jour le registre informatisé (optionnel) ==
--Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
++Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
 . Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
 . Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
--1. Modifiez le champ** Observations.**
++1. Modifiez le champ** Observations**
 . L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
  [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -219,18 +219,22 @@
  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Relocaliser les biens radiés ==
++= Relocaliser un bien radié =
--Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
--Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
++Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
--1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
--1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
++* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
++* (((
++Relocaliser :
--Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
++* **Unitairement** via la notice du bien
++* **Par lot** via un panier
++)))
--=== Relocaliser un bien manuellement ===
++Cette opération permet de documenter le devenir physique du bien, même après sa radiation de l’inventaire.
++== Cas 1 : relocaliser un bien ==
++
  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -237,7 +237,7 @@
  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Relocaliser en lot via les paniers ===
++== Cas 2 : relocaliser des biens en lot ==
  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -248,39 +248,22 @@
  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Éditer les décisions de commission ==
--
--Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
--
--À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
--
--* le type de décision (accepté ou refusé),
--* la liste des biens rattachés à la commission.
--
--[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  = Gérer les cas particuliers =
--Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
++== Effectuer un transfert d’affectation ==
--== Traiter un transfert d’affectation ==
--
  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
--== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==
++== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
  Procédure :
--* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
--* Relocaliser le bien ;
--* Mettre à jour les constats d’état ;
--* Supprimer la mention de radiation dans le registre.
++* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] »
++* Relocaliser le bien
++* Mettre à jour les constats d’état
++* Supprimer la mention de radiation dans le registre
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -287,7 +287,7 @@
  Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.
  )))
--== Effectuer une radiation sans commission ==
++== Effectuer une radiation sans utiliser les commissions ==
  Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
@@ -299,6 +299,26 @@
  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
  )))
++= Éditer les décisions de commission =
++
++Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
++
++Conditions :
++
++* Types de commissions correctement définis
++* Suites données saisies sur chaque bien
++
++Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
++
++* Le type de décision (état accepté ou refusé)
++* La liste des biens concernés
++
++[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  )))|(% style="width:308px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -305,7 +305,7 @@
  (((
  **Sommaire**
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++{{toc depth="1" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
@@ -312,13 +312,14 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]]
--* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
--* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
--* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
--* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
--* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
--* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
++* Gérer les commissions
++* Éditer le registre
++* Gérer les emplacements
++* Gérer les relocalisations
++* Saisir une notice autres documents
++* Gérer les fichiers bureautiques
++* Relocaliser des biens
++* Créer et gérer des modèles de publication
  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
  )))
@@ -325,18 +325,6 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--
--* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions
--* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens
--* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres
--* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents
--* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer
--* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier
--* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot
--* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices
--* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication
--* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner
--* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement
  )))
  )))

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Auteur

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Contenu

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Auteur

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Auteur

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