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Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48
Depuis la version 69.2
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/23 10:46
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À la version 37.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 16:03
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,12 +3,12 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
6 +La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération ne signifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation**, avec maintien de la traçabilité et conservation des données scientifiques.
7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 -= Dans quels cas radier un bien ? =
11 += Comprendre ce qu’est une radiation =
12 12  
13 13  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
14 14  
... ... @@ -20,35 +20,25 @@
20 20  
21 21  Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.
22 22  
23 +Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.
24 +
23 23  (% class="box infomessage" %)
24 24  (((
25 25  Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.
26 26  )))
27 27  
28 -= Comment radier un bien dans Flora ? =
30 += Préparer une radiation dans Flora =
29 29  
30 -Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :
32 +== Préparer une sous-commission de déclassement ==
31 31  
32 -1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés.
33 -1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.
34 -1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.
35 -1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.
36 -1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.
37 -1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).
38 -1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.
34 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
35 +1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
39 39  
40 40  (% class="box infomessage" %)
41 41  (((
42 -**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.
39 +Bon à savoir : utilisez le champ** Dépend de** si vous rattachez cette commission à une commission parente (ex. plusieurs passage à effectuer en commission sur la même année).
43 43  )))
44 44  
45 -= Radier un bien dans Flora : mode opératoire =
46 -
47 -== Créer une sous-commission de déclassement ==
48 -
49 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
50 -1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
51 -
52 52  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
... ... @@ -57,9 +57,6 @@
57 57  
58 58  
59 59  
60 -
61 -
62 -
63 63  [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 65  
... ... @@ -67,10 +67,10 @@
67 67  
68 68  Deux méthodes sont possibles :
69 69  
70 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
71 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.
57 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
58 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher
72 72  
73 -=== Associer les biens via les paniers ===
60 +=== Cas 1 : attachement via les paniers ===
74 74  
75 75  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
... ... @@ -78,7 +78,7 @@
78 78  [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
80 80  
81 -=== Associer les biens à partir d'une recherche ===
68 +=== Cas 2 : attachement via une recherche ===
82 82  
83 83  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  
... ... @@ -89,16 +89,16 @@
89 89  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 91  
92 -== Documenter le motif de radiation ==
79 += Acter la décision pour chaque bien =
93 93  
94 -Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission.
81 +== Suivi individuel du bien ==
95 95  
96 -Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
83 +Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
97 97  
98 -* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
99 -* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).
85 +* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision
86 +* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
100 100  
101 -Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.
88 +Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien
102 102  
103 103  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
... ... @@ -109,27 +109,25 @@
109 109  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 110  
111 111  
112 -== Enregistrer la décision de radiation ==
99 +== Acter la décision finale ==
113 113  
114 -Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
101 +Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
115 115  
116 -Pour cela :
103 +* Accédez à la commission
104 +* (((
105 +Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
117 117  
118 -1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
119 -1. (((
120 -**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
121 -
122 -* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
123 -* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
107 +* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
108 +* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif**
124 124  )))
125 125  
126 -=== Cas d'un déclassement accepté ===
111 +=== Cas 1 : radiation accepté ===
127 127  
128 -Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
113 +Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement :
129 129  
130 -* la liste des **biens rattachés à la commission**;
131 -* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
132 -* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
115 +* dans la **notice de l’événement** ;
116 +* dans la **notice du bien** ;
117 +* le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez également : modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
133 133  
134 134  [[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
... ... @@ -140,9 +140,9 @@
140 140  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 141  
142 142  
143 -=== Cas d'un déclassement refusé ===
128 +=== Cas 2 : radiation refusée ===
144 144  
145 -**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
130 +Si le déclassement est refusé : la suite donnée apparaît seulement dans la **notice de l’événement.**
146 146  
147 147  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 148  
... ... @@ -150,30 +150,24 @@
150 150  [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
152 152  
153 -== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel ==
138 += Archiver et tracer les justificatifs =
154 154  
155 -Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.
156 -Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.
140 +== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
157 157  
158 -=== Comment procéder ? ===
142 +* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
143 +* (((
144 +Le lier :
159 159  
160 -1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.
161 -1. (((
162 -**Lier ce document** :
163 -
164 -* à la notice de la sous-commission,
165 -* et/ou aux notices des biens concernés.
146 +* À la notice de **sous-commission**
147 +* Et/ou aux **notices des biens concernés**
166 166  )))
167 167  
168 -(% class="box infomessage" %)
169 -(((
170 -Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.
171 -)))
150 +Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
172 172  
173 173  [[Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 175  
176 -==== Lier un document à une sous-commission ====
155 +=== Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement ===
177 177  
178 178  [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
... ... @@ -184,7 +184,7 @@
184 184  [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 185  
186 186  
187 -==== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ====
166 +=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot ===
188 188  
189 189  [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 190  
... ... @@ -195,13 +195,13 @@
195 195  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 196  
197 197  
198 -== Mettre à jour le registre ==
177 +== Mise à jour du registre informatisé (optionnel) ==
199 199  
200 -Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
179 +Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
201 201  
202 202  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
203 203  1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
204 -1. Modifiez le champ** Observations.**
183 +1. Modifiez le champ** Observations**
205 205  1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
206 206  
207 207  [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -219,18 +219,22 @@
219 219  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 220  
221 221  
222 -== Relocaliser les biens radiés ==
201 += Relocaliser un bien radié =
223 223  
224 -Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
225 -Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
203 +Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
226 226  
227 -1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
228 -1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
205 +* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
206 +* (((
207 +Relocaliser :
229 229  
230 -Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
209 +* **Unitairement** via la notice du bien
210 +* **Par lot** via un panier
211 +)))
231 231  
232 -=== Relocaliser un bien manuellement ===
213 +Cette manipulation permet d’assurer la **traçabilité physique** du bien, même après sa sortie de l’inventaire.
233 233  
215 +== Cas 1 : relocalisation unitaire ==
216 +
234 234  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 235  
236 236  
... ... @@ -237,7 +237,7 @@
237 237  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 238  
239 239  
240 -=== Relocaliser en lot via les paniers ===
223 +== Cas 2 : relocation par lot ==
241 241  
242 242  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 243  
... ... @@ -248,39 +248,22 @@
248 248  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 250  
251 -== Éditer les décisions de commission ==
252 -
253 -Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
254 -
255 -À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
256 -
257 -* le type de décision (accepté ou refusé),
258 -* la liste des biens rattachés à la commission.
259 -
260 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 -
262 -
263 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 -
265 -
266 266  = Gérer les cas particuliers =
267 267  
268 -Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
236 +== Transfert d’affectation ==
269 269  
270 -== Traiter un transfert d’affectation ==
271 -
272 272  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
273 273  
274 -== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==
240 +== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
275 275  
276 276  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
277 277  
278 278  Procédure :
279 279  
280 -* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
281 -* Relocaliser le bien ;
282 -* Mettre à jour les constats d’état ;
283 -* Supprimer la mention de radiation dans le registre.
246 +* Refuser la suite donnée dans l’évènement, avec comme motif : « Bien retrouvé en date du… »
247 +* Relocaliser le bien
248 +* Mettre à jour les constats d’état
249 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre
284 284  
285 285  (% class="box infomessage" %)
286 286  (((
... ... @@ -287,7 +287,7 @@
287 287  Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.
288 288  )))
289 289  
290 -== Effectuer une radiation sans commission ==
256 +== Radiation sans commission ==
291 291  
292 292  Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
293 293  
... ... @@ -299,6 +299,26 @@
299 299  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
300 300  )))
301 301  
268 += Éditer les décisions de commission =
269 +
270 +Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
271 +
272 +Conditions :
273 +
274 +* Types de commissions correctement définis
275 +* Suites données saisies sur chaque bien
276 +
277 +Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
278 +
279 +* Le type de décision (état accepté ou refusé)
280 +* La liste des biens concernés
281 +
282 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 +
284 +
285 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 +
287 +
302 302  
303 303  )))|(% style="width:308px" %)(((
304 304  (% class="box" %)
... ... @@ -305,7 +305,7 @@
305 305  (((
306 306  **Sommaire**
307 307  
308 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
294 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
309 309  )))
310 310  
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315 -* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]]
316 -* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
317 -* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
318 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
319 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
320 -* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
321 -* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
301 +* Gérer les commissions
302 +* Éditer le registre
303 +* Gérer les emplacements
304 +* Gérer les relocalisations
305 +* Saisir une notice autres documents
306 +* Gérer les fichiers bureautiques
307 +* Relocaliser des biens
308 +* Créer et gérer des modèles de publication
322 322  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
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329 -* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions
330 -* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens
331 -* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres
332 -* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents
333 -* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer
334 -* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier
335 -* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot
336 -* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices
337 -* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication
338 -* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner
339 -* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement
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