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Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48
Depuis la version 69.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 11:45
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À la version 36.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 16:00
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,12 +3,12 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
6 +La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération ne signifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation**, avec maintien de la traçabilité et conservation des données scientifiques.
7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 -= Dans quels cas radier un bien ? =
11 += Qu’est-ce qu’une radiation ? =
12 12  
13 13  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
14 14  
... ... @@ -20,35 +20,25 @@
20 20  
21 21  Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.
22 22  
23 +Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.
24 +
23 23  (% class="box infomessage" %)
24 24  (((
25 25  Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.
26 26  )))
27 27  
28 -= Comment radier un bien dans Flora ? =
30 += Mettre en œuvre une radiation dans Flora =
29 29  
30 -Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :
32 +== Préparer une commission de radiation ==
31 31  
32 -1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés.
33 -1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.
34 -1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.
35 -1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.
36 -1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.
37 -1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).
38 -1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.
34 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
35 +1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
39 39  
40 40  (% class="box infomessage" %)
41 41  (((
42 -**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.
39 +Bon à savoir : utilisez le champ** Dépend de** si vous rattachez cette commission à une commission parente (ex. plusieurs passage à effectuer en commission sur la même année).
43 43  )))
44 44  
45 -= Radier un bien dans Flora : mode opératoire =
46 -
47 -== Créer une sous-commission de déclassement ==
48 -
49 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
50 -1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
51 -
52 52  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
... ... @@ -59,17 +59,18 @@
59 59  
60 60  
61 61  
52 +
62 62  [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 64  
65 -== Rattacher les biens à la sous-commission ==
56 +== Rattacher les biens à la commission ==
66 66  
67 67  Deux méthodes sont possibles :
68 68  
69 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
70 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.
60 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
61 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher
71 71  
72 -=== Associer les biens via les paniers ===
63 +=== Cas 1 : attachement via les paniers ===
73 73  
74 74  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
... ... @@ -77,7 +77,7 @@
77 77  [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 79  
80 -=== Associer les biens à partir d'une recherche ===
71 +=== Cas 2 : attachement via une recherche ===
81 81  
82 82  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
... ... @@ -88,16 +88,16 @@
88 88  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 90  
91 -== Documenter le motif de radiation ==
82 += Documenter les suites données aux biens =
92 92  
93 -Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission.
84 +== Suivi individuel du bien ==
94 94  
95 -Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
86 +Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
96 96  
97 -* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
98 -* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).
88 +* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision
89 +* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
99 99  
100 -Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.
91 +Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien
101 101  
102 102  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
... ... @@ -108,27 +108,25 @@
108 108  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 110  
111 -== Enregistrer la décision de radiation ==
102 +== Acter la décision de radiation ==
112 112  
113 -Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
104 +Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
114 114  
115 -Pour cela :
106 +* Accédez à la commission
107 +* (((
108 +Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
116 116  
117 -1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
118 -1. (((
119 -**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
120 -
121 -* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
122 -* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
110 +* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
111 +* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif**
123 123  )))
124 124  
125 -=== Cas d'un déclassement accepté ===
114 +=== Cas 1 : radiation accepté ===
126 126  
127 -Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
116 +Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement :
128 128  
129 -* la liste des **biens rattachés à la commission**;
130 -* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
131 -* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
118 +* dans la **notice de l’événement** ;
119 +* dans la **notice du bien** ;
120 +* le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez également : modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
132 132  
133 133  [[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
... ... @@ -139,9 +139,9 @@
139 139  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
141 141  
142 -=== Cas d'un déclassement refusé ===
131 +=== Cas 2 : radiation refusée ===
143 143  
144 -**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
133 +Si le déclassement est refusé : la suite donnée apparaît seulement dans la **notice de l’événement.**
145 145  
146 146  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
... ... @@ -149,30 +149,24 @@
149 149  [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
151 151  
152 -== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel ==
141 += Gestion documentaire de la radiation =
153 153  
154 -Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.
155 -Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.
143 +== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
156 156  
157 -=== Comment procéder ? ===
145 +* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
146 +* (((
147 +Le lier :
158 158  
159 -1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.
160 -1. (((
161 -**Lier ce document** :
162 -
163 -* à la notice de la sous-commission,
164 -* et/ou aux notices des biens concernés.
149 +* À la notice de **sous-commission**
150 +* Et/ou aux **notices des biens concernés**
165 165  )))
166 166  
167 -(% class="box infomessage" %)
168 -(((
169 -Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.
170 -)))
153 +Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
171 171  
172 172  [[Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 173  
174 174  
175 -==== Lier un document à une sous-commission ====
158 +=== Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement ===
176 176  
177 177  [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 178  
... ... @@ -183,7 +183,7 @@
183 183  [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 184  
185 185  
186 -==== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ====
169 +=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot ===
187 187  
188 188  [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
... ... @@ -194,13 +194,13 @@
194 194  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 195  
196 196  
197 -== Mettre à jour le registre ==
180 +== Mise à jour du registre informatisé (optionnel) ==
198 198  
199 -Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
182 +Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
200 200  
201 201  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
202 202  1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
203 -1. Modifiez le champ** Observations.**
186 +1. Modifiez le champ** Observations**
204 204  1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
205 205  
206 206  [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -218,18 +218,22 @@
218 218  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 219  
220 220  
221 -== Relocaliser les biens radiés ==
204 += Relocalisation après radiation =
222 222  
223 -Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
224 -Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
206 +Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
225 225  
226 -1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
227 -1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
208 +* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
209 +* (((
210 +Relocaliser :
228 228  
229 -Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
212 +* **Unitairement** via la notice du bien
213 +* **Par lot** via un panier
214 +)))
230 230  
231 -=== Relocaliser un bien manuellement ===
216 +Cette manipulation permet d’assurer la **traçabilité physique** du bien, même après sa sortie de l’inventaire.
232 232  
218 +== Cas 1 : relocalisation unitaire ==
219 +
233 233  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 234  
235 235  
... ... @@ -236,7 +236,7 @@
236 236  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 237  
238 238  
239 -=== Relocaliser en lot via les paniers ===
226 +== Cas 2 : relocation par lot ==
240 240  
241 241  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 242  
... ... @@ -247,39 +247,22 @@
247 247  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 248  
249 249  
250 -== Éditer les décisions de commission ==
237 += Cas particuliers =
251 251  
252 -Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
239 +== Transfert d’affectation ==
253 253  
254 -À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
255 -
256 -* le type de décision (accepté ou refusé),
257 -* la liste des biens rattachés à la commission.
258 -
259 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 -
261 -
262 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 -
264 -
265 -= Gérer les cas particuliers =
266 -
267 -Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
268 -
269 -== Traiter un transfert d’affectation ==
270 -
271 271  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
272 272  
273 -== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==
243 +== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
274 274  
275 275  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
276 276  
277 277  Procédure :
278 278  
279 -* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
280 -* Relocaliser le bien ;
281 -* Mettre à jour les constats d’état ;
282 -* Supprimer la mention de radiation dans le registre.
249 +* Refuser la suite donnée dans l’évènement, avec comme motif : « Bien retrouvé en date du… »
250 +* Relocaliser le bien
251 +* Mettre à jour les constats d’état
252 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre
283 283  
284 284  (% class="box infomessage" %)
285 285  (((
... ... @@ -286,7 +286,7 @@
286 286  Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.
287 287  )))
288 288  
289 -== Effectuer une radiation sans commission ==
259 +== Radiation sans commission ==
290 290  
291 291  Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
292 292  
... ... @@ -298,6 +298,26 @@
298 298  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
299 299  )))
300 300  
271 += Édition des décisions de commission =
272 +
273 +Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
274 +
275 +Conditions :
276 +
277 +* Types de commissions correctement définis
278 +* Suites données saisies sur chaque bien
279 +
280 +Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
281 +
282 +* Le type de décision (état accepté ou refusé)
283 +* La liste des biens concernés
284 +
285 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 +
287 +
288 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 +
290 +
301 301  
302 302  )))|(% style="width:308px" %)(((
303 303  (% class="box" %)
... ... @@ -304,7 +304,7 @@
304 304  (((
305 305  **Sommaire**
306 306  
307 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
297 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
308 308  )))
309 309  
310 310  (% class="box" %)
... ... @@ -311,13 +311,14 @@
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314 -* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]]
315 -* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
316 -* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
317 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
318 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
319 -* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
320 -* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
304 +* Gérer les commissions
305 +* Éditer le registre
306 +* Gérer les emplacements
307 +* Gérer les relocalisations
308 +* Saisir une notice autres documents
309 +* Gérer les fichiers bureautiques
310 +* Relocaliser des biens
311 +* Créer et gérer des modèles de publication
321 321  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
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328 -* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions
329 -* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens
330 -* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres
331 -* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents
332 -* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer
333 -* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier
334 -* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot
335 -* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices
336 -* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication
337 -* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner
338 -* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement
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