Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -4,11 +4,11 @@
  (% class="box" %)
  (((
  La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
--Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
++Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
  )))
  (((
--= Dans quels cas radie-t-on un bien ? =
++= Comprendre la radiation d'un bien =
  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
@@ -29,13 +29,16 @@
  = Préparer une radiation dans Flora =
--Dans un premier temps, il est nécessaire de créer un sous-commission de déclassement dans Flora, puis d’y rattacher les biens concernés. Cette préparation permet de structurer la procédure en amont de la décision et d’assurer une traçabilité rigoureuse à chaque étape.
--
  == Créer une sous-commission de déclassement ==
 . Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
 . Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Astuce : utilisez le champ **Dépend de** pour rattacher cette sous-commission à une commission parente, notamment en cas de plusieurs passages en commission dans l’année.
++)))
++
  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -45,6 +45,7 @@
++
  [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -74,16 +74,16 @@
  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Documenter le motif de radiation ==
++= Saisir la décision de radiation =
--Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis l’événement de type sous-commission.
++== Documenter le bien en amont de la commission ==
--Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
++Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
--* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
--* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).
++* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision.
++* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
--Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.
++Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien.
  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -94,25 +94,23 @@
  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Saisir la décision de radiation =
++== Acter la décision finale ==
--Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
++Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
--Pour cela :
++* Accédez à la commission.
++* (((
++Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
--1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
--1. (((
--**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
--
--* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
--* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
++* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
++* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif.**
  )))
--== Radiation acceptée ==
++=== Cas 1 : radiation acceptée ===
  Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
--* la liste des **biens rattachés à la commission**;
++* la **notice de l’événement** ;
  * la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
  * et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
@@ -125,9 +125,9 @@
  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Radiation refusée ==
++=== Cas 2 : radiation refusée ===
--**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
++Si le déclassement est refusé : la suite donnée apparaît seulement dans la **notice de l’événement.**
  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -137,14 +137,12 @@
  = Archiver et lier les documents administratifs =
--Lorsqu’une décision de radiation est actée, il est important d’en conserver une trace formelle. L’arrêté ou tout autre document administratif validant la radiation peut être intégré dans Flora, puis rattaché à la sous-commission concernée et, si besoin, aux biens impliqués. Cela garantit une traçabilité complète de la procédure.
++== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
--== Comment archiver l’arrêté ou l’acte officiel ? ==
--
--1. Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents.**
--1. Le lier :
--
++* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
  * (((
++Le lier :
++
  * À la notice de **sous-commission ;**
  * Et/ou aux **notices des biens concernés.**
  )))
@@ -176,9 +176,9 @@
  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Mettre à jour le registre informatisé ==
++== Mettre à jour le registre informatisé (optionnel) ==
--Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
++Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
 . Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
 . Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
@@ -200,18 +200,22 @@
  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Relocaliser des biens radiés =
++= Relocaliser un bien radié =
--Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
--Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
++Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
--1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
--1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
++* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
++* (((
++Relocaliser :
--Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
++* **Unitairement** via la notice du bien
++* **Par lot** via un panier
++)))
--== Relocaliser un bien ==
++Cette opération permet de documenter le devenir physique du bien, même après sa radiation de l’inventaire.
++== Cas 1 : relocaliser un bien ==
++
  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -218,7 +218,7 @@
  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Relocaliser en lot ==
++== Cas 2 : relocaliser des biens en lot ==
  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -229,30 +229,13 @@
  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Éditer les décisions de commission =
--
--Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
--
--À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
--
--* le type de décision (accepté ou refusé),
--* la liste des biens rattachés à la commission.
--
--[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  = Gérer les cas particuliers =
--Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
--
  == Effectuer un transfert d’affectation ==
  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
--== Revenir sur une radiation ==
++== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
@@ -280,6 +280,26 @@
  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
  )))
++= Éditer les décisions de commission =
++
++Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
++
++Conditions :
++
++* Types de commissions correctement définis ;
++* Suites données saisies sur chaque bien.
++
++Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
++
++* Le type de décision (état accepté ou refusé) ;
++* La liste des biens concernés.
++
++[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  )))|(% style="width:308px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -286,7 +286,7 @@
  (((
  **Sommaire**
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++{{toc depth="1" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
@@ -297,7 +297,6 @@
  * [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
  * [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
  * [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
--* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
  * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
  * [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]

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