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Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48
Depuis la version 55.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 11:08
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À la version 39.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 16:12
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,11 +4,11 @@
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 6  La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 -= Dans quels cas radie-t-on un bien ? =
11 += Comprendre la radiation d'un bien =
12 12  
13 13  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
14 14  
... ... @@ -29,13 +29,16 @@
29 29  
30 30  = Préparer une radiation dans Flora =
31 31  
32 -Dans un premier temps, il est nécessaire de créer un sous-commission de déclassement dans Flora, puis d’y rattacher les biens concernés. Cette préparation permet de structurer la procédure en amont de la décision et d’assurer une traçabilité rigoureuse à chaque étape.
32 +== Préparer une sous-commission de déclassement ==
33 33  
34 -== Créer une sous-commission de déclassement ==
35 -
36 36  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
37 37  1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
38 38  
37 +(% class="box infomessage" %)
38 +(((
39 +Astuce : utilisez le champ **Dépend de** pour rattacher cette sous-commission à une commission parente, notamment en cas de plusieurs passages en commission dans l’année.
40 +)))
41 +
39 39  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 40  
41 41  
... ... @@ -53,10 +53,10 @@
53 53  
54 54  Deux méthodes sont possibles :
55 55  
56 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
57 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.
59 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
60 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher
58 58  
59 -=== Cas 1 : associer les biens via les paniers ===
62 +=== Cas 1 : attachement via les paniers ===
60 60  
61 61  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
... ... @@ -64,7 +64,7 @@
64 64  [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 66  
67 -=== Cas 2 : associer les biens à partir d'une recherche ===
70 +=== Cas 2 : attachement via une recherche ===
68 68  
69 69  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
... ... @@ -75,16 +75,16 @@
75 75  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
78 -== Documenter le bien avant la commission ==
81 += Saisir la décision de radiation =
79 79  
80 -Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis l’événement de type sous-commission.
83 +== Suivi individuel du bien ==
81 81  
82 -Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
85 +Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
83 83  
84 -* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
85 -* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).
87 +* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision
88 +* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
86 86  
87 -Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.
90 +Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien
88 88  
89 89  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
... ... @@ -95,25 +95,23 @@
95 95  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 97  
98 -= Saisir la décision de radiation =
101 +== Acter la décision finale ==
99 99  
100 -Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
103 +Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
101 101  
102 -Pour cela :
105 +* Accédez à la commission
106 +* (((
107 +Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
103 103  
104 -1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
105 -1. (((
106 -**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
107 -
108 -* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
109 -* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
109 +* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
110 +* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif**
110 110  )))
111 111  
112 -== Radiation acceptée ==
113 +=== Cas 1 : radiation accepté ===
113 113  
114 114  Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
115 115  
116 -* la liste des **biens rattachés à la commission**;
117 +* la **notice de l’événement** ;
117 117  * la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
118 118  * et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
119 119  
... ... @@ -126,9 +126,9 @@
126 126  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 127  
128 128  
129 -== Radiation refusée ==
130 +=== Cas 2 : radiation refusée ===
130 130  
131 -**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
132 +Si le déclassement est refusé : la suite donnée apparaît seulement dans la **notice de l’événement.**
132 132  
133 133  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
... ... @@ -138,16 +138,14 @@
138 138  
139 139  = Archiver et lier les documents administratifs =
140 140  
141 -Lorsqu’une décision de radiation est actée, il est important d’en conserver une trace formelle. L’arrêté ou tout autre document administratif validant la radiation peut être intégré dans Flora, puis rattaché à la sous-commission concernée et, si besoin, aux biens impliqués. Cela garantit une traçabilité complète de la procédure.
142 +== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
142 142  
143 -== Comment archiver l’arrêté ou l’acte officiel ? ==
144 -
145 -1. Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents.**
146 -1. Le lier :
147 -
144 +* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
148 148  * (((
149 -* À la notice de **sous-commission ;**
150 -* Et/ou aux **notices des biens concernés.**
146 +Le lier :
147 +
148 +* À la notice de **sous-commission**
149 +* Et/ou aux **notices des biens concernés**
151 151  )))
152 152  
153 153  Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
... ... @@ -177,13 +177,13 @@
177 177  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 178  
179 179  
180 -== Mettre à jour le registre informatisé ==
179 +== Mise à jour du registre informatisé (optionnel) ==
181 181  
182 -Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
181 +Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
183 183  
184 184  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
185 185  1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
186 -1. Modifiez le champ** Observations.**
185 +1. Modifiez le champ** Observations**
187 187  1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
188 188  
189 189  [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -203,16 +203,20 @@
203 203  
204 204  = Relocaliser un bien radié =
205 205  
206 -Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
207 -Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
205 +Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
208 208  
209 -1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
210 -1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
207 +* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
208 +* (((
209 +Relocaliser :
211 211  
212 -Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
211 +* **Unitairement** via la notice du bien
212 +* **Par lot** via un panier
213 +)))
213 213  
214 -== Relocaliser un bien ==
215 +Cette opération permet de documenter le devenir physique du bien, même après sa radiation de l’inventaire.
215 215  
217 +== Cas 1 : relocalisation unitaire ==
218 +
216 216  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 217  
218 218  
... ... @@ -219,7 +219,7 @@
219 219  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 220  
221 221  
222 -== Relocaliser des biens en lot ==
225 +== Cas 2 : relocation par lot ==
223 223  
224 224  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 225  
... ... @@ -230,39 +230,22 @@
230 230  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 231  
232 232  
233 -= Éditer les décisions de commission =
234 -
235 -Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
236 -
237 -À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
238 -
239 -* le type de décision (accepté ou refusé),
240 -* la liste des biens rattachés à la commission.
241 -
242 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 -
244 -
245 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 -
247 -
248 248  = Gérer les cas particuliers =
249 249  
250 -Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
238 +== Transfert d’affectation ==
251 251  
252 -== Effectuer un transfert d’affectation ==
253 -
254 254  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
255 255  
256 -== Revenir sur une radiation ==
242 +== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
257 257  
258 258  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
259 259  
260 260  Procédure :
261 261  
262 -* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
263 -* Relocaliser le bien ;
264 -* Mettre à jour les constats d’état ;
265 -* Supprimer la mention de radiation dans le registre.
248 +* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] »
249 +* Relocaliser le bien
250 +* Mettre à jour les constats d’état
251 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre
266 266  
267 267  (% class="box infomessage" %)
268 268  (((
... ... @@ -269,7 +269,7 @@
269 269  Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.
270 270  )))
271 271  
272 -== Effectuer une radiation sans utiliser les commissions ==
258 +== Radiation sans commission ==
273 273  
274 274  Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
275 275  
... ... @@ -281,6 +281,26 @@
281 281  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
282 282  )))
283 283  
270 += Éditer les décisions de commission =
271 +
272 +Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
273 +
274 +Conditions :
275 +
276 +* Types de commissions correctement définis
277 +* Suites données saisies sur chaque bien
278 +
279 +Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
280 +
281 +* Le type de décision (état accepté ou refusé)
282 +* La liste des biens concernés
283 +
284 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 +
286 +
287 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +
289 +
284 284  
285 285  )))|(% style="width:308px" %)(((
286 286  (% class="box" %)
... ... @@ -287,7 +287,7 @@
287 287  (((
288 288  **Sommaire**
289 289  
290 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
296 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
291 291  )))
292 292  
293 293  (% class="box" %)
... ... @@ -294,13 +294,14 @@
294 294  (((
295 295  **Aller plus loin**
296 296  
297 -* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]]
298 -* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
299 -* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
300 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
301 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
302 -* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
303 -* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
303 +* Gérer les commissions
304 +* Éditer le registre
305 +* Gérer les emplacements
306 +* Gérer les relocalisations
307 +* Saisir une notice autres documents
308 +* Gérer les fichiers bureautiques
309 +* Relocaliser des biens
310 +* Créer et gérer des modèles de publication
304 304  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
305 305  )))
306 306  
... ... @@ -307,18 +307,6 @@
307 307  (% class="box" %)
308 308  (((
309 309  **Icônes principales**
310 -
311 -* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions
312 -* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens
313 -* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres
314 -* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents
315 -* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer
316 -* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier
317 -* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot
318 -* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices
319 -* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication
320 -* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner
321 -* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement
322 322  )))
323 323  )))
324 324  
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