Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

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Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -4,11 +4,11 @@
  (% class="box" %)
  (((
  La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
--Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
++Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
  )))
  (((
--= Comprendre la radiation d'un bien =
++= Dans quels cas radier un bien ? =
  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
@@ -20,25 +20,35 @@
  Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.
--Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.
  )))
--= Préparer une radiation dans Flora =
++= Comment radier un bien dans Flora ? =
--== Créer une sous-commission de déclassement ==
++Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :
--1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
--1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
++1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés.
++1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.
++1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.
++1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.
++1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.
++1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).
++1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Astuce : utilisez le champ **Dépend de** pour rattacher cette sous-commission à une commission parente, notamment en cas de plusieurs passages en commission dans l’année.
++**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.
  )))
++= Radier un bien dans Flora : mode opératoire =
++
++== Créer une sous-commission de déclassement ==
++
++1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
++1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
++
  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -48,6 +48,8 @@
++
++
  [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -58,7 +58,7 @@
  * **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
  * **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.
--=== Cas 1 : associer les biens via les paniers ===
++=== Associer les biens via les paniers ===
  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -66,7 +66,7 @@
  [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Cas 2 : associer les biens à partir d'une recherche ===
++=== Associer les biens à partir d'une recherche ===
  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -77,9 +77,9 @@
  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Documenter le bien en amont de la commission ==
++== Documenter le motif de radiation ==
--Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis l’événement de type sous-commission.
++Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission.
  Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
@@ -97,23 +97,25 @@
  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Saisir la décision de radiation =
++== Enregistrer la décision de radiation ==
--Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
++Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
--* Accédez à la commission.
--* (((
--Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
++Pour cela :
--* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
--* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif.**
++1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
++1. (((
++**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
++
++* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
++* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
  )))
--== Cas 1 : radiation acceptée ==
++=== Cas d'un déclassement accepté ===
  Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
--* la **notice de l’événement** ;
++* la liste des **biens rattachés à la commission**;
  * la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
  * et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
@@ -126,9 +126,9 @@
  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Cas 2 : radiation refusée ==
++=== Cas d'un déclassement refusé ===
--**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
++**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -136,24 +136,30 @@
  [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Archiver et lier les documents administratifs =
++== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel ==
--== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
++Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.
++Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.
--* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
--* (((
--Le lier :
++=== Comment procéder ? ===
--* À la notice de **sous-commission ;**
--* Et/ou aux **notices des biens concernés.**
++1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.
++1. (((
++**Lier ce document** :
++
++* à la notice de la sous-commission,
++* et/ou aux notices des biens concernés.
  )))
--Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.
++)))
  [[Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement ===
++==== Lier un document à une sous-commission ====
  [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -164,7 +164,7 @@
  [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot ===
++==== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ====
  [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -175,9 +175,9 @@
  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Mettre à jour le registre informatisé (optionnel) ==
++== Mettre à jour le registre ==
--Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
++Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
 . Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
 . Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
@@ -199,22 +199,18 @@
  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Relocaliser un bien radié =
++== Relocaliser les biens radiés ==
--Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
++Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
++Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
--* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
--* (((
--Relocaliser :
++1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
++1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
--* **Unitairement** via la notice du bien
--* **Par lot** via un panier
--)))
++Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
--Cette opération permet de documenter le devenir physique du bien, même après sa radiation de l’inventaire.
++=== Relocaliser un bien manuellement ===
--== Cas 1 : relocaliser un bien ==
--
  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -221,7 +221,7 @@
  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Cas 2 : relocaliser des biens en lot ==
++=== Relocaliser en lot via les paniers ===
  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -232,13 +232,30 @@
  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Éditer les décisions de commission ==
++
++Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
++
++À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
++
++* le type de décision (accepté ou refusé),
++* la liste des biens rattachés à la commission.
++
++[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  = Gérer les cas particuliers =
--== Effectuer un transfert d’affectation ==
++Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
++== Traiter un transfert d’affectation ==
++
  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
--== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
++== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==
  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
@@ -254,7 +254,7 @@
  Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.
  )))
--== Effectuer une radiation sans utiliser les commissions ==
++== Effectuer une radiation sans commission ==
  Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
@@ -266,26 +266,6 @@
  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
  )))
--= Éditer les décisions de commission =
--
--Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
--
--Conditions :
--
--* Types de commissions correctement définis ;
--* Suites données saisies sur chaque bien.
--
--Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
--
--* Le type de décision (état accepté ou refusé) ;
--* La liste des biens concernés.
--
--[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  )))|(% style="width:308px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -292,7 +292,7 @@
  (((
  **Sommaire**
--{{toc depth="1" numbered="true"/}}
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
@@ -303,8 +303,9 @@
  * [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
  * [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
  * [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
++* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
  * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
--* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
++* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
  )))

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