Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire
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Détails
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- Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki.D BA1 +XWiki.JDT - Contenu
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... ... @@ -3,12 +3,18 @@ 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques. 7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation. 6 +La radiation est l’acte officiel par lequel un bien est retiré de l’inventaire des collections, conformément aux dispositions du [[Code du patrimoine>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]. 7 +Elle **n’entraîne jamais la suppression de la notice** : celle-ci est conservée et mise à jour, afin d’assurer la traçabilité et de préserver toutes les données scientifiques et documentaires. 8 + 9 +Cette page présente : 10 + 11 +* les cas de radiation autorisés, 12 +* le processus complet dans Flora, 13 +* les bonnes pratiques pour garantir la conformité réglementaire et documentaire. 8 8 ))) 9 9 10 10 ((( 11 -= Comprendrela radiationd'un bien =17 += Dans quels cas radier un bien ? = 12 12 13 13 La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants : 14 14 ... ... @@ -18,39 +18,49 @@ 18 18 * Transfert de propriété 19 19 * Déclassement 20 20 21 -Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité. 22 - 23 -Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques. 24 - 25 25 (% class="box infomessage" %) 26 26 ((( 27 -Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France. 29 +**À savoir** : 30 + 31 +* La décision de radiation appartient au propriétaire des collections ou à l’autorité de tutelle. 32 +* Elle est formalisée par un acte officiel (arrêté, délibération…) et transmise au préfet de région pour contrôle de légalité. 33 +* Le déclassement suppose un avis conforme du **Haut Conseil des musées de France** et la démonstration d’une perte d’intérêt public avérée. 28 28 ))) 29 29 30 -= Préparer uneradiation dans Flora =36 += Comment radier un bien dans Flora ? = 31 31 32 - ==Créer une sous-commission de déclassement==38 +La radiation dans Flora suit un **circuit structuré, **, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives : 33 33 34 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.** 35 -1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.** 40 +1. Création d’une **sous-commission de déclassement**. 41 +1. **Rattachement des biens concernés**. 42 +1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible. 43 +1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus. 44 +1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens. 45 +1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement. 46 +1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.). 47 +1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données. 36 36 37 37 (% class="box infomessage" %) 38 38 ((( 39 - Astuce :utilisezlechamp**Dépendde**pourrattachercettesous-commissionàune commissionparente,notammenten casde plusieurspassagesencommission dans l’année.51 +**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé. 40 40 ))) 41 41 54 +== Créer une sous-commission de déclassement == 55 + 56 +1. Dans **Gérer > Commissions**, créer une **nouvelle commission** de type //Sous-commission de déclassement//. 57 +1. Renseigner les informations nécessaires et enregistrer. 58 + 42 42 [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 43 43 44 44 45 45 [[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752755016613-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 46 -))) 47 47 48 48 65 +[[Légende>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 49 49 50 -[[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 51 51 52 - 53 53 == Rattacher les biens à la sous-commission == 69 +))) 54 54 55 55 Deux méthodes sont possibles : 56 56 ... ... @@ -57,16 +57,9 @@ 57 57 * **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher. 58 58 * **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher. 59 59 60 -=== Cas 1 : associer les biens via les paniers === 61 - 62 62 [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 63 63 64 64 65 -[[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 66 - 67 - 68 -=== Cas 2 : associer les biens à partir d'une recherche === 69 - 70 70 [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 71 71 72 72 ... ... @@ -76,17 +76,20 @@ 76 76 [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 77 77 78 78 79 -= Saisir ladécisionde radiation =88 +== Documenter le motif de radiation == 80 80 81 - ==Documenter le bienen amont dela commission==90 +Depuis la sous-commission : 82 82 83 -Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez : 92 +* Dans chaque notice de bien, compléter le **Commentaire administratif** (justification, contexte, perte…). 93 +* Indiquer le **devenir prévu** : vente, destruction, transfert… 84 84 85 -* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision. 86 -* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc. 95 +Ces informations apparaissent : 87 87 88 -Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien. 97 +* dans la liste des biens rattachés à la commission, 98 +* et dans la notice du bien. 89 89 100 + 101 + 90 90 [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 91 91 92 92 ... ... @@ -96,23 +96,25 @@ 96 96 [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 97 97 98 98 99 -== Acter la décisionfinale==111 +== Saisir la décision de radiation == 100 100 101 -Une fois la commission tenue, il convientde formaliserpourchaque bienlasuite qui lui estdonnée.113 +Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché. 102 102 103 -* Accédez à la commission. 104 -* ((( 105 -Modifiez chaque bien lié à l'évènement : 115 +Pour cela : 106 106 107 -* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien. 108 -* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif.** 117 +1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora. 118 +1. ((( 119 +**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis : 120 + 121 +* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien. 122 +* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**. 109 109 ))) 110 110 111 -=== Cas 1: radiation acceptée===125 +=== Cas d'un déclassement accepté === 112 112 113 113 Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans : 114 114 115 -* la **n oticedel’événement**;129 +* la liste des **biens rattachés à la commission**; 116 116 * la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ; 117 117 * et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre. 118 118 ... ... @@ -125,9 +125,9 @@ 125 125 [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 126 126 127 127 128 -=== Cas 2: radiation refusée===142 +=== Cas d'un déclassement refusé === 129 129 130 - Sile déclassement estrefusé :lasuitedonnée apparaîtseulement dans la**notice de l’événement.**144 +**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité. 131 131 132 132 [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 133 133 ... ... @@ -135,25 +135,27 @@ 135 135 [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 136 136 137 137 138 -= Archiver etlier lesdocumentsadministratifs=152 +== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel == 139 139 140 -== Associer l’arrêté ou l’acte officiel == 154 +Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète. 155 +Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**. 141 141 142 - *Archiver l’arrêtédans la table**Autres documents**143 - *(((144 -L e lier :157 +1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//. 158 +1. ((( 159 +**Lier ce document** : 145 145 146 -* Àla notice de**sous-commission;**147 -* Et/ou aux**notices des biens concernés.**161 +* à la notice de la sous-commission, 162 +* et/ou aux notices des biens concernés. 148 148 ))) 149 149 150 -Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices. 165 +(% class="box infomessage" %) 166 +((( 167 +Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**. 168 +))) 151 151 152 152 [[Ex. Autres documents → arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 153 153 154 154 155 -=== Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement === 156 - 157 157 [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 158 158 159 159 ... ... @@ -163,8 +163,6 @@ 163 163 [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 164 164 165 165 166 -=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot === 167 - 168 168 [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 169 169 170 170 ... ... @@ -174,9 +174,9 @@ 174 174 [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 175 175 176 176 177 -== Mettre à jour le registre informatisé (optionnel)==191 +== Mettre à jour le registre == 178 178 179 -Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés**:193 +Pour les utilisateurs du **registre informatisé** : 180 180 181 181 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche** 182 182 1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice. ... ... @@ -198,22 +198,18 @@ 198 198 [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 199 199 200 200 201 -= Relocaliser unbien radié =215 +== Relocaliser les biens radiés == 202 202 203 -Si le bien a été détruit, vendu ou transféré : 217 +Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique. 218 +Pour cela, il convient de procéder en deux étapes : 204 204 205 -* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements. 206 -* ((( 207 -Relocaliser : 220 +1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ; 221 +1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier. 208 208 209 -* **Unitairement** via la notice du bien 210 -* **Par lot** via un panier 211 -))) 223 +Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés. 212 212 213 - Cetteopération permet de documenterle devenir physiquedu bien,mêmeaprès sa radiationdel’inventaire.225 +=== Relocaliser un bien manuellement === 214 214 215 -== Cas 1 : relocaliser un bien == 216 - 217 217 [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 218 218 219 219 ... ... @@ -220,7 +220,7 @@ 220 220 [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 221 221 222 222 223 -== Cas 2 : relocaliserdesbiensenlot==233 +=== Relocaliser en lot via les paniers === 224 224 225 225 [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 226 226 ... ... @@ -231,13 +231,30 @@ 231 231 [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 232 232 233 233 244 +== Éditer les décisions de commission == 245 + 246 +Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien. 247 + 248 +À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant : 249 + 250 +* le type de décision (accepté ou refusé), 251 +* la liste des biens rattachés à la commission. 252 + 253 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 254 + 255 + 256 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 257 + 258 + 234 234 = Gérer les cas particuliers = 235 235 236 - == Effectuer untransfert d’affectation==261 +Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité. 237 237 263 +== Traiter un transfert d’affectation == 264 + 238 238 Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien. 239 239 240 -== Revenirsur une radiation (exceptionnel) ==267 +== Corriger une radiation (bien retrouvé) == 241 241 242 242 Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**. 243 243 ... ... @@ -253,7 +253,7 @@ 253 253 Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente. 254 254 ))) 255 255 256 -== Effectuer une radiation sans utiliser lescommissions==283 +== Effectuer une radiation sans commission == 257 257 258 258 Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion : 259 259 ... ... @@ -264,34 +264,12 @@ 264 264 ((( 265 265 Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**. 266 266 ))) 267 - 268 -= Éditer les décisions de commission = 269 - 270 -Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé). 271 - 272 -Conditions : 273 - 274 -* Types de commissions correctement définis ; 275 -* Suites données saisies sur chaque bien. 276 - 277 -Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant : 278 - 279 -* Le type de décision (état accepté ou refusé) ; 280 -* La liste des biens concernés. 281 - 282 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 283 - 284 - 285 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 286 - 287 - 288 - 289 289 )))|(% style="width:308px" %)((( 290 290 (% class="box" %) 291 291 ((( 292 292 **Sommaire** 293 293 294 -{{toc depth=" 1" numbered="true"/}}299 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 295 295 ))) 296 296 297 297 (% class="box" %) ... ... @@ -298,38 +298,44 @@ 298 298 ((( 299 299 **Aller plus loin** 300 300 301 -* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements. Commissions.WebHome]]302 -* Éditerle registre303 -* [[ Gérerlesemplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisirune autorité.LesautoritésEmplacements.WebHome]]304 -* [[ Saisirunenoticeautresdocuments>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\.Saisie.Saisirdanslestables documentaires.Autresdocuments.WebHome]]305 -* [[ Gérer lesfichiersbureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médiaset les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]306 -* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]] 307 -* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc: 1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]308 -* [[ Codepatrimoine:définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]306 +* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les commissions.WebHome||target="_blank"]] 307 +* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]] 308 +* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]] 309 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]] 310 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]] 311 +* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome||target="_blank"]] 312 +* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]] 313 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome||target="_blank"]] 309 309 ))) 310 310 311 311 (% class="box" %) 312 312 ((( 313 313 **Icônes principales** 319 + 320 +* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions 321 + 322 +* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens 323 + 324 +* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres 325 + 326 +* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents 327 + 328 +* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer 329 + 330 +* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier 331 + 332 +* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot 333 + 334 +* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices 335 + 336 +* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication 337 + 338 +* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner 339 + 340 +* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'év 314 314 ))) 315 315 ))) 316 316 317 - 318 - 319 - 320 - 321 - 322 - 323 - 324 - 325 - 326 - 327 - 328 - 329 - 330 - 331 - 332 - 333 333 (% class="col-xs-12 col-sm-4" %) 334 334 ((( 335 335
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