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Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48
Depuis la version 41.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 08:56
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À la version 58.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 11:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,11 +4,11 @@
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 6  La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 -= Comprendre la radiation d'un bien =
11 += Dans quels cas radie-t-on un bien ? =
12 12  
13 13  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
14 14  
... ... @@ -29,16 +29,13 @@
29 29  
30 30  = Préparer une radiation dans Flora =
31 31  
32 +Dans un premier temps, il est nécessaire de créer un sous-commission de déclassement dans Flora, puis d’y rattacher les biens concernés. Cette préparation permet de structurer la procédure en amont de la décision et d’assurer une traçabilité rigoureuse à chaque étape.
33 +
32 32  == Créer une sous-commission de déclassement ==
33 33  
34 34  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
35 35  1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
36 36  
37 -(% class="box infomessage" %)
38 -(((
39 -Astuce : utilisez le champ **Dépend de** pour rattacher cette sous-commission à une commission parente, notamment en cas de plusieurs passages en commission dans l’année.
40 -)))
41 -
42 42  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 43  
44 44  
... ... @@ -76,16 +76,16 @@
76 76  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
78 78  
79 -= Saisir la décision de radiation =
76 +== Documenter le motif de radiation ==
80 80  
81 -== Documenter le bien en amont de la commission ==
78 +Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis l’événement de type sous-commission.
82 82  
83 -Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
80 +Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
84 84  
85 -* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision.
86 -* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
82 +* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
83 +* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).
87 87  
88 -Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien.
85 +Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.
89 89  
90 90  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
... ... @@ -96,23 +96,25 @@
96 96  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 98  
99 -== Acter la décision finale ==
96 += Saisir la décision de radiation =
100 100  
101 -Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
98 +Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
102 102  
103 -* Accédez à la commission.
104 -* (((
105 -Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
100 +Pour cela :
106 106  
107 -* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
108 -* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif.**
102 +1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
103 +1. (((
104 +**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
105 +
106 +* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
107 +* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
109 109  )))
110 110  
111 -=== Cas 1 : radiation acceptée ===
110 +== Radiation acceptée ==
112 112  
113 113  Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
114 114  
115 -* la **notice de l’événement** ;
114 +* la liste des **biens rattachés à la commission**;
116 116  * la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
117 117  * et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
118 118  
... ... @@ -125,9 +125,9 @@
125 125  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 127  
128 -=== Cas 2 : radiation refusée ===
127 +== Radiation refusée ==
129 129  
130 -Si le déclassement est refusé : la suite donnée apparaît seulement dans la **notice de l’événement.**
129 +**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
131 131  
132 132  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
... ... @@ -137,12 +137,14 @@
137 137  
138 138  = Archiver et lier les documents administratifs =
139 139  
140 -== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
139 +Lorsqu’une décision de radiation est actée, il est important d’en conserver une trace formelle. L’arrêté ou tout autre document administratif validant la radiation peut être intégré dans Flora, puis rattaché à la sous-commission concernée et, si besoin, aux biens impliqués. Cela garantit une traçabilité complète de la procédure.
141 141  
142 -* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
143 -* (((
144 -Le lier :
141 +== Comment archiver l’arrêté ou l’acte officiel ? ==
145 145  
143 +1. Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents.**
144 +1. Le lier :
145 +
146 +* (((
146 146  * À la notice de **sous-commission ;**
147 147  * Et/ou aux **notices des biens concernés.**
148 148  )))
... ... @@ -174,9 +174,9 @@
174 174  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 176  
177 -== Mettre à jour le registre informatisé (optionnel) ==
178 +== Mettre à jour le registre informatisé ==
178 178  
179 -Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
180 +Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
180 180  
181 181  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
182 182  1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
... ... @@ -198,22 +198,18 @@
198 198  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 199  
200 200  
201 -= Relocaliser un bien radié =
202 += Relocaliser des biens radiés =
202 202  
203 -Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
204 +Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
205 +Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
204 204  
205 -* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
206 -* (((
207 -Relocaliser :
207 +1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
208 +1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
208 208  
209 -* **Unitairement** via la notice du bien
210 -* **Par lot** via un panier
211 -)))
210 +Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
212 212  
213 -Cette opération permet de documenter le devenir physique du bien, même après sa radiation de l’inventaire.
212 +== Relocaliser un bien ==
214 214  
215 -== Cas 1 : relocaliser un bien ==
216 -
217 217  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 218  
219 219  
... ... @@ -220,7 +220,7 @@
220 220  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  
222 222  
223 -== Cas 2 : relocaliser des biens en lot ==
220 +== Relocaliser en lot ==
224 224  
225 225  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
... ... @@ -231,13 +231,30 @@
231 231  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 232  
233 233  
231 += Éditer les décisions de commission =
232 +
233 +Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
234 +
235 +À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
236 +
237 +* le type de décision (accepté ou refusé),
238 +* la liste des biens rattachés à la commission.
239 +
240 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 +
242 +
243 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 +
245 +
234 234  = Gérer les cas particuliers =
235 235  
248 +Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
249 +
236 236  == Effectuer un transfert d’affectation ==
237 237  
238 238  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
239 239  
240 -== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
254 +== Revenir sur une radiation ==
241 241  
242 242  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
243 243  
... ... @@ -265,26 +265,6 @@
265 265  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
266 266  )))
267 267  
268 -= Éditer les décisions de commission =
269 -
270 -Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
271 -
272 -Conditions :
273 -
274 -* Types de commissions correctement définis ;
275 -* Suites données saisies sur chaque bien.
276 -
277 -Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
278 -
279 -* Le type de décision (état accepté ou refusé) ;
280 -* La liste des biens concernés.
281 -
282 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 -
284 -
285 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 -
287 -
288 288  
289 289  )))|(% style="width:308px" %)(((
290 290  (% class="box" %)
... ... @@ -291,7 +291,7 @@
291 291  (((
292 292  **Sommaire**
293 293  
294 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
288 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
295 295  )))
296 296  
297 297  (% class="box" %)
... ... @@ -299,10 +299,10 @@
299 299  **Aller plus loin**
300 300  
301 301  * [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]]
302 -* Éditer le registre
303 303  * [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
304 304  * [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
305 305  * [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
299 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
306 306  * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
307 307  * [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
308 308  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
... ... @@ -311,6 +311,18 @@
311 311  (% class="box" %)
312 312  (((
313 313  **Icônes principales**
308 +
309 +* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions
310 +* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens
311 +* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres
312 +* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents
313 +* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer
314 +* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier
315 +* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot
316 +* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices
317 +* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication
318 +* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner
319 +* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement
314 314  )))
315 315  )))
316 316  
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