Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire
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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -Radier des biens du registre réglementaire - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. DBA1 +XWiki.admin - Contenu
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... ... @@ -1,339 +1,192 @@ 1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures** 1 +{{box title="**Sommaire**"}} 2 +{{toc/}} 3 +{{/box}} 2 2 3 -|(% style="width:840px" %)((( 4 -(% class="box" %) 5 -((( 6 -La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques. 7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation. 8 -))) 5 += Radier un bien de l'inventaire (déclassement) = 9 9 10 -((( 11 -= Comprendre la radiation d'un bien = 12 12 13 - Laradiation d’un bien eststrictementlimitée aux cinqcas suivants:8 +== Qu'est-ce qu'une radiation ? == 14 14 15 -* Destruction du bien 16 -* Inscription indue 17 -* Changement d’affectation 18 -* Transfert de propriété 19 -* Déclassement 20 20 21 - Ellerésulted’une décision dupropriétairedescollectionsou de l’autorité detutelle,formaliséeparunacte officiel(ex.arrêté).Cettedécision estnotifiée aupréfetde régionautitreducontrôlede légalité.11 +La radiation d’un bien est strictement réservée aux cinq cas suivants, dont elle n’est que la conséquence se traduisant sur l’inventaire : 22 22 23 -Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques. 13 +* destruction du bien, 14 +* inscription indue, 15 +* changement d’affectation, 16 +* transfert de propriété, 17 +* déclassement. 24 24 25 -(% class="box infomessage" %) 26 -((( 27 -Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France. 28 -))) 19 +Elle est proposée au propriétaire des collections sur la base d’un rapport (qui liste les biens selon les cinq cas ci-dessus). 29 29 30 - =Préparer une radiation dansFlora=21 +Dans la mesure où elle est prise par le propriétaire des collections ou l’autorité de tutelle, la décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité pour les collections territoriales. Les biens sont ensuite biffés de l’inventaire avec mention précise de l’acte ayant autorisé une telle radiation. Pour l’inventaire informatisé, la fiche de l’objet ne doit pas être supprimée, mais ses éléments rayés sur l’édition papier imprimée. La radiation sera précisée dans la notice documentaire de l’objet, sans confusion avec les autres biens de la collection. 31 31 32 - ==Créer une sous-commission de déclassement==23 +La radiation ne doit pas être utilisée comme un moyen de faire sortir des biens du domaine public de manière non encadrée, en prenant le prétexte d’une inscription indue par exemple. Quant au déclassement, il ne peut être acté qu’en cas de perte d’intérêt public des biens concernés et d’avis favorable conforme du Haut conseil des musées de France. 33 33 34 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.** 35 -1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.** 36 36 37 -(% class="box infomessage" %) 38 -((( 39 -Astuce : utilisez le champ **Dépend de** pour rattacher cette sous-commission à une commission parente, notamment en cas de plusieurs passages en commission dans l’année. 40 -))) 26 +Plus d'informations législatives sur la radiation : [[Création Décret n°2011-574 du 24 mai 2011>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/LEGIARTI000024235456/2011-05-27/]] / [[Article D451-19 >>url:https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]] 41 41 42 -[[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 43 43 29 +== Radier un bien dans Flora == 44 44 45 -[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752755016613-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 46 -))) 47 47 32 +Cette opération permet de conserver l'historique scientifique du bien dans la base documentaire, tout en mettant à jour ses informations de statut ainsi que le registre des biens affectés. 48 48 49 - 50 - 51 - 52 - 53 -[[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 54 - 55 - 56 -== Rattacher les biens à la sous-commission == 57 - 58 -Deux méthodes sont possibles : 59 - 60 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher 61 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher 62 - 63 -=== Cas 1 : associer les biens via les paniers === 64 - 65 -[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 66 - 67 - 68 -[[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 69 - 70 - 71 -=== Cas 2 : associer les biens à partir d'une recherche === 72 - 73 -[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 74 - 75 - 76 -[[Recherche des biens à rattacher.>>image:1752755861612-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 77 - 78 - 79 -[[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 80 - 81 - 82 -= Saisir la décision de radiation = 83 - 84 -== Documenter le bien en amont de la commission == 85 - 86 -Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez : 87 - 88 -* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision 89 -* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc. 90 - 91 -Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien 92 - 93 -[[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 94 - 95 - 96 -[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752756190241-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 97 - 98 - 99 -[[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 100 - 101 - 102 -== Acter la décision finale == 103 - 104 -Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée. 105 - 106 -* Accédez à la commission 107 -* ((( 108 -Modifiez chaque bien lié à l'évènement : 109 - 110 -* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien. 111 -* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif** 34 +(% class="box warningmessage" %) 35 +((( 36 +La notice du bien ne sera donc pas supprimée de la base documentaire. 112 112 ))) 113 113 114 - ===Cas1:radiation acceptée===39 +On utilisera la **gestion des commissions** pour "préparer la radiation" puis acter sa réalisation. 115 115 116 - Siledéclassement estaccepté:lasuite donnée apparaîtautomatiquementdans:41 +Dans le cas ou l'application est utilisée pour produire le registre des biens acquis, il est prévu d'apporter des mentions de radiations dans le registre officiel puis de le réimprimer. 117 117 118 -* la **notice de l’événement** ; 119 -* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ; 120 -* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre. 121 121 122 - [[Choixde lasuiteàdonneretvalidation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]44 +== Cas particulier MN des transferts d'affectation == 123 123 124 124 125 - [[Ex. Bienliéà l'évènement→ lasuiteàdonnerapparaitdanslaliste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]47 +Le présent pas à pas s'appliquera de manière identique aux sous-commissions de transfert d'affectation. il suffira de modifier le Type de sous commission et les suites à donner à chaque bien. 126 126 127 127 128 - [[Ex.Notice de bien → suite à donnéeetcommentaire administratif reportés sur lanoticedu bienvia le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]50 += Préparer la commission de radiation = 129 129 52 +Menu gérer / commission saisie. 130 130 131 - ===Cas2: radiation refusée===54 +3 champs à minima sont importants : 132 132 133 - Siledéclassementestrefusé :lasuite donnéeapparaît seulementdansla **notice de l’événement.**56 +A noter que le champ "Dépend de" permet de relier des sous-commissions à une commission parente si vous souhaitez "découper" les passages en commission. 134 134 135 -[[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 136 - 137 - 138 -[[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 139 - 140 - 141 -= Archiver et lier les documents administratifs = 142 - 143 -== Associer l’arrêté ou l’acte officiel == 144 - 145 -* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents** 146 -* ((( 147 -Le lier : 148 - 149 -* À la notice de **sous-commission** 150 -* Et/ou aux **notices des biens concernés** 58 +(% class="box infomessage" %) 59 +((( 60 +Pour la radiation, on utilisera le type "sous-commission de déclassement" 151 151 ))) 152 152 153 -Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices. 63 +(% style="text-align:center" %) 64 +[[image:2021-08-16_08h59_23.png||class="img-thumbnail"]] 154 154 155 -[[Ex. Autres documents → arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 156 156 67 +Voir la documentation relative à[[ la gestion des commissions.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/bin/view/Main/Documentation%20fonctionnelle/Fonctionnalit%C3%A9s%20mus%C3%A9e/Commissions/#HRadiationoudE9classement]] 157 157 158 -== =Cas 1 :associerl'arrêtéà lasous-commissionde déclassement===69 +== Rattacher des biens à la commission == 159 159 160 - [[Noticesous-commission →boutonmodifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]71 +Il est possible de lier un panier [[image:2021-08-16_09h06_03.png]] à la notice "commissions" puis d'en sélectionner les biens concernés par chaque commission, cela permet de préparer la liste des biens avant la saisie de la notice commission, et sans qu'aucune information n'apparaisse encore sur les biens. 161 161 162 162 163 -[[Notice sous-commission → association du document et enregistrement.>>image:1752757851608-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 74 +(% style="text-align:center" %) 75 +[[image:2021-08-16_09h05_05.png||class="img-thumbnail"]] 164 164 165 165 166 -[[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 167 167 79 +(% style="text-align:center" %) 80 +[[image:2021-08-16_09h36_54.png||class="img-thumbnail"]] 168 168 169 -=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot === 170 170 171 - [[Tabledesbiens→sélectiondesnoticesà modifierparlotdansla liste derésultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]83 +Mais il est aussi possible de les rattacher directement en les recherchant via le numéro d'inventaire [[image:2021-08-16_09h05_52.png]]. 172 172 85 +(% style="text-align:center" %) 86 +[[image:2021-08-16_09h38_24.png||class="img-thumbnail"]] 173 173 174 -[[Modification par lot → ajout d'un nouveau document. >>image:1752758183388-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 175 175 89 +Une fois les biens rattachés à la commission, tout est en place pour le suivi. 176 176 177 -[[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 178 178 92 +Si nécessaire vous pouvez indiquer dans le champs commentaire ce qu'il adviendra du bien après radiation (vente au domaine, destruction...). 179 179 180 - ==Mettre àjour leregistre informatisé(optionnel) ==94 +Modifier pour cela la notice de chaque bien dans la commission. 181 181 182 -Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** : 96 +(% style="text-align:center" %) 97 +[[image:2021-08-16_09h47_22.png||class="img-thumbnail"]] 183 183 184 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche** 185 -1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice. 186 -1. Modifiez le champ** Observations** 187 -1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien. 188 188 189 -[[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 100 +(% style="text-align:center" %) 101 +[[image:2021-08-16_09h48_26.png||class="img-thumbnail"]] 190 190 191 191 192 -[[Table registres → bouton modifier.>>image:1752757379810-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 104 +(% style="text-align:center" %) 105 +[[image:2021-08-16_09h49_40.png||class="img-thumbnail"]] 193 193 107 +== == 194 194 195 - [[Tableregistres→saisie duchamp **Observations**et enregistrement.>>image:1752757457155-703.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]109 +== Astuce : modification par lot des biens dans la commission == 196 196 111 +En appelant la liste résultat des biens dans la commission, vous pourrez ajouter des commentaires administratifs par lot. 197 197 198 -[[Résultat dans la table registres.>>image:1752757507870-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 113 +(% style="text-align:center" %) 114 +[[image:2021-08-16_09h53_02.png||class="img-thumbnail"]] 199 199 200 200 201 -[[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 202 202 118 +(% style="text-align:center" %) 119 +[[image:2021-08-16_09h53_41.png||class="img-thumbnail"]] 203 203 204 -= Relocaliser un bien radié = 205 205 206 -Si le bien a été détruit, vendu ou transféré : 207 207 208 -* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements. 209 -* ((( 210 -Relocaliser : 123 +== Visualisation des radiations en cours dans les notices biens == 211 211 212 -* **Unitairement** via la notice du bien 213 -* **Par lot** via un panier 214 -))) 125 +Comme pour tous les évènements auxquels on rattache des biens, le lien est automatiquement visible sur la notice du bien. 215 215 216 -Cette opération permet de documenter le devenir physique du bien, même après sa radiation de l’inventaire. 127 +(% style="text-align:center" %) 128 +[[image:2021-08-16_10h14_16.png||class="img-thumbnail"]] 217 217 218 -== Cas 1 : relocaliser un bien == 219 219 220 - [[Relocaliser lebien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]131 += Saisir les résultats de la commission = 221 221 222 222 223 - [[Modulede relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]134 +Depuis le menu Gérer / Evènement, rechercher la commission concerné et modifier les suites à donner sur chacun de biens concernés. 224 224 136 +(% style="text-align:center" %) 137 +[[image:2021-08-16_09h44_07.png||class="img-thumbnail"]] 225 225 226 -== Cas 2 : relocaliser des biens en lot == 227 227 228 -[[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 140 +(% style="text-align:center" %) 141 +[[image:2021-08-16_09h43_44.png||class="img-thumbnail"]] 229 229 230 230 231 - [[Modulederelocalisation.>>image:1752758859810-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]144 +La décision de la commission sera ensuite affichée automatiquement dans la notice des biens. 232 232 146 +(% style="text-align:center" %) 147 +[[image:2021-08-16_10h18_09.png||class="img-thumbnail"]] 233 233 234 - [[Résultatsur lesnotices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]149 +Si vous ne gérez pas le registre des biens affectés dans Flora, il n'y a pas d'autre opération à réaliser. 235 235 151 +Le bien restera présent dans la base documentaire et sa notice sera consultable tout comme avant. 236 236 237 -= Gérerlescasparticuliers=153 +== Et si la commission refuse la radiation == 238 238 239 - ==Effectuer untransfert d’affectation==155 +Dans ce cas, il suffira de cliquer sur l'icône "refuser" et de rajouter le motif dans les commentaires administratifs. 240 240 241 -Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien. 157 +(% style="text-align:center" %) 158 +[[image:2021-08-16_10h19_36.png||class="img-thumbnail"]] 242 242 243 -== Revenir sur une radiation (exceptionnel) == 244 244 245 -Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**. 161 +(% style="text-align:center" %) 162 +[[image:2021-08-16_10h21_34.png||class="img-thumbnail"]] 246 246 247 - Procédure:164 += Optionnel : Mettre à jour le registre informatique des biens affectés = 248 248 249 -* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » 250 -* Relocaliser le bien 251 -* Mettre à jour les constats d’état 252 -* Supprimer la mention de radiation dans le registre 253 253 254 -(% class="box infomessage" %) 255 -((( 256 -Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente. 257 -))) 167 +(% style="text-align:center" %) 168 +[[image:2021-08-16_10h33_39.png||class="img-thumbnail"]] 258 258 259 -== Effectuer une radiation sans utiliser les commissions == 260 260 261 -Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion : 262 262 263 - *Modifier directementle **registre des biens affectés.**264 - * Relocaliser le bien versun emplacementtel que « Détruit »172 +(% style="text-align:center" %) 173 +[[image:2021-08-16_10h34_08.png||class="img-thumbnail"]] 265 265 266 -(% class="box warningmessage" %) 267 -((( 268 -Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**. 269 -))) 175 +Modification du champ Observations. 270 270 271 -= Éditer les décisions de commission = 177 +(% style="text-align:center" %) 178 +[[image:2021-08-16_10h39_46.png||class="img-thumbnail"]] 272 272 273 - Les décisions peuventêtre exportéeset triéespar**type dedécision finale** (bienaccepté ourefusé).180 +Affichage automatique des informations dans la notice du bien du registre. 274 274 275 -Conditions : 182 +(% style="text-align:center" %) 183 +[[image:2021-08-16_10h47_20.png||class="img-thumbnail"]] 276 276 277 -* Types de commissions correctement définis 278 -* Suites données saisies sur chaque bien 279 279 280 - Ilestpossibled’éditerun modèle LibreOfficepersonnalisé à partir deFlora, incluant :186 += Questions / réponses = 281 281 282 -* Le type de décision (état accepté ou refusé) 283 -* La liste des biens concernés 188 +[[accéder aux questions/réponses>>doc:.faq.WebHome]] 284 284 285 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 286 - 287 - 288 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 289 - 290 - 291 - 292 -)))|(% style="width:308px" %)((( 293 -(% class="box" %) 294 -((( 295 -**Sommaire** 296 - 297 -{{toc depth="1" numbered="true"/}} 298 -))) 299 - 300 -(% class="box" %) 301 -((( 302 -**Aller plus loin** 303 - 304 -* Gérer les commissions 305 -* Éditer le registre 306 -* Gérer les emplacements 307 -* Gérer les relocalisations 308 -* Saisir une notice autres documents 309 -* Gérer les fichiers bureautiques 310 -* Relocaliser des biens 311 -* Créer et gérer des modèles de publication 312 -* [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]] 313 -))) 314 - 315 -(% class="box" %) 316 -((( 317 -**Icônes principales** 318 -))) 319 -))) 320 - 321 - 322 - 323 - 324 - 325 - 326 - 327 - 328 - 329 - 330 - 331 - 332 - 333 - 334 - 335 - 336 - 337 337 (% class="col-xs-12 col-sm-4" %) 338 338 ((( 339 339
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