Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Radier des biens du registre réglementaire
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,184 +1,337 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 4  
5 -= Radier un bien de l'inventaire (déclassement) =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération ne signifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation**, avec maintien de la traçabilité et conservation des données scientifiques.
7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
8 +)))
6 6  
10 +(((
11 += Comprendre ce qu’est une radiation =
7 7  
8 -== Qu'est-ce qu'une radiation ? ==
13 +La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
9 9  
15 +* Destruction du bien
16 +* Inscription indue
17 +* Changement d’affectation
18 +* Transfert de propriété
19 +* Déclassement
10 10  
11 -La radiation dun bien est strictement réservée aux cinq cas suivants, dont elle n’est que la conséquence se traduisant sur l’inventaire :
21 +Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.
12 12  
13 -* destruction du bien,
14 -* inscription indue,
15 -* changement d’affectation,
16 -* transfert de propriété,
17 -* déclassement.
23 +Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.
18 18  
19 -Elle est proposée au propriétaire des collections sur la base d’un rapport (qui liste les biens selon les cinq cas ci-dessus).
25 +(% class="box infomessage" %)
26 +(((
27 +Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.
28 +)))
20 20  
21 -Dans la mesure où elle est prise par le propriétaire des collections ou l’autorité de tutelle, la décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité pour les collections territoriales. Les biens sont ensuite biffés de l’inventaire avec mention précise de l’acte ayant autorisé une telle radiation. Pour l’inventaire informatisé, la fiche de l’objet ne doit pas être supprimée, mais ses éléments rayés sur l’édition papier imprimée. La radiation sera précisée dans la notice documentaire de l’objet, sans confusion avec les autres biens de la collection.
30 += Préparer une radiation dans Flora =
22 22  
23 -La radiation ne doit pas être utilisée comme un moyen de faire sortir des biens du domaine public de manière non encadrée, en prenant le prétexte d’une inscription indue par exemple. Quant au déclassement, il ne peut être acté qu’en cas de perte d’intérêt public des biens concernés et d’avis favorable conforme du Haut conseil des musées de France.
32 +== Préparer une sous-commission de déclassement ==
24 24  
34 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
35 +1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
25 25  
26 -Plus d'informations législatives sur la radiation : [[Création Décret n°2011-574 du 24 mai 2011>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/LEGIARTI000024235456/2011-05-27/]] / [[Article D451-19 >>url:https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
37 +(% class="box infomessage" %)
38 +(((
39 +Bon à savoir : utilisez le champ** Dépend de** si vous rattachez cette commission à une commission parente (ex. plusieurs passage à effectuer en commission sur la même année).
40 +)))
27 27  
42 +[[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 28  
29 -== Radier un bien dans Flora ==
30 30  
45 +[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752755016613-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +)))
31 31  
32 -Cette opération permet de conserver l'historique scientifique du bien dans la base documentaire, tout en mettant à jour ses informations de statut ainsi que le registre des biens affectés.
33 33  
34 -(% class="box warningmessage" %)
35 -(((
36 -La notice du bien ne sera donc pas supprimée de la base documentaire.
37 -)))
38 38  
39 -On utilisera **les évènements de type commissions** pour préparer et acter la radiation.
40 40  
41 -Dans le cas où l'application est utilisée pour produire le registre des biens acquis, il est prévu d'apporter des mentions de radiations dans le registre officiel puis, de le réimprimer.
51 +[[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 43  
44 -== Cas particulier MN des transferts d'affectation ==
54 +== Rattacher les biens à la sous-commission ==
45 45  
56 +Deux méthodes sont possibles :
46 46  
47 -Le présent pas à pas s'appliquera de manière identique aux sous-commissions de transfert d'affectation. il suffira de modifier le type de sous commission et les suites à donner à chaque bien.
58 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
59 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher
48 48  
61 +=== Cas 1 : attachement via les paniers ===
49 49  
50 -= Préparer la commission de radiation =
63 +[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 52  
53 -Accéder à l'espace de travail Gérer / Menu Commissions.
66 +[[Recherche du panier eattachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -Créer une commission en cliquant sur le [[image:1747742991616-250.png||height="35" width="33"]].
56 56  
57 -[[image:1747743103642-645.png]]
58 -
69 +=== Cas 2 : attachement via une recherche ===
59 59  
60 -(% class="box infomessage" %)
61 -(((
62 -Pour la radiation, utiliser le type **sous-commission de déclassement.**
71 +[[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +
73 +
74 +[[Recherche des biens à rattacher.>>image:1752755861612-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 +
76 +
77 +[[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +
79 +
80 += Acter la décision pour chaque bien =
81 +
82 +== Suivi individuel du bien ==
83 +
84 +Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
85 +
86 +* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision
87 +* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
88 +
89 +Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien
90 +
91 +[[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 +
93 +
94 +[[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752756190241-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 +
96 +
97 +[[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 +
99 +
100 +== Acter la décision finale ==
101 +
102 +Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
103 +
104 +* Accédez à la commission
105 +* (((
106 +Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
107 +
108 +* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
109 +* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif**
63 63  )))
64 64  
112 +=== Cas 1 : radiation accepté ===
65 65  
66 -[[image:1747744458238-483.png]]
114 +Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement :
67 67  
116 +* dans la **notice de l’événement** ;
117 +* dans la **notice du bien** ;
118 +* le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez également : modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
68 68  
69 -(% class="box infomessage" %)
70 -(((
71 -A noter que le champ **Dépend de **permet de relier des sous-commissions à une commission parente si vous avez plusieurs passages successifs à effectuer en commission, sur plusieurs dates dans l'année.
120 +[[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +
122 +
123 +[[Ex. Bien lié à l'évènement → la suite à donner apparait dans la liste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 +
125 +
126 +[[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 +
128 +
129 +=== Cas 2 : radiation refusée ===
130 +
131 +Si le déclassement est refusé : la suite donnée apparaît seulement dans la **notice de l’événement.**
132 +
133 +[[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 +
135 +
136 +[[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +
138 +
139 += Archiver et tracer les justificatifs =
140 +
141 +== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
142 +
143 +* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
144 +* (((
145 +Le lier :
146 +
147 +* À la notice de **sous-commission**
148 +* Et/ou aux **notices des biens concernés**
72 72  )))
73 73  
74 -[[image:1747744491821-660.png]]
151 +Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
75 75  
153 +[[Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 -== Rattacher des biens à la commission ==
78 78  
79 -=== via les paniers ===
156 +=== Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement ===
80 80  
81 -Utiliser la fonctionnalité [[image:1747745489071-334.png]] dans la liste des biens.
158 +[[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -[[image:1747745538597-666.png]]
84 84  
85 -[[image:1747745673692-611.png]]
161 +[[Notice sous-commission → association du document et enregistrement.>>image:1752757851608-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  
87 87  
88 -=== Via la recherche sur le numéro d'inventaire ===
164 +[[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 -Utiliser la fonctionnalité [[image:1747745777080-938.png]] dans la liste des biens.
91 91  
92 -[[image:1747745763475-451.png]]
167 +=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot ===
93 93  
169 +[[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 -[[image:1747745922159-997.png]]
96 96  
172 +[[Modification par lot → ajout d'un nouveau document. >>image:1752758183388-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -== Suivi du bien ==
99 99  
175 +[[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 -Si nécessaire vous pouvez indiquer dans le champs** commentaire administratif **les raisons de la radiation du bien, ainsi que ce qu'il adviendra du bien après radiation (vente au domaine, destruction, etc).
102 102  
103 -Pour ce faire, modifier la notice du bien dans l'évènement.
178 +== Mise à jour du registre informatisé (optionnel) ==
104 104  
105 -[[image:1747746455047-609.png]]
180 +Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
106 106  
182 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
183 +1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
184 +1. Modifiez le champ** Observations**
185 +1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
107 107  
108 -[[image:1747746593485-330.png]]
187 +[[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 110  
111 -Seul le champ commentaire administratif remonte dans l'affichage du bien lié à l'évènement :
190 +[[Table registres bouton modifier.>>image:1752757379810-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 -[[image:1747746686355-775.png]]
114 114  
115 -
193 +[[Table registres → saisie du champ **Observations **et enregistrement.>>image:1752757457155-703.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 -
118 118  
119 -== Visualiser les sous-commission commissions de déclassement sur les biens ==
196 +[[Résultat dans la table registres.>>image:1752757507870-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -Comme pour tout événement auquel des biens sont rattachés, un lien vers cet événement apparaît automatiquement dans la notice du bien.
122 122  
123 -[[image:1747746792131-277.png]]
199 +[[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 -= Saisir les résultats de la commission =
202 += Relocaliser un bien radié =
127 127  
128 -== Acceptation duclassement ==
204 +Si le bien a été truit, vendu ou transféré :
129 129  
206 +* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
207 +* (((
208 +Relocaliser :
130 130  
131 -Accéder à l'espace de travail Gérer / Menu Commissions.
210 +* **Unitairement** via la notice du bien
211 +* **Par lot** via un panier
212 +)))
132 132  
133 -Rechercher la commission conceret modifier les suites à donner sur chacun des biens concernés.
214 +Cette manipulation permet d’assurer la **traçabilité physique** du bien, même après sa sortie de l’inventaire.
134 134  
216 +== Cas 1 : relocalisation unitaire ==
135 135  
136 -[[image:1747747040744-481.png]]
218 +[[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 138  
139 -La décision de la commission est ensuite affichée dans la notice du bien dans l'évènement :
221 +[[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
141 -[[image:1747747162366-301.png]]
142 142  
224 +== Cas 2 : relocation par lot ==
143 143  
226 +[[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 144  
228 +
229 +[[Module de relocalisation.>>image:1752758859810-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +
231 +
232 +[[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +
234 +
235 += Gérer les cas particuliers =
236 +
237 +== Transfert d’affectation ==
238 +
239 +Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
240 +
241 +== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
242 +
243 +Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
244 +
245 +Procédure :
246 +
247 +* Refuser la suite donnée dans l’évènement, avec comme motif : « Bien retrouvé en date du… »
248 +* Relocaliser le bien
249 +* Mettre à jour les constats d’état
250 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre
251 +
145 145  (% class="box infomessage" %)
146 146  (((
147 -Si vous ne gérez pas le registre des biens affectés dans Flora, il n'y a pas d'autre opération à réaliser. Le bien restera présent dans la base documentaire et sa notice reste consultable.
254 +Cette action doit être **justifiée, documentée et valie** par l’autorité compétente.
148 148  )))
149 149  
150 -== Refus du déclassement ==
257 +== Radiation sans commission ==
151 151  
259 +Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
152 152  
153 -Dans ce cas, cliquer sur l'icône (x) et indiquer le motif dans les commentaires administratifs.
261 +* Modifier directement le **registre des biens affectés.**
262 +* Relocaliser le bien vers un emplacement tel que « Détruit »
154 154  
155 -[[image:2021-08-16_10h19_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
264 +(% class="box warningmessage" %)
265 +(((
266 +Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
267 +)))
156 156  
269 += Éditer les décisions de commission =
157 157  
158 -[[image:2021-08-16_10h21_34.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
271 +Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
159 159  
160 -= Optionnel : Mettre à jour le registre informatique des biens affectés =
273 +Conditions :
161 161  
275 +* Types de commissions correctement définis
276 +* Suites données saisies sur chaque bien
162 162  
163 -[[image:2021-08-16_10h33_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
278 +Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
164 164  
280 +* Le type de décision (état accepté ou refusé)
281 +* La liste des biens concernés
165 165  
283 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  
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304 +* Gérer les emplacements
305 +* Gérer les relocalisations
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307 +* Gérer les fichiers bureautiques
308 +* Relocaliser des biens
309 +* Créer et gérer des modèles de publication
310 +* [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
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