Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -3,12 +3,12 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération ne signifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation**, avec maintien de la traçabilité et conservation des données scientifiques.
--Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
++La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
++Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
  )))
  (((
--= Comprendre ce qu’est une radiation =
++= Dans quels cas radie-t-on un bien ? =
  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
@@ -29,16 +29,13 @@
  = Préparer une radiation dans Flora =
--== Préparer une sous-commission de déclassement ==
++Dans un premier temps, il est nécessaire de créer un sous-commission de déclassement dans Flora, puis d’y rattacher les biens concernés. Cette préparation permet de structurer la procédure en amont de la décision et d’assurer une traçabilité rigoureuse à chaque étape.
++== Créer une sous-commission de déclassement ==
++
 . Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
 . Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Bon à savoir : utilisez le champ** Dépend de** si vous rattachez cette commission à une commission parente (ex. plusieurs passage à effectuer en commission sur la même année).
--)))
--
  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -48,6 +48,9 @@
++
++
++
  [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -55,10 +55,10 @@
  Deux méthodes sont possibles :
--* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
--* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher
++* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
++* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.
--=== Cas 1 : attachement via les paniers ===
++=== Cas 1 : associer les biens via les paniers ===
  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -66,7 +66,7 @@
  [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Cas 2 : attachement via une recherche ===
++=== Cas 2 : associer les biens à partir d'une recherche ===
  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -77,16 +77,16 @@
  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Acter la décision pour chaque bien =
++== Documenter le bien avant la commission ==
--== Suivi individuel du bien ==
++Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis l’événement de type sous-commission.
--Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
++Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
--* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision
--* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
++* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
++* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).
--Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien
++Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.
  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -97,25 +97,27 @@
  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Acter la décision finale ==
++= Saisir la décision de radiation =
--Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
++Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
--* Accédez à la commission
--* (((
--Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
++Pour cela :
--* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
--* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif**
++1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
++1. (((
++**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
++
++* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
++* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
  )))
--=== Cas 1 : radiation accepté ===
++== Radiation acceptée ==
--Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement :
++Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
--* dans la **notice de l’événement** ;
--* dans la **notice du bien** ;
--* le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez également : modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
++* la liste des **biens rattachés à la commission**;
++* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
++* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
  [[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -126,9 +126,9 @@
  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Cas 2 : radiation refusée ===
++== Radiation refusée ==
--Si le déclassement est refusé : la suite donnée apparaît seulement dans la **notice de l’événement.**
++**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -136,16 +136,18 @@
  [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Archiver et tracer les justificatifs =
++= Archiver et lier les documents administratifs =
--== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
++Lorsqu’une décision de radiation est actée, il est important d’en conserver une trace formelle. L’arrêté ou tout autre document administratif validant la radiation peut être intégré dans Flora, puis rattaché à la sous-commission concernée et, si besoin, aux biens impliqués. Cela garantit une traçabilité complète de la procédure.
--* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
--* (((
--Le lier :
++== Comment archiver l’arrêté ou l’acte officiel ? ==
--* À la notice de **sous-commission**
--* Et/ou aux **notices des biens concernés**
++1. Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents.**
++1. Le lier :
++
++* (((
++* À la notice de **sous-commission ;**
++* Et/ou aux **notices des biens concernés.**
  )))
  Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
@@ -175,13 +175,13 @@
  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Mise à jour du registre informatisé (optionnel) ==
++== Mettre à jour le registre informatisé ==
--Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
++Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
 . Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
 . Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
--1. Modifiez le champ** Observations**
++1. Modifiez le champ** Observations.**
 . L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
  [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -199,22 +199,18 @@
  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Relocaliser un bien radié =
++= Relocaliser des biens radiés =
--Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
++Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
++Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
--* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
--* (((
--Relocaliser :
++1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
++1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
--* **Unitairement** via la notice du bien
--* **Par lot** via un panier
--)))
++Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
--Cette manipulation permet d’assurer la **traçabilité physique** du bien, même après sa sortie de l’inventaire.
++== Relocaliser un bien ==
--== Cas 1 : relocalisation unitaire ==
--
  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -221,7 +221,7 @@
  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Cas 2 : relocation par lot ==
++== Relocaliser en lot ==
  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -232,22 +232,39 @@
  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Éditer les décisions de commission =
++
++Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
++
++À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
++
++* le type de décision (accepté ou refusé),
++* la liste des biens rattachés à la commission.
++
++[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  = Gérer les cas particuliers =
--== Transfert d’affectation ==
++Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
++== Effectuer un transfert d’affectation ==
++
  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
--== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
++== Revenir sur une radiation ==
  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
  Procédure :
--* Refuser la suite donnée dans l’évènement, avec comme motif : « Bien retrouvé en date du… »
--* Relocaliser le bien
--* Mettre à jour les constats d’état
--* Supprimer la mention de radiation dans le registre
++* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
++* Relocaliser le bien ;
++* Mettre à jour les constats d’état ;
++* Supprimer la mention de radiation dans le registre.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -254,7 +254,7 @@
  Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.
  )))
--== Radiation sans commission ==
++== Effectuer une radiation sans utiliser les commissions ==
  Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
@@ -266,26 +266,6 @@
  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
  )))
--= Éditer les décisions de commission =
--
--Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
--
--Conditions :
--
--* Types de commissions correctement définis
--* Suites données saisies sur chaque bien
--
--Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
--
--* Le type de décision (état accepté ou refusé)
--* La liste des biens concernés
--
--[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  )))|(% style="width:308px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -292,7 +292,7 @@
  (((
  **Sommaire**
--{{toc depth="1" numbered="true"/}}
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
@@ -299,14 +299,13 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* Gérer les commissions
--* Éditer le registre
--* Gérer les emplacements
--* Gérer les relocalisations
--* Saisir une notice autres documents
--* Gérer les fichiers bureautiques
--* Relocaliser des biens
--* Créer et gérer des modèles de publication
++* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]]
++* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
++* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
++* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
++* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
++* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
++* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
  )))
@@ -313,6 +313,18 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
++
++* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions
++* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens
++* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres
++* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents
++* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer
++* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier
++* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot
++* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices
++* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication
++* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner
++* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement
  )))
  )))

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