Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire
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Résumé
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Détails
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- Contenu
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... ... @@ -3,12 +3,12 @@ 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération ne signifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation**,avecmaintiendela traçabilité et conservation des données scientifiques.7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matièrede commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.6 +La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques. 7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre. 8 8 ))) 9 9 10 10 ((( 11 -= Comprendrecequ’estuneradiation =11 += Dans quels cas radie-t-on un bien ? = 12 12 13 13 La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants : 14 14 ... ... @@ -20,25 +20,32 @@ 20 20 21 21 Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité. 22 22 23 -Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques. 24 - 25 25 (% class="box infomessage" %) 26 26 ((( 27 27 Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France. 28 28 ))) 29 29 30 -= Préparer uneradiation dans Flora =28 += Comment radie-t-on un bien dans Flora ? = 31 31 32 - ==Préparer une sous-commission de déclassement==30 +Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives : 33 33 32 +1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés. 33 +1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible. 34 +1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus. 35 +1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens. 36 +1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement. 37 +1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.). 38 +1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données. 39 + 40 += Lancer une procédure de radiation = 41 + 42 +Dans un premier temps, il est nécessaire de créer un sous-commission de déclassement dans Flora, puis d’y rattacher les biens concernés. Cette préparation permet de structurer la procédure en amont de la décision et d’assurer une traçabilité rigoureuse à chaque étape. 43 + 44 +== Créer une sous-commission de déclassement == 45 + 34 34 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.** 35 35 1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.** 36 36 37 -(% class="box infomessage" %) 38 -((( 39 -Bon à savoir : utilisez le champ** Dépend de** si vous rattachez cette commission à une commission parente (ex. plusieurs passage à effectuer en commission sur la même année). 40 -))) 41 - 42 42 [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 43 43 44 44 ... ... @@ -47,6 +47,7 @@ 47 47 48 48 49 49 57 + 50 50 [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 51 51 52 52 ... ... @@ -54,10 +54,10 @@ 54 54 55 55 Deux méthodes sont possibles : 56 56 57 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher 58 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher 65 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher. 66 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher. 59 59 60 -=== Cas1 : attachementvia les paniers ===68 +=== Associer les biens via les paniers === 61 61 62 62 [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 63 63 ... ... @@ -65,7 +65,7 @@ 65 65 [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 66 66 67 67 68 -=== Cas2 : attachementvia une recherche ===76 +=== Associer les biens à partir d'une recherche === 69 69 70 70 [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 71 71 ... ... @@ -76,16 +76,16 @@ 76 76 [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 77 77 78 78 79 -= Acter ladécisionpour chaquebien =87 +== Documenter le motif de radiation == 80 80 81 - ==Suiviindividuel du bien==89 +Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis l’événement de type sous-commission. 82 82 83 -Dans le bien lié à l 'événement, vous pouvez :91 +Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez : 84 84 85 -* Renseignerun**commentaire administratif** pour expliquer la décision86 -* Indiquer le devenir du bien :vente, destruction, etc.93 +* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…), 94 +* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.). 87 87 88 -Ce tteinformationremonteraautomatiquement dans la notice du bien96 +Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien. 89 89 90 90 [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 91 91 ... ... @@ -96,25 +96,27 @@ 96 96 [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 97 97 98 98 99 -= =Acterla décisionfinale==107 += Enregistrer la décision de radiation = 100 100 101 -Une fois la commission tenue, il convientde formaliserpourchaque bienlasuite qui lui estdonnée.109 +Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché. 102 102 103 -* Accédez à la commission 104 -* ((( 105 -Modifiez chaque bien lié à l'évènement : 111 +Pour cela : 106 106 107 -* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien. 108 -* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif** 113 +1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora. 114 +1. ((( 115 +**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis : 116 + 117 +* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien. 118 +* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**. 109 109 ))) 110 110 111 -== =Cas1: radiation accepté ===121 +== Cas d'un déclassement accepté == 112 112 113 -Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement : 123 +Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans : 114 114 115 -* dansla**noticedel’événement**;116 -* dansla **notice du bien** ;117 -* le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez également :modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.125 +* la liste des **biens rattachés à la commission**; 126 +* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ; 127 +* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre. 118 118 119 119 [[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 120 120 ... ... @@ -125,9 +125,9 @@ 125 125 [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 126 126 127 127 128 -== =Cas2: radiation refusée===138 +== Cas d'un déclassement refusé == 129 129 130 - Sile déclassement estrefusé :lasuitedonnée apparaîtseulement dans la**notice de l’événement.**140 +**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité. 131 131 132 132 [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 133 133 ... ... @@ -135,16 +135,18 @@ 135 135 [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 136 136 137 137 138 -= Archiverettracer lesjustificatifs =148 += Tracer à archiver la décision = 139 139 140 - ==Associer l’arrêté oul’acte officiel==150 +Lorsqu’une décision de radiation est actée, il est important d’en conserver une trace formelle. L’arrêté ou tout autre document administratif validant la radiation peut être intégré dans Flora, puis rattaché à la sous-commission concernée et, si besoin, aux biens impliqués. Cela garantit une traçabilité complète de la procédure. 141 141 142 -* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents** 143 -* ((( 144 -Le lier : 152 +== Joindre l'arrêté ou l'acte officiel == 145 145 146 -* À la notice de **sous-commission** 147 -* Et/ou aux **notices des biens concernés** 154 +1. Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents.** 155 +1. Le lier : 156 + 157 +* ((( 158 +* À la notice de **sous-commission ;** 159 +* Et/ou aux **notices des biens concernés.** 148 148 ))) 149 149 150 150 Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices. ... ... @@ -152,7 +152,7 @@ 152 152 [[Ex. Autres documents → arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 153 153 154 154 155 -=== Cas1: associer l'arrêtéàlasous-commissionde déclassement===167 +=== Lier un document à une sous-commission === 156 156 157 157 [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 158 158 ... ... @@ -163,7 +163,7 @@ 163 163 [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 164 164 165 165 166 -=== Cas 2 : associerl'arrêté auxnoticesdebiens par lot ===178 +=== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) === 167 167 168 168 [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 169 169 ... ... @@ -174,13 +174,13 @@ 174 174 [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 175 175 176 176 177 -== M iseà jourduregistreinformatisé (optionnel)==189 +== Mettre à jour le registre == 178 178 179 -Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés**:191 +Pour les utilisateurs du **registre informatisé** : 180 180 181 181 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche** 182 182 1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice. 183 -1. Modifiez le champ** Observations** 195 +1. Modifiez le champ** Observations.** 184 184 1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien. 185 185 186 186 [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -198,22 +198,18 @@ 198 198 [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 199 199 200 200 201 -= Relocaliser unbien radié =213 += Relocaliser des biens radiés = 202 202 203 -Si le bien a été détruit, vendu ou transféré : 215 +Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique. 216 +Pour cela, il convient de procéder en deux étapes : 204 204 205 -* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements. 206 -* ((( 207 -Relocaliser : 218 +1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ; 219 +1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier. 208 208 209 -* **Unitairement** via la notice du bien 210 -* **Par lot** via un panier 211 -))) 221 +Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés. 212 212 213 - Cettemanipulation permet d’assurerla **traçabilité physique**du bien,même après sa sortie de l’inventaire.223 +== Relocaliser un bien == 214 214 215 -== Cas 1 : relocalisation unitaire == 216 - 217 217 [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 218 218 219 219 ... ... @@ -220,7 +220,7 @@ 220 220 [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 221 221 222 222 223 -== Cas 2 : relocation par lot ==231 +== Relocaliser en lot == 224 224 225 225 [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 226 226 ... ... @@ -231,22 +231,39 @@ 231 231 [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 232 232 233 233 242 += Produire une édition des décisions = 243 + 244 +Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien. 245 + 246 +À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant : 247 + 248 +* le type de décision (accepté ou refusé), 249 +* la liste des biens rattachés à la commission. 250 + 251 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 252 + 253 + 254 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 255 + 256 + 234 234 = Gérer les cas particuliers = 235 235 236 - ==Transfert d’affectation==259 +Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité. 237 237 261 +== Traiter un transfert d’affectation == 262 + 238 238 Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien. 239 239 240 -== Revenirsur une radiation (exceptionnel) ==265 +== Corriger une radiation (bien retrouvé) == 241 241 242 242 Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**. 243 243 244 244 Procédure : 245 245 246 -* Refuser la suite donnée dans l’év ènement,avec comme motif : « Bien retrouvé endatedu…»247 -* Relocaliser le bien 248 -* Mettre à jour les constats d’état 249 -* Supprimer la mention de radiation dans le registre 271 +* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ; 272 +* Relocaliser le bien ; 273 +* Mettre à jour les constats d’état ; 274 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre. 250 250 251 251 (% class="box infomessage" %) 252 252 ((( ... ... @@ -253,7 +253,7 @@ 253 253 Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente. 254 254 ))) 255 255 256 -== Radiation sans commission ==281 +== Effectuer une radiation sans commission == 257 257 258 258 Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion : 259 259 ... ... @@ -265,26 +265,6 @@ 265 265 Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**. 266 266 ))) 267 267 268 -= Éditer les décisions de commission = 269 - 270 -Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé). 271 - 272 -Conditions : 273 - 274 -* Types de commissions correctement définis 275 -* Suites données saisies sur chaque bien 276 - 277 -Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant : 278 - 279 -* Le type de décision (état accepté ou refusé) 280 -* La liste des biens concernés 281 - 282 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 283 - 284 - 285 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 286 - 287 - 288 288 289 289 )))|(% style="width:308px" %)((( 290 290 (% class="box" %) ... ... @@ -291,7 +291,7 @@ 291 291 ((( 292 292 **Sommaire** 293 293 294 -{{toc depth=" 1" numbered="true"/}}299 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 295 295 ))) 296 296 297 297 (% class="box" %) ... ... @@ -298,14 +298,13 @@ 298 298 ((( 299 299 **Aller plus loin** 300 300 301 -* Gérer les commissions 302 -* Éditer le registre 303 -* Gérer les emplacements 304 -* Gérer les relocalisations 305 -* Saisir une notice autres documents 306 -* Gérer les fichiers bureautiques 307 -* Relocaliser des biens 308 -* Créer et gérer des modèles de publication 306 +* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]] 307 +* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]] 308 +* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]] 309 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]] 310 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]] 311 +* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]] 312 +* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]] 309 309 * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]] 310 310 ))) 311 311 ... ... @@ -312,6 +312,18 @@ 312 312 (% class="box" %) 313 313 ((( 314 314 **Icônes principales** 319 + 320 +* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions 321 +* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens 322 +* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres 323 +* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents 324 +* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer 325 +* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier 326 +* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot 327 +* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices 328 +* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication 329 +* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner 330 +* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement 315 315 ))) 316 316 ))) 317 317
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