Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48

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modifié par Doriane Bautista
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modifié par Joséphine Ducruet
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,12 +3,18 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération ne signifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation**, avec maintien de la traçabilité et conservation des données scientifiques.
7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
6 +La radiation est l’acte officiel par lequel un bien est retiré de l’inventaire des collections, conformément aux dispositions du [[Code du patrimoine>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]].
7 +Elle **n’entraîne jamais la suppression de la notice** : celle-ci est conservée et mise à jour, afin d’assurer la traçabilité et de préserver toutes les données scientifiques et documentaires.
8 +
9 +Cette page présente :
10 +
11 +* les cas de radiation autorisés,
12 +* le processus complet dans Flora,
13 +* les bonnes pratiques pour garantir la conformité réglementaire et documentaire.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 -= Qu’est-ce qu’une radiation ? =
17 += Dans quels cas radier un bien ? =
12 12  
13 13  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
14 14  
... ... @@ -18,62 +18,58 @@
18 18  * Transfert de propriété
19 19  * Déclassement
20 20  
21 -Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.
22 -
23 -Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.
24 -
25 25  (% class="box infomessage" %)
26 26  (((
27 -Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.
29 +**À savoir** :
30 +
31 +* La décision de radiation appartient au propriétaire des collections ou à l’autorité de tutelle.
32 +* Elle est formalisée par un acte officiel (arrêté, délibération…) et transmise au préfet de région pour contrôle de légalité.
33 +* Le déclassement suppose un avis conforme du **Haut Conseil des musées de France** et la démonstration d’une perte d’intérêt public avérée.
28 28  )))
29 29  
30 -= Mettre en œuvre une radiation dans Flora =
36 += Comment radier un bien dans Flora ? =
31 31  
32 -== Préparer une commission de radiation ==
38 +La radiation dans Flora suit un **circuit structuré, **, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :
33 33  
34 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
35 -1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
40 +1. Création d’une **sous-commission de déclassement**.
41 +1. **Rattachement des biens concernés**.
42 +1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.
43 +1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.
44 +1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.
45 +1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.
46 +1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).
47 +1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.
36 36  
37 37  (% class="box infomessage" %)
38 38  (((
39 -Bon à savoir : utilisez le champ** Dépend de** si vous rattachez cette commission à une commission parente (ex. plusieurs passage à effectuer en commission sur la même année).
51 +**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé.
40 40  )))
41 41  
54 +== Créer une sous-commission de déclassement ==
55 +
56 +1. Dans **Gérer > Commissions**, créer une **nouvelle commission** de type //Sous-commission de déclassement//.
57 +1. Renseigner les informations nécessaires et enregistrer.
58 +
42 42  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 43  
44 44  
45 45  [[Saisie des données et enregistrement.>>image:1752755016613-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 -)))
47 47  
48 48  
65 +[[Légende>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 50  
68 +== Rattacher les biens à la sous-commission ==
69 +)))
51 51  
52 -
53 -
54 -
55 -
56 -
57 -[[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 -
59 -
60 -== Rattacher les biens à la commission ==
61 -
62 62  Deux méthodes sont possibles :
63 63  
64 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
65 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher
73 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
74 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.
66 66  
67 -=== Cas 1 : attachement via les paniers ===
68 -
69 69  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 71  
72 -[[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 -
74 -
75 -=== Cas 2 : attachement via une recherche ===
76 -
77 77  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 79  
... ... @@ -83,17 +83,20 @@
83 83  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  
85 85  
86 -= Documenter les suites données aux biens =
88 +== Documenter le motif de radiation ==
87 87  
88 -== Suivi individuel du bien ==
90 +Depuis la sous-commission :
89 89  
90 -Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
92 +* Dans chaque notice de bien, compléter le **Commentaire administratif** (justification, contexte, perte…).
93 +* Indiquer le **devenir prévu** : vente, destruction, transfert…
91 91  
92 -* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision
93 -* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
95 +Ces informations apparaissent :
94 94  
95 -Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien
97 +* dans la liste des biens rattachés à la commission,
98 +* et dans la notice du bien.
96 96  
100
101 +
97 97  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 99  
... ... @@ -103,25 +103,27 @@
103 103  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
105 105  
106 -== Acter la décision de radiation ==
111 +== Saisir la décision de radiation ==
107 107  
108 -Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
113 +Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
109 109  
110 -* Accédez à la commission
111 -* (((
112 -Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
115 +Pour cela :
113 113  
114 -* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
115 -* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif**
117 +1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
118 +1. (((
119 +**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
120 +
121 +* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
122 +* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
116 116  )))
117 117  
118 -=== Cas 1 : radiation acceptée ===
125 +=== Cas d'un déclassement accepté ===
119 119  
120 -Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement :
127 +Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
121 121  
122 -* dans la **notice de l’événement** ;
123 -* dans la **notice du bien** ;
124 -* le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez également : modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
129 +* la liste des **biens rattachés à la commission**;
130 +* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
131 +* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
125 125  
126 126  [[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 127  
... ... @@ -132,8 +132,10 @@
132 132  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
134 134  
135 -=== Cas 2 : radiation refusée ===
142 +=== Cas d'un déclassement refusé ===
136 136  
144 +**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
145 +
137 137  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
139 139  
... ... @@ -140,25 +140,27 @@
140 140  [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 141  
142 142  
143 -= Gestion documentaire de la radiation =
152 +== Archiver l’arrêté ou lacte officiel ==
144 144  
145 -== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
154 +Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète.
155 +Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**.
146 146  
147 -* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
148 -* (((
149 -Le lier :
157 +1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//.
158 +1. (((
159 +**Lier ce document** :
150 150  
151 -* À la notice de **sous-commission**
152 -* Et/ou aux **notices des biens concernés**
161 +* à la notice de la sous-commission,
162 +* et/ou aux notices des biens concernés.
153 153  )))
154 154  
155 -Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
165 +(% class="box infomessage" %)
166 +(((
167 +Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**.
168 +)))
156 156  
157 157  [[Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 159  
160 -=== Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement ===
161 -
162 162  [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 163  
164 164  
... ... @@ -168,8 +168,6 @@
168 168  [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 169  
170 170  
171 -=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot ===
172 -
173 173  [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 175  
... ... @@ -179,13 +179,13 @@
179 179  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  
181 181  
182 -== Mise à jour du registre informatisé (optionnel) ==
191 +== Mettre à jour le registre ==
183 183  
184 -Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
193 +Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
185 185  
186 186  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
187 187  1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
188 -1. Modifiez le champ** Observations**
197 +1. Modifiez le champ** Observations.**
189 189  1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
190 190  
191 191  [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -203,22 +203,18 @@
203 203  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 204  
205 205  
206 -= Relocalisation après radiation =
215 +== Relocaliser les biens radiés ==
207 207  
208 -Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
217 +Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
218 +Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
209 209  
210 -* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
211 -* (((
212 -Relocaliser :
220 +1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
221 +1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
213 213  
214 -* **Unitairement** via la notice du bien
215 -* **Par lot** via un panier
216 -)))
223 +Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
217 217  
218 -Cette manipulation permet d’assurer la **traçabilité physique** du bien, même après sa sortie de l’inventaire.
225 +=== Relocaliser un bien manuellement ===
219 219  
220 -== Cas 1 : relocalisation unitaire ==
221 -
222 222  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 223  
224 224  
... ... @@ -225,7 +225,7 @@
225 225  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
227 227  
228 -== Cas 2 : relocation par lot ==
233 +=== Relocaliser en lot via les paniers ===
229 229  
230 230  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 231  
... ... @@ -236,22 +236,39 @@
236 236  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 237  
238 238  
239 -= Cas particuliers =
244 +== Éditer les cisions de commission ==
240 240  
241 -== Transfert d’affectation ==
246 +Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
242 242  
248 +À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
249 +
250 +* le type de décision (accepté ou refusé),
251 +* la liste des biens rattachés à la commission.
252 +
253 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 +
255 +
256 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 +
258 +
259 += Gérer les cas particuliers =
260 +
261 +Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
262 +
263 +== Traiter un transfert d’affectation ==
264 +
243 243  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
244 244  
245 -== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
267 +== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==
246 246  
247 247  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
248 248  
249 249  Procédure :
250 250  
251 -* Refuser la suite donnée dans l’évènement, avec comme motif : « Bien retrouvé en date du… »
252 -* Relocaliser le bien
253 -* Mettre à jour les constats d’état
254 -* Supprimer la mention de radiation dans le registre
273 +* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
274 +* Relocaliser le bien ;
275 +* Mettre à jour les constats d’état ;
276 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre.
255 255  
256 256  (% class="box infomessage" %)
257 257  (((
... ... @@ -258,7 +258,7 @@
258 258  Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.
259 259  )))
260 260  
261 -== Radiation sans commission ==
283 +== Effectuer une radiation sans commission ==
262 262  
263 263  Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
264 264  
... ... @@ -269,34 +269,12 @@
269 269  (((
270 270  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
271 271  )))
272 -
273 -= Édition des décisions de commission =
274 -
275 -Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
276 -
277 -Conditions :
278 -
279 -* Types de commissions correctement définis
280 -* Suites données saisies sur chaque bien
281 -
282 -Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
283 -
284 -* Le type de décision (état accepté ou refusé)
285 -* La liste des biens concernés
286 -
287 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 -
289 -
290 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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306 -* Gérer les commissions
307 -* Éditer le registre
308 -* Gérer les emplacements
309 -* Gérer les relocalisations
310 -* Saisir une notice autres documents
311 -* Gérer les fichiers bureautiques
312 -* Relocaliser des biens
313 -* Créer et gérer des modèles de publication
314 -* [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
306 +* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les commissions.WebHome||target="_blank"]]
307 +* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
308 +* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
309 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
310 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
311 +* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome||target="_blank"]]
312 +* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
313 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome||target="_blank"]]
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320 +* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions
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328 +* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer
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330 +* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier
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332 +* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot
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334 +* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices
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336 +* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication
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338 +* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner
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340 +* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'év
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