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Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48
Depuis la version 25.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 15:34
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À la version 65.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 11:23
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,12 +3,12 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération ne signifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation**, avec maintien de la traçabilité et conservation des données scientifiques.
7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
6 +La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 -= Qu’est-ce qu’une radiation ? =
11 += Dans quels cas radie-t-on un bien ? =
12 12  
13 13  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
14 14  
... ... @@ -20,25 +20,32 @@
20 20  
21 21  Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.
22 22  
23 -Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.
24 -
25 25  (% class="box infomessage" %)
26 26  (((
27 27  Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.
28 28  )))
29 29  
30 -= Mettre en œuvre une radiation dans Flora =
28 += Comment radie-t-on un bien dans Flora ? =
31 31  
32 -== Préparer une commission de radiation ==
30 +Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives :
33 33  
32 +1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés.
33 +1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible.
34 +1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus.
35 +1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens.
36 +1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement.
37 +1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.).
38 +1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données.
39 +
40 += Lancer une procédure de radiation =
41 +
42 +Dans un premier temps, il est nécessaire de créer un sous-commission de déclassement dans Flora, puis d’y rattacher les biens concernés. Cette préparation permet de structurer la procédure en amont de la décision et d’assurer une traçabilité rigoureuse à chaque étape.
43 +
44 +== Créer une sous-commission de déclassement ==
45 +
34 34  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
35 35  1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
36 36  
37 -(% class="box infomessage" %)
38 -(((
39 -Bon à savoir : utilisez le champ** Dépend de** si vous rattachez cette commission à une commission parente (ex. plusieurs passage à effectuer en commission sur la même année).
40 -)))
41 -
42 42  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 43  
44 44  
... ... @@ -48,18 +48,17 @@
48 48  
49 49  
50 50  
51 -
52 52  [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
55 -== Rattacher les biens à la commission ==
61 +== Rattacher les biens à la sous-commission ==
56 56  
57 57  Deux méthodes sont possibles :
58 58  
59 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
60 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher
65 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
66 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.
61 61  
62 -=== Cas 1 : attachement via les paniers ===
68 +=== Associer les biens via les paniers ===
63 63  
64 64  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
... ... @@ -67,7 +67,7 @@
67 67  [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 69  
70 -=== Cas 2 : attachement via une recherche ===
76 +=== Associer les biens à partir d'une recherche ===
71 71  
72 72  [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 73  
... ... @@ -78,16 +78,16 @@
78 78  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
80 80  
81 -= Documenter les suites données aux biens =
87 +== Documenter le motif de radiation ==
82 82  
83 -== Suivi individuel du bien ==
89 +Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis l’événement de type sous-commission.
84 84  
85 -Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
91 +Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
86 86  
87 -* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision
88 -* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
93 +* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
94 +* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).
89 89  
90 -Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien
96 +Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.
91 91  
92 92  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
... ... @@ -98,26 +98,41 @@
98 98  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
100 100  
101 -== Acter la décision de radiation ==
107 += Enregistrer la décision de radiation =
102 102  
103 -* Accédez à la commission
104 -* (((
105 -Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
109 +Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
106 106  
107 -* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
108 -* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif**
111 +Pour cela :
112 +
113 +1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
114 +1. (((
115 +**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
116 +
117 +* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
118 +* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
109 109  )))
110 110  
111 -=== Cas 1 : radiation acceptée ===
121 +== Cas d'un déclassement accepté ==
112 112  
123 +Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
124 +
125 +* la liste des **biens rattachés à la commission**;
126 +* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
127 +* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
128 +
113 113  [[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 114  
115 115  
116 -[[Résultat  → la suite à donner apparait dans la liste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 +[[Ex. Bien lié à l'évènement → la suite à donner apparait dans la liste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -=== Cas 2 : radiation refusée ===
135 +[[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
137 +
138 +== Cas d'un déclassement refusé ==
139 +
140 +**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
141 +
121 121  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 123  
... ... @@ -124,16 +124,18 @@
124 124  [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
126 126  
127 -= Gestion documentaire de la radiation =
148 += Tracer à archiver la décision =
128 128  
129 -== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
150 +Lorsqu’une décision de radiation est actée, il est important d’en conserver une trace formelle. L’arrêté ou tout autre document administratif validant la radiation peut être intégré dans Flora, puis rattaché à la sous-commission concernée et, si besoin, aux biens impliqués. Cela garantit une traçabilité complète de la procédure.
130 130  
131 -* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
132 -* (((
133 -Le lier :
152 +== Joindre l'arrêté ou l'acte officiel ==
134 134  
135 -* À la notice de **sous-commission**
136 -* Et/ou aux **notices des biens concernés**
154 +1. Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents.**
155 +1. Le lier :
156 +
157 +* (((
158 +* À la notice de **sous-commission ;**
159 +* Et/ou aux **notices des biens concernés.**
137 137  )))
138 138  
139 139  Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices.
... ... @@ -141,7 +141,7 @@
141 141  [[Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 142  
143 143  
144 -=== Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement ===
167 +=== Lier un document à une sous-commission ===
145 145  
146 146  [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
... ... @@ -152,7 +152,7 @@
152 152  [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 153  
154 154  
155 -=== Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot ===
178 +=== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ===
156 156  
157 157  [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
... ... @@ -163,13 +163,13 @@
163 163  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
165 165  
166 -== Mise à jour du registre informatisé (optionnel) ==
189 +== Mettre à jour le registre ==
167 167  
168 -Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
191 +Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
169 169  
170 170  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
171 171  1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
172 -1. Modifiez le champ** Observations**
195 +1. Modifiez le champ** Observations.**
173 173  1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
174 174  
175 175  [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -187,22 +187,18 @@
187 187  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 189  
190 -= Relocalisation après radiation =
213 += Relocaliser des biens radiés =
191 191  
192 -Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
215 +Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
216 +Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
193 193  
194 -* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
195 -* (((
196 -Relocaliser :
218 +1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
219 +1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
197 197  
198 -* **Unitairement** via la notice du bien
199 -* **Par lot** via un panier
200 -)))
221 +Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
201 201  
202 -Cette manipulation permet d’assurer la **traçabilité physique** du bien, même après sa sortie de l’inventaire.
223 +== Relocaliser un bien ==
203 203  
204 -== Cas 1 : relocalisation unitaire ==
205 -
206 206  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 208  
... ... @@ -209,7 +209,7 @@
209 209  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 210  
211 211  
212 -== Cas 2 : relocation par lot ==
231 +== Relocaliser en lot ==
213 213  
214 214  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
... ... @@ -220,22 +220,39 @@
220 220  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  
222 222  
223 -= Cas particuliers =
242 += Produire une édition des décisions =
224 224  
225 -== Transfert d’affectation ==
244 +Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
226 226  
246 +À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
247 +
248 +* le type de décision (accepté ou refusé),
249 +* la liste des biens rattachés à la commission.
250 +
251 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 +
253 +
254 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 +
256 +
257 += Gérer les cas particuliers =
258 +
259 +Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
260 +
261 +== Traiter un transfert d’affectation ==
262 +
227 227  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
228 228  
229 -== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
265 +== Corriger une radiation (bien retrouvé) ==
230 230  
231 231  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
232 232  
233 233  Procédure :
234 234  
235 -* Refuser la suite donnée dans l’évènement, avec comme motif : « Bien retrouvé en date du… »
236 -* Relocaliser le bien
237 -* Mettre à jour les constats d’état
238 -* Supprimer la mention de radiation dans le registre
271 +* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
272 +* Relocaliser le bien ;
273 +* Mettre à jour les constats d’état ;
274 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre.
239 239  
240 240  (% class="box infomessage" %)
241 241  (((
... ... @@ -242,7 +242,7 @@
242 242  Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente.
243 243  )))
244 244  
245 -== Radiation sans commission ==
281 +== Effectuer une radiation sans commission ==
246 246  
247 247  Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :
248 248  
... ... @@ -254,13 +254,6 @@
254 254  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
255 255  )))
256 256  
257 -
258 -
259 -
260 -
261 -
262 -
263 -
264 264  
265 265  )))|(% style="width:308px" %)(((
266 266  (% class="box" %)
... ... @@ -267,7 +267,7 @@
267 267  (((
268 268  **Sommaire**
269 269  
270 -
299 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
271 271  )))
272 272  
273 273  (% class="box" %)
... ... @@ -274,13 +274,13 @@
274 274  (((
275 275  **Aller plus loin**
276 276  
277 -* Gérer les commissions
278 -* Éditer le registre
279 -* Gérer les emplacements
280 -* Gérer les relocalisations
281 -* Saisir une notice autres documents
282 -* Gérer les fichiers bureautiques
283 -* Relocaliser des biens
306 +* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]]
307 +* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
308 +* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
309 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
310 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
311 +* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
312 +* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
284 284  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
285 285  )))
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310 -== Visualiser les sous-commission commissions de déclassement sur les biens ==
311 -
312 -Comme pour tout événement auquel des biens sont rattachés, un lien vers cet événement apparaît automatiquement dans la notice du bien.
313 -
314 -[[image:1747746792131-277.png]]
315 -
316 -
317 -=== Incidence sur la notice du bien ===
318 -
319 -
320 -Lorsque la suite à donnée est indiquée sur le bien dans l'évènement, cette information remonte également dans la notice du bien avec le commentaire administratif.
321 -
322 -[[image:1747748269839-472.png]]
323 -
324 -(% style="text-align: center;" %)
325 -//Visualisation de la notice du bien dans l'évènement //
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327 -
328 -[[image:1747748240914-548.png]]
329 -
330 -(% style="text-align: center;" %)
331 -//Visualisation de la notice du bien//
332 -
333 -(% class="box infomessage" %)
334 -(((
335 -Si vous ne gérez pas le registre des biens affectés dans Flora, il n'y a pas d'autre opération à réaliser. Le bien restera présent dans la base documentaire et sa notice reste consultable.
320 +* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions
321 +* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens
322 +* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres
323 +* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents
324 +* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer
325 +* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier
326 +* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot
327 +* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices
328 +* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication
329 +* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner
330 +* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement
336 336  )))
337 -
338 -(% class="box warningmessage" %)
339 -(((
340 -Pour les utilisateurs du registre informatisé Flora, il est possible d'effacer le commentaire administratif ne fois le registre complété, puisque le commentaire sur la radiation indiqué dans le registre remonte dans la notice du bien.
341 341  )))
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343 -[[image:1747748800531-734.png]]
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