Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (0 modifications, 20 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -3,12 +3,12 @@ 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération nesignifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation**,avecmaintiendela traçabilité et conservation des données scientifiques.7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matièrede commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.6 +La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques. 7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre. 8 8 ))) 9 9 10 10 ((( 11 -= Qu’est-cequ’une radiation ? =11 += Dans quels cas radier un bien ? = 12 12 13 13 La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants : 14 14 ... ... @@ -20,25 +20,35 @@ 20 20 21 21 Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité. 22 22 23 -Dans Flora, **la radiation ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques. 24 - 25 25 (% class="box infomessage" %) 26 26 ((( 27 27 Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France. 28 28 ))) 29 29 30 -= Mettreen œuvre uneradiation dans Flora =28 += Comment radier un bien dans Flora ? = 31 31 32 - ==Préparer une commission de radiation==30 +Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives : 33 33 34 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.** 35 -1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.** 32 +1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés. 33 +1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible. 34 +1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus. 35 +1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens. 36 +1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement. 37 +1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.). 38 +1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données. 36 36 37 37 (% class="box infomessage" %) 38 38 ((( 39 - Bonà savoir :utilisez lechamp** Dépendde** si vousrattachezcettecommissionàunecommissionparente(ex. plusieurspassageà effectuerencommission surlamêmeannée).42 +**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé. 40 40 ))) 41 41 45 += Radier un bien dans Flora : mode opératoire = 46 + 47 +== Créer une sous-commission de déclassement == 48 + 49 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.** 50 +1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.** 51 + 42 42 [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 43 43 44 44 ... ... @@ -48,17 +48,23 @@ 48 48 49 49 50 50 61 + 62 + 63 + 64 + 65 + 66 + 51 51 [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 52 52 53 53 54 -== Rattacher les biens à la commission == 70 +== Rattacher les biens à la sous-commission == 55 55 56 56 Deux méthodes sont possibles : 57 57 58 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher 59 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher 74 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher. 75 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher. 60 60 61 -=== Cas1 : attachementvia les paniers ===77 +=== Associer les biens via les paniers === 62 62 63 63 [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 64 64 ... ... @@ -66,7 +66,7 @@ 66 66 [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 67 67 68 68 69 -=== Cas2 : attachementvia une recherche ===85 +=== Associer les biens à partir d'une recherche === 70 70 71 71 [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 72 72 ... ... @@ -77,16 +77,16 @@ 77 77 [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 78 78 79 79 80 -= Documenter le ssuitesdonnéesaux biens=96 +== Documenter le motif de radiation == 81 81 82 - ==Suiviindividuel du bien==98 +Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission. 83 83 84 -Dans le bien lié à l 'événement, vous pouvez :100 +Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez : 85 85 86 -* Renseignerun**commentaire administratif** pour expliquer la décision87 -* Indiquer le devenir du bien :vente, destruction, etc.102 +* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…), 103 +* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.). 88 88 89 -Ce tteinformationremonteraautomatiquement dans la notice du bien105 +Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien. 90 90 91 91 [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 92 92 ... ... @@ -97,26 +97,41 @@ 97 97 [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 98 98 99 99 100 -== Acterla décision de radiation ==116 +== Enregistrer la décision de radiation == 101 101 102 -* Accédez à la commission 103 -* ((( 104 -Modifiez chaque bien lié à l'évènement : 118 +Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché. 105 105 106 -* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien. 107 -* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif** 120 +Pour cela : 121 + 122 +1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora. 123 +1. ((( 124 +**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis : 125 + 126 +* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien. 127 +* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**. 108 108 ))) 109 109 110 -=== Cas 1: radiation acceptée===130 +=== Cas d'un déclassement accepté === 111 111 132 +Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans : 133 + 134 +* la liste des **biens rattachés à la commission**; 135 +* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ; 136 +* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre. 137 + 112 112 [[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 113 113 114 114 115 -[[ Résultat→ la suite à donner apparait dans la liste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]141 +[[Ex. Bien lié à l'évènement → la suite à donner apparait dans la liste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 116 116 117 117 118 - ===Cas2:radiationrefusée ===144 +[[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 119 119 146 + 147 +=== Cas d'un déclassement refusé === 148 + 149 +**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité. 150 + 120 120 [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 121 121 122 122 ... ... @@ -123,24 +123,30 @@ 123 123 [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 124 124 125 125 126 -= Gestiondocumentairedelaradiation=157 +== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel == 127 127 128 -== Associer l’arrêté ou l’acte officiel == 159 +Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète. 160 +Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**. 129 129 130 -* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents** 131 -* ((( 132 -Le lier : 162 +=== Comment procéder ? === 133 133 134 -* À la notice de **sous-commission** 135 -* Et/ou aux **notices des biens concernés** 164 +1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//. 165 +1. ((( 166 +**Lier ce document** : 167 + 168 +* à la notice de la sous-commission, 169 +* et/ou aux notices des biens concernés. 136 136 ))) 137 137 138 -Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices. 172 +(% class="box infomessage" %) 173 +((( 174 +Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**. 175 +))) 139 139 140 140 [[Ex. Autres documents → arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 141 141 142 142 143 -=== Cas1: associer l'arrêtéàlasous-commissionde déclassement===180 +==== Lier un document à une sous-commission ==== 144 144 145 145 [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 146 146 ... ... @@ -151,7 +151,7 @@ 151 151 [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 152 152 153 153 154 -=== Cas 2 : associerl'arrêté auxnoticesdebiens par lot ===191 +==== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ==== 155 155 156 156 [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 157 157 ... ... @@ -162,13 +162,13 @@ 162 162 [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 163 163 164 164 165 -== M iseà jourduregistreinformatisé (optionnel)==202 +== Mettre à jour le registre == 166 166 167 -Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés**:204 +Pour les utilisateurs du **registre informatisé** : 168 168 169 169 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche** 170 170 1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice. 171 -1. Modifiez le champ** Observations** 208 +1. Modifiez le champ** Observations.** 172 172 1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien. 173 173 174 174 [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -186,87 +186,139 @@ 186 186 [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 187 187 188 188 226 +== Relocaliser les biens radiés == 189 189 228 +Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique. 229 +Pour cela, il convient de procéder en deux étapes : 190 190 231 +1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ; 232 +1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier. 191 191 234 +Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés. 192 192 236 +=== Relocaliser un bien manuellement === 193 193 194 - 195 -)))|(% style="width:308px" %)((( 196 -(% class="box" %) 197 -((( 198 -**Sommaire** 238 +[[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 199 199 200 - 201 -))) 202 202 203 -(% class="box" %) 204 -((( 205 -**Aller plus loin** 241 +[[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 206 206 207 -* Gérer les commissions 208 -* Éditer le registre 209 -* Gérer les relocalisations 210 -* [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]] 211 -))) 212 212 213 -(% class="box" %) 214 -((( 215 -**Icônes principales** 216 -))) 217 -))) 244 +=== Relocaliser en lot via les paniers === 218 218 246 +[[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 219 219 220 220 249 +[[Module de relocalisation.>>image:1752758859810-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 221 221 222 222 252 +[[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 223 223 224 224 255 +== Éditer les décisions de commission == 225 225 257 +Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien. 226 226 259 +À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant : 227 227 261 +* le type de décision (accepté ou refusé), 262 +* la liste des biens rattachés à la commission. 228 228 264 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 229 229 230 230 267 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 231 231 232 232 270 += Gérer les cas particuliers = 233 233 272 +Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité. 234 234 274 +== Traiter un transfert d’affectation == 235 235 236 - ==Visualiser lessous-commissioncommissions dedéclassement sur lesbiens ==276 +Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien. 237 237 238 -Co mmepourtout événementauqueldes biens sont rattachés, unlienvers cetévénement apparaît automatiquementdans la notice du bien.278 +== Corriger une radiation (bien retrouvé) == 239 239 240 - [[image:1747746792131-277.png]]280 +Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**. 241 241 282 +Procédure : 242 242 243 -=== Incidence sur la notice du bien === 284 +* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ; 285 +* Relocaliser le bien ; 286 +* Mettre à jour les constats d’état ; 287 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre. 244 244 289 +(% class="box infomessage" %) 290 +((( 291 +Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente. 292 +))) 245 245 246 - Lorsquela suiteà donnée estindiquéesurle biendans l'évènement,cette informationremonte également dansla notice du bien avec le commentaire administratif.294 +== Effectuer une radiation sans commission == 247 247 248 - [[image:1747748269839-472.png]]296 +Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion : 249 249 250 - (%style="text-align:center;"%)251 - //Visualisation de la noticedubiendansl'évènement//298 +* Modifier directement le **registre des biens affectés.** 299 +* Relocaliser le bien vers un emplacement tel que « Détruit » 252 252 301 +(% class="box warningmessage" %) 302 +((( 303 +Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**. 304 +))) 253 253 254 -[[image:1747748240914-548.png]] 306 + 307 +)))|(% style="width:308px" %)((( 308 +(% class="box" %) 309 +((( 310 +**Sommaire** 255 255 256 - (% style="text-align:center;"%)257 - //Visualisation de la notice du bien//312 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 313 +))) 258 258 259 -(% class="box infomessage" %)315 +(% class="box" %) 260 260 ((( 261 -Si vous ne gérez pas le registre des biens affectés dans Flora, il n'y a pas d'autre opération à réaliser. Le bien restera présent dans la base documentaire et sa notice reste consultable. 317 +**Aller plus loin** 318 + 319 +* [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]] 320 + 321 +* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]] 322 +* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]] 323 +* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]] 324 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]] 325 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]] 326 +* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]] 327 +* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]] 328 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]] 262 262 ))) 263 263 264 -(% class="box warningmessage" %)331 +(% class="box" %) 265 265 ((( 266 -Pour les utilisateurs du registre informatisé Flora, il est possible d'effacer le commentaire administratif ne fois le registre complété, puisque le commentaire sur la radiation indiqué dans le registre remonte dans la notice du bien. 333 +**Icônes principales** 334 + 335 +* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions 336 + 337 +* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens 338 + 339 +* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres 340 + 341 +* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents 342 + 343 +* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer 344 + 345 +* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier 346 + 347 +* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot 348 + 349 +* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices 350 + 351 +* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication 352 + 353 +* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner 354 + 355 +* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement 267 267 ))) 357 +))) 268 268 269 -[[image:1747748800531-734.png]] 270 270 271 271 272 272 ... ... @@ -283,7 +283,6 @@ 283 283 284 284 285 285 286 - 287 287 (% class="col-xs-12 col-sm-4" %) 288 288 ((( 289 289
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