Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48
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Résumé
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Pièces jointes (0 modifications, 20 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki.D BA1 +XWiki.JDT - Contenu
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... ... @@ -3,12 +3,12 @@ 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation. Cette opération nesignifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son**actualisation,avecmaintiendela traçabilité et conservation des données scientifiques**.7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matièrede commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.6 +La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques. 7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre. 8 8 ))) 9 9 10 10 ((( 11 -= Qu’est-cequ’une radiation ? =11 += Dans quels cas radier un bien ? = 12 12 13 13 La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants : 14 14 ... ... @@ -20,25 +20,35 @@ 20 20 21 21 Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité. 22 22 23 -Dans Flora, la radiation **ne supprime jamais la notice**. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques. 24 - 25 25 (% class="box infomessage" %) 26 26 ((( 27 27 Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France. 28 28 ))) 29 29 30 -= Mettreen œuvre uneradiation dans Flora =28 += Comment radier un bien dans Flora ? = 31 31 32 - ==Préparer une commission de radiation==30 +Dans Flora, la radiation d’un bien suit un processus structuré, conçu pour garantir la traçabilité réglementaire et documentaire de l’opération. Elle s’appuie sur la création d’une **sous-commission de déclassement**, sur laquelle viennent se greffer les biens concernés. Le circuit prévoit des phases successives : 33 33 34 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.** 35 -1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.** 32 +1. **Préparation de la sous-commission**, avec rattachement des biens concernés. 33 +1. **Enrichissement des notices des biens**, pour préciser le contexte ou le devenir prévisible. 34 +1. **Saisie de la décision**, bien par bien : acceptation ou refus de la radiation, avec indication de la suite donnée et du motif de refus. 35 +1. **Liaison documentaire**, via l’archivage et l’association d’un arrêté ou d’un document justificatif à la commission et/ou aux biens. 36 +1. **Mise à jour du registre informatisé**, si l’option est utilisée par l’établissement. 37 +1. **Relocalisation des biens radiés**, via un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Vendu », etc.). 38 +1. **Édition des décisions**, pour produire un état officiel des suites données. 36 36 37 37 (% class="box infomessage" %) 38 38 ((( 39 - Bonà savoir :utilisez lechamp** Dépendde** si vousrattachezcettecommissionàunecommissionparente(ex. plusieurspassageà effectuerencommission surlamêmeannée).42 +**À noter :** La notice du bien n’est jamais supprimée. La radiation est visible dans la notice, dans la commission liée, et dans le registre informatisé. 40 40 ))) 41 41 45 += Radier un bien dans Flora : mode opératoire = 46 + 47 +== Créer une sous-commission de déclassement == 48 + 49 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.** 50 +1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.** 51 + 42 42 [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 43 43 44 44 ... ... @@ -47,17 +47,20 @@ 47 47 48 48 49 49 60 + 61 + 62 + 50 50 [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 51 51 52 52 53 -== Rattacher les biens à la commission == 66 +== Rattacher les biens à la sous-commission == 54 54 55 55 Deux méthodes sont possibles : 56 56 57 -* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher 58 -* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher 70 +* **Via un panier** : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher. 71 +* **Via une recherche ** : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher. 59 59 60 -=== Cas1 : attachementvia les paniers===73 +=== Associer les biens via les paniers === 61 61 62 62 [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.>>image:1752755506409-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 63 63 ... ... @@ -65,7 +65,7 @@ 65 65 [[Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. >>image:1752755539237-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 66 66 67 67 68 -=== Cas2 : attachementvia une recherche===81 +=== Associer les biens à partir d'une recherche === 69 69 70 70 [[Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.>>image:1752755766140-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 71 71 ... ... @@ -76,16 +76,16 @@ 76 76 [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 77 77 78 78 79 -= Documenter le ssuitesdonnéesaux biens=92 +== Documenter le motif de radiation == 80 80 81 - ==Suiviindividuel du bien==94 +Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis la sous-commission. 82 82 83 -Dans le bien lié à l 'événement, vous pouvez :96 +Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez : 84 84 85 -* Renseignerun**commentaire administratif** pour expliquer la décision86 -* Indiquer le devenir du bien :vente, destruction, etc.98 +* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…), 99 +* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.). 87 87 88 -Ce tteinformationremonteraautomatiquement dans la notice du bien101 +Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien. 89 89 90 90 [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 91 91 ... ... @@ -96,26 +96,41 @@ 96 96 [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 97 97 98 98 99 -== Acterla décision de radiation ==112 +== Enregistrer la décision de radiation == 100 100 101 -* Accédez à la commission 102 -* ((( 103 -Modifiez chaque bien lié à l'évènement : 114 +Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché. 104 104 105 -* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien. 106 -* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif** 116 +Pour cela : 117 + 118 +1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora. 119 +1. ((( 120 +**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis : 121 + 122 +* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien. 123 +* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**. 107 107 ))) 108 108 109 -=== Cas 1: radiation acceptée===126 +=== Cas d'un déclassement accepté === 110 110 128 +Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans : 129 + 130 +* la liste des **biens rattachés à la commission**; 131 +* la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ; 132 +* et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre. 133 + 111 111 [[Choix de la suite à donner et validation.>>image:1747747040744-481.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 112 112 113 113 114 -[[ Résultat→ la suite à donner apparait dans la liste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]137 +[[Ex. Bien lié à l'évènement → la suite à donner apparait dans la liste des biens.>>image:1747747162366-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 115 115 116 116 117 - ===Cas2:radiationrefusée ===140 +[[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 118 118 142 + 143 +=== Cas d'un déclassement refusé === 144 + 145 +**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité. 146 + 119 119 [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 120 120 121 121 ... ... @@ -122,24 +122,30 @@ 122 122 [[Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. >>image:1747747417159-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 123 123 124 124 125 -= Gestiondocumentairedelaradiation=153 +== Archiver l’arrêté ou l’acte officiel == 126 126 127 -== Associer l’arrêté ou l’acte officiel == 155 +Une fois la décision de radiation prise, il est essentiel d’en conserver une **preuve formelle**. L’arrêté, ou tout autre document administratif validant l’opération, doit être intégré dans Flora afin d’assurer une traçabilité complète. 156 +Ce document peut ensuite être lié à la **sous-commission de déclassement**, et, si nécessaire, aux **notices des biens concernés**. 128 128 129 -* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents** 130 -* ((( 131 -Le lier : 158 +=== Comment procéder ? === 132 132 133 -* À la notice de **sous-commission** 134 -* Et/ou aux **notices des biens concernés** 160 +1. **Archiver le document** dans la table //Autres documents//. 161 +1. ((( 162 +**Lier ce document** : 163 + 164 +* à la notice de la sous-commission, 165 +* et/ou aux notices des biens concernés. 135 135 ))) 136 136 137 -Cette opération peut se faire par **modification par lot** pour plusieurs notices. 168 +(% class="box infomessage" %) 169 +((( 170 +Pour un ensemble de biens, la liaison peut être réalisée par **modification par lot**. 171 +))) 138 138 139 139 [[Ex. Autres documents → arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. >>image:1752757623375-971.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 140 140 141 141 142 -=== Cas1: associer l'arrêtéàlasous-commissionde déclassement===176 +==== Lier un document à une sous-commission ==== 143 143 144 144 [[Notice sous-commission → bouton modifier.>>image:1752757826317-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 145 145 ... ... @@ -150,7 +150,7 @@ 150 150 [[Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).>>image:1752757862451-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 151 151 152 152 153 -=== Cas 2 : associerl'arrêté auxnoticesdebiens par lot ===187 +==== Lier un document à plusieurs biens (modification par lot) ==== 154 154 155 155 [[Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. >>image:1752757893148-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 156 156 ... ... @@ -161,13 +161,13 @@ 161 161 [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 162 162 163 163 164 -== M iseà jourduregistreinformatisé (optionnel)==198 +== Mettre à jour le registre == 165 165 166 -Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés**:200 +Pour les utilisateurs du **registre informatisé** : 167 167 168 168 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche** 169 169 1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice. 170 -1. Modifiez le champ** Observations**204 +1. Modifiez le champ** Observations.** 171 171 1. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien. 172 172 173 173 [[Table registres → formulaire de recherche.>>image:1752757321339-516.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -185,87 +185,127 @@ 185 185 [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 186 186 187 187 222 +== Relocaliser les biens radiés == 188 188 224 +Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique. 225 +Pour cela, il convient de procéder en deux étapes : 189 189 227 +1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ; 228 +1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier. 190 190 230 +Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés. 191 191 232 +=== Relocaliser un bien manuellement === 192 192 193 - 194 -)))|(% style="width:308px" %)((( 195 -(% class="box" %) 196 -((( 197 -**Sommaire** 234 +[[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 198 198 199 - 200 -))) 201 201 202 -(% class="box" %) 203 -((( 204 -**Aller plus loin** 237 +[[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 205 205 206 -* Gérer les commissions 207 -* Éditer le registre 208 -* Gérer les relocalisations 209 -* [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]] 210 -))) 211 211 212 -(% class="box" %) 213 -((( 214 -**Icônes principales** 215 -))) 216 -))) 240 +=== Relocaliser en lot via les paniers === 217 217 242 +[[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 218 218 219 219 245 +[[Module de relocalisation.>>image:1752758859810-975.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 220 220 221 221 248 +[[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 222 222 223 223 251 +== Éditer les décisions de commission == 224 224 253 +Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien. 225 225 255 +À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant : 226 226 257 +* le type de décision (accepté ou refusé), 258 +* la liste des biens rattachés à la commission. 227 227 260 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 228 228 229 229 263 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 230 230 231 231 266 += Gérer les cas particuliers = 232 232 268 +Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité. 233 233 270 +== Traiter un transfert d’affectation == 234 234 235 - ==Visualiser lessous-commissioncommissions dedéclassement sur lesbiens ==272 +Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien. 236 236 237 -Co mmepourtout événementauqueldes biens sont rattachés, unlienvers cetévénement apparaît automatiquementdans la notice du bien.274 +== Corriger une radiation (bien retrouvé) == 238 238 239 - [[image:1747746792131-277.png]]276 +Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**. 240 240 278 +Procédure : 241 241 242 -=== Incidence sur la notice du bien === 280 +* Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ; 281 +* Relocaliser le bien ; 282 +* Mettre à jour les constats d’état ; 283 +* Supprimer la mention de radiation dans le registre. 243 243 285 +(% class="box infomessage" %) 286 +((( 287 +Cette action doit être **justifiée, documentée et validée** par l’autorité compétente. 288 +))) 244 244 245 - Lorsquela suiteà donnée estindiquéesurle biendans l'évènement,cette informationremonte également dansla notice du bien avec le commentaire administratif.290 +== Effectuer une radiation sans commission == 246 246 247 - [[image:1747748269839-472.png]]292 +Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion : 248 248 249 - (%style="text-align:center;"%)250 - //Visualisation de la noticedubiendansl'évènement//294 +* Modifier directement le **registre des biens affectés.** 295 +* Relocaliser le bien vers un emplacement tel que « Détruit » 251 251 297 +(% class="box warningmessage" %) 298 +((( 299 +Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**. 300 +))) 252 252 253 -[[image:1747748240914-548.png]] 302 + 303 +)))|(% style="width:308px" %)((( 304 +(% class="box" %) 305 +((( 306 +**Sommaire** 254 254 255 - (% style="text-align:center;"%)256 - //Visualisation de la notice du bien//308 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 309 +))) 257 257 258 -(% class="box infomessage" %)311 +(% class="box" %) 259 259 ((( 260 -Si vous ne gérez pas le registre des biens affectés dans Flora, il n'y a pas d'autre opération à réaliser. Le bien restera présent dans la base documentaire et sa notice reste consultable. 313 +**Aller plus loin** 314 + 315 +* [[Gérer les commissions>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Commissions.WebHome]] 316 +* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]] 317 +* [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]] 318 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]] 319 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]] 320 +* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]] 321 +* [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]] 322 +* [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]] 261 261 ))) 262 262 263 -(% class="box warningmessage" %)325 +(% class="box" %) 264 264 ((( 265 -Pour les utilisateurs du registre informatisé Flora, il est possible d'effacer le commentaire administratif ne fois le registre complété, puisque le commentaire sur la radiation indiqué dans le registre remonte dans la notice du bien. 327 +**Icônes principales** 328 + 329 +* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions 330 +* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens 331 +* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres 332 +* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents 333 +* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer 334 +* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier 335 +* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot 336 +* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices 337 +* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication 338 +* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner 339 +* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement 266 266 ))) 341 +))) 267 267 268 -[[image:1747748800531-734.png]] 269 269 270 270 271 271 ... ... @@ -273,9 +273,7 @@ 273 273 274 274 275 275 276 - 277 277 278 - 279 279 280 280 281 281 ... ... @@ -282,11 +282,8 @@ 282 282 283 283 284 284 285 - 286 286 287 - 288 288 289 - 290 290 (% class="col-xs-12 col-sm-4" %) 291 291 ((( 292 292
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