Qu'est ce qu'exemplariser ?

Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), exemplariser une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage.
Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…).

Cette fonctionnalité permet de gérer plusieurs exemplaires d’un même ouvrage, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services.

Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important :

• les ouvrages présents dans la bibliothèque sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire,
• les ouvrages mentionnés uniquement à titre documentaire (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché.

Exemplariser une notice bibliographique

1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton Créer un exemplaire dans la barre d’outils.
2. La grille de saisie d’exemplaire s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés.

3. Les champs obligatoires à renseigner sont :

   • la catégorie de prêt
   • le site
   • le code-barres : si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, Flora en génère automatiquement un.
   • le champ Nouveauté
4. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire.

Visualiser et gérer les exemplaires

• Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement.

• Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique.